Copilotが社内資料を見せすぎる原因｜共有設定を直す順番

「Copilotに部署の予定を聞いたら、見たこともない人事評価の資料が答えの根拠に出てきた」「試しに『役員会』と打ち込んだら、来期の組織変更案が要約されて返ってきた」。マイクロソフト365のCopilotを試し始めた会社から、こうした声が上がることがあります。AIが勝手に社内の秘密を集めに行った、と身構えるのは自然な反応です。けれども、Copilotが新しい穴を開けたのではありません。本当は、何年も前から全社に開いたままだった資料を、AIが見つけやすくしただけです。この記事では、マイクロソフトが「オーバーシェアリング（過剰共有）」と呼ぶこの現象の原因と、共有設定を直す順番、その順番で使える管理機能とその限界を整理します。

Copilotは、元から開けた資料を見つけているだけ

マイクロソフトの公式の解説は、Copilotが利用者の質問に答えるとき、その利用者がすでにアクセスする権限を持っているデータを使って答えを補うと説明しています。権限の無いサイトやファイルの中身を、Copilotが代わりに開いて見せることはありません。この点では、Copilotは社内の権限の仕組みをそのまま守っています。

それでも見せすぎが起きるのは、権限の設定そのものが実態より広くなっているからです。ある部署の共有フォルダに置いた資料が、設定の上では全社員に開かれている。その状態でCopilotに関係のありそうな質問をすると、資料の中身が要約され、根拠として示されます。社員は自分で探し当てたわけではないのに、見るべきでない資料に行き当たってしまいます。

マイクロソフトはこの状態をオーバーシェアリングと呼び、Copilotを導入する前後に取り組む項目として、公式の導入の手引きの最初の柱に「過剰共有の是正」を置いています。つまり見せすぎは、導入する会社のほとんどが通る道として想定されているということです。

これまでは「探しにくさ」が防波堤だった

共有の設定が広すぎても、これまで大きな問題にならなかったのには理由があります。資料の在りかを知らなければ、社員はその資料にたどり着けませんでした。サイトの名前も、フォルダの深さも、ファイルの名前も知らない資料は、権限の上では開けても、実際には誰にも開かれないまま眠っていたのです。

Copilotは、この「探しにくさ」を取り払います。質問の意味に近い資料を、置き場所に関係なく横断して探し、中身を要約して示すからです。在りかを知らなくても、質問の言葉が合えば資料が出てくるようになったことで、眠っていた資料が一斉に目を覚ました形になります。

このため、Copilotを配る前に「うちは共有の決まりがあるから大丈夫」と考えるのは危険です。決まりがあっても、過去に作ったサイトや、急ぎで作った共有リンクが決まりどおりになっているとは限りません。探しにくさに守られていた期間が長い会社ほど、決まりと実態のずれが大きく積み上がっていると考えておくべきです。

表に出やすいのは、人事・経営・顧客の資料

見せすぎで問題になりやすいのは、社員全員が見てよいとは言えない三種類の資料です。一つ目は人事の資料で、評価の結果、給与の表、採用の候補者の情報、異動の案などです。二つ目は経営の資料で、役員会の議事や組織変更の案、未発表の業績や買収の検討などです。三つ目は顧客の資料で、見積もりや契約の条件、顧客から預かった情報です。

これらの資料は、作った人にとっては限られた人と共有したつもりのものです。ところが、チームのサイトを作ったときの初期設定のまま置いていた、共有リンクを作るときに範囲を選ばずに発行した、といった小さな手順の差で、全社に開いた状態になります。作った人が共有範囲を広げた自覚を持っていないことが多いのが、この問題の厄介なところです。

顧客の資料が社内の他の部署に見えるだけなら社外への漏えいではない、と考える人もいます。しかし、顧客との契約で情報を扱える人を限っている場合や、個人情報を扱う担当を絞っている場合には、社内での見せすぎも約束違反や社内の規程違反になりえます。どの程度の問題になるかは契約と規程によるため、法務や個人情報の担当と確かめる必要があります。

原因1　組織全体に向けた共有リンク

見せすぎの原因の一つ目は、共有リンクの範囲です。シェアポイントやワンドライブの共有リンクには、特定の人だけが開けるリンクのほか、組織内の人なら誰でも開けるリンク、リンクを知っていれば誰でも開けるリンクがあります。組織内の誰でも開けるリンクは、社内に配るには便利ですが、リンクを知らない社員にとっても開ける権限がある状態を作ります。

共有リンクは一度作ると、作った人も忘れてしまいます。ある会議の前日に全員向けのリンクで資料を配り、その後も資料を更新し続けていれば、最新の中身が全社に開いたままになります。マイクロソフトの管理機能の中には、直近28日間に共有リンクが多く作られたサイトを一覧にする報告書があり、見せすぎが今まさに起きている場所を見つける目的で用意されています。

マイクロソフトの導入の手引きは、見直しの段階で、全社向けの共有リンクを削除し、共有リンクの範囲を承認された人やグループに絞り直すことを挙げています。新しい見せすぎを防ぐ既定値として、組織全体向けの共有グループや、誰でも開けるリンクの使用を、組織の単位で止めるか制限することも勧めています。

原因2　「外部ユーザーを除くすべてのユーザー」への権限

二つ目の原因は、シェアポイントに最初から用意されている特別なグループです。英語では「エブリワン・エクセプト・エクスターナル・ユーザーズ」と呼ばれ、日本語にすると「外部ユーザーを除くすべてのユーザー」という意味のグループです。このグループは、社外の来訪者を除く社内の全員を自動的に含むため、サイトやフォルダにこのグループの権限を一つ付けるだけで、全社員が開ける状態になります。

このグループが使われる場面はさまざまです。全社への告知用のサイトに付けるのは意図どおりですが、部署のサイトの作成時に誰かが付けたまま残っている、フォルダ単位で一時的に付けたものが外されていない、といった例もあります。マイクロソフトの管理機能には、このグループで共有されたサイトを追う報告書や、このグループを通じて実質的に公開になっているサイト・フォルダ・ファイルを特定する報告書が用意されています。

このグループの権限は、共有リンクと違い、ファイルを開く画面からは目立ちません。サイトの権限の画面を開かないと気づかないため、所有者自身が知らないことがよくあります。洗い出しの段階では、このグループが付いている場所を一覧にし、全社に開く意図があるかどうかを場所ごとに所有者へ確かめるのが近道です。

原因3　途中で切れた権限の継承と、ばらばらのフォルダ権限

三つ目の原因は、権限の継承が途中で切れていることです。シェアポイントでは、サイトに付けた権限が、その下の資料の置き場やフォルダ、ファイルに引き継がれるのが基本です。ところが、特定のフォルダだけ別の人に見せたいときなどに継承を切ると、そのフォルダから下はサイトとは別の権限の組み合わせになります。

継承が切れた場所が増えると、サイトの権限の画面を見ただけでは、実際に誰が何を開けるのかが分からなくなります。サイトは部署の中だけに閉じているのに、奥のフォルダの一つだけが全社に開いている、ということも起きます。マイクロソフトの導入の手引きは、見直しの段階で、資料の置き場やフォルダで切れている継承を直すことを挙げています。

継承を切ること自体が悪いわけではありません。問題は、切った理由と切った人が記録に残らず、時間がたつと誰も説明できない権限だけが残ることです。直すときは、切れた継承を一律に戻すのではなく、残す理由を所有者が説明できる場所だけ残す形で整理します。

原因4　異動者・退職者の権限と、持ち主のいないサイト

四つ目の原因は、人の出入りで残った権限と、管理する人がいなくなったサイトです。異動した社員が前の部署のサイトに入れたままになっている、プロジェクトが終わってもメンバーのグループが残っている、といった状態は、Copilotの導入の前から多くの会社にあります。本人が前の部署の資料を探す理由はなくても、質問の言葉が合えば答えの材料には入ってくるのです。

もっと厄介なのは、所有者が退職や異動でいなくなったサイトです。誰も管理していないため、権限の見直しを頼む相手がいません。しばらく誰も開いていない古いチームのサイトも同様で、中身が古いまま全社に開いていると、Copilotの答えに古い情報が混ざる原因にもなります。

マイクロソフトの管理機能には、所有者のいないサイトや、一定期間使われていないサイトを見つけて扱いを決める方針の仕組みがあります。異動のときにAIの権限をいつ切るかという話は「異動した人のAI権限はいつ切る？」の記事で扱っていますが、見せすぎの対策としては、すべてのサイトに説明のできる所有者がいる状態を作ることが土台になります。

直す順番の全体像｜5つの段階

原因が分かったところで、直す順番を整理します。マイクロソフトの導入の手引きは、危ない場所を特定する、暫定の保護をかけて答えに出ないようにする、権限を直す、という流れを示し、その後に新しい見せすぎを防ぐ既定値と継続的な点検を置いています。これを社内で動かしやすい五つの段階に並べ直すと、次のようになります。

この順番で大事なのは、二つ目の段階で答えに出るのを先に止め、三つ目の権限の見直しに時間をかけられるようにすることです。権限の見直しは所有者の協力が要るため、数週間から数か月かかることもあります。その間もCopilotを使い続けられるように、止血と治療を分けるのがこの順番の考え方です。

段階1　影響の大きい場所から洗い出す

洗い出しの中心になるのは、シェアポイントの管理画面にある「データアクセスガバナンス」の報告書です。組織全体のサイトの権限をある時点で切り取って示す報告書では、利用者が何千人もいるサイトや、社外の来訪者を含むサイト、「外部ユーザーを除くすべてのユーザー」の権限が付いたサイトなど、最も広く開いているサイトを見つけられます。特定の社員が開けるサイトをすべて並べる報告書もあります。

もう一つの種類は、直近28日間の動きを追う報告書で、共有リンクが多く作られたサイトや、組織全体に共有されたサイトを示します。マイクロソフトは、全体像をつかむ報告書は四半期ごとに、動きを追う報告書は毎月取ることを勧めています。加えて、サイトの規模や所有者の有無、使われていないサイトなどを評価する機能や、パービューのデータセキュリティ態勢の管理で、機密の情報を含み共有が広すぎるサイトを評価する機能も案内されています。

報告書から出てくる一覧は、大きな会社では数百、数千のサイトに及びます。全部を同じ重さで扱うと進まないため、人事・経営・顧客の資料がありそうな場所と、全社に開いている範囲の広さの二つで順位を付け、上位から次の段階に回します。

• 報告書の一部は、組織の設定で利用者やサイトの名前を伏せて表示する設定にしていると正しく動かない場合がある、と公式の解説に注意書きがあります。
• 高度な管理機能を持たずに報告書を使う場合は、動きを追う報告書の前にデータの収集を有効にする必要があり、収集を始めた時点からのデータしか出ません。

段階2　一時的に検索対象から外す

洗い出した危ない場所には、見直しが終わるまでの間、「制限付きのコンテンツ検出」と呼ばれる機能をかけられます。サイトの単位で設定すると、そのサイトの中身が組織全体の検索とCopilotの答えに出にくくなります。サイトの上ではCopilotのボタンやAIの操作の入口も表示されなくなると、公式の解説は説明しています。

ただし、この機能には押さえておくべき限界があります。公式の解説によれば、既存の権限は変えず、権限のある人はこれまでどおり直接資料を開けるほか、自分が所有している資料や最近触った資料はCopilotでも見つけられます。ワンドライブには使えず、サイトの中での検索や、すでに開いている文書の要約といった使い方には効きません。資料が50万件を超えるような大きなサイトでは、反映に1週間以上かかる場合があるとされています。

公式の解説はこの機能を一時的な統制として位置づけ、使いすぎると検索とCopilotの答えの材料が減り、答えの質が落ちると注意しています。同じ段階で、パービューの情報漏えい防止の仕組みを使い、機密のラベルが付いた資料をCopilotの答えの材料から外す設定もできます。どちらも、見直しが済んだら外す前提で、外す日を決めてからかけるのが扱い方です。

段階3　所有者に見直させる

権限を直す段階の中心は、サイトの所有者です。情報システムの担当が一律に権限を外すと、業務で必要な共有まで切ってしまい、現場の反発を招きます。マイクロソフトの管理機能には、管理者から所有者にサイトの利用者の見直しを依頼する「サイトのアクセスの確認」の仕組みがあり、所有者はファイルの単位まで権限を見直せるとされています。

所有者に頼む作業は、具体的に書いて渡します。不要な利用者やグループを外す、全社向けの共有リンクや「外部ユーザーを除くすべてのユーザー」の権限を外す、共有リンクの範囲を必要な人やグループに絞り直す、切れた継承を直す、の四つです。所有者のいないサイトは、見直しの前に所有者を決める必要があり、所有者を割り当てる方針の仕組みも案内されています。

急いで閉じる必要がある場所には、サイトを開ける人を特定のグループに限る「制限付きのアクセス制御」を使う手もあります。一時的に検索から外す機能と違い、こちらは実際に開ける人を絞るため、業務への影響を所有者と確かめてから使います。どの資料を閉じるか、誰に残すかは、所有者と情報システムが決めることで、管理機能の推奨やAIの提案に委ねるものではありません。

段階4　ラベルで守る

権限を直しても、新しく作られるサイトや資料で同じことが起きれば元に戻ります。これを防ぐのがラベルです。パービューの情報保護の仕組みでは、機密の度合いを示すラベルを、サイトやチームの単位と、ファイルやメールの単位で付けられます。サイトのラベルは、そのサイトの公開の範囲や共有の制御と結びつけられます。

マイクロソフトの導入の手引きは、サイトを作るときにラベルの選択を必須にして、正しい公開範囲と共有の制御を既定で効かせることや、機密の資料に自動でラベルを付ける設定、既定のラベルを使うことを勧めています。そのうえで、特定のラベルが付いたファイルやメールを、Copilotが答えの材料として扱わないようにする設定も案内しています。特定の機密の情報を含む質問に、Copilotが答えないようにする設定もあります。

ラベルの落とし穴は、付け方の決まりが現場に伝わらず、ほとんどの資料に何も付いていない、あるいは全部に最も強いラベルが付いて意味がなくなる状態です。人事・経営・顧客の三種類から先に決め、ラベルの名前と付ける場面を短い一覧にして配ると、定着しやすくなります。

段階5　定期的に見直し、一時的な設定を解く

見せすぎは、一度直せば終わる問題ではありません。社員は毎日新しい共有リンクを作り、新しいチームのサイトを作ります。先に触れたとおり、全体像の報告書は四半期ごと、動きの報告書は毎月取り直し、新しく広く開いた場所を見つけたら、段階2に戻して回すのが基本の運用です。

定期の見直しで忘れがちなのが、一時的に検索対象から外した設定を解くことです。見直しが終わったサイトを外したままにしておくと、Copilotが必要な資料を答えに使えず、使う側は「Copilotは役に立たない」と感じます。どのサイトを、いつ、誰の判断で外し、いつ解く予定かを一覧にして、定期の見直しのたびに確かめます。この機能を設定した記録は監査の記録にも残るとされています。

使われていないサイトや古い資料の扱いも、この段階で決めます。マイクロソフトは、使われていないサイトの方針の仕組みや、価値はあるが使われていない資料を安い保管場所に移してCopilotの材料から外す仕組み、保存と削除の方針を案内しています。古い資料を片付けることは、見せすぎを減らすだけでなく、Copilotの答えに古い情報が混ざるのを減らすことにもつながります。

使う管理機能と、契約で変わる使える範囲

ここまでに出てきた管理機能を、段階ごとに整理します。機能の名前は英語の名前の意味で書いています。

段階	主な管理機能	公式の解説で確かめた要点
洗い出し	データアクセスガバナンスの報告書	全体像の報告書と直近28日の動きの報告書。四半期ごと・毎月が推奨
洗い出し	パービューのデータセキュリティ態勢の管理	機密の情報を含み共有が広すぎる場所の評価
一時的に外す	制限付きのコンテンツ検出	権限は変えない。ワンドライブは対象外。一時的な統制として設計
一時的に外す	Copilot向けの情報漏えい防止	特定のラベルの資料を答えの材料から外す
見直し	サイトのアクセスの確認・制限付きのアクセス制御	所有者への見直しの依頼。開ける人を特定のグループに限る
ラベル	パービューの情報保護（機密のラベル）	サイトの作成時の必須化・自動のラベル付け
定期の見直し	使われていないサイトの方針・保存と削除の方針	古いサイトと資料を片付け、答えの材料から外す

契約による違いにも注意が必要です。公式の解説によれば、シェアポイントの高度な管理機能はCopilotのライセンスに含まれています。一方、パービューの機能には標準の上位契約に含まれる基本の機能と、最上位の契約に含まれる機能があります。Copilotのライセンスを持たず最上位の契約だけの場合、データアクセスガバナンスの報告書は使えても、高度な管理機能のほかの機能は使えず、動きを追う報告書も対象が最大1万サイトに限られるとされています。自社の契約でどれが使えるかは、導入の前に管理画面と契約の内容で確かめてください。

やりがちな直し方の失敗と、AIに任せる範囲

見せすぎを直す場面で、よく見られる失敗を挙げておきます。

• 見せすぎに驚いてCopilotを止め、共有の設定は直さないまま終わる
• 一時的に検索から外す機能で安心し、所有者による権限の見直しに進まない
• 情報システムが一律に権限を外し、業務に必要な共有まで切って現場が混乱する
• 外した設定を解く日を決めず、Copilotが必要な資料を使えないまま放置する
• ラベルの付け方を決めずに配り、何も付いていないか、全部が最も強いラベルになる

この作業にもAIは役に立ちます。報告書から書き出した共有の状態の一覧を読ませ、人事や経営に関わりそうなサイト名やファイル名、全社に開いている範囲の広さから、危ない候補を拾わせる。所有者に見直しを頼む依頼文の下書きを作らせる。こうした下ごしらえを任せると手早く進みます。ただし、AIには判断をさせず、候補ごとにどの報告書のどの行を根拠にしたかを書かせます。

反対に、どの資料を閉じるか、誰に残すか、一時的な設定をいつ解くかは、所有者と情報システムが決めます。人が確認する範囲を、順位の上位の場所、閉じる判断、解く判断の三つと先に決めておくと、AIの候補の多さに振り回されません。自社で作る社内AIの権限の出し分けの設計は「社内AIは誰にでも同じ答えを返してよい？」の記事で扱っています。

よくある質問

Copilotを配る前に、共有の設定を全部直さないといけませんか？

全部が終わるまで待つ必要はありません。マイクロソフトの手引きも、最初に危ない場所を特定し、暫定の保護をかけてから権限を直す流れを示しています。人事・経営・顧客の資料がありそうな上位の場所を先に一時的に外し、並行して見直す進め方が現実的です。

一時的に検索から外せば、その資料はもう見られませんか？

見られます。制限付きのコンテンツ検出は権限を変えないため、権限のある人はリンクや置き場所から直接開けます。自分が所有する資料や最近触った資料は、Copilotでも見つかります。本当に見せたくない資料は、段階3で権限そのものを直してください。

社外の人に見えるわけではないのに、直す必要がありますか？

社内での見せすぎでも、顧客との契約で扱える人を限っている情報や、担当を絞っている個人情報であれば、約束や規程に反するおそれがあります。人事の資料が社員に見えれば、それだけで社内の信頼を損ないます。どの程度の問題になるかは、法務や個人情報の担当と確かめてください。

無料で使えるCopilotのチャットでも、同じことが起きますか？

無料のチャットと有料版では、答えの材料にできる範囲が異なるとされています。どの版で何が材料になるか、誰に有料版を配るかの線引きは、無料のチャットと有料版を比べた別の記事で扱っています。本稿の対策は、社内の資料を材料にする使い方を前提にしています。

まとめ

マイクロソフト365のCopilotは、使う人がもともと開ける権限を持つ資料だけを答えの材料にします。見せすぎが起きるのは、組織全体に向けた共有リンク、「外部ユーザーを除くすべてのユーザー」への権限、途中で切れた権限の継承、異動者や退職者の残った権限と所有者のいないサイトといった、放置された共有の設定が原因で、これまでは探しにくさに隠れていただけです。直す順番は、報告書で影響の大きい場所から洗い出す、見直しの間は一時的に検索対象から外す、所有者に権限を見直させる、ラベルで新しい見せすぎを防ぐ、定期的に見直して一時的な設定を解く、の五つです。一時的に外す機能は権限を変えないため、それだけで終わらせないことが肝心です。AIには危ない候補の拾い出しと依頼文の下書きを任せ、根拠を書かせ、どの資料を閉じるかは所有者と情報システムが決めます。まずは報告書で全社に開いているサイトの一覧を取り、人事・経営・顧客の資料がありそうな場所に順位を付けるところから始めてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。