外出先でのAI利用で決める5項目｜持ち出す前の線引き

「出張中の移動時間に議事録の下書きをAIに作らせている人がいて、止めるべきか判断がつきません」「客先で先方からもらった資料を、その場でAIに読ませた担当がいました」——社内のAI規程を作った側から届く声です。どちらも規程には書いていない場面が現場で先に起きた、という形をしています。外出先でのAI利用は、社内のルールが外に出ると緩む、という話ではありません。本当は、AIの使い方は社内と同じまま、まわりの条件だけが変わるという話です。この記事では、社外に持ち出したときにだけ増えることを5項目に切り分け、持ち出す前に何を決めておけばよいかを、出発から帰着までの順に整理します。

外出先で変わっているのは、AIの側ではない

最初に位置を確かめておきます。社外でAIを使ったとき、AIの答え方は変わりません。入れてはいけない情報の線も、社内で決めたものがそのまま生きています。変わっているのは、その入力と出力が置かれる環境のほうだけです。会社が管理していない回線を通り、隣に他社の人が座り、声が届く範囲に知らない人がいて、端末が手元から離れる時間ができます。

この区別をつけずに「社外では生成AIを使わない」と一律に書くと、規程は実態と離れます。移動時間は会社にとって短くない時間で、そこで文章の整理をしている人は現にいます。禁止だけを置くと、使っている事実が報告されなくなり、何が起きているかが見えなくなります。総務省のテレワークセキュリティガイドライン（第5版）も、「ルール」「人」「技術」のバランスがとれた対策を実施して全体のレベルを落とさないことを求めており、ルールだけで押さえる形は想定されていません。

同じガイドラインは、経営者が方針を示し、システム管理者がそれを具体化してルール化し、勤務者がそのルールを認識・理解して遵守する、という役割の分担も置いています。外出先の話をどこに書くかを考えるとき、この3つのどの層の話なのかを意識すると、書く場所を間違えずに済みます。この記事で扱うのは、いちばん下の「勤務者が持ち出す前に確かめること」です。

持ち出したときにだけ増える5項目

外出先を「出張」「客先」「イベント会場」のように場所で分けると、場所の数だけルールが増えて誰も覚えられません。そこで、場所ではなく増える条件の種類で5つに切ります。この5つは、どの場所に行っても同じ顔で出てくるので、現場は自分がいる場所を5項目に当てはめるだけで済みます。

項目	社内と何が違うか	決めておく中身
1 つなぐ回線	会社が管理していない回線を通る	使ってよい回線を順番で決める
2 画面を見られる距離	知らない人が隣に座る	画面を開いてよい場所と、遮る道具
3 声が届く範囲	声を遮るものがない	声で入れてよい内容の線
4 端末の置かれ方	手元から離れる時間ができる	持ち出す端末と、離席・紛失時の手順
5 相手の設備	自社が管理していない機器につなぐ	何につないでよいか、何を断るか

5つのうち、1と4は道具と手続きで押さえられます。2と3は本人の振る舞いに依存するので、書き方を変える必要があります。5は相手がいるため、その場で判断させると断れません。項目ごとに効く打ち手が違うので、まとめて1つの注意書きにせず、順に見ていきます。

この5つを1つずつ完璧にしようとしないことも大事です。情報セキュリティには、単一の防御に頼らず複数の異なる層を設けて、ある層が破られても全体の保護が維持されるようにする考え方があります。外出先では、社内で効いていた層が1枚ずつ薄くなります。回線が管理の外に出て、視線を遮る壁がなくなり、端末が手を離れる時間ができる。だから、どれか1つを厳しくするより、5つを薄くても全部立てておくほうが効きます。

項目1 つなぐ回線をどこまで許すか

公共の場に置かれた無線の回線は、正規のものに見えて正規でないことがあります。総務省の公衆無線LANセキュリティ分科会が2018年3月にまとめた報告書は、正規のアクセスポイントを装った偽のアクセスポイントを設置し、誤って接続した端末からネットワークへの不正アクセスを試みる攻撃を挙げています。同じ報告書には、宿泊施設の無線回線を乗っ取り、それを使った宿泊者から情報を窃取する攻撃も記されています。

対処そのものは新しくありません。総務省のテレワークセキュリティガイドラインは、職場と電子データのやりとりを行う場合は暗号化した状態で通信できる経路を用いるのが安全としています。AI特有の事情があるとすれば、チャット型のやりとりは通信が細かく何度も往復し、席を立つまでつなぎっぱなしになりやすい点です。短い接続なら危なくない、という感覚が通りにくくなります。

現場に渡すときは、使ってよい回線を並べて書かず、この順で試す、という順番の形で書くと迷いが減ります。1番目は会社が配った通信の端末、2番目は自分に貸与された携帯の通信、3番目は公共の無線に会社を経由する暗号化した接続を通したもの、それ以外は使わない。並列に書くと現場は一番つなぎやすいものを選びますが、順番で書けば上から試すという行動になります。

項目2 画面を見られる距離をどう扱うか

総務省のテレワークセキュリティガイドラインは、喫茶店・交通機関・待合室等の第三者と共有する環境で作業する場合、第三者による作業内容の覗き見に注意する必要があるとし、画面にプライバシーフィルターを装着すれば横に着席した人からの覗き見を防げると書いています。ここまでは書類を扱う場合と同じです。

AIの画面には、書類にはない事情が2つあります。1つは、入力した文がそのまま画面に長く残ることです。資料は開いているページしか見えませんが、チャットの画面は上に戻せば数十分前のやりとりが読めます。もう1つは、入力した文そのものが業務の中身になっていることです。「この条件で値引きを求められているがどう返すか」と書けば、資料には書かれていない交渉の状況まで一画面に出ます。

決めることは3つに絞れます。画面を開いてよい席の選び方（背中側に人が通らない席を選ぶ）、遮る道具を持ち出すこと、そして会話の履歴を画面に残さない設定にすることです。3つ目は見落とされがちですが、開いた瞬間に前回の続きが表示される状態は、席を選んでも防げません。

項目3 声で使うときに周囲へ何が出るか

音声で入力する使い方は、移動中にこそ便利です。歩きながら、あるいは運転の合間に、思いついたことをそのまま入れられます。ただし声は画面と違って遮る道具がありません。フィルターに相当するものが存在しないので、場所の選び方だけで決める必要があります。

線の引き方は、場所ではなく口に出す内容で決めるほうが守られます。社名、人名、金額、契約の条件は声に出さない。この4つを外せば、残るのは一般的な文章の整理なので、車内や通路でも困りません。逆に言えば、この4つが必要な作業は、声では行わないという分け方になります。使ってよい場所を列挙するより、口に出さない語を4つ覚えるほうが現場は守れます。

読み上げの側も同じです。耳に当てる機器を使っていても、静かな車内では音が漏れます。さらに、会議の録音をその場でAIに要約させる使い方には、もう一段の問題があります。録音には同席していた全員の声が入っており、その人たちはAIに渡されることに同意していません。録音を扱う判断は、外出先かどうかとは別に、事前に決めておく必要があります。

項目4 持ち出す端末と、充電・置き忘れ

社内では、端末はほぼ自分の机の上にあります。外出先では、鞄の中、会議室の机、充電中のコンセントの脇、と置かれる場所が変わり続けます。手元から離れている時間が生まれるという一点が、社内との最大の違いです。

充電については、外部の記録媒体をつながないという規程の一行がそのまま効きます。共用の充電設備は、見た目は電源でも内部で通信ができる形をしていることがあります。電源を借りるときは、コンセントから自前の充電器を通す。これは覚えやすく、現場で判断に迷いません。

置き忘れへの備えは、失くしたあとではなく持ち出す前に渡しておくものです。紛失したときの連絡先を、端末の外側に持たせるのが要点になります。連絡先が端末の中にしかない状態で端末を失くすと、どこに電話すればよいかが分かりません。名刺の裏か、社員証の裏に印刷しておくといった形が現実的です。あわせて、外出の期間だけ画面が自動で閉じるまでの時間を短くしておくと、離席の分の危険が下がります。

項目5 客先の設備につなぐこと

客先の会議室で「回線をお使いください」と案内される場面、投影の設備に自社の端末をつなぐ場面、相手の会議の仕組みに入る場面。どれも断りにくく、その場で考えると受け入れる方向に倒れます。ここは行く前に答えを決めておく項目です。

相手の回線は相手の管理下にあります。通信の記録が相手側に残ることがあり、その扱いを自社が決められません。相手を疑うという話ではなく、自社が説明できない範囲に自社の通信が置かれる、という構造の問題です。だから断り方を先に用意します。「回線は自前のものを使わせていただきます」と最初に言えるようにしておけば、その場で判断する必要がなくなります。

投影については、映す画面を分けるのが実務です。AIの画面をそのまま映すと、直前まで開いていた別の案件のやりとりが相手に見えます。映す用の画面を別に用意しておく、あるいは投影の前に一度閉じる。この一手間を手順として書いておくと、慌てている場面でも守られます。

出発前に、この順で決める

5項目は、出張のたびに一から考えるものではありません。持ち出す情報を先に絞れば、あとの4項目は自動的に軽くなります。そこで、決める順番を固定しておきます。

この5工程は、出張の申請の画面に5行のチェックとして入れてしまうのが一番残ります。別の手順書に書くと、出張の申請とは別に読む必要が生まれ、読まれません。

順番に意味があるのは、1工程目が残りを軽くするからです。持ち出す情報を絞れば、のぞかれて困るものが減り、端末を失くしたときの影響も小さくなり、客先で画面に出してしまう事故も起きにくくなります。逆に1工程目を飛ばして回線と端末だけを厳しくすると、守る対象を抱えたまま入口だけを固めることになり、現場の手間だけが増えます。先に減らしてから、残ったものを守るという順番は動かさないでください。

移動中に下書きを作ってよい業務、着いてからにすべき業務

この分け方を「重要な仕事か、そうでないか」で切ると、現場は判断できません。重要かどうかは主観だからです。代わりに、入れる情報が誰の持ち物かで切ると、その場で判断できる形になります。

移動中でよいのは、自社の中だけで完結し、固有名詞を入れずに済む作業です。提案の構成を組む、言い回しを整える、用語の意味を確かめる、長い文を短くする。これらは社名や金額を入れずに成立します。着いてから、あるいは戻ってからにすべきなのは、相手の資料を読ませる作業、見積や条件を扱う作業、人に関する情報を扱う作業、そして未発表の内容を扱う作業です。

判断に迷うのは中間にある作業です。自社の情報だが固有名詞が入る、という種類のもので、たとえば自社の事例を使った提案書の下書きがこれにあたります。ここは、5項目のうち回線と視線の2つが満たせるかどうかで決めます。個室に近い席が取れて、会社を経由する接続が使えるなら進めてよく、どちらか欠けるなら後回しにする。中間をなくそうとせず、条件付きで通す形にしておくと、規程が現実に耐えます。

業務の側から線を引く手もあります。生成AIの導入と運用をまとめた公的なガイドラインは、利用そのものを制限すべき業務として、顧客情報や機密情報を取り扱う業務、外部に公開する前の情報を取り扱う業務、業務以外の目的での使用の3つを挙げています。この3つは社内でも制限の対象になる種類のもので、外出先ではさらに強く効きます。自社の規程にこの3つがすでに書かれているなら、外出先の章を作らなくても「社外ではとくに」と一言添えるだけで足ります。

客先で相手の資料をその場でAIに読ませてよいか

この問いは、一点で決まります。その資料は相手の持ち物である、という一点です。相手から渡された資料は、相手の管理下にある情報で、それをどこに渡すかを決める権限は受け取った側にはありません。役に立つかどうか、便利かどうかは、この判断に影響しません。

秘密保持の取り決めを結んでいる場合は、さらに具体的になります。取り決めの多くは、受け取った情報を第三者に提供しないことを定めています。外部のAIに入れる行為がこれに当たるかは、契約の文言と、使っているサービスの契約形態によって変わります。個人情報保護委員会が2023年6月2日に出した「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」も、入力する情報がどう扱われるかを事前に確かめる前提で書かれています。その場で読み合わせて判断できる性質のものではありません。

入力を制限すべき情報の種類としては、著作権で保護された情報、個人情報、組織の機密情報の3つが挙げられます。同じガイドラインは、組織の内部文書や秘密保持契約を締結した情報が入力に含まれると、機密情報が漏洩するリスクがあると明記しています。客先で渡される資料は、この3つのうち2つか3つに同時に当てはまることが珍しくありません。その場で見分けるのが難しいからこそ、場所で切ってしまうほうが現場は楽になります。

実務としては、その場では読ませない、と決め切るのが早いです。持ち帰って、入れてよいかを確認してから扱う。どうしても相手の場で使いたいなら、相手に「AIで整理してよいか」を聞くという選択肢もありますが、口頭の了解は記録に残らず、担当者が変われば無かったことになります。聞くなら、後から残る形で聞くところまでを手順にします。

イベント会場で同時に起きること

展示会やセミナーの会場は、5項目のうち3つが同時に厳しくなる場所です。人の密度が高いので視線が近く、主催者の回線に多数がつながっていて、会場では写真と動画が撮られています。1つずつは軽くても、重なると社内の感覚が通じません。

特に見落とされるのが写真です。自分が被写体でなくても、背後に開いたままの画面が写ります。来場者が自分のブースを撮った写真に、こちらの端末が写り込むことは珍しくありません。ブースで端末を開いたまま席を離れる形は、外出先の中でも危ない側に入ります。

もう1つは、その場で集めた名刺や来場者の情報を、AIに読ませて整理したくなることです。会期中に整理を終えたい気持ちは分かりますが、扱っているのは他社に属する人の情報です。会場の回線で、会場の机の上で行う作業ではありません。持ち帰る作業として先に決めておくと、現場が悩まずに済みます。

海外への出張で変わることと、帰ってからやること

海外では、国内で別々に起きることが同時に起きます。使っているサービスに接続できない国があること、持ち込む端末や情報そのものに制限がかかること、そして入国の手続きで端末の中身を見られる可能性があること。この3つが重なるため、国内の延長では組めません。

持ち出しの考え方は、絞る方向に振り切るのが定石です。海外出張の情報セキュリティをまとめた整理では、不必要な端末は持っていかない、機密性の高い情報は入れない、控えのデータは国内に置いておく、といった手順が挙げられています。移動中は端末を預け入れの荷物にせず必ず携帯する、外部の記録媒体を挿入しない、公共の無線の回線を避ける、誰かが画面を見ていることに注意する、という項目も同じ整理の中にあります。持っていかなかった情報は、どの手段でも漏れません。

帰ってからやることまでを手順に含めるのが、海外の特徴です。同じ整理は、帰国後すぐにパスワードを変更すること、帰国の際に会社側で端末を検査してもらうことを挙げています。入国の手続きで端末が手元を離れた場合は、中身が写し取られている前提で扱う、という覚悟の置き方も示されています。帰ってからの2工程を書き落とすと、行く前の準備だけが立派な手順になります。

• 接続できるかどうかは、渡航する国と、使っているサービスの提供状況の両方で変わります。出発前に現地でつながるかを確かめ、つながらない前提の段取りも用意しておきます。
• 持ち込みに制限がある国があります。何をどこまで持ち込めるかは渡航先ごとに異なるため、出張の申請の段階で確認する担当を決めておきます。
• 海外の分だけ別の手順書を作ると読まれません。国内の5項目に「海外のときはここが変わる」という但し書きを足す形にします。

規程には章を足さず、既存の章に1行ずつ足す

ここまでの内容を規程に落とすとき、「外出先でのAI利用」という章を新しく作りたくなります。おすすめしません。章を分けると、外出しない人は読まなくなり、読まれない章は更新もされなくなるからです。外出の多い部署だけが知っている状態は、担当が変わった瞬間に消えます。

社内のAI規程は、対外的に姿勢を示すもの、社内の統制体制を定めるもの、現場の行動ルールを示すもの、という3層で組まれることがあります。外出先の話は、いちばん下の行動ルールの層に属します。そしてその層には、適用範囲、利用可能なツール、入力禁止情報、アカウントと権限の管理、インシデント対応、といった章がすでに並んでいるはずです。足すのは章ではなく、各章の1行です。

既にある章	足す1行
適用範囲	社外で使う場合も、この規程がそのまま適用される
利用可能なツール	社外では、会社が配ったアカウントでのみ使う
入力禁止情報	相手から受け取った資料は、その場ではAIに入れない
アカウントと権限の管理	端末を手元から離すときは画面を閉じる。紛失時の連絡先を端末の外に持つ
インシデント対応	端末の紛失と、のぞき見の疑いも報告の対象に含める

この形にすると、規程の分量がほとんど増えません。読む側から見ても、いつも読んでいる章に一行増えただけなので、新しく覚えるという感覚になりません。改訂の履歴も、章ごとに追えます。

この足し方には裏づけもあります。生成AIのセキュリティを点検する一覧の作り方を扱った公的なガイドラインは、組織内の既存のチェック項目と照らし合わせ、流用できる項目やすでにカバーされている内容を別途確認することを勧めています。新しく作る前に、すでにあるものを見る。外出先の話も、端末の持ち出しや紛失の報告といった既存の規程にほとんど書かれていて、足りないのはAIに触れる一行だけ、ということがよくあります。

「ここで使ってよいか」をAIに判定させない

5項目を決めたあと、その判定そのものをAIにやらせたくなります。場所と状況を入力すると使ってよいか答える仕組みを作る、という発想です。これは避けるべき使い方です。判定に必要な材料が、AIの側に届いていないからです。

つないでいる回線が正規のものかどうか、隣の席との距離、声がどこまで届いているか、相手の担当者がどんな顔をしているか。これらはその場にいる本人にしか見えません。見えていない材料で出した答えは、根拠のない断定になります。しかも、その答えを根拠に使ってしまうと、本人が自分で見る動機まで消えます。

AIに任せてよいのは、条件が出そろったあとの整理です。規程の文案を作る、出張の申請に載せるチェックの文言を短くする、報告の下書きをまとめる。いずれも人が事実を確かめたうえで使う作業です。判定に近いことをさせるなら、答えではなく根拠を書かせます。「使ってよい」ではなく「回線がこれ、席がこう、声の範囲がこう」と条件を並べさせ、当てはまっているかどうかの判断は人が行う。この線を規程に一行書いておくと、後から作る仕組みもこの形に揃います。

• 公共の無線に、会社を経由する暗号化した接続を通さずにつなぐ：正規に見える偽のアクセスポイントを見分ける手段が利用者側にない
• 個人のアカウントで、その場だけ処理する：会社側に記録が残らず、何を入れたかを後から確かめられない
• 相手から受け取った資料を、その場でAIに読ませる：入れてよいかを決める権限が自社にない
• 社名や金額を声で入れる：声には遮る道具がなく、場所を選んでも届く範囲を自分で測れない
• 端末を開いたまま席やブースを離れる：画面に前のやりとりが残っており、写真にも写り込む

よくある質問

外出先では生成AIを一律に禁止するほうが安全ではありませんか

安全に見えますが、実際には使っている事実が報告されなくなり、状況が見えなくなります。移動時間は業務時間として短くなく、そこで文章を整理している人は現にいます。禁止ではなく、5項目のうちどれを満たせば使ってよいかを書くほうが、結果として守られます。禁止するなら、なぜ禁止なのかと、代わりに何をすればよいかを同時に書いてください。

公共の無線の回線は、暗号化した接続を通せば使ってよいのですか

総務省のガイドラインは、職場と電子データのやりとりを行う場合に暗号化した経路を用いるのが安全としており、その意味では条件を満たします。ただし、接続の設定を人が忘れることがあるため、順番の1番目には置かないでください。会社が配った通信、貸与された携帯の通信、その次に公共の無線という順にしておくと、忘れたときの被害が小さくなります。

私物の携帯から会社のAIに入るのは認めてよいですか

この記事では、社外に持ち出したときに増える条件だけを扱っており、私物の端末を業務に使ってよいかは別に決めるべきことです。ただし、外出先という文脈で言えば、私物の端末には遮る道具が付いておらず、紛失時に会社側から止められないことが多い、という差があります。認める場合は、その2点をどう埋めるかを先に決めてください。

客先で「AIで整理していいですよ」と言われたら使ってよいですか

その場の口頭の了解だけで進めるのは避けてください。言った担当者に決める権限があるかが分からず、記録も残らないためです。後から残る形で確認を取るところまでを手順にしてください。急ぐ場合も、その場では手元の記録に留め、AIに入れるのは確認が取れてからにすると、判断の順番が崩れません。

まとめ

外出先でのAI利用で決めることは、回線・視線・音・端末の置かれ方・相手の設備という、持ち出したときにだけ増える5項目に尽きます。場所ごとにルールを増やさず、この5つに当てはめる。持ち出す情報を先に絞れば、残りの4項目は軽くなります。移動中に進めてよいかは、業務の重要度ではなく、入れる情報が誰の持ち物かで切る。相手から受け取った資料は、その場では入れない。海外は、行く前の準備だけでなく帰ってからの2工程まで含めて手順にする。そして規程には章を足さず、既存の章に1行ずつ足す。まずは、直近の出張の申請書に5行のチェックを足すところから始めてみてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。