ウェビナー欠席者をAIでフォローする方法｜申込を無駄にしない

「申込のうち、当日つながなかった人が毎回まとまった数になります。その人たちに何を送ればいいのか、毎回その場で考えています」「欠席した人には録画の場所だけ送っていますが、開いてもらえたのかも分からず、次の案内をいつまで出していいのかも決まっていません」——ウェビナーを続けている会社から、開催の翌日に届く相談です。ここで抜けているのは文面の巧拙ではありません。欠席者は取りこぼしではなく、申し込むという行動を一度取った人で、名前も所属も連絡先も、関心のあるテーマも分かっています。ここから何も起きないのは関心がないからではなく、開催後の扱いが決まっていないからです。この記事では、欠席が確定した後にその人をどう扱うかを、型の分け方から記録の残し方まで順に整理していきます。

欠席は失敗ではない——申し込んだ時点で、関心は一度示されている

申し込むという行動には、思っているより手間がかかります。名前と会社と部署と連絡先を入力し、日程を確認し、当日どんな話が出るのかを読む。BtoBの案内では、参加してよいかを上長に確かめてから申し込む人もいます。この手間を越えた人が、当日だけ来られなかった——これが欠席者の実態です。

データの側から見ても、来られなかったことと関心が薄いことは同じではありません。2022年に公表されたBtoBのオンラインイベントの実態調査（回答162人）では、参加経験のある人の92.6%がアーカイブ動画を見た経験があると答えており、その主な用途として「リアルタイムで参加できなかった場合の補完」が挙がっています。見る手段が別にあれば見る、という層がかなり厚いということです。

だから欠席者への手当ては、失った申込を取り返す作業ではありません。その日に届くはずだった中身を、別の手段で届け直す作業です。やることは謝ることでも、次回に誘い直すことでもなく、中身を渡すこと。ここを取り違えると、文面の1行目が謝罪から始まり、本題に入る前に閉じられます。

「参加者の残り」として扱うと、次の回まで何も起きない

現場で実際に起きている順番はこうです。まず参加してくれた人へのお礼を作り、時間が余ったら欠席者に録画の場所だけを送る。この順番だと、欠席者向けの文面は毎回その場で書かれ、送る時期は回ごとにばらつき、送った記録も残りません。毎回ゼロから考える設計になっているので、忙しい回ほど送られないという形になります。

• 参加者と欠席者に同じ文面を送り、「ご参加ありがとうございました」が来られなかった人にも届く
• 録画の場所だけを本文に貼り、何分のどこを見ればよいのかを書かない
• 欠席というだけで見込み度を申込前まで戻し、次の案内の対象から外す
• 全員に次回の案内を送り続け、どこで止めるかの条件を決めていない
• 誰がどの型で欠席したかを記録に残さず、次の回の日程やテーマを決めるときに使えない
• 文面を作る工程にAIを入れたが、送信先の確定まで同じ流れで自動にしてしまい、誰も中身を見ていない

どれも悪意があってやっていることではなく、決めていないだけです。決めるのは4つ——何を送るか、いつ送るか、見込み度をどう付け直すか、いつ止めるか。この4つを一度決めておけば、当日の運営が押していても、翌日の作業は決まった手順をなぞるだけになります。

決めるときの単位は、1回の開催ではなく「今後の全部の回」です。回ごとに最適な文面を考えると、続きません。3回か4回に1度だけ見直し、それ以外の回は同じ手順を回す形にしてください。続かない設計は、良い設計ではありません。

欠席の型を4つに分ける

欠席を1つの箱にまとめている限り、送るものは1種類にしかなりません。分けると、送るものと送る時期の両方が変わります。次の表は、実務で使える4つの型と、それを見分けるための材料、その型に効く手当てを並べたものです。材料はどれも、開催の前後にすでに取れているものだけで組んでいます。

欠席の型	見分けるための材料	この型に効く手当て
当日に予定が入って来られなかった	早い時期に申し込んでいる／過去の回には参加している	全編の録画を早めに渡し、次の開催の日程を1つだけ添える
申し込んだこと自体を忘れていた	申込から開催までの期間が長い／当日つないだ記録がまったくない	録画に加えて、要点を3つに絞った短い本文を添える
もともと録画で見るつもりだった	申込の設問で都合や視聴の希望を選んでいる／過去も同じ型で欠席している	要点の抜粋と資料を先に渡し、全編は希望した人にだけ送る
社内の別の人が代わりに出た	同じ会社から複数の申込がある／申込者と当日つないだ人の名前が違う	出た人と同じ扱いにせず、社内で共有しやすい形にして渡す

4つに分けきれない人は必ず出ます。その場合は無理に当てはめず、「不明」という5つ目の箱を用意してください。不明に置いた人には、いちばん当たり障りのない形——要点の抜粋を送り、全編が要るかどうかを尋ねる形——を当てます。当てはめを頑張るより、当てはまらなかった人数を数えておくほうが、次の回で材料を増やす判断につながります。

型を見分ける作業そのものは、機械で下ごしらえができます。申込の時期、過去の参加履歴、同じ会社からの申込件数、当日つないだ人の名前——これらは突き合わせれば出てくる情報です。ただし最終的にどの型に置くかは、件数が多いほど機械の判定に寄りかかることになるので、次の章以降で決める「人が確認する範囲」と必ずセットにしてください。

型ごとに、次に送るものが変わる

型に分けても、送るものが同じなら分けた意味はありません。型ごとに変えるのは3つです。録画の形（全編か抜粋か）、添える中身（資料か、要点か、次の日程か）、そして送る時期。この3つ以外は変えないと決めておくと、作り分けが管理できる範囲に収まります。

具体的に見ると違いがはっきりします。「当日に予定が入った」型には全編を渡します。見る気があって時間がなかっただけなので、通しで見られる形が要る。一方「もともと録画目当て」型に全編を渡すと、長さで止まります。この型には抜粋のほうが最後まで届きます。同じ録画でも、渡す形を変えると届き方が変わるということです。

変えないものも先に決めます。件名の組み立て方、差出人、問い合わせの宛先、配信を止めるための入口。ここまで型ごとに変えると、どの文面がどの型に届いたのかが後から分からなくなり、次の回で直せません。変えるところと変えないところを先に決めておくのが、作り分けが成立する前提になります。

録画を送るかどうかは、開催が終わってから決める

録画を渡すかどうかは、実際に話された中身を見てから決めます。判断の材料は3つ。社外に出せない話が入っていないか。当日の資料の中に、他社の名前や未公表の数字が映っていないか。質疑で個別の相談が出て、相手が特定できる形になっていないか。この3つは、台本を作った時点では分かりません。

出せない部分がある場合の手は、全部を出すか出さないかの2択ではありません。その部分を切る、その部分だけ音声を落とす、全編をやめて要点の記事や資料に作り替える——少なくとも3つあります。2択にすると、1か所の問題で全体が止まります。1か所のために全員への手当てが消えるのは、いちばんもったいない形です。

ここで区切りを1つ。開催の前に「録画を後から出します」と約束するかどうかの判断は、この記事では扱いません。ここで決めるのは、終わった後の現物を見て、どの形なら出せるかだけです。そして判断する人を先に決めておいてください（登壇した人か、主催の責任者か）。決めていないと、翌日の午前中が承認待ちで溶けます。

全編を渡すか、要点だけを渡すか

全編の録画は、渡したからといって最後まで見られるとは限りません。国内のウェビナー支援会社が自社の実績としてまとめた数値（2021年公表・2019年8月以降の自社開催分、年間延べ申込者1万1千名以上）では、30分のライブ配信の平均視聴時間が22分から25分だったのに対し、同じ30分のアーカイブ配信では10分未満でした。後から見るときは、通しでは見られていないということです。

一方で、最後まで見る人もはっきり存在します。2026年に公表されたBtoBウェビナーの集計（522社・26,190件のウェビナー・登録680万件）では、録画で見た人の91%がほぼ最後まで見ており、当日つないだ人より完走率が高いと報告されています。数は減るけれども、見る人は濃い。同じ2026年の別の集計では、3本に1本のウェビナーが開催から3か月後も再生されているとされています。

この2つを同時に満たす形が、要点を先に文章で渡し、全編は見たい人が押す位置に置く形です。本文に3つから5つの要点を書き、それぞれが何分あたりの話かを添える。再生の位置を指定できる形にしておけば、10分しか使えない人でも必要な場所だけ見られます。なお、前述の実態調査ではオンラインイベントを見るときのながら見が68.5%とされており、集中して見ていない前提で作るほうが実態に合います。

送る時期を、当日中と翌営業日で分ける

送る時期は早ければ早いほどよい、というものでもありません。録画の中身を確かめる時間が要る回もあり、社内の別の人が代わりに出た型では、その人からの共有と重なると同じ話が2回届きます。型と回の事情に合わせて、次のように分けます。

送る時期	向く相手	この時期を選ぶ理由
終了から数時間以内（当日中）	当日に予定が入って来られなかった型	その日の記憶が残っているうちに届く。件名を見ただけで思い出せる
翌営業日の午前	録画の中身を確かめてから出す必要がある回	出せる形に整える時間が取れる。相手も落ち着いて開ける時間帯になる
3営業日以内	社内の別の人が代わりに出た型	出た人からの社内共有と重ならない。重なると同じ話が2回届く
1週間後に1回だけ	最初の1通に一度も反応がなかった相手	見落とした人を拾う。同じ内容で3回目以降を送っても効かない

時期を決めるときに効いてくるのは、早さそのものよりばらつきの無さです。毎回違う時期に送ると、反応が良かった回と悪かった回の差が、時期のせいなのか中身のせいなのか分かりません。まず時期を固定し、中身だけを変えて比べる。順番を逆にすると、何を直せばよいのかが永遠に決まりません。

当日中に送るには、開催の前に文面の骨格を用意しておく必要があります。当日の運営が終わってから骨格を作り始めると、まず間に合いません。骨格を用意する作業こそ、AIに向いている工程です。次の章で、その渡し方を具体的に見ます。

AIに任せるのは文面そのものではなく、作り分けのほう

欠席者への文面をAIに書かせると、たいてい当たり障りのない1通が返ってきます。理由は単純で、渡している材料が「ウェビナーの題名」と「欠席者向け」だけだからです。この2つから書けるのは、どの回にも使える文面です。作り分けに使うなら、型の定義と、その回の中身を渡します。手順は次の5段です。

工程2を飛ばしたときに何が起きるかは、実際に起きてから分かる種類の失敗です。AIは録画の文字起こしから要点を作るので、登壇者が途中で言い直した内容も、質疑で「それは違います」と訂正された内容も、同じ重みで要点に入ります。訂正された内容が要点として送られると、参加した人と欠席した人で聞いた話が食い違います。

工程3で「変えてよい部分だけを指示する」のは、指示しないと4通の差が制御できなくなるからです。件名の組み立て、要点の順番、問い合わせの宛先は固定し、変えるのは冒頭の1文と、添えるものの種類だけにする。差を小さく保つほど、どの差が効いたのかが読めるようになります。

AIに書かせるときに渡すもの、渡さないもの

渡すものは5つです。確認済みの文字起こし。当日の資料のうち公開してよい部分。型の定義。変えてよい部分と変えてはいけない部分の一覧。そして、過去に反応があった文面と無かった文面の見本。この5つがそろっていれば、下書きの質は大きく変わります。逆に、渡してはいけないものもはっきりしています。

• 申込者の氏名・会社名・連絡先の一覧（文面を作るのに要らない）
• 質疑で出た個別の相談の中身（相手が特定できる形になっている）
• 商談の進み方や、社内での評価を書いたメモ
• 未公表の価格・導入社数・他社の名前
• 過去の回の参加者名簿（名前を差し込むのは送る仕組みの側の仕事）

名前や会社名を本文に差し込むのは、送る仕組みの側の役割です。文面を作る工程に個人を特定できる情報を持ち込むと、下書きの中に実在の社名が紛れ込み、別の相手に送られる事故が起きます。作る工程と送る工程を分けておけば、この事故は構造的に起きません。

見本を渡すときにも注意が要ります。うまくいった1通だけを渡すと、その1通に似た文面しか出てきません。反応が良かったものと悪かったものを両方渡し、どちらがどちらなのかを書いて渡す。差が分かる材料を渡さないと、AIは差を作れません。

見込み度は、出席者と同じ点にしない

配信の自動化の仕組みでは、ウェビナーへの参加に点を加える設定が一般的です。ここで「申し込んだこと」と「当日つないだこと」を同じ点にしていると、欠席者と参加者が同じ列に並びます。逆に、当日つないだことにしか点を付けていないと、欠席者は申込の前と同じ点のまま残ります。どちらの設定も、欠席者の情報を捨てている点では同じです。

分けるなら3つの段が要ります。申し込んだこと（関心を表明した）、当日つないだこと（時間を使った）、後から録画を見たこと（時間を使い直した）。3つ目を測っていない会社が多いのですが、ここがいちばん効きます。録画を最後まで見た欠席者は、途中で抜けた参加者より濃いことがあります。前述の集計で録画の完走率のほうが高かったのは、この裏返しでもあります。

点の付け方より先に確かめることがあります。今の設定が何を測っているのかを、1行で説明できるかどうかです。「ウェビナー関連で30点」としか書かれていない設定は、半年後に誰も内訳を説明できず、営業の側から信用されなくなります。点数そのものより、内訳を説明できる状態を保つことのほうが寿命が長いと考えてください。

欠席で下げすぎると、次の回で拾えなくなる

逆方向の失敗もあります。欠席したことを減点にする設定です。減点にすると、申し込んだのに来なかった人が、一度も接触していない人より低い点になります。行動を取った人が、何もしていない人の下に来る——この並びは、後から見ると必ず不自然に見えます。

減点が要るのは、関心が薄れたことを示す行動が続いたときだけです。案内を何回送っても開かない、配信の停止はしていないが反応がまったくない、といった状態が一定期間続いた場合。1回の欠席で下げる設計にはしません。1回の欠席は、予定が入ったという以上の意味を持たないことが多いからです。

実務では、欠席は点を動かさず「状態」として持つほうが扱いやすくなります。次に何を送るかは状態で決め、点は行動の積み上げだけで動かす。点と状態を分けておくと、うまくいかないときにどちらの設定を直せばよいかが見えます。混ぜていると、点を動かすたびに送るものまで変わってしまい、原因が追えません。

営業に渡す先と、渡さない先の線

欠席者を全員そのまま営業に渡すと、営業の側は「来なかった人の一覧」として受け取り、次の回からは開かなくなります。一度そう見られると戻すのに時間がかかるので、渡す条件を先に決めてから渡してください。条件がまだ作れないなら、最初の数回は渡さず、条件を探すための期間にするほうが結果的に早くなります。

条件の例を挙げると、録画を一定以上見た、資料をもう一度取りに来た、同じ会社から複数の申込がある、申込の設問で検討中の時期を選んでいる、といったものです。全部を満たす必要はなく、2つ以上で渡す、といった形にします。条件そのものは、自社の過去の商談が何から始まったかを見て作ります。他社の基準を借りても当たりません。

渡さない先の扱いも決めます。渡さないことは放置ではなく、案内を続ける対象として残すという判断です。そして渡さなかった理由を1行だけ残す。理由を残しておくと3か月後に見直せます。残さないと、同じ人が毎回「渡さない」に落ち続け、そのことに誰も気づきません。

次回の案内をいつまで続け、どこで止めるか

止める条件を決めていないと、案内は無期限に続きます。止める条件は2種類あり、性質がまったく違います。相手が止めてほしいと言った場合と、こちらの判断で止める場合です。前者には判断の余地がありません。

前者は法律の話になります。特定電子メール法は、受け取る側が配信の停止を求めた後に広告や宣伝のメールを送ることを禁じており、停止を受け付ける方法をメールに表示することも求めています（2002年の制定、2008年の改正で、あらかじめ同意を得た相手にだけ送る方式へ移行）。停止の求めは、AIに判定させず、仕組みの側で確実に外す。ここを機械学習の判定に任せる理由は1つもありません。

後者の目安は、送った回数ではなく反応で決めます。同じテーマの案内を一定回数送って一度も開かれていない相手は、テーマを変えるか、頻度を落とす。いきなり止めるのではなく、間隔を空ける段を1つ挟んでください。止めてしまうと、こちらから再開する手立てがなくなります。止めるのは片道で、間隔を空けるのは往復できる判断です。

記録に残す項目が、次の回の設計を変える

欠席者の扱いを1回ごとの作業で終わらせないために、記録に残す項目を決めます。残すのは7つ——申込の日、欠席の型（不明を含む）、送った文面の種類、送った日時、録画を見たかとどこまで見たか、返信や問い合わせがあったか、営業に渡したかと渡さなかった理由です。

この記録が効いてくるのは、次の回のテーマと日程を決めるときです。同じ型の欠席が続く相手が多ければ、開催の形そのものを見直す判断につながります。1回の集計では何も見えず、3回から5回ためて初めて形が出てきます。1回で判断しようとすると、たまたまその回に起きたことを原因だと思い込むことになります。

項目は増やしすぎないでください。手で入力する項目が多いと、忙しい回で入力が飛び、穴の空いた記録が残ります。穴の空いた記録は、集計の段階で使えないと判断されて捨てられます。自動で取れるもの（申込の日、録画の視聴）と、人が1つ選ぶだけのもの（型、渡すか渡さないか）に分け、自由に書く欄は理由の1行だけにする——このくらいが続く限界です。

AIに送信先を決めさせない。人が確認する範囲を先に決める

文面の作り分けと、送る相手の確定は、別の工程として分けてください。AIに「この人には送るべきか」を判断させると、判断の根拠が出力の中にしか残らず、後から追えません。しかも根拠は説明の文として書かれるので、中身が薄くても、もっともらしく見えます。もっともらしい説明は、確認する側の手を止めさせます。

人が確認する範囲は先に決めます。全件を目で見るのが難しいなら、見る対象を条件で絞ります。初めて接触する会社、既存の取引先、競合の可能性がある会社、配信の停止をした履歴がある相手——この4つだけは必ず人が見る、と決めておけば、残りは機械に任せられます。決めないまま全件を任せるか、決めないまま全件を見ようとして途中でやめるか、のどちらかになりがちです。

そしてAIには根拠を書かせます。なぜこの型に分類したのか、なぜこの文面を当てたのかを1行で出させ、人はその1行を見て当たっているかを確かめる。結論だけを受け取ると確かめようがありませんが、根拠まで出させると、間違いは結論より先に根拠の側に現れます。型の判定が外れているとき、根拠の1行はたいてい材料を取り違えています。

よくある質問

欠席した人に、お詫びの文面は要りますか

要りません。来られなかったのは相手の都合で、こちらが謝る場面ではありません。冒頭を謝罪から始めると、本題の要点まで届く前に閉じられます。届けるものを先に書き、経緯の説明は最小限にしてください。

録画を渡す相手を、参加者と欠席者で分ける必要はありますか

分けたほうが扱いやすくなります。参加した人はすでに中身を知っているので、渡す目的は見直しと社内共有です。欠席した人は初めて中身に触れるので、目的が違います。同じ録画でも、添える文と要点の書き方が変わります。

欠席が続く人は、いつ一覧から外せばよいですか

外すのは、相手が配信の停止を求めたときだけです。それ以外は外すのではなく、間隔を空ける、テーマを変える、という段を挟みます。外してしまうと、こちらから再開する手立てがなくなります。

欠席者へのフォローに、どれくらいの手間をかけるべきですか

開催のたびに続けられる長さに収めてください。目安は、当日の運営の片付けと同じ日のうちに手順が終わること。それ以上かかる設計は、忙しい回に必ず飛びます。時間が足りないなら、型の数を4つから2つに減らすほうが、毎回続きます。

型の判定をAIに任せてよいですか

下ごしらえまでは任せてかまいません。申込の時期や過去の履歴を突き合わせて型の候補を出させ、人はその候補と根拠を見て確定する、という分担にしてください。確定まで任せると、外れたことに誰も気づかないまま同じ外れ方が続きます。

まとめ

欠席者への手当ては、失った申込を取り返す作業ではなく、その日届くはずだった中身を別の手段で届け直す作業です。まず欠席を4つの型に分け、当てはまらない人は不明の箱に置く。録画は開催が終わってから中身を見て、出せる形を決める。全編を渡すだけにせず、要点を先に文章で渡し、全編は見たい人が押す位置に置く。送る時期は型ごとに分け、回によってばらつかせない。見込み度は申込・当日・録画の3段で持ち、1回の欠席で下げない。営業に渡す条件と、渡さなかった理由を残す。案内を止めるのは相手が求めたときだけで、それ以外は間隔を空ける段を挟む。そしてAIには型の下ごしらえと文面の作り分けを任せ、送信先の確定と、人が確認する範囲は先に人が決めてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。