ZoomのAIコンパニオンを商談に使う方法｜録る前に決める線

「商談のあと、AIが作った要約が先方の担当者にも自動で届いていて、社内向けに話した値引きの見込みまで載っていた」「便利そうなので営業全員に使わせたいが、どの設定を触ればよいのか分からない」。ビデオ会議サービスのズームに組み込まれたAIアシスタントについて、営業とマーケの現場ではこうした声が続いています。どちらの声も、機能の良し悪しの話に見えて、実は同じところでつまずいています。問題はAIの要約の精度ではありません。本当は、録り始める前に、誰がオンにし、誰に届き、どこに残るかを決めていないことが原因です。この記事では、ズームのAIアシスタントを商談とウェビナーで使うときに先に決める5つの線と、要約を人が読んで直し、顧客管理ツールへ移すまでの運用を整理します。

ズームのAIアシスタントで商談に使える機能

ズームの公式ヘルプでは、会議で使えるAIの機能として、会議の要約と次の作業の抜き出し、会議中の質問、録画の要約などが案内されています。会議中の質問は、途中から参加した人や聞き逃した人が、それまでに何が話されたかをAIに尋ねて確かめる使い方です。録画の要約は、クラウドに保存した録画に見どころや章の区切りを付け、あとから短い時間で見返せるようにするものです。

商談で最もよく使われるのは会議の要約です。主催者が会議の画面の右上にあるAIのアイコンから要約を選んで始めると、会議の音声を文字に起こしたデータをもとに、話し合った要点と次の作業がまとめられます。文字起こしそのものを残すかどうかも、要約とは別に選べます。要約は会議が終わったあとに、メール・会議のチャット・ウェブの要約のページで確かめられます。

一方で、公式ヘルプには使えない場面も書かれています。たとえば、参加者を小部屋に分ける機能を使っている間は要約が作られません。商談の途中で社内の人だけが小部屋に移って相談する運用をしている会社では、その部分が要約に入らないことを知っておく必要があります。機能の範囲は更新で変わるため、使い始める前に公式ヘルプの最新の説明を一度読んでおくのが確実です。

名称とプランは2026年に見直されている

このAIアシスタントは、長く「AIコンパニオン」という名前で案内されてきました。2026年時点の公式の日本語ページでは、「ズームメイト」という名前で、有料プランに含まれる版と、無料プランに含まれる機能を絞った版が案内されています。社内の資料や手順書に古い名前が残っていると、問い合わせのときに話がかみ合わないことがあるので、社内の手順書では呼び名を一つにそろえ、旧名を併記しておくと迷いが減ります。

会議の要約の公式ヘルプでは、使える契約として、ワークプレイスのプロ以上の有料プランが挙げられています。ウェビナーで要約を使う場合は、これに加えてウェビナーの追加契約が必要です。料金や含まれる機能は改定が続いているため、本稿では金額を書きません。導入を決める前に、自社の契約の管理画面と公式の料金ページで、どの版の何が使えるかを確かめてください。

確かめるときは、契約の名前だけで判断せず、管理画面の設定の一覧で、会議の要約・会議中の質問・録画の要約がそれぞれ有効か無効かを見ます。同じ契約でも、管理者が一部の機能だけを止めていることがあるからです。営業の担当者が「使えない」と言ってきたときも、契約の問題か設定の問題かを、この一覧で切り分けられます。

• 機能名・プラン名・料金は変わるため、本稿の説明は2026年9月時点の公式ヘルプで確かめた範囲に限っています。
• 業種や地域によってはAIの機能が使えない場合がある、と公式ヘルプに記載があります。

商談で使う前に決める5つの線

要約の機能は、ボタンを押せばすぐに動きます。だからこそ、商談で使うと決めたら、動かす前に決めることがあります。本稿では、オンにする人、自動開始、要約の送り先、相手への告知、保管と削除の5つを「録る前に決める線」と呼びます。どれも管理画面の設定と社内の決まりの両方にまたがるため、営業の責任者と情報システムの担当者が一緒に決めるのが近道です。

5つのうち、あとから直しにくいのは送り先です。要約は会議が終わると自動で届く設定にできるため、一度社外の相手に届いてしまえば取り消せません。反対に、オンにする人や保管の期間は、運用しながら見直しても大きな事故にはつながりにくい項目です。迷ったときは、送り先を最も狭くしたところから始め、使い慣れてから広げる順番にします。

決める場は、一度の打ち合わせで足ります。情報システムの担当者が管理画面の現在の設定を画面に出し、営業の責任者が商談の流れに沿って、どの場面で誰が何を見るかを話します。決めた内容は、設定の値と理由を一枚の表にして残します。半年後に担当が代わっても、なぜ自動開始を切ったのかが分かれば、便利さに負けて元に戻されることを防げます。

決める線	管理画面で触るところ	商談での既定値の目安	決める人
オンにする人	アカウント・グループ・利用者の3段の設定と固定	営業部のグループだけで有効にする	情報システム担当と営業責任者
自動開始	会議の開始時に自動で始める設定	社外の商談では切っておく	営業責任者
要約の送り先	自動共有の4つの選択肢	主催者のみ	営業責任者
相手への告知	設定ではなく社内の決まり	冒頭で口頭で伝え、断られたら止める	営業責任者
保管と削除	要約の自動削除と文字起こしの保持	期間を決めて自動で削除する	情報システム担当と法務

線1　誰がオンにするかは3段の設定で決まる

公式ヘルプによると、要約の機能はアカウント全体・グループ・利用者個人の3段で有効と無効を切り替えられます。上の段で固定すると、下の段では変えられません。全社で一律に有効にするのか、営業部のグループだけで有効にするのか、個人の判断に任せるのかを、ここで決めることになります。

商談で使う場合は、全社一律で開けるより、営業部やインサイドセールスのグループに絞って有効にするほうが管理しやすくなります。人事面談や経営会議まで同じ設定で要約が作れる状態は、商談とは別の検討が要るからです。どの会議にAIを出してよいかの一般論は別の記事で扱っているので、本稿では商談のグループに絞って話を進めます。

もう一つ知っておきたいのは、会議の中で要約を始めたり止めたりできるのは、主催者と共同主催者だけだという点です。参加者は主催者に開始を依頼できますが、自分では始められません。商談に上司が同席するときは、誰を主催者にするかで、要約を止める権限を誰が持つかが決まります。

線2　自動開始は社外の商談では切っておく

要約には、会議が始まると同時に自動で要約を始める設定があります。公式ヘルプでは、この設定を有効にすると、主催者がその場にいなくても、誰かが会議を始めた時点で要約が作られ始めると説明されています。社内の定例会議なら手間が省けて便利ですが、商談では事情が違います。

商談の冒頭で相手に要約を使ってよいかを尋ねる運用にしていても、自動開始が有効だと、尋ねる前から要約が走っています。相手が断ったときに止めても、それまでの雑談や名刺交換の代わりの自己紹介は、すでに記録の材料になっています。社外の相手がいる会議では、自動開始を切り、主催者が告知のあとで手動で始める形にしておくと、順番が崩れません。

営業の担当者ごとに設定がばらばらだと、ある人の商談では自動で始まり、別の人の商談では始まらない、という状態になります。自動開始を切るかどうかは、個人に任せず、営業部のグループの設定でそろえて固定しておくのが確実です。

線3　要約の送り先は既定で主催者だけにする

会議が終わったあと、要約を誰に自動で届けるかは、公式ヘルプで4つの選択肢が示されています。主催者のみ、主催者・共同主催者・代理の主催者のみ、主催者と社内の招待者、社外を含むすべての招待者の4つです。最後の選択肢を選ぶと、商談の相手にも要約が自動で届きます。

リードで挙げた「社内向けの値引きの見込みまで先方に届いた」という事故は、この送り先が社外を含む設定になっていたときに起きます。要約は会議で話されたことを要点にまとめるため、相手が画面を離れた数分の間に社内で交わした言葉も入り得ます。商談のグループでは、自動共有の既定を「主催者のみ」にして固定するのが出発点です。先方に送りたいときは、主催者が読んで直したものを、自分の手で送ります。

もう一つの落とし穴は、自動で受け取れない人がいることです。公式ヘルプでは、招待のリンクから途中で入った人や、会議中にサインインしていなかった人には自動で届かないと書かれています。「全員に届いているはず」と思い込むと、同席した先方の上長には届いていない、ということが起きます。

共有のときのメール通知でも選択があります。要約の全文をメールの本文に載せるか、認証が必要なリンクだけを送るかを、管理者が選べます。メールは転送されやすいため、商談の要約は全文を載せず、リンクで確かめてもらう形のほうが、手元を離れたあとの広がりを抑えられます。

線4　相手への告知は設定では済まない

公式ヘルプによると、会議の中でAIの機能が動いているときは、参加者の画面に出ているひし形の印の色が変わります。ウェビナーでは、要約が有効であることを知らせる通知が参加者に出ます。ただし、印の色の変化に相手が気づくとは限りません。画面の隅の小さな印だけで「知らせた」ことにするのは、商談の相手に対して十分とは言えません。

実務では、会議の冒頭で主催者が口頭で伝える型を決めておきます。たとえば「本日の内容を社内で共有するため、AIの要約機能を使ってもよろしいでしょうか。要約は私が確認してから必要な部分だけお送りします」のように、何のために使い、誰が確認するかまで一息で伝えます。断られたら使わない、と営業全員が同じ対応をすることが、型を決める目的です。

録音や記録に相手の同意が法的にどこまで要るかの整理は、本稿では扱いません。商談の録音と同意の考え方は「商談の録音に同意は要るのか？」の記事で整理しているので、告知の型を作る前にあわせて読んでください。本稿では、設定と運用の側から、告知を省けない理由だけを押さえます。

線5　要約と文字起こしの保管と削除を決める

要約は、ウェブの要約のページや、録画や文書をまとめて置く場所に残ります。公式ヘルプでは、要約を一定の期間のあとで自動的にごみ箱へ移す設定が案内されています。何日残すかを決めずに使い始めると、商談の中身が期限なく積み上がっていきます。

文字起こしを残すかどうかも、要約とは別に決めます。文字起こしは要約より情報が多く、相手の発言がそのまま残ります。要約だけで足りる商談なら、文字起こしは残さない既定にしておくほうが、保管の負担も漏れたときの影響も小さく済みます。公式ヘルプには、文字起こしの保持を有効にすると、他のAIの機能からも使えるようになるとの記載があり、どこまで広がるかを把握したうえで決める必要があります。

保管の期間は、商談の記録を社内でどれだけの期間参照するかから逆算します。顧客管理ツールに要点を移し終えたら、ズームの側の要約は短い期間で消える設定にしておく、という分け方もあります。どこを正本にするかを決めておくと、同じ商談の記録が二か所で食い違う事態も防げます。

商談の前・中・後の運用を型にする

5つの線を決めたら、営業の担当者が毎回同じ順番で動けるように、商談の前・中・後の手順に落とします。設定を決めただけでは、忙しい日には手順が飛ばされます。次の5つを、営業部の手順書の一枚目に置いておきます。

手順を決めたら、最初の二週間は、営業の責任者が何件かの要約を抜き取りで読みます。告知の言い方が型から外れていないか、社外に送った要約に社内向けの話が残っていないかを見て、手順書の言葉を直していきます。

要約で誤りが出やすい3つの箇所

要約は、音声を文字に起こしたデータから作られます。そのため、聞き取りにくい言葉や、文脈で意味が変わる言葉ほど崩れやすくなります。商談で特に気をつけたいのは、次の3つです。

• 固有名詞：相手の社名・部署名・製品名・人名が、発音の近い別の言葉に置き換わる
• 数字：金額・数量・期日・割合の聞き違いや、桁や単位の取り違え
• 言っていない約束：「検討します」が「対応します」に、「可能性があります」が「実施します」にまとめられる

3つ目は特に重く見ておく必要があります。要約は話の流れを短くまとめるため、ぼかした言い方が言い切りに変わることがあります。「次の作業」の欄に並んだ項目は、誰が言った約束なのかを必ず確かめるようにします。先方がやると言ったことが自社の作業として書かれていたり、その逆だったりすることもあります。

公式ヘルプにも、崩れやすい条件がいくつか書かれています。複数の言語が混ざった会議では、多数派の言語か主催者の言語で要約が作られます。代名詞を設定していない参加者には、大規模言語モデルが選んだ代名詞が使われます。字幕の言語を正しく設定すると精度が上がるとも案内されているため、海外の相手との商談では、始める前に言語の設定を確かめておきます。

送る前に主催者が読む手順

公式ヘルプによると、要約を編集できるのは主催者だけです。チャット・メール・ウェブの要約のページのどこからでも直せます。つまり、要約の中身に責任を持てるのは主催者であり、主催者が読まずに先方へ送る運用では、誤りを止める人がいなくなります。

読むときは、頭から順に読むより、崩れやすい箇所を先に拾うほうが早く終わります。まず固有名詞と数字に印を付け、自分のメモや資料と突き合わせます。次に「次の作業」の欄を一つずつ読み、誰の作業か、期日はいつか、言い切ってよい約束かを確かめます。最後に、社外に出してはいけない話が残っていないかを見ます。要約は下書きであり、送ってよい文章かどうかは主催者が決める、という位置づけを営業全員でそろえておきます。

読む時間の目安も決めておきます。一時間の商談なら、要約を読んで直すのに五分から十分ほどを見込み、商談の予定の直後に枠として押さえておくと後回しになりません。その日のうちに直すと決めておけば、自分の記憶が新しいうちに突き合わせられます。翌日以降に回すと、要約の言い回しに引きずられて、実際に話した内容との違いに気づきにくくなります。

要約を顧客管理ツールへ移す手順

要約をメールで受け取って終わりにすると、商談の記録は担当者のメールの中に閉じてしまいます。チームで次の手を考えるには、顧客管理ツールの商談の記録に、決まった項目で移す必要があります。ズームの要約の文章をそのまま貼るのではなく、項目ごとに分けて入れるのがこつです。

移す項目は、相手の課題、決まったこと、先方の宿題、自社の宿題、次回の日程、未確定の論点の6つ程度に絞ります。要約から項目ごとに文を拾う作業は、AIに下書きさせてもかまいません。その場合も、どの文を根拠にその項目に入れたかを添えさせ、主催者が読んで確定させます。決まったことと未確定の論点を分けて書くだけで、次の担当者が読み違える場面はかなり減ります。

ズームと顧客管理ツールをつなぐ連携の仕組みを使えば、要約を自動で送り込むこともできます。ただし、自動で入った要約は、主催者が直す前の下書きです。自動連携を使う場合は、下書きの欄と確定した欄を分け、確定の欄には主催者が直したものだけを入れる形にしておくと、未確認の約束が正式な記録として残る事態を防げます。議事録の活用の広げ方は「商談議事録の作成・活用に生成AIを活かす方法」の記事で扱っています。

ウェビナーで使うときの違い

ウェビナーでも要約を使えますが、商談とはいくつか前提が違います。公式ヘルプでは、ウェビナーの要約にはウェビナーの追加契約が要り、開始と停止ができるのは主催者と共同主催者だけとされています。要約が共有されるのは主催者と登壇者で、招待のリンクから途中で入った人には届きません。

参加者の側の見え方も違います。ウェビナーでは、要約が有効になると、そのことを知らせる通知が参加者に出ます。参加者は顔も名前も出さずに視聴していることが多く、自分の質問が要約に入るとは思っていない場合があります。質疑の時間に寄せられた質問は、要約に質問者の名前と一緒に残ることがあるため、社外に配る前に名前を外すかどうかを決めておきます。

ウェビナーの要約の使いどころは、登壇者が振り返りに使うことと、営業に渡す前の下ごしらえです。どんな質問が多かったか、どこで説明が足りなかったかを要約から拾い、次の回の資料を直します。参加者に要約を配るかどうかは、録画の配布とあわせて主催の側で決めるものです。そのうえで、要約をそのまま配るのではなく、人が読んで整えた振り返りの資料として出すほうが安全です。

データの扱いについて公式が示していること

社外の相手がいる商談で使う以上、会議の内容がどう扱われるかは、導入の前に確かめておくべき点です。公式ヘルプでは、音声・映像・チャット・画面共有などの内容を、ズーム自身と他社のAIの学習に使わないと明記されています。要約にはズーム自身の大規模言語モデルに加えて他社のモデルも使われ、他社には内容を保持させない取り決めがあると説明されています。

ただし、使うモデルは変わることがあるとも書かれています。取引先から「会議の内容は外部のAIに渡るのか」と聞かれたときに答えられるよう、公式ヘルプの説明を社内の資料にまとめ、確かめた日付を添えておきます。取引先との秘密保持の取り決めで、会議の内容を外部のサービスで処理することに条件がある場合は、要約を使う前に契約の担当者に確かめます。

もう一点、相手の側がズームのAIを使っていることもあります。自社が主催でなくても、相手の会社の設定で要約が作られ、相手の社内で共有される場合です。自社の設定で止められるのは自社が主催する会議だけなので、相手の画面の印が変わっているのに気づいたら、どう扱うかを尋ねてかまいません。

運用を定着させる月1回の見直し

設定と手順を決めても、使ううちに例外が増えていきます。月に一度、営業の責任者と情報システムの担当者が30分ほど集まり、決めた線が守られているかを見直す時間を取っておくと、ずれが小さいうちに直せます。

見直しで見るのは、次のような点です。管理画面で、商談のグループの送り先と自動開始の設定が固定されたままか。抜き取りで読んだ要約に、社外に出してはいけない話が残ったまま送られたものはないか。相手に断られた件数と、そのときの対応が型どおりだったか。顧客管理ツールに移した記録に、確定していない約束が確定として入っていないか。

見直しで誤りが見つかったら、担当者を責めるのではなく、手順書の言葉や設定の側を直します。要約の独自の書式を作れる機能もあるため、よく崩れる項目があれば、書式の側で「誰の作業か」「期日」を必ず分けて書かせるようにするのも一つの手です。AIに任せる範囲は、要約と項目の下書きまで。送るかどうか、何を約束とするかは人が決める、という線を毎月確かめ直すことが、定着の中身です。

よくある質問

無料のプランでも商談の要約は使えますか？

2026年時点の公式の日本語ページでは、無料プランには機能を絞った版が含まれると案内されています。一方で、会議の要約の公式ヘルプでは、使える契約としてワークプレイスのプロ以上の有料プランが挙げられています。商談で使う範囲の機能が自社の契約に含まれるかは、管理画面と公式の料金ページで確かめてください。

相手がズームのアカウントを持っていなくても要約は届きますか？

公式ヘルプでは、要約を自動で受け取るには、会議中にズームのアカウントにサインインしている必要があると書かれています。サインインしていない人や、招待のリンクから途中で入った人には自動では届きません。商談では、そもそも自動で先方に送らず、主催者が直したものを手で送る運用にしておけば、この違いに振り回されずに済みます。

要約をAIに作らせたら、自分でメモを取らなくてよいですか？

金額・期日・相手が強調した条件だけは、自分でもメモしておくことをすすめます。要約を読んで直すときの突き合わせの材料になるからです。要約が崩れやすい固有名詞と数字を自分のメモで確かめられれば、読む時間も短く済みます。

他社の会議サービスで開かれる商談でも使えますか？

公式ヘルプには、ズームのAIを他社の会議に参加させて要約を作る機能の案内もあります。ただし、相手の会社が主催する会議に自社のAIを入れることになるため、告知と承諾の重みは自社主催の会議より大きくなります。使う場合は、相手の承諾を得られたときに限る、という決まりを先に作っておきます。

まとめ

ズームに組み込まれたAIアシスタントは、会議の要約と次の作業の抜き出しをすぐに作ってくれますが、商談で使うときは、録る前に5つの線を決めておく必要があります。オンにする人は3段の設定で営業のグループに絞り、社外の商談では自動開始を切り、要約の自動共有の既定は主催者のみにして固定します。相手には冒頭で口頭で伝え、断られたら使いません。要約と文字起こしは保管の期間を決め、顧客管理ツールに移したあとは消える設定にします。要約は固有名詞・数字・言っていない約束で崩れやすいため、編集できる主催者が読んで直し、送ってよい部分だけを手で送ります。AIに任せるのは要約と項目の下書きまでで、何を約束とし、何を相手に送るかは人が決めます。まずは営業部のグループの送り先の設定を管理画面で確かめるところから始めてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。