【2026年】配信前に確かめる同意｜記録の残し方を整える

配信の一覧を整理していると、いつ同意を得たか分からないあて先が出てきます。催しで交換した名刺から、まとめて登録した分です。登録した記録は残っていますが、同意を得た記録はありません。この状態で配信を続けることは、できません。同意を得ることと、その記録を残すことは、どちらも義務です。記録の残し方から、順に確かめます。

同意と記録の保存はどちらも義務

最初に、義務の中身を押さえます。広告や宣伝を目的とする連絡には、2つの義務があります。送信の前に同意を得ること、そしてその記録を保存することです。同意を得ただけでは、義務を満たしていません。記録がなければ、同意があったことを示せません。2つは、対になっています。

この仕組みは、2008年12月1日から施行されています。それ以前は、受信を拒否した人に送らない方式でした。現在は、同意を得た人にだけ送る方式です。考え方が、逆になっています。古い運用が残っていると、義務を満たしません。確かめる価値があります。

記録が求められる理由は、単純です。後から確かめられたときに、示す必要があるためです。同意を得たという主張だけでは、足りません。いつ、どのような方法で得たかを示します。示せなければ、同意がなかった扱いに近づきます。記録が、根拠になります。

3つめの義務が、本文の表示です。送信者の名称や住所などを、本文に書く必要があります。書いていないと、それ自体が違反になります。同意を得ていても、表示がなければ問題です。3つの義務を、そろえて満たします。順に確かめます。

この記事では、この3つを実務の手順として扱います。法律の全体を説明するものではありません。配信の運用に関わる範囲に、絞ります。個別の判断が必要な場合は、専門家に相談してください。ここでは、相談の前に持つべき理解を示します。所管する官庁の案内も、無料で読めます。

なお、この義務は法人向けの配信にも適用されます。個人向けだけの話ではありません。取引の関係による例外はありますが、範囲は限られます。法人だから対象外、ということはありません。そこを、先に押さえます。誤解しやすい点です。

同意の記録として何を残すか

記録の中身が、最も実務に関わる部分です。残し方には、2つの方式が定められています。あて先ごとに個別の記録を残す方式と、一覧に定型の事項を添える方式です。どちらでもかまいません。運用に合う方式を、選びます。順に説明します。

個別の記録の方式では、あて先ごとに3つを残します。同意を得た時期、同意を得た方法、同意を得た状況です。時期は、日付です。方法は、頁からの登録、書面での申し込みなどです。状況は、どのような表示のもとで同意したかです。この3つを、あて先ごとに持ちます。

一覧に定型の事項を添える方式は、より軽い運用です。あて先の一覧に加えて、同意を得た仕組みの定型の部分を残します。同じ頁から登録した人は、同じ表示のもとで同意しています。その表示の内容を、1つ残せば足ります。あて先ごとに、同じ内容を持つ必要がありません。件数が多い場合に、向きます。

頁からの登録の場合は、表示の事項を残します。登録の欄に、どのような説明が書かれていたかです。画面を保存する形が、確実です。文言を書き写す方法でも、足ります。変更したときは、変更後の分も残します。版ごとに、日付を付けます。

書面で申し込みを受けた場合は、書面の記載の内容を残します。申込書の様式そのものを、残す形です。実際に記入された用紙も、残す価値があります。様式だけでも、義務は満たせます。様式を変えたら、変更後の分も残します。版の管理が、必要になります。

連絡を送って同意を得た場合は、その通信文の定型の部分を残します。確認の連絡を送り、返信で同意を得る形です。送った連絡の文面を、1つ残します。返信そのものは、個別の記録になります。どちらの方式でも、対応できます。運用に合わせて選びます。

記録の保存の期間

保存の期間も、定められています。無期限に持つ必要はありません。原則は、最後に送信した日から起算して1か月を経過する日までです。送信を続けている間は、期間が延び続けます。送信をやめてから、1か月です。そこが起算点になります。

この定めから、実務の扱いが決まります。配信を続ける相手の記録は、持ち続けます。配信をやめた相手の記録は、1か月後に消せます。ただし、消す必要はありません。持ち続けることは、禁止されていません。運用の都合で、決められます。

措置命令を受けた場合は、期間が長くなります。命令を受けた日から1年以内に送信したものについて、扱いが変わります。最後の送信から1年になります。この場合は、より長く持つ必要があります。通常の運用では、原則の期間で足ります。例外として、押さえておきます。

送信しないこととした場合の定めもあります。同意を得たが、送信しないと決めた場合です。その決めた日までの間、記録を保存します。決めた後は、消せます。同意を得たまま送っていない相手が、これに当たります。整理のときに、確かめます。

状況	保存する期間	起算点
配信を続けている	最後に送信した日から1か月を経過する日まで	最後の送信の日
配信をやめた	同上（やめた後1か月で消せる）	最後の送信の日
同意を得たが送信しない	送信をしないこととした日まで	その決定の日
措置命令を受けた	最後の送信から1年（より長い扱い）	最後の送信の日

実務では、消さずに持つ運用が多くなります。消す作業の手間より、持つ費用のほうが小さいためです。ただし、個人の情報の管理の観点は別にあります。不要になった情報は、消すのが原則です。2つの観点で、判断します。社内の規則として決めます。

なお、消す場合は記録も一緒に消します。あて先を消して、同意の記録だけ残す形は意味がありません。対応が取れなくなります。まとめて消すか、まとめて持ちます。中途半端な状態を、作りません。手順として、決めておきます。

同意が不要になる例外

同意を得ずに送れる場合もあります。例外として、定められています。ただし、範囲は限られています。広く解釈すると、義務を満たさないことになります。主な例外を、順に確かめます。3つあります。

1つめは、取引の関係にある相手です。実際に取引があり、その関係に基づいて送る場合です。契約中の顧客への連絡が、これに当たります。ただし、取引と無関係な広告を送る場合は、判断が分かれます。範囲を、広く取らないほうがよいです。確かめる価値があります。

2つめは、自らのあて先を通知した相手です。名刺を渡された場合が、これに当たると説明されます。ただし、通知の趣旨が広告の受信を含むかは判断が要ります。名刺を渡したことが、配信の同意とは限りません。この点は、慎重に扱う価値があります。同意を得るほうが、確実です。

3つめは、公表されているあて先です。頁に掲載されているあて先などです。ただし、広告を拒否する旨が併記されている場合は、対象外です。掲載されているだけで、送れるとは限りません。併記の有無を、確かめます。確かめずに送るのは、危険です。

実務での方針は、単純にします。例外に頼らず、同意を得る形にします。例外の解釈で争うより、同意を得るほうが安全です。手間は増えますが、判断が要りません。配信の質も、上がります。望んでいる人にだけ届きます。

名刺から登録する場合の対応も、決めておきます。登録した後に、確認の連絡を送る形です。配信を希望するかを確かめ、返信を記録します。この一手間で、記録が残ります。例外の解釈に、頼らずに済みます。手順として、組み込みます。

本文に必ず書く表示の事項

3つめの義務が、本文の表示です。書くべき事項が、定められています。送信者の氏名または名称、住所、受信の拒否のあて先が中核です。苦情や問い合わせの受付先も、含まれます。書いていないと、それ自体が違反です。順に確かめます。

送信者の名称は、実際に送っている主体の名称です。配信を代行してもらっている場合、扱いが分かれます。誰が送信者かを、明確にします。略称ではなく、正式な名称にします。確かめられたときに、特定できる形にします。そこが目的です。

住所も、正確に書きます。本店の所在地か、実際に業務を行う場所です。番地まで書くのが、確実な形です。私書箱のような形では、足りない可能性があります。連絡が届く場所を、書きます。そこが趣旨です。

受信の拒否のあて先は、最も重要な事項です。拒否の通知を受けるための、あて先または頁です。本文の中で、目に付く場所に書きます。小さく書いて分かりにくくすると、趣旨に反します。押せる形にしておくのが、親切です。実際に機能することも、確かめます。

苦情や問い合わせの受付先も、書きます。受信の拒否のあて先と、同じでもかまいません。別に設けるなら、両方を書きます。受け付けた苦情に対応する体制も、必要です。書くだけで、対応しないのは問題です。体制と、あわせて整えます。

これらは、配信の雛形に入れておきます。毎回書くと、抜けが出ます。雛形の末尾に固定で入れる形にします。1回設定すれば、毎回入ります。抜けの心配が、なくなります。先に設定します。

受信の拒否への対応

拒否の通知を受けた場合の対応も、義務です。以降、その相手に送ることはできません。対応の期限も、実務上は速やかである必要があります。手作業で処理していると、遅れます。仕組みで自動的に止める形にします。順に確かめます。

最も確実なのは、頁からの手続きです。押すだけで、一覧から外れる形です。手作業が、入りません。遅れも、起きません。多くの配信の道具に、この機能があります。使える状態にしておきます。

返信で拒否を伝えられる場合もあります。この場合、手作業で処理することになります。返信を受け取る先が、監視されていない場合があります。自動で送るあて先を、返信の受け先にしていると起きます。誰も見ていない状態です。確かめる価値があります。

返信の受け先を、必ず監視します。毎日でなくても、週に1回は確かめます。拒否の連絡が、埋もれていないかを見ます。埋もれたまま送り続けると、違反になります。担当を、決めておきます。担当がいないと、続きません。

複数の配信の道具を使っている場合は、注意が必要です。1つの道具で拒否しても、別の道具には反映されません。同じ相手に、別の道具から届き続けます。拒否の一覧を、共通で持つ仕組みが必要です。道具をまとめる判断も、出てきます。運用の設計の問題です。

拒否の記録も、残します。いつ、誰が拒否したかです。誤って再登録することを、防げます。催しで再度名刺を交換した場合に、起きやすい事故です。拒否の一覧と、突き合わせます。登録の手順に、この確認を入れます。

同意を得る画面の作り方

同意を得る場面の設計も、重要です。記録の中身が、この設計で決まります。何に同意したかが、明確である必要があります。曖昧な表示のもとでの同意は、後から争いになります。設計の要点を、順に整理します。4つあります。

1つめは、配信の内容を書くことです。何についての連絡が届くかを、示します。「お役立ち情報」だけでは、曖昧です。広告や宣伝を含むことも、明記します。含むことを隠すと、同意の有効性が疑われます。先に書きます。

2つめは、頻度を書くことです。月に何回程度届くかです。想定より多いと、拒否につながります。書いておけば、期待とのずれが小さくなります。拒否の割合にも、影響します。書く価値があります。

3つめは、既に印が入った状態にしないことです。同意の欄に、初めから印が入っている形です。自分で選んでいないため、同意として弱くなります。空の状態から、自分で選ぶ形にします。この点は、確かめる価値があります。既定の設定を、見ます。

4つめは、他の手続きに紛れ込ませないことです。資料の請求の手続きの中に、配信の同意を混ぜる形です。別の項目として、分けて置きます。分けていないと、資料の請求だけを望んだ人が含まれます。後から拒否が増えます。分ける価値があります。

これらの表示は、記録として残します。画面を保存するか、文言を書き写します。変更したときは、変更後の分も残します。いつからいつまでの表示かが、分かる形にします。版の管理が、必要になります。日付を、付けます。

既存の一覧を点検する

すでに持っている一覧の点検も、必要です。同意の記録がないあて先が、含まれている可能性があります。記録がない分は、配信を止める判断が必要です。そのまま送り続けると、違反の状態が続きます。点検の手順を、順に示します。5段で足ります。

この手順のうち、4段目には注意が要ります。同意を確かめる連絡そのものが、広告に当たる可能性があります。内容によって、扱いが分かれます。広告の要素を含めず、確認だけの内容にします。判断に迷う場合は、専門家に確かめます。自己判断で進めないほうがよいです。

購入した一覧は使えない

外部から購入した一覧の扱いも、押さえます。購入した一覧では、同意を得ていません。自社に対する同意ではないためです。他社が得た同意は、こちらには及びません。そのまま送ると、違反になります。この点は、明確です。

売る側が「同意を得ている」と説明する場合もあります。その同意が、第三者への提供を含むかを確かめます。含んでいても、こちらへの配信の同意とは別です。同意の相手が、特定されている必要があります。包括的な同意では、足りない可能性があります。確かめる価値があります。

使う場合は、改めて同意を得ます。ただし、同意を得るための連絡を送ることも、同意なしでは難しいところです。実務上、購入した一覧は使いにくいものです。自社で集めるほうが、確実です。時間はかかりますが、後の危険がありません。判断の分かれ目です。

配信の到達の面でも、購入した一覧は不利です。望んでいない人が多く、拒否や迷惑の扱いが増えます。その結果、送信元の評判が下がります。他のあて先にも、届きにくくなります。法令の面と、到達の面の両方で不利です。使わない判断が、現実的です。

すでに購入した一覧を使っている場合は、対応が必要です。配信を止め、記録を確かめます。対応の方法は、専門家に相談する価値があります。自己判断で続けるのは、危険です。止めることが、最初の対応です。順番を、間違えないようにします。

なお、催しの共催で得た一覧も、注意が必要です。同意の相手が、どこまでを含むかを確かめます。共催の相手も含む同意を得ていれば、使えます。得ていなければ、使えません。催しの設計の段階で、同意の文言を決めます。後から広げることは、できません。

記録の残し方の実務

記録を残す作業を、実務に落とします。特別な仕組みは、必要ありません。多くの配信の道具に、登録の経路を記録する機能があります。その機能を使えば、個別の記録が残ります。使っていない場合は、設定を確かめます。順に整理します。

道具の側で残るのは、登録の日時と経路です。これで、時期と方法の2つが記録されます。残るのは、状況です。どのような表示のもとで同意したかです。この部分は、別に残します。頁の表示を、保存する形です。

頁の表示は、画面を保存するのが確実です。文言を書き写す方法でも、足ります。変更したときに、変更後の分を残すことが重要です。いつからいつまでの表示かが、分かる形にします。版ごとに、日付を付けます。この管理が、抜けやすい部分です。

保存の場所も、決めておきます。配信の道具の中と、別の場所に分かれます。頁の表示の記録は、道具の外に置くことになります。対応が取れる形にします。案件ごとや、期間ごとにまとめます。探せる形にします。

担当が変わったときの引き継ぎも、考えます。記録の場所と、残し方の手順を渡します。口で伝えると、失われます。1枚の紙に、書いておきます。新しい担当が、同じ形で続けられます。作る価値があります。

なお、記録は監査に耐える形が理想です。後から書き換えられない形が、望ましいところです。ただし、法令で形式が定められているわけではありません。実務では、通常の保管で足ります。過度に構える必要はありません。残すこと自体が、重要です。

配信の雛形に固定で入れる

表示の事項は、雛形に固定で入れます。毎回書くと、抜けが出ます。本文の末尾に、固定の部分として設定します。配信の道具の多くに、この機能があります。1回設定すれば、毎回入ります。抜けの心配が、なくなります。

入れる内容は、5つです。送信者の名称、住所、受信の拒否のあて先、苦情の受付先です。そして、なぜこの連絡が届いているかの説明です。最後の1つは、義務ではありません。ただし、拒否の割合を下げる効果があります。入れる価値があります。

なぜ届いているかの説明とは、次のようなものです。「頁から配信をお申し込みいただいた方にお送りしています」という形です。覚えていない人が、迷惑として扱うのを防げます。迷惑として扱われる割合は、到達に影響します。1行で、効果があります。入れておきます。

受信の拒否のあて先は、目に付く場所に置きます。末尾の小さい文字に埋めると、探されます。探して見つからないと、迷惑として扱われます。その方が、拒否より不利な結果です。見つけやすくするほうが、有利です。設計の判断です。

実際に機能するかも、確かめます。押して、実際に一覧から外れるかを見ます。設定を変えたときに、壊れることがあります。月に1回、確かめる価値があります。壊れたまま送ると、拒否ができません。確かめる手順に、入れておきます。

なお、法人向けの配信でも同じ表示が必要です。個人向けだけの話ではありません。取引の関係による例外はありますが、表示の義務は別です。同意の例外と、表示の義務を混同しないようにします。2つは、別の話です。そこを押さえます。

よくある違反の型

実務で起きやすい違反を、型で整理します。どれも、悪意なく起きます。手順が決まっていないことが、共通の原因です。知っておけば、避けられます。5つ挙げます。順に見ます。

1つめは、名刺からまとめて登録する型です。催しで交換した名刺を、そのまま一覧に加えます。同意の記録が、残りません。例外の解釈に頼ることになります。確認の連絡を送る手順を、入れます。1手間で、記録が残ります。

2つめは、拒否の連絡を見落とす型です。返信の受け先が、監視されていない場合です。誰も見ていないあて先を、返信の受け先にしていると起きます。週に1回、確かめる担当を決めます。決めていないと、続きません。手順に入れます。

• 名刺からまとめて登録し、同意の記録を残さない
• 返信の受け先を監視せず、拒否の連絡を見落とす
• 同意の欄に、初めから印が入った状態にしておく
• 資料の請求の手続きに、配信の同意を紛れ込ませる
• 購入した一覧に、そのまま配信する

3つめは、既に印が入った状態にする型です。自分で選んでいないため、同意として弱くなります。空の状態から選ぶ形に、変えます。登録の数は減りますが、質が上がります。拒否の割合も、下がります。総合的には、有利です。

生成AIに任せられる部分

この分野は、任せ方に注意が要ります。法令の解釈を、そのまま信じてはなりません。保存の期間や表示の事項が、古い内容で返ることがあります。別の国の制度が、混ざることもあります。任せる範囲を、絞ります。順に整理します。

任せやすいのは、一覧の点検の作業です。あて先と登録の経路の一覧を渡します。経路ごとに分類させ、記録の有無を確かめる対象を絞らせます。機械的な整理なので、確実です。件数が多いほど、効果が出ます。そこは任せられます。

同意を得る画面の文言の案も、出させられます。配信の内容と頻度を渡し、説明の文言を作らせます。義務の事項が含まれているかは、人が確かめます。官庁の案内と、突き合わせます。文言の案は、材料として使います。採否は、人が決めます。

• 保存の期間や表示の事項は、必ず官庁の案内で確かめる
• 一覧を経路ごとに分類し、点検の対象を絞る作業は任せやすい
• 画面の文言の案は出せるが、義務の事項の確認は人が行う
• 既存の一覧をどう扱うかの判断は、専門家に確かめる

既存の一覧をどう扱うかの判断は、任せられません。配信を止めるか、確認の連絡を送るかの判断です。確認の連絡そのものの扱いも、判断が要ります。専門家に確かめる価値があります。自己判断で進めると、違反が続きます。順番を、決めておきます。

なお、官庁の案内は無料で読めます。ガイドラインとして、公開されています。生成の道具に聞くより、そちらを読むほうが速いこともあります。一次に近い資料から、読みます。そのうえで、迷う点だけを相談します。順番が、効率を決めます。

よくある質問

法人向けの配信でも同意は必要ですか

必要です。個人向けだけの話ではありません。取引の関係にある相手などの例外はありますが、範囲は限られます。法人だから対象外、という扱いはありません。例外に頼らず、同意を得る運用が安全です。

名刺を受け取ったら送ってよいですか

自らのあて先を通知した相手という例外に、当たる可能性があります。ただし、通知の趣旨が広告の受信を含むかは判断が要ります。名刺を渡したことが、配信の同意とは限りません。確認の連絡を送り、同意を記録するほうが確実です。1手間で、記録が残ります。

同意の記録はいつまで持つ必要がありますか

原則として、最後に送信した日から起算して1か月を経過する日までです。送信を続けている間は、期間が延び続けます。措置命令を受けた場合は、より長い期間になります。実務では、消さずに持つ運用が多くなります。個人の情報の管理の観点と、あわせて判断してください。

配信の代行を頼んでいる場合、誰が義務を負いますか

誰が送信者かによって、扱いが分かれます。自社の名義で送っているなら、自社が送信者です。表示の事項も、自社のものを書きます。代行の会社に任せているから大丈夫、とはなりません。契約の内容と、実際の運用を確かめてください。

配信の質と義務は同じ方向を向く

最後に、義務とは別の観点を加えます。同意を得て送ることは、配信の質にも効きます。望んでいる人にだけ届く状態になります。開かれる割合が上がり、迷惑として扱われる割合が下がります。義務と、成果が同じ方向を向いています。順に整理します。

迷惑として扱われる割合は、到達に直接影響します。受け取る側の大手の事業者が、この割合を見ています。高いと、他のあて先にも届きにくくなります。望んでいない人に送ることが、全体の到達を下げます。一覧を大きくすることが、目的になりません。質が、効きます。

同意を得る過程で、期待もそろいます。何が届くか、どのくらいの頻度かを伝えているためです。期待とのずれが小さいほど、拒否が減ります。拒否が減れば、一覧が長持ちします。集めた分が、残ります。効率が、上がります。

記録を残すことにも、実務の利点があります。いつどこから登録された人かが、分かります。どの経路からの登録が、反応が良いかも分かります。集める施策の判断に、使えます。義務のための記録が、分析の材料にもなります。同じ記録で、2つの目的を満たします。

経路ごとの反応を見ると、判断が変わります。催しからの登録と、頁からの登録で、反応が違います。反応の良い経路に、集める力を配ります。記録がなければ、この判断ができません。記録の副産物として、得られます。使う価値があります。

したがって、義務を負担として捉える必要はありません。同じ作業が、成果にもつながります。先に整えれば、後の運用が楽になります。手順として固定すれば、判断も要りません。そこが、この作業の本質です。順に整えます。

確かめる項目の一覧

現状を確かめる項目を、一覧にします。順に見れば、対応すべき場所が分かります。1時間ほどで、全部を確かめられます。見つかった問題から、順に直します。全部を一度に直す必要はありません。順に見ます。

• 配信の一覧のあて先ごとに、登録の経路が記録されているか
• 同意を得た時期と方法が、あて先ごとに分かるか
• 同意を得た画面の表示が、記録として残っているか
• 画面の表示を変更したとき、変更後の分も残しているか
• 本文に、送信者の名称と住所が書かれているか
• 受信の拒否のあて先が、目に付く場所にあるか
• 拒否の手続きが、実際に機能するか
• 返信の受け先を、監視する担当が決まっているか
• 拒否した相手の一覧を持ち、再登録を防げるか
• 購入した一覧を、配信に使っていないか

この一覧のうち、最初の3つが記録に関わる項目です。残りは、表示と拒否への対応の項目になります。問題が見つかった順に、直します。影響が大きいのは、記録がない分の配信です。そこから、手を付けます。

まとめ

広告や宣伝の連絡には、3つの義務があります。同意を得ること、その記録を保存すること、本文に表示の事項を書くことです。記録は、同意を得た時期、方法、状況を示せる形にします。あて先ごとの個別の記録か、一覧に定型の事項を添える方式のどちらでも足ります。保存の期間は、最後に送信した日から起算して1か月を経過する日までです。

同意が不要な例外はありますが、範囲は限られます。例外に頼らず、同意を得る運用のほうが安全です。名刺から登録する場合は、確認の連絡を送って記録を残してください。本文の表示は、雛形に固定で入れれば抜けません。返信の受け先を監視する担当も、必ず決めてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。