出版社の編集部とライツの担当が、著者との出版契約と覚書を引き、電子版・翻訳・映像化などの二次利用の条件を条文で確かめる

処理の起点を決める

起点は、ライツの担当か編集部の契約の担当が、確認の画面で送信したことです。 打診のメールを受け取った担当が、作品と利用の種類を選んで送ります。

作品の番号が決まらない打診は、検索しません。 書名だけで探すと、同じ書名の別の版や、文庫化した版の契約が混ざります。文庫化や新装版は台帳で別の番号を持たせ、原作の番号とのつながりを台帳に書きます。

もう一つのトリガーは、契約と覚書の締結です。 新しい契約や覚書を結んだら、ライツの担当がスキャンして置き、メタデータに作品の番号と締結の日を書きます。取り込みは毎晩行います。

入力データを集める

質を決めるのは、契約と覚書の1通ずつに付ける作品の番号と締結の日です。 1通の覚書が複数の作品をまとめて扱うことがあるので、work_id は配列で持たせます。覚書がどの契約を変えるものかも、amends に原契約の番号で書きます。

著者の口座や住所の書かれた別紙は、取り込みません。 二次利用の条件を確かめるのに要らず、検索の抜き出しに出てくると、確認の画面を見る全員の目に触れます。

データの取得方法を決める

契約と覚書は1通ずつファイルにして Cloud Storage に置きます。公式では、非構造化データは PDF・DOCX などに対応し、1ファイルの上限は200MBです。メタデータは JSON Lines で、1行ごとに id、structData、content（mimeType と uri）を書きます。

{"id":"C-2016-0412","structData":{"doc_kind":"contract",
 "work_id":["W-03318"],"signed_date":"2016-04-12T00:00:00Z",
 "amends":[]},
 "content":{"mimeType":"application/pdf","uri":"gs://rights-docs/C-2016-0412.pdf"}}
{"id":"M-2021-0907","structData":{"doc_kind":"memorandum",
 "work_id":["W-03318","W-03319"],"signed_date":"2021-09-07T00:00:00Z",
 "amends":["C-2016-0412"]},
 "content":{"mimeType":"application/pdf","uri":"gs://rights-docs/M-2021-0907.pdf"}}

問い合わせのたびに、作品の番号で絞ります。 公式の構文では、文字の項目は ANY() に並べた値のどれかと完全に一致するかを見られます。項目はスキーマで索引可能にしておかないと絞り込みに使えません。

work_id: ANY("W-03318")

利用の種類ごとに、質問文を変えて検索を呼びます。 翻訳なら「翻訳 外国語 海外 翻訳出版 窓口」、映像化なら「映像化 映画 ドラマ 映像 翻案 窓口」のように、契約で使われる言葉を並べた質問文を中継プログラムが持ちます。抜き出しの指定は次のようにします。

中継プログラムが送る検索の要求は、翻訳の欄なら次のようになります。

{"query": "翻訳 外国語 海外 翻訳出版 窓口 許諾",
 "filter": "work_id: ANY(\"W-03318\")",
 "contentSearchSpec": {
   "snippetSpec": {"returnSnippet": true},
   "extractiveContentSpec": {
     "maxExtractiveSegmentCount": 5,
     "returnExtractiveSegmentScore": true,
     "numPreviousSegments": 1,
     "numNextSegments": 1}}}

利用の種類が3つなら、この要求を3回送ります。 1回の質問文に全部の言葉を並べると、電子の条文ばかりが上に来て、翻訳や映像化の条文が抜き出しの5件に入らないことがあります。

前後の部分を付けるのは、条文の「ただし」が次の段落に続くことが多いからです。 公式では、前後を付けたりスコアを返したりすると応答が遅くなることがあるとされています。打診の返事は数分を争うものではないので、正確さを取ります。

AIへ渡す前に整形する

1. スキャンを確かめる … 古い契約は OCR パーサーで読みます。読み取れない契約は、ライツの担当が原本を見てスキャンし直します
2. 別紙を外す … 著者の口座・住所・印鑑の書かれたページは取り込みません
3. 作品の番号と締結の日を付ける … 契約の本文の作品名と台帳を照らし、ライツの担当が work_id と signed_date を書きます
4. 覚書の amends を書く … 覚書の前文の「原契約」を読み、変える契約の番号を書きます
5. 派生の版をつなぐ … 文庫・新装版・合本の作品の番号を、原作の番号と台帳でつなぎます

3番目と4番目は、機械に推し量らせません。 覚書の前文は「平成28年4月12日付出版契約書」のように日付で原契約を指していることが多く、同じ日に複数の作品の契約を結んだ著者だと、どの契約かを読み違えます。

AIに処理させる

検索の抜き出しで条文を取り出し、Gemini には、取り出した条文を利用の種類ごとの欄に振り分けさせます。

Gemini に渡すのは、抜き出した条文の本文と出典だけです。 契約の全文は渡しません。条文に無いことを書く余地を、入力の側で狭めます。

振り分けに生成AIを使うのは、契約の言葉が作品と年代でばらばらだからです。 「翻訳出版」「外国語版」「海外での出版」「翻訳権の管理」は、どれも翻訳の欄に入る言葉です。言葉の一覧で機械的に振り分けると、一覧に無い言い方の条文が other に落ちます。 振り分けの誤りは、担当が条文を読めば気づけるので、生成AIに任せてよい範囲と考えます。

指示内容を固定する

中継プログラムが、利用の種類ごとに抜き出した条文を、文書の番号・種類・締結の日と一緒に並べて Gemini に渡します。

あなたは出版社のライツ部の担当として、作品の出版契約と覚書から
抜き出された条文を、二次利用の種類ごとに整理する立場です。
読むのはライツと法務の担当で、許諾できるかは担当が判断します。

【入力】
抜き出された条文が、文書の番号、文書の種類（契約／覚書）、
締結の日、抜き出しの本文の組で並んでいます。

【やること】
1. 各条文が、電子／翻訳／映像化／音声／転載のどの欄に当たるかを決める。
   どの欄にも当たらない条文は other に入れる
2. 条文に書かれている条件を、次の項目ごとに本文の言葉のまま写す。
   期間、地域、言語、窓口（誰が交渉・許諾するか）、配分、承諾の要否
3. 条の番号が本文から読み取れれば写す

【厳守事項】
- 条文の言葉を言い換えたり、要約したりしないでください。
  条件の項目にも、本文にある言葉だけを写してください。
- 本文に無い条件を書かないでください。書かれていない項目は空にしてください。
- 許諾できる、できない、出版社が決められる、と書かないでください。
- 覚書と原契約の条件をまとめて1つにしないでください。
  文書ごとに分けて書いてください。
- 一般的な出版の慣行や法律の説明で補わないでください。
- 決められた形の JSON だけを返してください。

「条件の項目にも、本文にある言葉だけを写す」を明記しないと、AIは条件を整えて書きます。 窓口の欄に「甲が窓口となり、乙と協議のうえ」とあるのを「出版社が窓口」と縮め、「協議のうえ」が落ちます。 協議が要るかどうかは、打診への返事の速さを決める条件です。

出力形式を固定する

Gemini の返り値と抜き出しの結果を、中継プログラムが次の形にまとめます。

{
  "request_id": "",
  "work_id": "",
  "uses": ["translation", "screen"],
  "documents": [ { "doc_id": "", "doc_kind": "contract | memorandum",
                   "signed_date": "", "amends": [] } ],
  "clauses": [ { "use": "ebook | translation | screen | audio | excerpt | other",
                 "doc_id": "", "signed_date": "", "article": "",
                 "quote": "", "conditions": { "term": "", "territory": "",
                 "language": "", "agent": "", "share": "", "consent": "" },
                 "segment_score": 0 } ],
  "flags": { "no_clause": [], "overlap": [] },
  "route": "listed | review"
}

quote は、Gemini の返り値ではなく、検索の抜き出しの本文から中継プログラムが入れます。 Gemini が返すのは欄と条件の項目だけで、条文そのものは抜き出しの結果と照らして一致するものだけを残します。 一致しなかった条文は、Gemini が書き換えたものとして捨てます。

route は次の規則で決めます。

どれにも当たらないものだけが listed です。 listed でも、打診への返事を決めるのはライツの担当です。no_clause は「定めが無い」という事実で、許諾できないという意味ではありません。 著者に確かめるかを法務と決めます。

確認の画面には、利用の種類ごとに次の形で出します。 同じ欄の中は締結の日の古い順に並べ、覚書には変えた契約の番号を添えます。

【翻訳】作品 W-03318
■ 契約 C-2016-0412（2016-04-12）第12条
 「本著作物の翻訳出版については、甲乙協議のうえ別途定める。」
■ 覚書 M-2021-0907（2021-09-07、C-2016-0412 を変更）第2条
 「甲は乙に対し、本著作物の翻訳出版に関する海外の出版社との
  交渉の窓口を委託する。ただし許諾の可否は甲が決定する。」
 印：overlap

覚書の「ただし許諾の可否は甲が決定する」が、前後の部分を付けた抜き出しで拾われます。 窓口を任されていても、許諾を決めるのは著者だと読めるので、ライツの担当は打診の相手に条件を出す前に著者に確かめます。

システムへ連携する

法務の1行には、作品の番号、利用の種類、条文の表、印を付けます。 法務の担当は、ファイルを探すところからではなく、条文を読み合わせるところから始められます。

人が確認する

打診への返事を決めるのは、いつもライツの担当です。 定めの無い利用と、覚書の読み合わせは、法務と一緒に行います。

1. 文書がそろっているかを見る … documents の一覧に、台帳で知っている覚書が全部あるかを確かめます
2. 条文を読む … quote を読み、条件の項目が本文と合っているかを見ます
3. overlap は読み合わせる … 覚書が原契約のどの条件を変えたかを、両方の条文を並べて読みます
4. no_clause は法務と決める … 著者か代理人に確かめるかを決めます

1番目を省かないでください。 覚書の取り込み漏れがあると、条文が見つからないのではなく、文書が無いだけです。no_clause の多くは、最初の数か月は取り込み漏れから出ます。

例外に対処する

4行目は、文庫化の打診でよく起きます。 文庫の契約だけを見ると、原作の契約の翻訳の窓口の条文が見つからず、no_clause に見えてしまいます。

記録を残す

• 確認の依頼（作品の番号、利用の種類、地域・言語・媒体）、担当、日時
• 検索の要求（絞り込み、質問文、抜き出しの指定）と返り値の全文
• Gemini への入力と返り値、unmatched で捨てた条文
• 条文の表、印、route、ライツと法務の判断と、著者への確認の結果

著者への確認の結果は、次の打診のときの材料になります。 同じ作品で同じ利用の種類の打診が来たときに、前回の判断と著者の返事を、契約の条文と並べて見られるようにします。