中古バイクの買取店が査定士の手書きの査定シートを読み取り、車台番号・走行距離・減点の項目を、古物の帳簿の記載事項をそろえた査定の台帳と買取の明細にする

処理の起点を決める

毎時0分に、受付フォルダに新しく保存された査定シートと書類の写しをまとめて処理します。 買取は1日を通じて少しずつ決まるので、1日1回にすると、夕方に決まった車両の確認が翌日に回ります。 毎時にすれば、店長は車両が店にあるうちに確認の一覧を受け取れます。

保存は、買取が決まった時点で店のスタッフが行います。閉店後にまとめて本部へ送る運用はやめます。 ファイル名は受付番号と種類（査定／書類）にし、同じ受付番号の2つのファイルを1件として扱います。 書類の写しが30分たっても届かない受付番号は、次の回まで待ってから「書類なし」の印を付けます。

処理が終わったファイルは、日付ごとのフォルダへ移します。移すのは、台帳と帳簿に下書きの行を足すまで成功したときだけです。 受付フォルダに残っているファイルが、そのまま未処理です。

入力データを集める

質を決めるのは、顧客の記録との結び付けです。 帳簿の記載事項のうち、相手方と確認の措置の区分は査定シートに無く、店のスタッフが端末で入れた記録にしかありません。 受付番号で引けなければ、帳簿の行はそろいません。

品目の一覧は、部品の書き方をそろえるために使います。 「マフラー等」のような書き方を、一覧のどの品目に当たり、いくつあるのかに分けます。一覧に無い品目は、新しく足すかを本部が決めます。

顧客の記録は、生成AIにも Document AI にも渡しません。 結び付けは Python の側で受付番号を使って行います。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Document AI の REST の process のメソッドを呼びます。公式の説明では、リクエストの本文の rawDocument に MIME タイプと base64 にした画像を入れて送ります。査定シートと書類の写しは、別々に1回ずつ呼びます。

チェック欄は、表の外のものは値が filled_checkbox か unfilled_checkbox で返ります。 公式の説明のとおりで、表の中のチェックボックスは ✓ や ☐ の文字でセルに入ります。打刻の確認は表の外に「確認した」「要確認」の2つの□で置きます。 公式の説明では、チェックボックスのモデルはラジオボタンに対応していません。

減点の表は、セルを結合しない様式にします。 公式の説明では、Form Parser の表の取り出しは行や列をまたぐセルの無い単純な表が対象です。「外装」の見出しで5行をまとめたセルがあれば、部位の名前を各行に書き込む形に直します。

車台番号の欄は、1文字ずつの枠にします。 1文字1枠にすると、査定士の字が詰まらず、何文字目が読めなかったかを枠の位置で示せます。 値の入っていないキーと値のペアは確実には読めないとされているので、車台番号のキーが結果に無いことは「空」として扱います。

AIへ渡す前に整形する

1. 受付番号の確認 … ファイル名と査定シートの受付番号が合わなければ、check にします
2. 2つのファイルのそろいの確認 … 査定と書類の片方しか無ければ、30分待ってから「書類なし」の印を付けます。部品だけの買取は書類が無いので、品目の欄から車両の有無を見て扱いを分けます
3. ページの数の確認 … 1ファイル1枚を基本にし、書類が両面なら2ページまでとします。公式のプロセッサ一覧では、同期の処理は1回15ページまでです
4. 文字の正規化 … 車台番号と原動機の番号は、全角を半角に、小文字を大文字にそろえます。ここで「O」を「0」に置き換えるような直しはしません
5. 走行距離の確認 … 数字として読めない、桁が多すぎる、単位が書かれていないものは check にします
6. 重複の検知 … 同じ車台番号の買取が直近にあれば、二重の保存か、同じ車両の再度の買取かを check にします

4番目で直しをしないことが大事です。 「O」と「0」の取り違えを規則で直すと、直した結果がたまたま書類と合い、写し違いが消えます。 取り違えの候補は照合のときに印として示すだけにし、どちらが正しいかは店長が打刻で確かめます。

AIに処理させる

照合と計算は、Python の規則で行います。 生成AIには、付属品・部品の欄と所見を、帳簿の品目と数量に分ける仕事だけを渡します。

「要確認」に ✓ があるものは、店長だけでなく、営業所の管理者に回します。 打刻部分の改造等の有無を判定する知識を求められているのは管理者です。不正品の疑いがあるかを決め、警察官に申告するかを決めるのも人です。 古物営業法第15条第3項は、不正品の疑いがあると認めるときは直ちに警察官に申告しなければならないとしています。

部品の特徴は、書かれている語だけを拾わせます。 帳簿の「古物の特徴」として足りるかは、本部の事務が判断します。生成AIに「足りる」「足りない」を言わせると、その判断が帳簿の記録に混ざります。

4行目が起きやすい失敗です。 「マフラー等」と書かれた部品の買取を、生成AIは1本と読みたがります。数量が書かれていなければ null のまま返させ、店に聞きます。 帳簿に数を書くのは、数えた人の答えです。

指示内容を固定する

あなたは中古バイクの買取店の本部で、仕入の記録を整える補助です。
査定シートの「付属品・部品」欄と「所見」欄の文を、帳簿の品目と数量に分けてください。
渡すのは OCR が読み取った欄の文字と、品目の一覧だけです。

【品目の一覧】{item_list}

【出力の決まり】
- 1つの品目ごとに1件にしてください。
- item には品目の一覧の名前をそのまま入れてください。
  当たるものが無ければ "unlisted" とし、原文を evidence に写してください。
- quantity には書かれた数だけを入れてください。数が書かれていなければ null です。
  「等」「一式」「セット」と書かれていても、数を決めないでください。
- features には、メーカー名・型番・色など、書かれている語だけを入れてください。
- attached は、車両に付いたまま買い取ったと書かれていれば true、
  部品だけの買取と書かれていれば false、どちらとも書かれていなければ null です。

【厳守事項】
- 査定額、減点、修復歴、改造について判断しないでください。
- 盗品や不正品の疑いについて、何も書かないでください。
- 車台番号や型番の文字を直さないでください。読めない文字は「?」のまま残してください。
- 書かれていないことを補わないでください。
- evidence には、根拠にした原文の部分をそのまま写してください。

【付属品・部品】{parts_text}
【所見】{remarks}

「盗品や不正品の疑いについて、何も書かない」を明記しないと、所見の「打刻やや不鮮明」に「要注意」と添えます。 その一言が帳簿の下書きに入ると、疑いの判断を仕組みがしたことになります。判断の根拠は、管理者が現車を見た記録だけに置きます。

構造化出力で、答えの形を固定します。 公式の説明では、Claude API の構造化出力は output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡し、オブジェクトには additionalProperties: false が要ります。quantity は整数か null にします。数値の範囲の制約には対応していないので、数量の妥当さは Python の側で見ます。

出力形式を固定する

{
  "items": [
    { "item": "マフラー", "quantity": null, "features": ["社外品", "ステンレス"],
      "attached": false, "evidence": "マフラー等 社外 ステン" },
    { "item": "unlisted", "quantity": 1, "features": [],
      "attached": true, "evidence": "リアキャリア1" }
  ]
}

Python は、この JSON と照合・計算の結果を合わせて、査定の台帳と帳簿に下書きの行を足し、買取の明細の下書きを作ります。

買取の明細の下書きには、査定額を書かれたとおりに入れます。 明細の金額を仕組みが計算し直すことはしません。減点の合計に印が付いているものは、明細の下書きを作らずに止めます。

システムへ連携する

会計の仕組みへは、本部の事務が確定したものだけを回します。 下書きの行のまま回すと、車台番号の食い違いが残った車両の支払が確定します。 状態の列が「確定」になった行だけを取り込みの対象にします。

顧客の記録は読むだけにします。 相手方の情報が欠けていても、仕組みは書き足しません。店のスタッフが端末で直し、次の回の処理で結び付け直します。

人が確認する

店長は、毎時届く店ごとの一覧のうち、自分の店の分だけを見ます。

1. 「要確認」の打刻と車台番号の食い違いを先に見る … 車両が店にあるうちに打刻を見直し、「要確認」は管理者に回します
2. 減点の合計の違いを見る … 査定士に、足し違いか書き違いかを確かめてもらいます。査定額を変えるかは査定士と店長が決めます
3. 部品の数量と品目の空きを見る … 査定士に数を書き足してもらいます
4. 帳簿の記載事項の空きを見る … 顧客の記録の入れ忘れを、店のスタッフが直します

管理者に回ったものは、別の一覧で追います。 「要確認」の車両は、管理者が打刻部分を見て結果を書くまで、台帳の状態を「保留」にし、整備や出品に回しません。 管理者が見た日時と所見は、査定シートとは別の記録に残します。

書き足しは、査定シートに直接書いてスキャンし直します。 書き足した日と人を余白に書いてもらい、元の査定シートの画像も残します。 後から書いたことが分かる形にします。

本部の事務は、印の消えた下書きの行を確かめて確定します。 印の付かなかった行は一覧で流し見て、車台番号の行だけは画像と並べて目で見ます。 照合が合っていても、査定シートと書類の両方が同じ誤りをしていることはありうるからです。

目標は、600件をならして1件2分です。 店長の一覧に載るものが2割前後という想定で、それより多い月は、査定シートの様式か、書類のスキャンの濃さを見直します。

例外に対処する

2行目の「1文字だけ読めない」を、照合の合った文字で埋めないでください。 読めない1文字を書類の文字で埋めると、必ず照合が合います。 それでは照合をした意味が無くなります。

8行目の取消も、帳簿の下書きから消さずに残します。 買い取らなかった車両は古物を受け取っていないので帳簿の記載は要りませんが、取消の印の付いた行が残っていれば、査定シートが1枚多い理由を後から説明できます。 消してしまうと、スキャンされた査定シートの画像だけが行き場を失います。

記録を残す

• 査定シートと書類の写しの画像と、スキャンした日時・店舗・スキャンした人
• Document AI が返した JSON の全文と、使ったプロセッサの版
• 照合と計算の結果、生成AIの品目の分け方、そのとき参照した品目の一覧
• 人が直した記録 … どの値を、誰が、何から何に、なぜ直したか
• 店長と管理者が打刻を確かめた記録と、その判断
• 下書きから確定にした人と日時

帳簿は3年間の保存が要ります。 古物営業法第18条は、帳簿等を最終の記載をした日から3年間営業所に備え付けるか、電磁的方法による記録を3年間、直ちに書面に表示できるようにして保存することを求めています。台帳と帳簿の行から、元の査定シートの画像と直した記録まで、3年間たどれるようにします。