建設現場に入る外国人の技能実習生・特定技能の作業員向けに、新規入場者教育の資料と現場のきまりを、用語集をそろえて母語とやさしい日本語に訳し、数値と禁止事項の照合表を付けて確かめる

処理の起点を決める

元請から資料ときまりが届いたところで、人事の担当が自分でプロジェクトのチャットに貼ります。 届くのはメールが多く、入場の数日前から前日の夕方までばらつきます。届いたその日に訳を始めることで、母語のできる社員の確認の時間を確保します。 紙で届いた資料は、人事の担当が文字を打つ時間がかかるので、元請にPDFでも送ってもらうよう、送り出しの段取りの打ち合わせで頼んでおきます。

1つの文書に1つのチャットを開きます。 前の現場の会話が残ったチャットで次の現場の資料を訳させると、前の現場の朝礼の時刻や入場のゲートが混ざることがあります。 同じ現場の資料ときまりも、別のチャットにします。

資料が差し替えられたら、新しいチャットで最初から訳します。 元請が工程の変更で現場のきまりを直すことがあり、直した箇所だけを訳し足すと、古い時刻が残ります。

入力データを集める

質を決めるのは、用語集です。 用語集が無いと、ChatGPT は「親綱」を文書ごとに違う言葉で訳します。同じ言葉の訳が変わると、作業員は別のものだと受け取ります。 用語集は次のような形で作ります。

【用語集】作成日 2026-10-01（母語のできる社員2名と確認）
| 現場の日本語 | ふりがな | ベトナム語 | インドネシア語 | やさしい日本語 |
| 親綱 | おやづな | （承認した訳） | （承認した訳） | 体（からだ）をつなぐ ロープ |
| 開口部 | かいこうぶ | （承認した訳） | （承認した訳） | 床（ゆか）の あな |
| 立入禁止 | たちいりきんし | （承認した訳） | （承認した訳） | 入（はい）っては いけない |
| 玉掛け | たまかけ | （承認した訳） | （承認した訳） | クレーンに 荷物（にもつ）を かける 仕事（しごと） |
| KY活動 | けーわいかつどう | （承認した訳） | （承認した訳） | 危（あぶ）ない ことを みんなで 話（はな）す |

母語の訳の列は、母語のできる社員が決めます。 AIに用語集の訳を作らせると、一般的な辞書の訳になり、現場で先輩が使っている言い方と違うことがあります。 作業員が実際に聞いて分かる言い方を、社員が決めて書きます。

「現場の日本語」の列は、看板や声の指示で使われる言葉そのままにします。 訳文の中でこの列の言葉を括弧で残し、作業員が現場で同じ言葉を目にしたときに結び付けられるようにします。

データの取得方法を決める

すべて人事の担当が手元の資料から貼ります。 外の仕組みからは取りません。

図や地図の中の文字は、人が打って貼ります。 現場の配置図には「第2ゲート」「資材置場」「喫煙所」が書かれていますが、図のまま渡すと、どの文字がどの場所かの結び付きが崩れることがあります。 「配置図：第2ゲート（北側）」のように図の名前と位置を添えて打ちます。

用語集は、変わったときに人事の担当が差し替えます。 新しい言葉を足したら、その日のうちにファイルを差し替え、先頭に作成日を書きます。 照合表の先頭にその日付を写させると、どの版で訳したかが残ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 訳す言語を決める … 入場する作業員の国と日本語の力から、母語とやさしい日本語のどれが要るかを決めます
2. 元請の名前と現場の所在地を記号にするか決める … 訳には要らない情報です。「元請A」「現場B」に置き換えて貼り、印刷の前に戻す運用にもできます
3. 個人の名前を消す … 資料に職長や元請の担当者の名前と携帯の番号が書かれていれば、役職と「（連絡先は別紙）」に置き換えます
4. 文書の種類を一行目に書く … 「新規入場者教育の資料」「現場のきまり」のどちらかを書きます
5. 数値・時刻・場所に印を付けない … 原文はそのまま貼ります。印を付けると、訳文に印まで写ります

3番目を省かないでください。 緊急時の連絡先の欄には、個人の携帯の番号が書かれていることがあります。訳には要らず、印刷のときに元の資料から写せば足ります。

原文の誤字や表記の揺れも、貼る前には直しません。 「17時」と「午後5時」が同じ資料に混ざっていても、そのまま貼ります。人事の担当が直すと、元請の資料と訳の対応が崩れ、 照合表の原文の列が元請の資料と合わなくなります。気になる箇所は、照合表を見るときに元請に確かめます。

AIに処理させる

させるのは、用語集と書き方に沿って訳すことと、逆翻訳と照合表を作ることだけです。

照合表は、原文から書き出した値と、訳文から書き出した値を、同じ行に並べさせます。 訳文の側の値は、訳文に書かれた数字をそのまま写させます。人事の担当は母語が読めなくても、数字と記号の列なら突き合わせられます。 時刻の「17:00」と「5:00 PM」のように書き方が違う場合も、並べて見れば分かります。

禁止事項は、「何を」「どこで」「いつ」の3つに分けて書き出させます。 「17時以降は東側の開口部付近に立ち入らない」なら、何を＝立ち入る、どこで＝東側の開口部付近、いつ＝17時以降です。訳で「以降」が「まで」に変われば、禁止の意味が逆になります。 逆翻訳とあわせて見れば、日本語で気づけます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 親切な訳ほど、「ヘルメットのあごひもは必ず締めましょう」のような一般の注意を足します。足された注意自体は正しくても、元請の説明に無い文が混ざると、どれが現場のきまりかが分からなくなります。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示に、次の文を置きます。

あなたは建設の専門工事会社で、外国人の作業員が新しい現場に入る前に読む資料を訳す担当です。
貼られた原文と、プロジェクトのファイル（用語集・やさしい日本語の書き方・訳の体裁）だけを使ってください。

【訳すもの】
1. ベトナム語の訳
2. インドネシア語の訳
3. やさしい日本語への書き直し

【訳し方】
- 用語集にある言葉は、用語集の訳を必ず使ってください。言い換えないでください。
- 用語集にある言葉は、訳文の中に「現場の日本語」とふりがなを括弧で残してください。
  例：…（親綱／おやづな）…
- 数値・時刻・単位・記号は、原文のとおりに書いてください。換算しないでください。
- 原文に無い説明・注意・助言を足さないでください。
- 原文を要約・省略しないでください。すべての文を訳してください。
- やさしい日本語は、書き方のファイルに沿ってください。
  文を短くし、受身と使役を避け、3つ以上のことは箇条書きにし、漢字にはふりがなを付けてください。

【訳の後に付けるもの】
4. 逆翻訳：ベトナム語とインドネシア語の訳文を、それぞれ日本語に訳し戻してください。
   訳し戻すときは、訳文に書かれていることだけを訳してください。原文を見て直さないでください。
5. 照合表：原文と各訳文から、数値・時刻・場所・禁止事項を書き出し、同じ行に並べてください。
   禁止事項は「何を／どこで／いつ」に分けてください。
6. 用語集に無い言葉：用語集に無い現場の言葉と、この文書で使った訳を書き出してください。

最初の行に、用語集の作成日を写してください。

4番目の「原文を見て直さないでください」が、この指示の要です。 逆翻訳は、訳文が原文の意味を保っているかを確かめるためのものです。原文を見ながら訳し戻すと、訳文が誤っていても原文どおりの日本語に戻り、 誤りが見えなくなります。訳文に書かれていることだけを訳し戻させます。

「すべての文を訳してください」を書くのは、長い資料ほど後半が短くなるからです。 照合表の行の数が原文の禁止事項の数と合っているかで、省略にも気づけます。

出力形式を固定する

チャットに、言語ごとの訳文と、次の形の照合表で受け取ります。 仕組みにつながないので、人が読んでそのまま印刷に回せる形にします。

用語集：作成日 2026-10-01

【照合表】
| 区分 | 原文 | ベトナム語の訳文の値 | インドネシア語の訳文の値 | 逆翻訳（ベトナム語） | 逆翻訳（インドネシア語） |
| 時刻 | 朝礼 8:00 | 8:00 | 8:00 | 朝礼は8時 | 朝礼は8時 |
| 場所 | 入場は第2ゲート | 第2ゲート（だいにゲート） | 第2ゲート（だいにゲート） | 第2ゲートから入る | 第2ゲートから入る |
| 数値 | 高さ2m以上はフルハーネス | 2m | 2m | 2m以上の高さで… | 2m以上の高さで… |
| 禁止 | 何を：立ち入る／どこで：東側の開口部付近／いつ：17時以降 | 17:00 | 17:00 | 17時まで入らない | 17時以降は入らない |

【用語集に無い言葉】
| 現場の日本語 | この文書で使った訳 |
| 段取り替え | （ベトナム語の訳）／（インドネシア語の訳） |

例の4行目が、照合表で見つけたい誤りの型です。 時刻の値は「17:00」で合っていますが、ベトナム語の逆翻訳が「17時まで入らない」になっていて、「以降」が「まで」に変わっています。 数字だけを見ていると見落とし、逆翻訳の列で日本語のまま気づけます。 この行は、母語のできる社員がベトナム語の訳文を直します。

やさしい日本語の訳は、次のような形で受け取ります。

【やさしい日本語】現場のきまり
・朝礼（ちょうれい）は 8時（じ）です。
・第2ゲート（だいにゲート）から 入（はい）ります。
・高（たか）さ 2m（メートル）より 上（うえ）では、フルハーネスを つけます。
・17時（じ）から あとは、東（ひがし）の 開口部（かいこうぶ）の 近（ちか）くに 入（はい）っては いけません（立入禁止／たちいりきんし）。

原文の「17時以降は東側の開口部付近への立ち入りを禁止する」は、受身と漢字の多い一文です。 ガイドラインの点に沿って、主語を作業員にした短い文に分け、漢字にふりがなを付け、看板の言葉「立入禁止」を括弧で残しています。 「以降」は「から あと」に言い換え、照合表の行と同じ意味かを人事の担当が見ます。

照合表を表にするのは、行を数えられるからです。 原文の禁止事項が5つなら、表の禁止の行も5つのはずです。数が合わなければ、どこかの訳で禁止事項が落ちています。

用語集に無い言葉の表は、用語集を育てる材料です。 ここに出た言葉は、母語のできる社員が訳を決めて用語集に足します。次の現場からは、同じ言葉が同じ訳で出ます。

システムへ連携する

どこにも自動でつなぎません。 元請の資料は元請の仕組みにあり、訳文は人が確認して印刷するまで社内にとどまります。AIの訳文が作業員の手元に届くまでに、人の確認が2回入ります。

訳文は、元請の日本語の資料と一緒に綴じて渡します。 新規入場者教育の場では元請の担当者が日本語の資料で説明するので、作業員は日本語の資料と母語の訳を並べて見られるようにします。

人が確認する

1. 人事の担当が照合表を上から見る … 数値・時刻・場所の値が原文と同じか、禁止事項の逆翻訳が原文と同じ意味かを見ます。行の数が原文と合っているかも見ます
2. 人事の担当がやさしい日本語の訳を読む … 書き方のファイルに沿っているか、原文に無い文が足されていないかを見ます
3. 母語のできる社員が訳文を読む … 照合表で印の付いた行を先に見て、訳文が自然か、現場で使う言い方かを確かめて直します
4. 入場の後に作業員に聞く … 何人かに、分かりにくかった言葉と箇所を聞きます

1番目を人事の担当が行うのは、母語のできる社員の時間を守るためです。 照合表と逆翻訳は日本語で読めるので、数値と禁止事項の確認は母語ができなくても行えます。 母語のできる社員には、照合表で引っかかった行と、言い回しの確認だけを頼みます。

目標は、1件15分です。 貼るのに2分、照合表と逆翻訳の確認に6分、母語のできる社員の確認に5分、印刷に2分。母語のできる社員の時間は、一から訳していた25分から5分になります。

例外に対処する

下から2行目を軽く見ないでください。 用語集の訳と母語のできる確認者がいない言語では、照合表の訳文の列を読める人がいません。確かめられない訳は配りません。 やさしい日本語の訳と、リーダーによる口頭の補いで入場してもらいます。

記録を残す

• 文書ごとに、訳した日、現場の記号、訳した言語、用語集の作成日
• 照合表で引っかかった行と、直した内容
• 母語のできる社員が直した箇所の数
• 用語集に足した言葉と、足した日
• 入場の後に作業員から聞いた、分かりにくかった言葉と箇所

チャットそのものは記録の本体にしません。 記録に残すのは、何を直したかと、用語集の変更です。直した箇所が多い言葉は、用語集の訳か書き方のファイルに原因があります。

最後の行は、ガイドラインの「確認」の段の記録です。 どの言葉が伝わらなかったかが残れば、やさしい日本語の言い換えと母語の訳を、次の現場までに直せます。