社会保険労務士事務所で、顧問先に届く標準報酬の決定・改定の通知書を読み取り、社員台帳の標準報酬月額と照らして、台帳の更新漏れと給与計算への反映の要否を拾う

処理の起点を決める

受領フォルダにファイルが保存されたことを起点にします。 フォルダは顧問先ごとに分け、どの顧問先の通知書かをフォルダで決めます。 通知書の事業所名から顧問先を推し量ると、同じ名前の会社や、支店ごとの事業所で取り違えます。

経路は2つあります。電子申請の結果は、電子申請のソフトから担当者が保存します。 顧問先から届いたスキャンや写真は、メールの添付を担当者が受領フォルダへ移します。どちらも同じフォルダに入れた時点から先は区別しません。

もう1つのトリガーは、毎週月曜の定時実行です。 届出の控えの一覧のうち、提出から一定の日数がたっても通知書の照合が済んでいないものを一覧にします。第3章の（d）を拾う仕組みです。処理が終わったファイルは処理済みフォルダへ移し、受領フォルダに残っている数をそのまま未処理の数にします。

入力データを集める

質を決めるのは、届出の控えの一覧です。 ここに見込みの等級が無いと、通知書と台帳が違ったときに、どちらが正しいかを決める材料がありません。月額変更届を出すときに、事務所が計算した見込みの等級を必ず記録します。

給与の締め日と支払日は、保険料を変える月の計算に使います。 顧問先ごとに違い、同じ顧問先でも部門によって違うことがあります。

データの取得方法を決める

読み取りは、中継の処理からレイアウトモデルを呼ぶだけです。

言語を指定しないのは、公式の注意に従うためです。 言語を指定すると、そのモデルだけを使うよう強制し、文字が不完全になったり誤ったりすることがあるとされています。通知書には英数字の整理記号と日本語が混在します。

読み取りの確かさは、セルに入っている単語の confidence で見ます。 中継の処理が、セルの文字の範囲（spans）に重なる単語を引き、その最小値をセルの信頼度とします。等級と金額のセルは、1文字の読み違いがそのまま保険料の違いになるので、ここを数値で押さえます。

社員台帳は被保険者整理番号で引きます。氏名では引きません。 通知書の氏名はカナと漢字の表記が台帳と違うことがあり、同姓同名もいます。

電子申請の経路で届く結果も、いったんPDFとして保存してから同じ読み取りに通します。 経路ごとに別の取り込み方を作ると、片方だけ様式の変更に追随できない期間ができます。読み取りの手順を1本にしておけば、直す場所も1か所です。 届出の控えの一覧は、手続きの管理表から顧問先と被保険者整理番号で引き、見込みの等級と提出日を照合の材料にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDFまたは画像であることを確かめます
2. ページ数とサイズの確認 … PDFとTIFFは最大2,000ページ、有料（S0）レベルで500MBが上限です
3. 画像の寸法の確認 … 50×50ピクセルから10,000×10,000ピクセルの間である必要があります。範囲外は撮り直しを頼みます
4. 文字の高さの確認 … 抽出する文字の最小の高さは、1024×768の画像で12ピクセルです。スマートフォンで遠くから撮った写真はこれを下回ります
5. パスワードの確認 … パスワードでロックされたPDFは、提出前にロックを解除する必要があります
6. ページの抜けの確認 … 通知書に「1／2」のようなページ表示があれば、そろっているかを見ます
7. 重複の確認 … 同じ顧問先・同じ被保険者・同じ改定年月の照合が済んでいれば、二重に処理しません

4番目と6番目は、顧問先から写真で届く通知書のためにあります。 遠くから撮った写真の金額の欄は、文字の高さの下限に近くなります。2ページ目が抜けた通知書は、1ページ目の行だけが照合されて「全員済み」に見えます。

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果の表から、被保険者ごとの行を項目に取り出すことだけです。 照合も保険料を変える月の計算も、中継の処理が規則で行います。

健保と厚年を列の見出しで分けさせるのが要です。 公式の案内には、厚生年金保険の上限が32等級・650千円、健康保険の上限が50等級・1,390千円の例が載っており、上限や下限に当たる人は2つの値が違います。 位置で取り出すと、2つの列を取り違えたまま台帳と一致したように見えることがあります。

1行目が、いちばん効く設計です。 AIに台帳の値を渡して「違いがあるか」を聞くと、読みにくい数字を台帳の値に寄せて読み、違いが消えます。

指示内容を固定する

あなたは社会保険労務士事務所で、日本年金機構から届いた通知書の
読み取り結果から、被保険者ごとの行を取り出す立場です。
読み取り結果に書かれている文字だけを使ってください。推測で補わないでください。

【取り出す項目】
1. notice_type … 表題から次のいずれか：
   acquisition（資格取得時の決定）／ standard（標準報酬の決定）／
   not_applicable（改定不該当）／ bonus（賞与の決定）／ other
2. office … 事業所整理記号と事業所名
3. rows … 被保険者ごとの行。insured_no、name、health_amount、
   pension_amount、effective_era_ym、unit

【厳守事項】
- 健康保険と厚生年金保険の金額は、列の見出しを根拠に分けてください。
  見出しで決められないときは、両方を null にして column_unclear を true にしてください。
- 金額と番号は、セルの文字をそのまま value に入れてください。
  桁を補う、近い等級の金額に直す、単位を換算することをしないでください。
- 年月は元号のまま書いてください。西暦に直さないでください。
- 単位は列の見出しにある単位をそのまま書いてください。無ければ null です。
- 各行に、根拠にした表の行番号 row_index をそのまま書いてください。
- 台帳と合っているか、届出が正しかったかは書かないでください。
- 標準報酬の通知書でないと判断したときは、rows を空にし、notice_type を other にしてください。

【読み取り結果（Markdown）】{layout_markdown}

台帳を渡していないことに注意してください。 渡すのは読み取り結果だけです。照合は、AIの出力を受け取った後に中継の処理が行います。 AIの役割を「表の行を項目に分けること」に絞ると、AIの誤りは「読み違い」だけになり、セルの信頼度で拾えます。

「近い等級の金額に直さない」を明記しないと、等級表に無い金額を等級表の金額に寄せます。 読み違いで等級表に無い数字が出たなら、それは読み違いの印として残すべき情報です。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Azure OpenAI の構造化出力で、このスキーマに従わせます。

{
  "notice_type": "acquisition | standard | not_applicable | bonus | other",
  "office": { "code": null, "name": null },
  "rows": [
    { "row_index": 0, "insured_no": null, "name": null,
      "health_amount": null, "pension_amount": null,
      "effective_era_ym": null, "unit": null, "column_unclear": false }
  ]
}

構造化出力では、すべての項目を必須にし、省略したいものは null との共用体型で表します。 オブジェクトには additionalProperties: false が必要です。読めなかった値を空文字ではなく null で返させると、照合の側で「読めなかった」を機械で拾えます。

中継の処理は、この出力に次の値を足して照合の結果を作ります。

保険料を変える月は、規則で計算します。 控除の方式が「前月分を控除」の顧問先なら、改定年月の翌月に支払う給与から控除額を変えます。その給与の締め日を通知書の受領日が過ぎていれば retro_adjust: true を付けます。 この判断にAIは関わりません。

システムへ連携する

社員台帳への書き込みは、担当者が承認した行だけです。 ledger_outdated でも自動では書き込みません。台帳は給与計算と保険料の根拠で、誤った更新はそのまま顧問先の従業員の給与に出ます。

給与計算ソフトへは、この構成から書き込みません。 控除額の変更は、給与計算の担当が月の処理の中で入れます。この構成が出すのは「誰の、どの月の給与で変えるか」の一覧までです。

人が確認する

人が開くのは match 以外の行だけです。 順番を決めておきます。

1. differs_from_filing を最初に見る … 届出の控えと、報酬の集計を確かめます。届出の誤りなら、台帳を直す前に訂正の手続きを検討します
2. unreadable を画像で確かめる … セルの信頼度が低かった金額と番号を、通知書の画像で見ます
3. ledger_outdated を承認する … 通知書と見込みの等級が同じことを確かめて、台帳の更新を承認します
4. retro_adjust の行を給与計算の担当へ伝える … 差額の調整が要る従業員と月を、顧問先への説明とあわせて伝えます

1番目を後回しにしないでください。 届けた内容と違う結果が出たことは、報酬の集計の誤りか、届出の記入の誤りか、事務所の見込みの計算の誤りのどれかです。台帳だけ直して終わると、同じ誤りが次の届出でも起きます。

承認した担当者の名前は、行ごとに記録します。 手続きの担当と給与計算の担当が別の人なら、承認した人と連絡を受けた人が後からたどれることが、差額の精算で効いてきます。

目標は、480行をならして1行1.5分です。 違いのある行が1割台という想定で、それより多い月は、写真の通知書が増えているか、見込みの等級の記録が抜けています。

例外に対処する

上から2行目は、気づきにくい失敗です。 1ページ目の被保険者がすべて match だと、通知書全体が済んだように見えます。ページ表示を見て、そろっていない通知書は照合を保留にします。

記録を残す

• 元の通知書のファイルと、受け取った日時・経路（電子申請／顧問先からの転送）
• 読み取り結果のJSONの全文と、セルごとの信頼度
• 生成AIの出力と、照合の結果
• 照合のときに参照した社員台帳の行の値 … 更新前の値を残す
• 担当者が承認・修正した記録 … 誰が、いつ、どの行を、何から何に変えたか
• 保険料を変える月の計算結果と、retro_adjust の有無
• 顧問先ごとの unreadable の発生数

4つ目で更新前の値を残すのは、差額の精算に要るからです。 控除額を変えた月が後で問題になったとき、いつ台帳が変わったかが分からないと、精算の範囲が決まりません。

最後の行は、顧問先への依頼の材料になります。 特定の顧問先だけ unreadable が多いなら、写真で送っている可能性が高く、スキャンでの送付を頼む根拠になります。