研究費の公募（公的機関・財団）をエージェントが毎週見回り、研究者ごとのテーマと応募資格に照らして、合いそうな公募と締切を届ける

処理の起点を決める

毎週月曜の朝7時に、Schedule Trigger で動かします。 URA が週の初めに候補を確かめ、火曜までに研究者へ案内するためです。学内の締切が近い公募は、週の途中でも見落とさないよう、締切の2週間前と1週間前に、応募の意向が無い研究者の一覧を URA に出します。

Schedule Trigger は、ワークフローのタイムゾーンが無ければ n8n のインスタンスのタイムゾーンを使い、セルフホストの既定は America/New York とされています。ワークフローのタイムゾーンを Asia/Tokyo にし、保存して公開します。公開しないと Schedule Trigger は動かないとされています。週の間隔では、曜日と時刻を選べます。

このワークフローが止まったことに、人が気づける仕組みを必ず作ります。 実行が終わったら、新しい公募がゼロでも「今週の見回り完了（見回りの先 32、新しい公募 0件）」を URA に出します。通知が来ないこと自体が、止まった合図になります。

入力データを集める

質を決めるのは、研究者の台帳のキーワードです。 専門分野の欄だけで引くと、分野をまたぐ研究者が漏れます。研究者に年1回、キーワードを5〜10語見直してもらう運用を、この構成と一緒に始めます。

財団の公募は、見回りの先の表に財団ごとの一覧のページを足していきます。 助成財団センターの説明では、「助成・奨学金情報navi」の情報は原則として毎年1回更新され、各団体が随時更新・追加しているとされています。naviは研究者の分野に合う財団を見つける入口に使い、見つけた財団の募集のページを見回りの先の表に足します。

データの取得方法を決める

取り出しは、n8n の HTML ノードで行います。 Extract HTML Content は、CSS セレクターで要素を指定し、テキスト・属性・HTML を取り出せます。 先ごとに作りが違うので、セレクターは見回りの先の表に先ごとに持たせます。作りが変わって何も取れなくなった先は、その先だけを止めて URA に知らせます。

詳細のページは、間隔を空けて1件ずつ取ります。 HTTP Request の Batching で、1回に送る件数と次の送信までの待ち時間を決められます。応答のヘッダーを待つ時間の上限を Timeout で決め、1つの先が止まっても全体を止めないようにします。

公募要領の PDF は、このワークフローでは読みません。 詳細のページに書かれた範囲で候補を出し、応募資格の細かな条件は、URA が案内の前に要領で確かめます。 要領まで読ませると、1件あたりに渡す量が何倍にもなり、資格の条件を要約させたくなります。要約された資格の条件は、原文と少しずれただけで誤った案内になります。

AMED の公募情報のページには、公募カレンダー（表計算のファイル）も載っています。 予告より前の年間の見通しとして、URA が年度の初めに見るのに使い、このワークフローの見回りの対象にはしません。

AIへ渡す前に整形する

1. 予告・公募・採択を分ける … リンクのファイル名や件名の言葉（「公募予告」「採択」）で分け、採択の結果は件数だけにします
2. 締切を西暦に直す … 「令和8年11月24日（火） 正午【厳守】」を、日付・時刻・注記に分けて直します。直せないものは文字のまま残し、URA が見ます
3. 学内の締切を計算する … 取り決めの規則で、公募の締切から学内の締切を出します。規則に無い種類の先は「学内の締切を決める」と印を付けます
4. 情報の更新を見分ける … 件名の「（情報更新）」は、前回の公募と同じ事業の更新として前回の候補を添えます
5. 写しの日付を確かめる … 前夜の台帳の写しが作られていなければ、照合を止めて「照合できていない」と通知します
6. 本文の長さをそろえる … 公募内容の表は、課題の番号・名前・規模・期間・予定数の行に分けて渡します
7. 予告と公募をつなぐ … 予告で拾った事業の公募が出たら、予告のときの候補の研究者と案内の記録を添えます。予告で準備を始めた研究者に、公募の開始を確実に知らせるためです

2番目と3番目を規則にしているのが、第3章の（d）への答えです。 和暦の直しや営業日の数え方を誤ると、研究者が準備に使える日数を多く見せてしまいます。

AIに処理させる

させるのは、公募1件ごとに、分野・対象・応募資格・規模・期間を取り出し、研究者の台帳と応募の記録を引いて、合いそうな研究者と確かめる点を挙げることです。

応募の状況を添えるのが、第3章の（c）への答えです。 採択中の課題があると応募できない、同じ事業に複数応募できない、といった制限は公募ごとに違います。エージェントは制限があるかを判断せず、記録を添えて URA に見せます。

1行目が、この構成でいちばん大事な線です。 台帳の職位が古いまま、学位の取得年が空欄のまま、という研究者はいます。台帳の欠けを理由に候補から外すと、合う公募が届かないまま締切を過ぎます。

指示内容を固定する

AI Agent ノードの System Message に、次のように書きます。

あなたは大学の研究推進部で、新しく出た研究費の公募を読み、
学内の研究者のうち合いそうな人を挙げる担当です。
入力は、公募1件の件名、詳細のページの本文、締切（西暦に直したもの）、
学内の締切です。

【やること】
1. 事業名、課題ごとの番号・名前・分野・開発フェーズ・規模・期間・
   予定数を取り出す。
2. 応募資格に関わる記載（若手の枠、職位、所属の種類、重複応募の制限）を
   本文からそのまま写す。
3. 分野とキーワードで研究者の台帳を引き、合いそうな研究者を挙げる。
4. 挙げた研究者について、職位と学位の取得年を引く。
5. 応募と採択の記録を引き、同じ事業への応募中・採択中の課題を添える。
6. URA が公募要領で確かめるべきこと、研究者に聞くべきことを書く。

【厳守事項】
- 本文に書かれていない応募資格を書かないでください。
- 台帳の情報で資格を満たさないように見えても、候補から外さないでください。
  気になる点は check_points に書いてください。
- 台帳の欄が空のときは、その研究者を外さず、fit_basis に何が合ったかを
  書き、check_points に「台帳に◯◯の記載なし」と書いてください。
- 若手の枠に当たるか、応募できるかの結論を書かないでください。
- 締切の日付を計算し直さないでください。入力の値を使ってください。
- 応募を勧める・勧めない、採択の見込みを書かないでください。
- 採択の結果や、公募でない案内と判断したときは relevant を false に
  してください。

【出力】指定のJSONの形で返してください。

「台帳の欄が空でも外さない」が、この指示の要です。 学位の取得年が空の研究者を、若手の枠の公募から外すと、若手の研究者ほど台帳の整備が遅れているため、いちばん届けたい人に届かなくなります。

出力形式を固定する

Structured Output Parser で、次の形のJSONを返させます。

{
  "call_id": "", "funder": "", "title": "", "stage": "advance | open | update",
  "relevant": true,
  "deadline": "", "internal_deadline": "",
  "topics": [
    { "code": "", "name": "", "field": "", "phase": "",
      "budget": "", "period": "", "planned_awards": "" }
  ],
  "eligibility_text": [""],
  "has_early_career_slot": "yes | no | unknown",
  "candidates": [
    { "researcher_id": "", "department": "", "position": "",
      "degree_year": "", "matched_keywords": [""],
      "fit_basis": "field | keyword | both",
      "related_applications": [""],
      "check_points": [""] }
  ],
  "check_points": [""]
}

1つ目の理由は、stage と internal_deadline で案内の順を規則で決められることです。 急ぎの度合いはAIに決めさせず、ワークフローが次の規則で付けます。

2つ目は、check_points を研究者ごとに持たせられることです。 同じ公募でも、ある研究者には「採択中の課題との重複を要領で確かめる」、別の研究者には「台帳に学位の取得年の記載なし」と、確かめることが違います。

3つ目は、has_early_career_slot を3つの値にしたことです。 本文に若手の枠の記載が無いことと、枠が無いことは違います。分からないものは unknown にし、URA が要領で確かめます。

システムへ連携する

候補の一覧への書き込みは、ワークフローの側で行います。 エージェントの道具には写しを引く Select だけを渡します。Postgres ノードはAIエージェントの道具として使え、公式の説明では、クエリパラメーターのデータは n8n が無害化し、SQL インジェクションを防ぐとされています。公募の本文の文字を、そのまま問い合わせに埋め込まないでください。

研究者への案内には、公募のページへのリンクと出典を付けます。 AMED のサイトポリシーでは、内容を引用・転載するときは出典を明示し、編集・加工したものは加工した旨を書き、あたかも機構が作成したかのような形で使ってはいけないとされています。案内の文面は「研究推進部が公募のページをもとにまとめたもの」と明記し、正式な内容は公募のページと要領で確かめるよう添えます。

人が確認する

1. 至急から見る … 学内の締切まで14日以内のものは、要領で応募資格を確かめ、すぐに研究者に案内します
2. 候補の研究者を確かめる … matched_keywords と check_points を見て、案内する研究者を決めます。候補から外すのは URA です
3. 候補の無い公募を流し見る … 件名を見て、合う研究者に心当たりがあれば足します。足した理由は台帳のキーワードの見直しに回します
4. 案内を承認する … 研究者ごとのまとめの案内を確かめて送ります
5. 結果を記録する … 案内した研究者、応募の意向、応募したかを候補の一覧に残します

3番目を省かないでください。 照合の漏れは、台帳のキーワードの抜けから起きます。URA が件名を見て気づくことが、台帳を育てる経路です。

目標は、1件をならして3分です。 候補の無い公募は件名を見るだけで済み、至急の公募は要領を読んで10分を超えます。

例外に対処する

4行目で、直せない締切を至急で回すのは意図してのことです。 締切が分からない公募は、間に合うかどうかが分からないという意味で、確かめるまでは最も重く扱います。

記録を残す

• 実行ごとの先ごとの取得の成否と、新しく拾った識別子の一覧
• 取った詳細のページの本文
• エージェントのJSON出力と、呼んだ道具の順番
• URA の判断 … 案内した研究者、外した研究者と理由、承認した日時
• 公募の掲載日、拾った日時、研究者に案内した日時、応募の意向が返った日時

最後の行が、この構成の物差しです。 掲載から案内までの日数を並べると、見回りの遅れか、学内の確かめの遅れかが分かれて見えます。