QCサークルから毎月出る活動報告書を、テーマ・現状把握・対策・効果の要点にそろえて要約し、発表会と表彰の審査で使う比較表を作る

処理の起点を決める

月末の翌営業日の朝に、その月の報告書をまとめて処理します。 報告書は月末に集中して届くため、1件ずつ届くたびに動かすより、締めた後にまとめるほうが前月との比較がそろいます。

締め切りに遅れた報告書は、翌日以降に届いた時点で1件ずつ処理します。 共有フォルダの「当月」のフォルダに入った日時を見て、まだ比較表に行が無いものだけを拾います。処理が終わったファイルは処理済みのフォルダへ移し、残っている数がそのまま未処理の数になるようにします。

提出の無いサークルも、比較表に行を作ります。 段階の欄を「提出なし」にしておけば、活動が止まりかけているサークルが一覧で見えます。 推進会議でいちばん必要な情報の1つです。

入力データを集める

質を決めるのは、下の3つです。 前月までの要約が無いと、今月の報告書だけで段階を判断することになり、第3章の（b）の「段階の欄だけを写す」と同じことが起きます。 列の定義が無ければ、AIは「効果」の欄に感想まで書き込みます。

用語の対応の一覧は、工場をまたいで比べるために要ります。 ある工場は「歯止め」、別の工場は「標準化と管理の定着」と呼んでいます。同じ段階が別の名前で書かれていると、比較表の段階の列がそろいません。

データの取得方法を決める

報告書は、Python で Excel の様式のセルを読みます。様式が共通なので、欄ごとのセル範囲を決めておけば、AIに表を読ませる必要がありません。

様式の中に貼られたグラフ（パレート図、推移のグラフ）は、この構成では読みません。 画像の中の数値を読み取らせると、どの値を読んだのかが曖昧になります。数値は様式の表に書いてもらうように、様式の記入の手引に一行足します。

「活動の段階」の選択欄は、自己申告としてそのまま残します。 AIが中身から推した段階は、別の列に置きます。2つが食い違う行が、第3章の（b）を拾う場所になります。

様式の版は、ファイルの中の版番号のセルで見分けます。 様式を改訂したときに欄の位置が1行ずれただけで、「対策」の欄に「要因」の文字が入る、という取り違えが起きます。版番号ごとにセル範囲の対応表を持ち、対応表に無い版のファイルは取り出さずに止めます。 古い様式を使い続けるサークルは少なくないので、止めたファイルの一覧はそのまま様式の差し替えの依頼先になります。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイルの確認 … 様式の版が古いもの、欄の位置がずれたものは、取り出しの前に止めて事務局に知らせます
2. 欄ごとの取り出し … セルの改行、全角と半角の混在、行頭の記号をそろえます
3. 空欄の判定 … 「－」「特になし」「記入なし」だけの欄は空欄として扱い、空欄の印を付けます
4. 表の数値の取り出し … 現状・目標・実績の表から、指標名、値、単位を取り出します
5. 前月の要約の添付 … 同じサークルの前月の要約と、AIが推した段階を添えます
6. 用語のそろえ … 工場ごとの言い方を、事務局の一覧に沿って同じ語に直します
7. 個人名の伏せ … 報告書の中のメンバーの個人名を「メンバーA」のように置き換えます

3番目を軽く見ないでください。 「特になし」と書かれた要因の欄は、空欄と同じ意味です。文字があるからといって埋まっている扱いにすると、要因解析を飛ばしたサークルが比較表から見えなくなります。

7番目は、比較表の使われ方から来ています。 比較表は発表会の選考や表彰の審査で、複数の工場の人が見ます。誰が何を言ったか、誰の作業が遅いかが書かれた報告書を、そのまま要約に写さないためです。

AIに処理させる

させるのは、報告書の欄ごとの中身を決まった長さに要約し、効果の数字を値・単位・比べた相手に分けて書き出すことです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 報告書に「不良率 2.4％→0.8％」とあると、AIは親切に「約67％の削減」と書き足しがちです。その67％は報告書のどこにも書かれていません。 審査員がその数字を見て質問したとき、サークルは答えられません。

「推した段階」を自己申告と別の列に置くのは、第3章の（b）のためです。 報告書の段階が「効果の確認」なのに、AIが「要因の記載が無いため、判断できない」と返した行は、事務局が先に見る行になります。

指示内容を固定する

あなたはQCサークルの推進事務局の担当者として、サークルの月次の活動報告書を
決まった欄に要約します。要約は比較表に載り、発表会の選考と表彰の審査で
複数の人が見比べます。

【材料】
- 今月の活動報告書（欄ごとの文字と、現状・目標・実績の表）：{report}
- このサークルの前月までの要約：{previous}
- 比較表の列の定義：{column_rules}

【要約の決まり】
- 各欄は、報告書に書かれていることだけを要約してください。
- 「特になし」「－」「記入なし」は書かれていないものとして扱ってください。
- 現状把握・目標・効果は、指標名・値・単位を分けて書き出してください。
  値は報告書の表記のまま写し、計算・換算・四捨五入をしないでください。
- 効果は、比べた相手が目標なのか活動前の値なのかを書いてください。
  報告書から分からなければ unknown にしてください。
- 効果に数値が書かれていないときは、値を null にし、
  報告書の文言をそのまま quote に写してください。
  「大幅に改善」などの言葉を数値に置き換えないでください。
- 要因と対策は、報告書に挙げられたものだけを書いてください。
  書かれていない要因を推測で足さないでください。

【書かないこと】
- 点数、順位、優劣の評価、感想、励まし
- 報告書に無い数字（削減率、金額、件数の合計など）
- メンバーの個人の働きぶり

【段階】
- reported_step には、報告書の段階の欄をそのまま写してください。
- inferred_step には、記載の中身から見て、どの段階まで記載がそろっているかを
  書いてください。要因が書かれていないのに対策がある場合は、
  対策の段階とせず、cannot_judge にしてください。
- 前月の要約と比べて、今月新しく書かれた欄を changed_fields に挙げてください。

「値を報告書の表記のまま写す」と「計算しない」を同じ箇条に入れているのは、片方だけでは足りないからです。 写すことだけを指示すると率を書き足し、計算を禁じるだけだと「0.8％」を「1％未満」と言い換えます。どちらも、報告書と比較表の数字が食い違う原因になります。

cannot_judge を指示文に書いているのは、AIが段階を前に進めて書きたがるからです。 対策の欄が埋まっていれば、普通に読めば「対策の段階」です。そこを止める規則を、言葉で明示しておきます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "circle_id": "",
  "month": "",
  "theme": "",
  "baseline": { "indicator": "", "value": "", "unit": "", "period": "" },
  "target": { "indicator": "", "value": "", "unit": "", "deadline": null },
  "causes": [""],
  "countermeasures": { "done": [""], "in_progress": [""] },
  "effect": {
    "indicator": "", "value": null, "unit": "",
    "compared_with": "target | baseline | unknown",
    "quote": ""
  },
  "standardization": null,
  "reported_step": "",
  "inferred_step": "",
  "changed_fields": [""],
  "needs_review": false
}

1つ目の理由は、記載の不足を規則で判定できることです。 causes が空で countermeasures.done に中身がある、effect.value が null、compared_with が unknown。これらはJSONの値を見るだけで決まり、AIの判断を挟みません。

2つ目は、比較表が月をまたいでそろうことです。 同じ列に同じ形の値が積み上がるので、半期の発表会の選考で6か月分の報告書を読み直す必要が無くなります。 第3章の（d）の作業そのものが消えます。

3つ目は、効果を審査の物差しに乗せやすくなることです。 値、単位、比べた相手が分かれていれば、「目標と比べて書いているサークル」と「活動前と比べて書いているサークル」を分けて並べられます。 混ぜたまま比べないことが、審査の公平さにつながります。

システムへ連携する

比較表への追記は、前月までの行を書き換えない形にします。 事務局が直した行をAIの再実行で上書きしてしまうと、直した記録が消えます。 再実行が要るときは、その月の行を別の列に出し直し、人が見て差し替えます。

推進会議の資料や審査資料は、この構成からは作りません。 比較表をもとに、事務局が選んで作ります。

人が確認する

人が見るのは、比較表の印が付いた行が中心です。 印の無い行は、要約を流し読みして終わりにします。

1. 段階の食い違いの行を先に見る … 報告書を開き、要因の欄が本当に空なのか、別の欄に書かれていないかを確かめます
2. 効果の数値なしの行を見る … 報告書の文言（quote）を読み、数値が様式の別の場所にないかを確かめます
3. 要約の言い回しを直す … 意味が変わっている箇所があれば直します
4. サークルへの助言を書く … 規則が拾った不足を材料に、事務局が言葉を選んで書きます
5. 直した内容を記録する … どの列を、どう直したかを残します

1番目を省かないでください。 要因が「対策」の欄の中に書き込まれていることは珍しくありません。様式の欄の使い方を間違えただけのサークルに「要因解析をしていない」と助言すると、活動の意欲を下げます。

4番目の助言をAIに書かせないのは、助言がサークルとの関係そのものだからです。 同じ不足でも、立ち上げたばかりのサークルと、何年も続けているサークルでは伝え方が違います。

確認の順番は、印の重さで決めておきます。 段階の食い違い、効果の数値なし、比較の相手が不明、活動の停滞の順です。月末の翌週に60件をすべて同じ重さで見ようとすると、印の付いた行を見る時間が足りなくなります。 印の無い行の流し読みは、推進会議の前日でかまいません。

例外に対処する

5行目の「取り出せない」と「空欄」を分けるのは、第1章と同じ理由です。 取り出せなかった欄を空欄として扱うと、書いてあるのに「記載なし」と助言することになります。

7行目は、OpenAI の構造化出力のページの注意に合わせたものです。 拒否は refusal として返り、スキーマに沿わないことがあるため、応答を読む前に種類を確かめます。

記録を残す

• 元の報告書ファイルと、取り出した欄ごとの文字
• AIの応答のJSONの全文と、そのとき渡した前月の要約
• 規則が付けた印と、事務局が直した内容
• サークルへの助言と、送った日
• 比較表の月ごとの版
• 発表会の候補と表彰の候補に挙げたサークルと、選んだ理由（人が書く）

3つ目の「直した内容」は、指示文と列の定義を直す材料です。 毎月同じ列が直されていれば、その列の定義が曖昧です。直す場所を指示文ではなく定義の側に求めます。

最後の行は、審査の説明のために残します。 選ばれなかったサークルから理由を聞かれたとき、比較表のどの行を見て選んだかを示せることが、次の活動の動機になります。