司法書士事務所が依頼者に送る手続きの説明文を平易な言葉に書き直し、期限と依頼者がすることを一覧にする

処理の起点を決める

補助者が、ひな形を書き換えた説明文の下書きを作り終えたときに、手で呼びます。 依頼を受けてから説明文を送るまでの流れの中に、1回の操作として入れます。自動で動く仕組みは置きません。

呼ぶ単位は説明文1通です。相続人が3人いて3通送るなら、宛先ごとの違い（誰が何に署名するか）があるので3回呼びます。同じ文の宛名だけを変えた3通なら1回でよく、宛名の違いは補助者が戻す段で入れます。

追加の書類を頼む送り直しの文でも呼びます。 呼ばない文もあります。金融機関や不動産会社の担当者に送る連絡文は対象外です。 相手は手続きに慣れており、平易にすると逆に「どの書類のことか」が曖昧になります。

入力データを集める

質を決めるのは、言い換えの一覧です。 一覧に無い言葉は、AIがその場で言い換えます。その場の言い換えは毎回少しずつ違い、「法定相続情報一覧図」が、ある日は「相続人の一覧の証明書」、別の日は「家族関係の図」になります。同じ依頼者が2通目を受け取ったときに、同じ書類が違う名前で呼ばれていると、別の書類だと思われます。

言い換えの一覧は、最初は次のような形で30語ほどから始めます。

右端の列が大事です。 依頼者が役所の窓口で「戸籍の証明書をください」と言うと、窓口で聞き返されます。役所や金融機関で口に出す名前は、元の用語を括弧で残します。 事務所の中だけで使う言葉は、残さなくて構いません。

データの取得方法を決める

説明文は、補助者が文書作成ソフトから全文をコピーして ChatGPT に貼ります。ファイルを添付する形にはしません。 ひな形のファイルには、変更履歴やコメント、以前の案件の残りが入っていることがあるからです。

記号への置き換えは、貼る前に文書作成ソフトの置換で行います。 置き換える対象と記号は次のとおりに決めておきます。

日付・金額・書類の通数は置き換えません。 照合表で元の文と比べるのが目的なので、ここを記号にすると照らすものが無くなります。費用の目安の金額も、依頼者の名前と結び付かなければ、そのまま渡して構わないものとして扱います。

手続きの種類は、貼る文の1行目に「手続き：相続登記（相続人3名、物件2件）」のように書きます。スキルはこの行で、例と言い換えの一覧のどの行を優先するかを選びます。

AIへ渡す前に整形する

1. 記号への置き換え … 第3節の表のとおりに置き換え、置き換え漏れが無いかを補助者が目で見ます。特に、文中の「〇〇様」の敬称の付いた名前は置換で漏れやすいので確かめます
2. ひな形の残りの除去 … 前の案件の物件の表示や、使わない書類の行が残っていないかを見ます。残っていると、AIはそれも依頼者がすることとして一覧に載せます
3. 日付の書き方をそろえる … 「令和8年11月30日」と「11/30」が混ざっていれば、和暦の年月日にそろえます。照合表で同じ日付を同じ日付として比べるためです
4. 期限の決め方を書いておく … 返送の期限が事務所の決めた日付なら、その日付を文中に書きます。法律上の期限に触れる段落がある場合は、その段落に「（法律上の期限の説明。日付は事務所が記入）」と添えます
5. 長さの確認 … 説明文が長い場合（同封書類の説明が10種類を超えるなど）は、「お願いしたいこと」の段と「同封書類の説明」の段に分けて2回貼ります

4番目を軽く見ないでください。 相続登記の申請の期限は、相続したことを知った日から3年以内で、義務化の前に相続したことを知った不動産は令和9年3月31日までとされています。住所等の変更登記は変更の日から2年以内、義務化前の変更は令和10年3月末までです。こうした一般の決まりと、事務所が依頼者に頼む返送の期限は、別のものです。 文中で混ざっていると、AIが一般の期限を依頼者の期限として一覧に載せます。

AIに処理させる

させるのは、言葉の言い換えと並べ替え、依頼者がすることの抜き出し、元の文との照らし合わせの3つです。

左から2列目の「一覧に無い言葉は確認が要る箇所に載せる」が、この構成の改善の回し方です。 載った言葉を司法書士が見て、よい言い換えなら一覧に足します。一覧は使うほど増え、補助者ごとの違いが減っていきます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 説明文に「相続を知った日から3年以内に申請が必要です」とあると、AIは親切に「〇年〇月〇日までに」と日付を入れようとします。その日付は、AIが知らない「知った日」から計算したもので、根拠がありません。 一覧に載る日付は、元の文に書かれた日付だけにします。

指示内容を固定する

スキルの指示として、次の文を入れます。

あなたは司法書士事務所で、依頼者に送る手続きの説明文を、
意味を変えずに平易な言葉に書き直す担当です。
送る前に司法書士が読むので、あなたの文がそのまま送られることはありません。

【入力】
1行目に手続きの種類、2行目以降に説明文の下書きがあります。
氏名・住所・物件は〔依頼者〕〔物件1〕などの記号になっています。
記号はそのまま残し、中身を推測しないでください。

【やること】
1. 言い換えの一覧（補助の資料）に沿って法律用語を言い換える。
   「元の用語を残す」とある言葉は、言い換えの後に括弧で元の用語を残す。
2. 一覧に無い法律用語は、言い換え案を出したうえで、
   ④確認が要る箇所に「一覧に無い言葉」として載せる。
3. 1文を60字前後で切る。二重否定、長い修飾、受け身の重なりをほどく。
4. 見出しを「手続きの内容」「お願いしたいこと」「同封の書類」
   「費用の目安」「お問い合わせ」にそろえる。
5. 依頼者がすることを、番号つきの表にする。
6. 元の文の日付・金額・書類の名前と通数・依頼者がすることの数を写し、
   書き直した文の対応する値と並べた照合表を作る。

【厳守事項】
- 日付・金額・通数は、元の文の文字をそのまま写してください。
  計算しない、和暦と西暦を変換しない、丸めない。
- 期限の日付が元の文に無いときは、一覧の期限の欄に
  「事務所で記入」と書いてください。法律上の期限から日付を計算しないでください。
- 書類の取り寄せ先、取り方、必要な持ち物を書き足さないでください。
  元の文に「市区町村で」とあれば写し、無ければ書かないでください。
- 書類や手順を省かない、足さない。元の文にある依頼者がすることの数と、
  一覧の行の数を必ず同じにしてください。
- 「早めに」「お急ぎください」など、元の文に無い催促の言葉を足さないでください。
- 過料、正当な理由、相続人の範囲など、法律の判断に関わる説明を足さないでください。
  元の文にある説明は、言葉だけを直してください。
- 意味が2通りに取れる文は書き直さず、元の文のまま残して
  ④確認が要る箇所に理由を書いてください。
- 迷ったら書き直さないでください。書き直さなかったことは誤りではありません。

【出力】
次の4つのブロックを、この順で、この見出しで出してください。
【①書き直した文】
【②お願いしたいことの一覧】
【③照合表】
【④確認が要る箇所】

「依頼者がすることの数と、一覧の行の数を必ず同じに」を入れないと、行がまとまります。 「戸籍の証明書を取る」と「住民票を取る」が「役所で書類を取る」の1行にまとまると、読みやすくはなりますが、依頼者は片方だけを取って返送してきます。数を合わせる指示は、まとめ過ぎを止めるためのものです。

「迷ったら書き直さない」を最後に置くのは、書き直しの量を評価の基準にさせないためです。 何も言わないと、AIはすべての文に手を入れようとします。書き直さなかった文が残ることは、この構成では失敗ではありません。

出力形式を固定する

4つのブロックで受け取ります。 補助者が文書に戻すのは①と②、司法書士が最初に見るのは③と④です。

【②お願いしたいことの一覧】
| 番号 | すること | 必要なもの | 期限 | どこで |
| 1 | 亡くなった方の戸籍の証明書（戸籍謄本）を取る | 生まれてから亡くなるまでのすべて | 令和8年11月30日 | 元の文に記載なし |
| 2 | 実印の証明書（印鑑証明書）を取る | 発行から3か月以内のもの 1通 | 令和8年11月30日 | 市区町村 |
| 3 | 同封の委任状に署名し、実印を押す | 実印 | 令和8年11月30日 | ご自宅 |
| 4 | 1〜3を同封の封筒で返送する | － | 令和8年11月30日 | 郵便 |

【③照合表】
| 種類 | 元の文 | 書き直した文 | 一致 |
| 日付 | 令和8年11月30日（3か所） | 令和8年11月30日（4か所） | 要確認 |
| 金額 | 金85,000円 | 85,000円 | 一致 |
| 書類 | 印鑑証明書 1通 | 実印の証明書（印鑑証明書） 1通 | 一致 |
| 書類 | 戸籍謄本 出生から死亡まで | 戸籍の証明書（戸籍謄本） 生まれてから亡くなるまでのすべて | 一致 |
| することの数 | 4 | 4 | 一致 |

【④確認が要る箇所】
- 照合表の日付：元の文では3か所、書き直した文では一覧の4行すべてに期限を入れたため4か所。
  4行目の返送の期限は元の文の最後の段落から写した。
- 一覧に無い言葉：「数次相続」→ 案「相続の手続きが終わらないうちに、相続人の方が亡くなったこと」
- 書き直さなかった文：「遺産分割協議の内容によっては別途書類が必要となる場合があります」
  （どの書類かが元の文に無く、書き直すと範囲が変わるため）

照合表の「一致」の列は、AIの判断ではなく人が確かめる場所の目印です。 「要確認」と出た行は、補助者が元の文と書き直した文を並べて見ます。上の例では、元の文の3か所に1か所足した理由が④に書かれているので、補助者はそれが正しいかだけを見ればよくなります。

表の形にするのは、文書作成ソフトへそのまま貼れるからです。 AIと事務所のファイルをつながないので、JSON より人が読んで貼れる形のほうが手数が少なくなります。

どこで、の列の「元の文に記載なし」は正常です。 足すかどうかは、司法書士が依頼者の本籍地を見て決めます。

システムへ連携する

ChatGPT と事務所のファイル・案件管理の表は、つなぎません。 つなげば記号に置き換える手間は省けますが、依頼者の氏名と相続関係をAIに渡すことになります。 言い換えに氏名は要らないので、つなぐ理由がありません。

言い換えの一覧は、スキルの補助の資料として1か所に置きます。 一覧を直したら、スキルの資料を差し替えます。補助者が自分の手元に一覧のコピーを持つと、直した一覧と古い一覧が並んで使われます。

人が確認する

送る前の確認は、これまでどおり司法書士が行います。 変わるのは順番と、見る場所です。

1. 補助者が③照合表を見る … 「要確認」の行を元の文と並べて見ます。することの数が合わない場合は、①を使わずに書き直しをやり直します
2. 補助者が記号を戻す … 〔依頼者〕〔物件1〕を元に戻します。戻した後に、記号が残っていないかを検索で確かめます
3. 司法書士が③と④を見る … 照合表で日付・金額・書類が変わっていないことを確かめ、④に挙がった言葉と書き直さなかった文を見ます
4. 司法書士が①と②を通して読む … 意味が変わっていないか、依頼者の事情に合っているかを見ます
5. 一覧に足す言葉を決める … ④の「一覧に無い言葉」の言い換え案のうち、よいものを言い換えの一覧に足します

3番目を先にするのは、読み直しの時間を数字と書類に使わないためです。 全文を読む前に「変わっていない」ことが分かっていれば、4番目では文の意味と依頼者への伝わり方だけを見られます。

目標は、司法書士の確認が1通あたり2分です。 それより長くかかる説明文が続く場合は、④に挙がる言葉が多すぎるか、照合表の「要確認」が多すぎます。言い換えの一覧を足すか、ひな形の元の文を直すかを先に考えます。

例外に対処する

上の3行は、使わずに捨てる判断をする行です。 照合表が合わない書き直しを手で直して使うと、どこまで直したかが分からなくなります。合わなければ捨てて元の文を使う、と決めておくと、確認の時間が読めます。

下から2行目の外国に住む依頼者は、集める書類も送り方も国内の依頼者と違い、説明文の中身そのものが変わります。 住所の証明に何を使うかも、司法書士が依頼者の事情を聞いて決めることです。中身が違う文を、言葉だけ直す仕組みに通さないでください。

記録を残す

• 送った説明文（記号を戻した完成版）と、送った日・方法
• ChatGPT に貼った写し（記号のまま）と、返ってきた4つのブロック
• 照合表の「要確認」の行と、補助者がどう確かめたか
• 司法書士が直した箇所（①を直したか、使わなかったか）
• 言い換えの一覧に足した言葉と、足した日
• 依頼者から電話で聞かれた言葉

2つ目は、後で「説明と違う」と言われたときに、どの段で何が変わったかを追うためです。 記号のままなので、写しに氏名は残りません。

最後の行が、言い換えの一覧を育てる材料になります。 電話で聞かれた言葉は、言い換えが足りていない言葉です。月に1回、聞かれた言葉を一覧に足すかを司法書士が決めます。

会話の保存期間は、ワークスペースの設定に従います。事務所の記録として残すのは、ChatGPT の会話ではなく、案件のフォルダに保存した文書です。 会話は削除されることを前提にします。