法律事務所で、依頼者から受け取ったメール・メモ・書面から時系列表の下書きを作り、出典と不明点を添える

処理の起点を決める

事件フォルダの「受領」に資料が置かれたことを起点にします。 事務所のサーバーで Python のスクリプトを15分ごとに動かし、新しく置かれた資料を見つけます。依頼者からの資料は数回に分けて届くことが多いため、最後の資料が置かれてから30分たったところで、その回の資料をまとめて処理します。

初版と更新を同じ仕組みで扱います。事件フォルダに時系列表がまだ無ければ初版を作り、あれば今回の資料の分だけを抜き出して追記します。 過去に処理した資料は、資料番号で記録しておき、二度読みしません。

処理が終わった資料は「処理済み」へ移します。移すのは、照合まで成功したときだけです。 「受領」に残っている資料が、まだ表に入っていない資料です。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の関係者の一覧です。 依頼者の資料では、同じ人が「部長」「Kさん」「あの人」と呼ばれます。呼び方の一覧が無いと、同じ人の発言が別人として並びます。 受任のときに聞き取った関係者を、呼び方ごと一覧にしておきます。

チャットの画面写真は、日付の確かさがいちばん低い資料です。 画面に日付の区切りが写っていない写真では、発言の日がその写真だけでは分かりません。ここが依頼者への質問のいちばん多い出どころになります。

データの取得方法を決める

資料はすべて事件フォルダから読みます。形式ごとに、読み込める形にそろえてから渡します。

Word や表計算の文書は、そのままでは渡せません。 公式の説明では、.docx や .xlsx のような形式は文書として渡せず、テキストかPDFに変換する必要があるとされています。事務所のサーバーでPDFに変換してから渡します。

メールは本文をテキストにして渡します。 送信日時をヘッダーから取り、本文の先頭に書き添えます。「昨日」「来週」のような言葉を日付に直すときの基準が、この送信日時です。 転送をくり返したメールでは、本文の中に元のメールの送信日時が引用されています。引用部分の日時と、転送した日時を取り違えないよう、引用の区切りごとに別の資料として扱います。

PDF と画像は、抜き出しとは別に、文字起こしを1回させておきます。 照合のときに「写した文が資料にあるか」を探す相手が要るからです。文字の層を持つPDFはその文字を使い、画面写真や手書きのメモは Claude API に「見えている文字をそのまま書き出す」だけの指示で文字起こしをさせ、資料番号と画像番号を付けて事件フォルダに保存します。 抜き出しと文字起こしを別の呼び出しにするのは、同じ呼び出しの中で両方をさせると、抜き出した文に合わせて文字起こしが整えられてしまうからです。

AIへ渡す前に整形する

1. 資料番号の付与 … 届いた順に「D-001」のような番号を振り、ファイル名と受領日を台帳に記録します
2. パスワード付きのPDFの確認 … 開けないものは処理せず、依頼者に解除して送り直してもらいます
3. ページ数と大きさの確認 … 1回に送るページ数と大きさが上限に収まるよう、長い書面は分けて送ります
4. 画像の向きと大きさ … 横倒しの写真を直します。1回の送信で画像が20枚を超えると1枚あたりの大きさの制限が厳しくなるため、長辺を2000ピクセル以下に縮め、1回は20枚までにします
5. 関係者の呼び方の一覧の添付 … 事件の基本情報から作った一覧を、毎回いっしょに渡します
6. 同じ資料の重複の除去 … 同じメールが転送で二重に届いたものは、内容の一致で1つにします

6番目の重複の除去は、内容が完全に同じものに限ります。 返信を重ねたメールは、前のやり取りを引用しているので中身が似ていますが、最後に足された1通分が違います。 似ているものを1つにまとめると、その1通分の発言が表から消えます。完全に一致しないものは別の資料として残し、同じ出来事の候補として後のまとめに任せます。

4番目を軽く見ないでください。 公式の説明では、200ピクセル未満のような小さい画像や、傾いた画像では読み違えが起きうるとされています。チャットの画面写真は文字が小さいので、縮めすぎにも注意します。 長辺を縮めた結果、文字がつぶれる写真は、縮めずに1枚ずつ送ります。

AIに処理させる

させるのは、資料ごとに日付のある出来事を抜き出し、該当の文を写すことだけです。

「日付の確かさ」が、この構成でいちばん大事な欄です。 送信日から計算した日付は、計算が合っていても依頼者の記憶と違うことがあります。資料に明記された日付とは別の扱いにし、表でも見分けがつくようにします。

2行目と最後の行が、いちばん起きやすい失敗です。 日付の無い画面写真を渡すと、AIは前後の資料から「おそらくこの日」と埋めます。その日付が表に入ると、確かめるべき点が消えます。

指示内容を固定する

あなたは法律事務所で、依頼者から受け取った資料を読み、
時系列表の下書きを作る担当です。資料に書かれていることだけを扱ってください。

【抜き出すもの】
資料の中の、日付のある出来事（行為・発言・通知・契約・支払など）。

【日付の扱い】
- 資料に年月日が書かれていれば date_basis を explicit にする。
- 「昨日」「来週」などは、渡したメールの送信日時から計算し、
  date_basis を computed にする。計算に使った語を date_note に写す。
- 月までしか分からなければ date_basis を month_only にする。
- 分からなければ date を空にし、date_basis を unknown にする。
- 前後の資料から推し量って日付を埋めないでください。
- 画像の撮影日・ファイルの作成日を出来事の日付にしないでください。

【当事者の扱い】
- 関係者の呼び方の一覧にある名前にそろえてください。
- 一覧に無い人は「不明（資料の表記：○○）」としてください。

【厳守事項】
- quote には根拠の文を資料からそのまま写してください。
  言い換え・要約・補足をしないでください。
- quote を写せない出来事は出力しないでください。
- 依頼者のメモに書かれた評価（「ひどい」「違法だ」など）は、
  出来事ではなく「依頼者のメモの記載」として扱ってください。
- 責任・違法性・見通し・証拠としての価値は書かないでください。
- 判断に迷ったら、確かさの低いほうを選んでください。

【資料番号】{doc_id}
【資料の種類】{doc_type}
【メールの送信日時（メールの場合）】{sent_at}
【関係者の呼び方の一覧】{party_aliases}
【資料】（このあとに添付）

「撮影日を日付にしない」を明記しないと、画像の情報から日付を作ろうとします。 公式の説明では画像のメタデータは渡されませんが、画面に写った時計や通知の時刻を手がかりに日付を作ることはあります。写っている日付の区切りだけを根拠にするよう、禁じる形で書きます。

「評価をメモの記載として扱う」は、依頼者の資料に特有の指示です。 依頼者のメモには感情や評価が多く書かれています。それを出来事として並べると、表が依頼者の主張の一覧になります。 書面を書く弁護士にとっては、事実と評価が分かれていることが大事です。

出力形式を固定する

資料ごとに、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "doc_id": "D-001",
  "events": [
    {
      "date": "2026-03-04",
      "time": "",
      "date_basis": "explicit | computed | month_only | unknown",
      "date_note": "",
      "event": "",
      "actor": "",
      "counterparty": "",
      "page_or_image": "",
      "quote": "",
      "is_client_opinion": false
    }
  ],
  "unclear_points": [
    { "kind": "date | actor | content", "quote": "", "question": "" }
  ]
}

1つ目の理由は、照合ができることです。 quote の文を、プログラムが資料のテキストの中から探します。PDF と画像は、Claude API に別に文字起こしをさせたテキストと照らします。見つからない行は「出典未確認」として表の最後に回します。

照合では、空白・改行・全角と半角の違いだけをそろえてから探します。それ以上のゆらぎ（送り仮名の違い、言い換え）は一致とみなしません。 ゆるく照合すると、AIが言い換えた文まで照合済みになり、照合の意味がなくなります。

2つ目は、日付の確かさで並べ方を変えられることです。 explicit と computed は日付順に並べ、month_only は月の終わりに、unknown は表の最後にまとめます。確かさの低い行が、確かな行の間に紛れ込みません。

3つ目は、unclear_points がそのまま質問の下書きの材料になることです。 資料ごとの不明点を集め、2回目の呼び出しで、依頼者に聞く質問の形に整えます。同じ日の出来事についての不明点は1つの質問にまとめ、依頼者の負担を減らします。

システムへ連携する

依頼者への質問は、自動で送りません。 質問の下書きは事件フォルダに置くだけで、送るかどうか、どう聞くかは弁護士が決めます。 依頼者に何を聞くかは、事件の方針そのものだからです。

時系列表は、表計算のファイルで事件フォルダに書き出します。 列は第7章の出力形式の表のとおりで、出典の列には資料のファイルへのリンクを入れます。パラリーガルがリンクから資料を開き、そのまま確かめられるようにしておくと、確かめる時間がいちばん短くなります。通知のメールには事件名と件数だけを書き、資料の中身や依頼者の名前は書きません。

人が確認する

時系列表は、すべての行を人が確かめてから使います。

1. パラリーガルが出典を開く … 全行について、資料番号とページを開き、該当の文があるかを見ます。照合済みの行も開きます。 照合が確かめるのは文があることで、読み取りが正しいことではないからです
2. 日付の確かさを見直す … computed の行は、計算の元になったメールの送信日時を確かめます
3. まとめ方を直す … 同じ出来事の候補としてまとめられた行が、本当に同じ出来事かを見ます
4. 弁護士が質問を決める … 不明点の下書きから、依頼者に聞くものを選び、聞き方を直します

1番目の「照合済みの行も開く」を省かないでください。 手書きのメモでは、AIの文字起こしと抜き出しの両方が同じ読み違いをすることがあります。照合が通っても、元の画像と違う文字になっていることはありえます。

確かめる時間は1行あたり数十秒です。 書き写していたころの時間がそのまま確かめる時間に置き換わるのではなく、資料を開く場所が分かっているぶん、短くなります。

確かめた結果は、表の「状態」の列に残します。 パラリーガルが開いて確かめた行は「確認済み」とし、確かめた人の名前と日付を付けます。弁護士が書面に写してよいのは「確認済み」の行だけ、と事務所で決めておくと、下書きのまま書面に入る事故を防げます。依頼者の回答で日付が確かになった行は、回答のメールを新しい資料として番号を振り、その資料番号を出典に足します。

例外に対処する

2行目は、依頼者に頼むことで解決するものがほとんどです。 画面写真が読めないときは、元のチャットの画面をもう一度撮ってもらうか、書き出しの機能で文字のまま出してもらうほうが確実です。

記録を残す

• 資料番号の台帳（ファイル名、受領日、形式、処理日）
• 資料ごとに Claude API へ送った内容と、返ってきたJSON
• 照合の結果（照合済み／出典未確認）
• 人が直した行の記録（何をどう直したか）
• 依頼者に送った質問と、その回答で直した行

4つ目は、指示を直す材料になります。 同じ型の直しがくり返されるなら、指示か関係者の一覧に足りないものがあります。たとえば「発言者の取り違え」が続くなら、チャットの画面写真で左右の吹き出しのどちらが依頼者かを、資料の種類と一緒に渡すことで減らせます。

指示の版も残します。 指示を直すと、同じ資料からでも抜き出される行が変わります。どの版の指示で作った表かが分からないと、後から行の差を説明できません。

ログは事件の記録として扱います。 依頼者の資料と同じ場所に、同じ期間置きます。事件フォルダの外にコピーを作りません。