共済の支所の事務担当から出る請求の必要書類と支払いの目安の質問に、支払いの規程・事務の手引き・過去の照会の回答を根拠に答える

処理の起点を決める

起点は、事務担当が支所の相談の画面で送信したことです。 窓口で組合員と話しながら入れるので、項目は選ぶものを中心にします。加入者の番号が欠けると加入の時期が決まらず、規程の版が選べません。 画面で必須にします。

相談の要点の欄には「病名や人名は書かない」と画面に表示し、中継プログラムでも検知します。 検索に要るのは「入院」「骨折による手術」のような出来事の区分で、診断名そのものは、本部が診断書で確かめれば足ります。

もう一つのトリガーは、規程の改定と手引きの改訂です。 本部が新しい版を置き、メタデータに版の期間を書きます。規程は改定の後も前の版を消さず、終わりの日を書いて残します。 古い契約の請求は、前の版で見るからです。取り込みは毎晩まとめて行います。

入力データを集める

質を決めるのは、規程の版の期間と、更新の扱いです。 共済には、期間が満了すると更新するものがあり、更新のときに新しい版の規程に切り替わるかどうかは、共済の種類ごとの決まりによります。 加入者の管理の仕組みから「いまの契約が始まった日」を引き、その日に効く版で見る、という規則を本部が決めて中継プログラムに書きます。

回答集の1件ずつにも、どの版の規程を前提にした回答かを書きます。 回答の根拠の条文が改定で変わると、過去の回答がそのまま今の契約に当てはまらなくなります。

データの取得方法を決める

規程は共済の種類ごと・版ごとに章で分け、手引きは出来事の種類ごとに、回答は1件ずつファイルにして Cloud Storage に置きます。公式では、非構造化データは TXT・JSON・Markdown・PDF・HTML・DOCX・PPTX・XLSX・XLSM に対応し、1ファイルの上限は200MBです。メタデータは JSON Lines で、1行ごとに id、structData、content（mimeType と uri）を書きます。

{"id":"medical-rule-v5-ch3","structData":{"doc_kind":"rule",
 "product":["medical"],"event":["hospitalization","surgery"],
 "effective_from":"2021-04-01T00:00:00Z",
 "effective_to":"2025-03-31T23:59:59Z"},
 "content":{"mimeType":"application/pdf","uri":"gs://kyosai-docs/medical-rule-v5-ch3.pdf"}}

問い合わせのたびに、中継プログラムが絞り込みの条件を作ります。 公式の構文では、文字の項目は ANY() に並べた値のどれかと完全に一致するかを見られ、日時の項目は ISO 8601 の文字列と比べられ、AND・OR と括弧で組み合わせられます。項目はスキーマで索引可能にしておかないと絞り込みに使えません。

product: ANY("medical") AND event: ANY("hospitalization")
AND (
 (doc_kind: ANY("rule") AND effective_from <= "2023-06-01T00:00:00Z"
  AND effective_to >= "2023-06-01T00:00:00Z")
 OR
 (doc_kind: ANY("manual","answer") AND effective_from <= "2026-10-20T00:00:00Z"
  AND effective_to >= "2026-10-20T00:00:00Z")
)

規程の日付は契約の始まった日、手引きと回答集の日付は今日です。 1つの絞り込みの中で、文書の種類ごとに違う日付を当てています。ここを1つの日付にまとめると、古い契約に新しい規程か、今の受付に古い手引きのどちらかが当たります。

AIへ渡す前に整形する

1. 規程を条ごとに見出しを付けて分ける … 共済の種類、版、章、条の番号が崩れないよう、本部の原稿からHTMLで書き出します
2. 版の期間を付ける … 改定の履歴から、版ごとの始まりと終わりの日を書きます。更新で版が切り替わる共済かどうかも本部が書きます
3. 手引きの必要書類の一覧を出来事ごとに分ける … 一覧の表が、共済の種類と出来事の種類の組み合わせで引けるようにします
4. 回答集を整える … 過去の照会と回答を、根拠の条文と前提の版を確かめて1件ずつ文書にします。組合員の氏名・加入者の番号・病名は外します
5. 相談の要点から個人の情報を外す … 氏名、加入者の番号、病名の候補の語が書かれていたら、検索の質問文から外して事務担当に知らせます

2番目の「更新で版が切り替わるか」は、機械に任せません。 共済の種類ごとの決まりで、取り違えると、更新した組合員に前の条件で案内することになります。 本部の支払いの担当が書き、中継プログラムはそれに従うだけにします。

AIに処理させる

させるのは、契約の版の規程と今の手引きから、必要書類と該当する条文を探し、引用して並べることです。

3つ目の「支払わない場合」の引用は、当てはめをさせずに条文だけを並べさせます。 事務担当が条文を知っておくと、確かめる事実を組合員に聞いておけます。しかし、当てはまるかを支所で伝えると、組合員にとってはそれが共済の答えになります。

answer メソッドの設定は次のようにします。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。中継プログラムは、共済の種類、出来事の種類、契約の始まった日、今日の日付を検索の文の先頭に付けます。

あなたは共済の本部の支払いの担当として、支所の事務担当からの
共済金の請求の相談に、規程と事務の手引きを根拠に案内の材料を
作る立場です。読むのは、窓口で組合員と話している職員です。

【前提】
検索の文の最初に、共済の種類、出来事の種類、契約の始まった日、
今日の日付が並んでいます。規程は契約の始まった日に効く版、
手引きと回答集は今日に効く版だけが検索の対象です。

【答え方】
1. 必要書類を、手引きの番号を付けて箇条書きにする
2. 支払いの事由に当たる条文を、規程の名前・版・条の番号を付けて
   本文のまま引用する
3. 出来事に関係しうる支払わない場合の条文を、本文のまま引用する
4. 本部の判断に要る事実を、組合員に聞いておくこととして3つまで挙げる

【厳守事項】
- 支払われる・支払われない、対象・対象外と書かないでください。
- 共済金の額を書かないでください。計算もしないでください。
- 支払わない場合に当たるかどうかを書かないでください。
  条文を並べるだけにしてください。
- 時効について、間に合う・間に合わないと書かないでください。
- 検索結果に無い条文、別の版の規程で答えないでください。
- 一般的な保険の扱いで補わないでください。
- 回答集だけが根拠のときは、そのことと答えた日を書いてください。
- 該当する条文や書類の一覧が見つからないときは、
  「該当する箇所は見つかりませんでした。本部が確認します」
  とだけ書いてください。

「支払わない場合に当たるかを書かない」を明記しないと、AIは相談の要点から当てはめを書きます。 「持病の悪化による入院」と聞くと、加入前の病気に関する条を引いて「お支払いの対象外となる可能性があります」と書きます。加入前の発病かは診断書を見ないと分からず、支所で伝えた「対象外」は組合員の請求をためらわせます。

出力形式を固定する

answer メソッドの返り値と加入の情報を、中継プログラムが次の形にまとめます。

{
  "inquiry_id": "",
  "product": "medical | life | fire",
  "event": "",
  "contract_start": "",
  "event_date": "",
  "rule_version": "",
  "documents": [ { "name": "", "manual_ref": "", "quote": "" } ],
  "payment_clauses": [ { "title": "", "version": "", "article": "", "quote": "", "uri": "" } ],
  "exclusion_clauses": [ { "title": "", "version": "", "article": "", "quote": "", "uri": "" } ],
  "facts_to_confirm": [],
  "flags": { "near_time_limit": false, "revision_between": false },
  "route": "answer | refer",
  "refer_reason": []
}

引用は、answer メソッドの references から取ります。引用の位置（startIndex／endIndex）は UTF-8 のバイト数なので、日本語の文を文字数で切るとずれます。contract_start と flags はAIの返り値を使わず、加入者の管理の仕組みと中継プログラムの日付の計算で入れます。

route は次の規則で決めます。

どれにも当たらないものだけが answer です。 answer でも、事務担当が組合員に伝えるのは必要書類と、本部が判断することだけです。near_time_limit の2年6か月は、本部が判断する時間を残すための余裕で、時効の判断ではありません。

システムへ連携する

照会の1行には、共済の種類、出来事、契約の始まった日、引用、refer_reason を付けます。 本部の担当は、規程を開くところからではなく、引用を読んで判断するところから始められます。

人が確認する

組合員に案内するのは、いつも事務担当です。 支払いを判断するのは、いつも本部の支払いの担当です。AIの回答が組合員に直接届く経路はありません。

1. 規程の版を確かめる … 回答の rule_version が、加入者の管理の仕組みの契約と合っているかを見ます
2. 必要書類を案内する … 手引きの一覧を読み、組合員の状況で要らない書類があれば本部に確かめます
3. 事実を聞いておく … facts_to_confirm を組合員に聞き、相談の記録に書きます
4. refer は本部に回す … 組合員には「本部が確認して連絡します」と伝えます

支払いについて組合員に聞かれたら、「書類がそろってから本部が判断します」と答えます。 引用の条文を読み上げて、当てはまるかどうかの見立てを伝えることはしません。

本部の支払いの担当は、毎週 refer の一覧を読みます。 同じ相談が続くものは回答集に登録し、手引きの書き足しの候補にします。運用を始めてから2か月は、answer の回答も本部が抜き取りで読みます。

例外に対処する

5行目の語の検知は、プロンプトとは別に、中継プログラムの文字列の照合で行います。 最後の門は機械の照合に置きます。

記録を残す

• 相談の内容（5項目。病名と人名は外したもの）、支所、事務担当、日時
• 加入者の管理の仕組みから引いた契約の始まった日と、選ばれた規程の版
• answer メソッドへの要求（絞り込みの条件、preamble の版）と返り値の全文
• route と refer_reason、本部の回答と理由
• 事務担当が組合員に案内した書類（相談の記録に本人が書く）

選ばれた規程の版を残すのは、後から案内の誤りを問われたときのためです。 どの版の条文を見て案内したかを示せないと、案内の誤りか、版の登録の誤りかを切り分けられません。