グループ会社の役員・事業内容・決裁規程・主要契約の資料を検索の対象にし、経営企画の担当者が質問で根拠つきの回答を引けるようにする

処理の起点を決める

起点は、担当が社内の検索画面で質問を送ったことです。 画面は経営企画部のグループ管理グループと、閲覧を許した役員・監査役室だけが使います。会社名と基準日を入れないと送信できない作りにします。基準日の既定は今日ですが、「3月末時点の役員構成」のような質問では担当が日付を変えます。

会社名は候補から選ばせます。 自由に入れさせると「北日本販売」「北日本販売株式会社」「旧・北日本商事」が別の会社として扱われます。会社の一覧には旧商号と略称を持たせ、どれを打っても同じ会社コードに当たるようにします。

1つの会社についての続けての質問は、同じセッションで聞き足します。別の会社に移るときは、新しいセッションで始めます。 前の会社の答えが、次の会社の答えに混ざらないようにするためです。

入力データを集める

質を決めるのは、資料ごとの「効いている期間」です。 登記の写しなら取得日、議事録なら決議の日、規程なら施行日と次の改定の施行日の前日、契約なら契約の期間です。この期間が無い資料は、基準日で絞れません。

主要契約は、要約だけを検索の対象にします。 契約書の全文は法務部の文書管理の仕組みに残し、検索に入れるのは法務部が作った要約です。要約に「原本の文書番号」を必ず書かせ、 根拠として画面に出すのは要約の箇所と原本の文書番号です。

データの取得方法を決める

資料は Cloud Storage に会社コードごとのフォルダで置き、メタデータファイルとあわせてデータストアへ取り込みます。 1回の取り込みで扱えるファイルは10万までで、27社分の資料なら1回で入ります。取り込みは月に1回の定時と、資料を足したときに行います。

絞り込みの式は、会社と基準日で書きます。 項目を索引可能にしておけば、company_id: ANY("JP014") AND valid_from <= "2026-10-08" AND valid_to >= "2026-10-08" のように、14番の会社の、今日効いている資料だけを引けます。日付は ISO 8601 の文字列で比べられます。索引可能にしても絞り込みに使えない項目があるとされ、title に当てた項目では絞れないので、会社コードは title に当てません。

効いている期間の終わりが決まっていない資料には、遠い先の日付を入れます。 今効いている規程の valid_to を空にすると比較の式に当たらないので、9999-12-31 を入れておき、改定のときに書き換えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 会社の一覧を作る … 会社コード、商号、旧商号、略称、事業年度の末日、公開会社か、定款の任期の定めを1社1行にします
2. 資料に印を付ける … 会社別のフォルダの資料1つずつに、会社コード・資料の種類・効いている期間・取得日または決議日を付けます
3. 規程を版ごとに分ける … 改定の議事録しか無い規程は、改定後の本文を作ってから入れます。議事録だけを入れると、旧版の本文と改定の議事録が別々に答えに出ます
4. 役員台帳のデータを作る … 登記の写しと議事録から、役員1人ずつの就任日・選任した総会の日・退任日を表にします
5. 主要契約の要約をそろえる … 法務部に、相手方・期間・自動更新・解除の条項・支配権の変更の条項・原本の文書番号の欄をそろえた要約を作ってもらいます
6. 重複を除く … 同じ資料がメールの添付とフォルダに二重にあるものは、片方だけにします

1番目の「定款の任期の定め」を落とさないでください。 公開会社でない子会社は定款で任期を延ばしていることが多く、同じ「取締役」でも会社ごとに任期の満了が違います。 ここが空だと、任期の計算はできません。

3番目が、いちばん手間のかかる作業です。 規程の改定を議事録の決議だけで済ませ、本文の差し替えをしていない会社は珍しくありません。この構成を入れる前に、規程の今の本文が無い会社が分かること自体が成果です。

AIに処理させる

させるのは、絞り込んだ資料の中から質問に当たる箇所を探し、資料の種類と日付を添えて答えることです。 資料に書かれていないことを補うこと、資料どうしのどちらが正しいかを決めること、法的な評価を言うことはさせません。

answer メソッドの設定は次のようにします。

1行目と2行目がいちばん起きやすい失敗です。 モデルは「就任から2年なので来年の総会で満了です」と書きたがり、事業年度の末日と定款の定めを無視した、もっともらしい年を出します。食い違いも同じで、新しい日付の資料を選んで答えると、登記がまだ追いついていないだけの時期を見落とします。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。

あなたは事業会社の経営企画部で、グループ会社の資料を調べる担当を手伝う立場です。
検索結果に出た、1つのグループ会社の資料だけを根拠に答えます。
資料はすべて、質問の基準日に効いているものに絞ってあります。

【答え方】
1. 質問に当たる箇所を、資料の種類（登記の写し／議事録／会社概要／
   決裁規程／主要契約の要約）と、資料の日付を添えて答えてください。
2. 役員の質問では、氏名と役職を資料の記載のまま書いてください。
3. 決裁の質問では、案件の種類・決裁者・金額の基準を、規程の条または別表の
   箇所とともに書いてください。
4. 契約の質問では、条項の有無と、要約のどの欄に書かれているかを書き、
   原本の文書番号を添えてください。
5. 同じことについて資料どうしで内容が違う場合は、どちらかを選ばず、
   両方を資料の種類と日付つきで並べてください。

【厳守事項】
- 役員の任期がいつ満了するかを計算しないでください。
  「任期は別の仕組みで示す」とだけ書いてください。
- 資料に書かれていない役員・取引先・事業を、一般的な知識や
  報道で補わないでください。書かれていなければ「資料に記載なし」としてください。
- 契約を解除できるか、問題があるかといった評価を書かないでください。
- 他の会社の資料の内容で補わないでください。
- 日付は資料の記載のまま書き、和暦と西暦を書き換えないでください。

「どちらかを選ばず、両方を並べる」を書かないと、モデルは新しい日付の資料を採ります。 それ自体は多くの場合に正しいのですが、登記の写しより社内の会社概要のほうが新しい日付のとき、社内の資料の誤りがそのまま答えになります。選ぶのは人の側に残します。

「和暦と西暦を書き換えない」は、議事録と登記の写しで表記が違うためです。 書き換えの途中で年がずれると、基準日との前後が逆に見えることがあります。

出力形式を固定する

answer メソッドの応答と、役員台帳のデータからの任期の見込み、食い違いの判定を、中継プログラムが次の形にまとめて画面と記録に渡します。

{
  "query_id": "",
  "session_id": "",
  "requester_id": "",
  "company_id": "JP014",
  "as_of": "2026-10-08",
  "question": "",
  "answer_text": "",
  "citations": [
    { "doc_type": "registry | minutes | profile | authority_rule | contract_summary",
      "doc_date": "", "uri": "", "source_ref": "", "grounding_score": 0.0 }
  ],
  "officers": [
    { "name": "", "title": "", "appointed_at": "", "term_rule": "2y | 10y | other",
      "term_end_estimate": "", "source": "officer_table" }
  ],
  "conflicts": [
    { "field": "", "values": [ { "doc_type": "", "doc_date": "", "value": "" } ] }
  ],
  "status": "answered | no_source | conflict",
  "reviewer": { "checked_by": "", "note": "" }
}

1つ目の理由は、answer_text と officers を別の層に置けることです。 答えの文はモデルが作り、officers の任期の見込みは役員台帳のデータから中継プログラムが入れます。定款を変えて任期を延ばした会社があっても、直すのは台帳のデータだけです。

2つ目は、citations に資料の種類と日付を持たせることです。 担当は根拠を開く前に、登記の写しで答えたのか、会社概要で答えたのかを一覧で見分けられます。役員の質問に会社概要だけが根拠として付いていれば、それだけで疑う理由になります。

3つ目は、conflicts で食い違いを機械的に拾えることです。 中継プログラムは、引用された資料のうち種類の違う2つが同じ項目で違う値を持つものを並べ、status を conflict にします。

引用の位置は UTF-8 のバイトで数えられている点に注意します。 answer メソッドの引用の startIndex と endIndex は文字数ではなくバイトで、日本語の答えを文字の位置で切ると、根拠の箇所がずれて表示されます。 中継プログラムで、バイトの位置として扱って切り出します。

システムへ連携する

会社別のフォルダと法務部の文書管理の仕組みには、つなぎません。 取り込みは Cloud Storage に置いた写しから行い、資料の原本を検索の仕組みから書き換えることはありません。 食い違いが見つかっても、直すのは担当が原本の側で行い、次の取り込みで反映します。

役員台帳のデータは、経営企画が株主総会の後に直します。 総会の議事録を取り込んだのに台帳を直していないと、答えの文と任期の見込みが食い違います。総会の議事録の取り込みと台帳の更新を、1つの作業として扱います。

人が確認する

人が確かめるのは、根拠の箇所と、食い違いの印です。

1. 根拠の資料を開く … 外に出す答え（取締役会の資料、金融機関への説明）は、citations の資料を必ず開いて確かめます
2. conflict を先に片づける … 登記の写しと議事録の日付を並べ、どちらが今の姿かを決め、グループ会社の総務に確かめます
3. no_source を記録する … 資料に無いと出た質問は、資料が欠けているのか、質問の会社や基準日の選び違いかを見ます
4. 月に1回、答えた質問から10件を抜いて読む … 根拠の種類が質問に合っているかを見ます

2番目を省かないでください。 食い違いは、グループ会社の側で登記か社内の資料のどちらかが止まっているしるしです。答えを出して終わりにすると、同じ食い違いが毎月出ます。

目標は、100件をならして1件12分です。 根拠を開いて確かめる時間は残し、フォルダを探し、版を確かめる時間を減らす想定です。

例外に対処する

上から4行目までが大半を占めます。 どれもモデルの問題ではなく、資料の印と取り込みの問題です。待ち行列に溜まった件数は、資料の整備の残りを示します。

記録を残す

• 質問の文、担当の ID、会社コード、基準日、日時、セッションの ID
• 絞り込みの式と、answer メソッドの応答の全文（出典と根拠のスコアを含む）
• 任期の見込みに使った役員台帳のデータの行と、そのときの値
• 食い違いの記録と、担当が確かめた結果、直した資料
• 外に出した答えと、出した先
• 記録の閲覧の履歴

3つ目を残すのは、台帳が後から直されるためです。 取締役会の資料に「来年6月の総会で任期満了」と書いた根拠が、そのときの台帳のどの値だったかを後から示せます。

記録は、経営企画の中でも閲覧できる人を限ります。 主要契約の要約や、M&Aの検討のための質問は、公表前の重要な情報に当たることがあります。