市役所の各課に国・県から届く通知・事務連絡を要約し、自課で対応が要る事項・期限・照会への回答の要否を一覧にして課長に回す

処理の起点を決める

午前9時と午後1時の、1日2回の定時の実行を起点にします。 受付フォルダに件のフォルダが置かれるたびに動かすのではなく、まとめて動かします。課長が一覧を見る時間を、朝と昼過ぎの2回に決めておくためです。届くたびに一覧が変わると、課長はいつ見ればよいかが分からなくなります。

午後1時の実行で、その日の午前に届いたものまでを課長に渡します。 期限の近い照会は、午後のうちに係が決まれば、翌朝から作業に入れます。午後1時以降に届いた文書は、翌朝9時の実行で拾います。県から「本日中」と書かれた照会が午後に届いたときは、庶務の担当がその場で課長に口頭で伝えます。 定時の実行を待たせない例外として、運用の決まりに書いておきます。

処理が終わった件のフォルダは、処理済みフォルダへ移します。 移すのは一覧への書き込みまで成功したときだけです。受付フォルダに残っている件の数が、そのまま未処理の件数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、課の事務分掌の表です。 組織規則の「〇〇に関すること」という文言だけでは、国の事務連絡の件名と結びつきません。係ごとに、よく受ける通知の分野（介護保険の給付、障害福祉サービスの報酬、国民健康保険の保険料など）を数行ずつ書き足します。 これが担当の係の候補の精度を決めます。

管理簿は AI には渡しません。 前年度の同じ照会を探すのは Python の文字列の照合で行います。AI に過去の照会の一覧を見せると、件名の似た過去の照会に引きずられて、今回の文書の中身を読まずに要約することがあります。 今回の文書の要約と、過去の記録の照合を分けておくと、どちらが誤ったかを後から切り分けられます。

データの取得方法を決める

Python が受付フォルダを読み、件のフォルダごとにファイルを集めます。

鑑文と本文は、1回のリクエストでまとめて渡します。 県の鑑文と国の本文で期限が違うことがあり、別々に渡すと、どちらの期限がどちらの文書のものかを比べられません。 ファイル名の先頭に 01_鑑文、02_本文、03_別紙1 のように番号を付けてもらい、その順に並べて渡します。

別紙が数百ページに及ぶ文書は、本文までを先に渡します。 Q&A集や様式集が付く文書は、本文で対応と期限が分かります。本文に「別紙様式により回答」とある場合だけ、様式の部分を足して渡します。 上限の1,000ページに収まっていても、要らない別紙を渡すと読む範囲が広がり、要否の条件の一文を取り違えやすくなります。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDFであることを確かめます。Word や Excel の様式はPDFにしたものを足し、元のファイルも残します
2. 大きさの確認 … 50MBまたは1,000ページを超えるものは、本文と別紙に分けます
3. 並びの確認 … ファイル名の番号の順に並べ、鑑文が無い件は「鑑文なし」と記録します
4. 受付票の確認 … 受付票が無い件、経路が書かれていない件は処理から外し、庶務の担当に戻します
5. 件名の正規化 … 年度、日付、全角と半角の違いを取り除き、管理簿の照合に使う鍵を作ります
6. 訂正・追加の検知 … 件名の「（訂正）」「（追加）」「（再周知）」を拾い、前の件を管理簿から探します

4番目は、外部へ送ってよい文書かどうかの確認を兼ねています。 受付票は、庶務の担当が「この件は送ってよい」と判断した印でもあります。受付票の無い文書がフォルダに紛れ込んでも、送らないようにしておきます。

AIに処理させる

させるのは、文書ごとに、何を求めていて、いつまでに、どの条件で回答が要るのかを、原文の一文と出どころを添えて返すことです。

5行目が、この構成でいちばん大事な項目です。 「該当なしの場合も回答」と書かれた照会を「対象外」と読むと、回答が出ません。条件の一文を写させ、要否を AI に判断させないことで、課長が一文を読んで決められるようにします。

期限の行も同じ考え方です。 県の鑑文の回答の期限と、国の本文の施行の日付は、どちらも日付ですが意味が違います。何の期限か、どの文書に書かれていたかを返させれば、課にとっての期限は規則で選べます。

3行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「速やかに回答願います」「追って連絡します」のような文を渡すと、AI は具体的な日付に直しがちです。作られた日付は一覧の上で本物の期限と見分けがつかず、課長がそれを信じて係に振ると、本当の期限は誰も知らないままになります。

指示内容を固定する

あなたは市役所の課の庶務の担当として、国・県から課に届いた文書を読み、
課長に回す一覧の材料を作ります。
渡された文書に書かれていることだけを整理してください。
書かれていないことを推測しないでください。

【文書】ファイル名の番号順（01_鑑文、02_本文、03_別紙…）。ページ番号つき
【受付の情報】{receipt}

【返すこと】
- doc_type：inquiry（照会）／notice（通知）／inform_request（周知の依頼）／
  reference（参考の送付）／correction（訂正・追加）／unclear
- issuer：鑑文と本文それぞれの発出元、日付、文書番号
- summary：何の事務について、何が変わるか・何を求めるかを3文以内
- actions：対応ごとに kind（answer／submit／inform／change_procedure／none）と、
  その対応を求めている原文の一文を quote に
- deadlines：期限ごとに date、kind（answer／submit／effective／apply／other）、
  source（cover／main／annex）、page、原文の一文を quote に
- answer_condition：回答の要否の条件を書いた原文の一文と、その種類
  （answer_even_if_none／answer_only_if_applicable／all_must_answer／not_stated）
- forms：様式の名前、提出の方法、提出先

【厳守事項】
- 期限は、文書に日付として書かれているものだけを返してください。
  「速やかに」「追って」などは日付にせず not_stated とし、その文を quote に入れてください。
- 鑑文と本文で期限が違うときは、両方を返してください。どちらが優先かを決めないでください。
- 施行日や適用日を、回答や提出の期限として扱わないでください。
- 回答の要否の条件は、本文の末尾、別紙の欄外、様式の注記まで探してください。
  見つからないときは not_stated とし、要否を推測しないでください。
- quote には原文をそのまま写してください。言い換えたり、まとめたりしないでください。
- 通知が当課に当てはまるか、回答が要るかの結論を書かないでください。
- 照会への回答の内容を書かないでください。
- 個人の氏名、住所、電話番号が文書にあっても、出力に書き写さないでください。

「本文の末尾、別紙の欄外、様式の注記まで探す」を明記しないと、本文の冒頭だけで not_stated を返します。 回答の要否の条件は、人が見落とすのと同じ場所に書かれています。AI にも探す範囲を指示しておかないと、人と同じところで落とします。

「quote には原文をそのまま写す」を書くのは、後段の照合のためです。 言い換えた一文は、原文の中に見つかりません。Python が quote を原文のテキストの中から探し、見つからない行に印を付けるので、写していないと全行に印が付きます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "case_id": "",
  "doc_type": "inquiry | notice | inform_request | reference | correction | unclear",
  "issuer": { "cover": "", "main": "" },
  "summary": "",
  "actions": [ { "kind": "answer | submit | inform | change_procedure | none", "quote": "" } ],
  "deadlines": [
    { "date": "2026-11-06", "kind": "answer | submit | effective | apply | other",
      "source": "cover | main | annex", "page": 1, "quote": "" }
  ],
  "answer_condition": {
    "type": "answer_even_if_none | answer_only_if_applicable | all_must_answer | not_stated",
    "quote": ""
  },
  "forms": [ { "name": "", "method": "", "to": "" } ]
}

スキーマでは doc_type・kind・source・type を enum にし、date には日付の format を指定します。deadlines が空の文書もそのまま受け取ります。

1つ目の理由は、課にとっての期限を規則で決められることです。 Python は deadlines のうち kind が answer と submit のものを選び、source が cover（鑑文）のものがあればそれを、無ければ本文のものを、一覧の期限の列に出します。 決め方が規則の側にあるので、AI の返し方が揺れても一覧の期限は揺れません。

2行目が要です。 該当なしでも回答が要る照会は、課長が「回答要」と書くまで、一覧の上で消えないようにします。見落としが起きるのは、要否を決める前に一覧から外れたときだからです。

2つ目は、原文の一文で確認が速くなることです。 一覧には quote とページ番号が並ぶので、庶務の担当はPDFを開く前に、対応と期限が原文でどう書かれていたかを読めます。課長も、要約ではなく原文の一文で要否を判断できます。

3つ目は、管理簿にそのまま渡せることです。 課長が「回答要」とした行は、件名、期限、様式の場所、担当の係を管理簿の列にそのまま写せます。

システムへ連携する

担当の係の候補は、AI ではなく規則で付けます。 事務分掌の表の「よく受ける通知の分野」の語と、要旨の語の一致を数え、上位2つの係を候補にします。管理簿に前年度の同じ照会があれば、その担当の係を先頭に置きます。 規則で付けるので、候補が外れたときに表のどの語を足せばよいかが分かります。

文書管理システムには書き込みません。 回付の処理や収受の記録はこれまでどおりの操作で行い、この構成が出すのは課の中の一覧までです。

人が確認する

庶務の担当が見るのは、一覧の全行の要旨と、印の付いた行の原文です。 印の無い行は、要旨と原文の一文を読んで違和感が無ければ課長に回します。

1. 「至急」の行を先に見る … 期限と出どころが原文のとおりかを、PDFの該当ページで確かめます
2. 「該当なしでも回答」の行を確かめる … 条件の一文が原文にあるかを見ます。課長が見落とさないよう、一覧の上で色を変えます
3. 「期限の確認」「原文の確認」の行を開く … 別紙や様式の欄外に期限や条件が書かれていないかを探します
4. 課長に回す … 課長は担当の係、対応の方針、回答の要否を書き込みます
5. 課長が判断を変えた行を記録する … 候補の係と違う係にした、AI が none とした文書に対応を求めた、などを残します

2番目を省かないでください。 「該当なしでも回答」は、それが本当に原文にあれば課の負担が増え、無ければ不要な回答を出すことになります。どちらに誤っても県とのやり取りに残るので、一文を目で確かめます。

目標は、360件をならして1件5分です。 参考の送付は1分もかからず、印の付いた照会は10分以上かかります。印の付く件が全体の2割を大きく超える月は、受付票の付け方か、事務分掌の表の語が足りていません。

例外に対処する

上から5行目までは、AI の問題ではありません。 文書の届き方の問題です。重複と訂正の扱いを先に決めておかないと、同じ照会が一覧に2行並び、片方だけが管理簿に載ります。

記録を残す

• 件ごとの元のファイル（PDFと Excel の様式）と受付票
• Gemini API に渡したファイルの一覧と、返ってきたJSONの全文
• 規則で決めた課にとっての期限と、付けた印
• 課長が書き込んだ担当の係、対応の方針、回答の要否
• 課長と庶務の担当が AI の出力を変えた記録 … どの項目を、どう変えたか
• 管理簿に書き込んだ日時と、回答した日

5つ目の記録は、指示の見直しに使います。 同じ種類の文書で answer_condition の取り違えが続くなら、指示の探す範囲が足りていません。3か月分たまったら、取り違えた文書を並べて指示を直します。