市役所が地域のイベントの後援・共催の申請をフォームで受け、Apps Script と AI で要綱の基準に照らした書類の不足と確認点を拾う

処理の起点を決める

フォームの送信（トリガー①）と、1時間ごとの見回り（トリガー②）の2本です。 トリガー①は受付だけを行い、AI は呼びません。添付が届く前に AI に読ませても、確かめる材料が足りないからです。

トリガー①は、スプレッドシートの側のフォーム送信のトリガーです。 公式のページでは、そのイベントには質問の名前と値の組（namedValues）と、書き込まれた範囲（range）が入ります。範囲から行の位置が分かるので、受付の番号と結果を同じ行の横の列に書けます。

トリガー②は、1時間ごとの時間主導型です。 受付の一覧で状態が「添付待ち」の行を拾い、その受付の番号で Gmail を探します。添付がそろった行だけを AI に回し、そろわない行は次の回にもう一度見ます。 受付から7日たっても添付が届かない行は、「催促」の状態にします（例外処理）。

入力データを集める

確認の質問をフォームに置くのが、この構成の土台です。 「物品の販売はありますか」「政党や候補者が関わりますか」と、除外の基準に関わることを申請者に直接答えてもらいます。 AI が書類から読むのは、その答えと書類の記載が合っているかです。答えが「無い」のに、チラシに「〇〇党〇〇支部協賛」とあれば、それが確認点になります。

要綱の基準の表は、条文をそのまま写した列と、観点を書いた列に分けます。 「専ら営利を目的とする事業」の条文の隣に、「入場料が実費を大きく超えていないか」「主催者の商品の販売が事業の中心になっていないか」のように、総務課が実際に見ている観点を書きます。この観点の列は、ベテランの職員の見方を言葉にしたものです。

データの取得方法を決める

添付は getAttachments() で取り出します。 公式のページでは、メッセージのすべての添付を GmailAttachment の配列で返し、オプションでインラインの画像を含めるか、通常の添付を含めるかを指定できます。署名の画像が添付として拾われないよう、インラインの画像は含めない指定にします。

受付の番号は、件名の先頭に角かっこで入れます。 「【後援受付 K-2026-0412】」のように決めておけば、返信の件名にもそのまま残ります。申請者が新しいメールで送ってきた場合は件名に番号が無いので、送り主のアドレスと申請書の連絡先で照らし、合えば職員に確かめさせます。

PDF は base64 にして Claude API に渡します。 添付の中身をバイトで取り出し、Utilities の base64Encode で文字列にし、document のブロックの data に入れます。1回のリクエストに、申請書の回答と、その申請の PDF をすべて入れます。 書類ごとに分けて呼ぶと、事業計画書とチラシの案の食い違いを AI が見比べられません。

API のキーは、スクリプトのプロパティに置き、コードに書きません。 公式のページでは、スクリプトのプロパティはスクリプトのすべての利用者から使える、アプリ全体の設定の保存場所です。スクリプトを編集できる人を総務課の担当に限り、キーが課の外に見えないようにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 期限の確認 … 行事の初日と受付の日の差を数え、1か月前を切っていれば「期限」の印を付けます
2. 要る書類の確認 … 入場料等が「有料」なのに収支予算書が無ければ「不足」とします
3. 添付の形式の確認 … PDF 以外（画像・Word）は職員に PDF への変換を頼む印を付け、AI に渡しません
4. パスワード付きの PDF の確認 … 読めない PDF は、申請者に外して送り直してもらう印を付けます
5. 大きさの確認 … 添付の合計が大きすぎるものは、ページ数の多い書類を分けて送ってもらいます
6. 同じ団体の直近の申請 … 受付の一覧で同じ団体の申請を探し、事業名と結果を AI に渡します

1番目と2番目は、AI に渡す前にスクリプトで決めます。 期限は日付の引き算、収支予算書の要否は回答の値で決まり、ここに判断の余地はありません。 結果は AI の指摘とは別の列に書き、職員がひと目で見分けられるようにします。

4番目は、Claude API の側の制約でもあります。 公式のページでは、パスワードや暗号化のかかった PDF は扱えないとされています。エラーになってから気づくより、前で止めます。

AIに処理させる

exclusion_flags は、触れうる記載を拾うだけです。 「専ら営利」かどうかは、事業全体の中での物品の販売の重さで決まり、一文だけでは決まりません。 AI には、記載の場所と原文を返させ、「営利である」とは書かせません。

premature_logo は、地味ですが手戻りの多い観点です。 申請者は、承認を見込んでチラシに「後援：〇〇市」と刷ってしまうことがあります。承認の前の案なら直せますが、印刷の後だと刷り直しになります。 案の段階で拾い、問い合わせの文に「承認の通知の前の印刷はお控えください」と添えます。

指示内容を固定する

あなたは市役所の総務課で、後援・共催の申請の書類を確かめる係です。
申請書の回答と、添付の PDF に書かれていることだけを使ってください。
承認・不承認を判断しないでください。

【1. 食い違い（mismatches）】
事業名・実施の日時・実施の場所・入場料等・主催者・後援か共催か の6項目を、
申請書の回答と各書類で比べ、違いがあれば項目、申請書の値、書類の値、
書類の名前とページを返してください。表記の揺れ（全角と半角、曜日の有無）は
違いとして扱わないでください。

【2. 除外の基準に触れうる記載（exclusion_flags）】
要綱の基準の表（ここに貼る）の観点ごとに、触れうる記載があれば、
観点の番号、書類の名前とページ、原文をそのまま quote に写してください。
「営利である」「政治活動である」と結論を書かないでください。
触れうる記載が無ければ、空の配列にしてください。

【3. 確認の質問の答えとの食い違い（answer_conflicts）】
確認の質問への申請者の答えと、書類の記載が食い違うものを返してください。

【4. 名義の表示（premature_logo）】
チラシ・ポスターの案に、この市の名前や章が後援・共催として入っていれば true。

【厳守事項】
- 書類に書かれていないことを推測で補わないでください。
- 団体名や代表者の名前から、団体の性格を推し量らないでください。
- quote には、書類の文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 読めないページがあれば unreadable_pages に書き、推測で埋めないでください。

【申請書の回答】{answers}
【確認の質問の回答】{checks}
【同じ団体の直近の申請】{history}

「結論を書かない」を2か所で念押ししています。 生成AI は、触れうる記載を見つけると「この事業は営利目的に当たる可能性が高い」とまとめたがります。その一文が受付の一覧に残ると、職員が読み、所管の課に伝わり、いつの間にか結論として扱われます。 原文の場所だけを返させます。

表記の揺れを違いとして扱わない指示も要ります。 「10月12日（日）」と「10/12」が別の値として出ると、食い違いの一覧が揺れで埋まり、本当の食い違いが見えなくなります。

出力形式を固定する

次のスキーマの JSON で受け取ります。 スキーマはオブジェクトごとに additionalProperties: false にします。

{
  "application_id": "K-2026-0412",
  "mismatches": [
    { "field": "入場料等", "form_value": "無料",
      "doc_value": "参加費 大人1,000円", "doc": "チラシの案", "page": 1 }
  ],
  "exclusion_flags": [
    { "criterion": "営利-2", "doc": "事業計画書", "page": 2,
      "quote": "会場内で主催者の健康食品の販売ブースを設ける" }
  ],
  "answer_conflicts": [
    { "question": "物品の販売の有無", "answer": "なし",
      "doc": "事業計画書", "quote": "会場内で主催者の健康食品の販売ブースを設ける" }
  ],
  "premature_logo": true,
  "unreadable_pages": [],
  "questions": ["チラシの案の参加費と、申請書の入場料等（無料）が異なります。どちらが正しいでしょうか。"],
  "summary": ""
}

1つ目の理由は、指摘ごとに書類とページと原文が付くことです。 職員は PDF を頭から読まずに、指摘のページを開いて原文を確かめるだけで済みます。 これが30分を10分にする中身です。

2つ目は、exclusion_flags の criterion で要綱の観点に戻れることです。 観点の番号は要綱の基準の表の番号なので、どの条文に関わる指摘かが職員と所管の課で共通になります。

3つ目は、questions をそのまま問い合わせの下書きに使えることです。 スクリプトは、questions を並べ、決まった前置きと結びを付けて下書きにします。

システムへ連携する

問い合わせは下書きにとどめ、送りません。 GmailApp の下書きは、送信をしない操作です。申請者に届く文は、職員が指摘を確かめた後に、職員が送ります。

文書管理のシステムとはつなぎません。 回付と決裁は、市の文書の手続きそのものです。この構成は、回付の前の確認までを受け持ちます。

呼び出しの回数は、上限に遠く届きません。 公式のページでは、Google Workspace のアカウントの URL Fetch の呼び出しは1日10万回まで、1回の実行は6分までです。月120件なら1日に数件で、1時間ごとの見回りの1回で処理する件数を数件に絞れば、6分にも収まります。

人が確認する

1. 規則の結果を先に見る … 「期限」「不足」の印のあるものは、AI の指摘より先に申請者へ連絡します
2. 食い違いを原文で確かめる … mismatches のページを開き、どちらの値が正しいかを申請者に尋ねるか決めます
3. 除外の基準に触れうる記載を読む … exclusion_flags の原文を読み、事業全体の中での重さを見て、所管の課と協議するかを決めます
4. 問い合わせの下書きを直して送る … 尋ねる必要のない指摘は消します
5. 回付する … そろったものを、AI の要約と職員の所見を添えて所管の課へ回します
6. 指摘を退けたら記録する … 退けた指摘と理由を、受付の一覧に書きます

3番目を AI の指摘だけで済ませないでください。 町内会の祭りの「模擬店の販売」と、企業の「自社の商品の販売ブース」は、どちらも物品の販売です。同じ指摘が出ても、事業の中での位置づけがまるで違います。 そこを読むのが職員の仕事です。

目標は、120件をならして1件10分です。 指摘の無い申請は要約を読んで回付するだけで数分、除外の基準に触れうる記載のある申請は所管の課との相談が入って長くなります。

例外に対処する

期限の行は、AI の処理の外で動かします。 行事まで1か月を切った申請は、書類の確認より先に、受け付けるかどうかの連絡が要ります。 AI の結果を待つ1時間が、申請者にとってはチラシの印刷の締切に響きます。

記録を残す

• フォームの回答の全文と、受け付けた日時、受付の番号
• 添付が届いたメールのメッセージの ID と受信の日時、添付のファイル名
• 規則の結果（期限、要る書類、形式）
• AI に渡した要綱の基準の表の版と、AI の結果の JSON の全文
• 職員が退けた指摘と理由、問い合わせを送った日時
• 回付の日と、承認・不承認の結果（文書管理のシステムの番号）

要綱の基準の表の版を残すのは、要綱が改正されるからです。 浜田市の要綱は令和8年4月1日施行と附則にあり、要綱が変わると同じ書類でも指摘が変わります。 どの版の観点で見たかを残しておかないと、後から確認の経過を説明できません。