自治体の防災メールと緊急のお知らせの文案を、送る前に日時・場所・避難情報の言葉・問い合わせ先の誤りと分かりにくい表現で校正する

処理の起点を決める

担当者が文案を書き終えたところで、自分でプロジェクトのチャットに貼ります。 防災メールの配信の仕組みとはつながっていないので、貼らなければ校正は行われません。 送信の記録の表に「校正の表を確かめたか」の欄を設け、確認者が送信の前に見ます。

文案ごとに新しいチャットを開きます。 前の文案の会話が残ったチャットで次の文案を見させると、前の文案の日付や地区が混ざることがあります。1つの文案に1つのチャットにします。

夜間・休日は、当番の職員の端末から使えるようにしておきます。 庁内でインターネットに接続できる端末が限られている場合は、災害の対応の本部を置く部屋に、その端末を1台置くことを決めておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、名称の一覧の「使わない古い名称」の列です。 「避難勧告」「避難準備・高齢者等避難開始」「避難指示（緊急）」「土砂災害警戒情報」などを並べ、それぞれを何に置き換えるかを書きます。 この列が無いと、AIは古い名称を見つけても、何に直せばよいかを自分の知識で答えます。

名称の一覧は、次のような形で作ります。

【名称の一覧】作成日 2026-06-01（内閣府・気象庁の公開資料で確認）
| 区分 | 使う名称 | 使わない古い名称 | 置き換え |
| 避難情報 | 警戒レベル３　高齢者等避難 | 避難準備・高齢者等避難開始 | 警戒レベル３　高齢者等避難 |
| 避難情報 | 警戒レベル４　避難指示 | 避難勧告／避難指示（緊急） | 警戒レベル４　避難指示 |
| 避難情報 | 警戒レベル５　緊急安全確保 | － | － |
| 気象 | レベル３大雨警報 | 大雨警報 | レベル３大雨警報 |
| 気象 | レベル４大雨危険警報 | － | － |
| 土砂 | レベル４土砂災害危険警報 | 土砂災害警戒情報 | レベル４土砂災害危険警報 |
| 河川 | レベル４氾濫危険警報（対象の河川） | 洪水警報（〇〇川） | 担当課が個別に決める |

最後の行の「担当課が個別に決める」は、置き換えを機械的に決められない例です。 気象庁の資料では、大きな河川以外の河川の氾濫は大雨に関する情報の中で扱われます。どの川がどちらに当たるかは、指定河川洪水予報の対象の河川かどうかで変わるので、一覧には市内の川ごとの扱いを書き足します。

日付と曜日の一覧を置くのは、曜日の計算をAIにさせないためです。 曜日の取り違えは、この業務でいちばん多い誤りです。AIにも曜日を計算させず、一覧の行を引かせて照らします。

データの取得方法を決める

一覧はすべて、担当課が手元の台帳と公開資料から作る文書です。 外の仕組みからは取りません。

一覧は、変わったときに担当課が差し替えます。 避難所の追加、課の名称の変更、名称の改正があったら、その日のうちに Sources のファイルを差し替えます。差し替えた日を一覧の先頭に書いておき、 表の中でAIにその日付を写させると、どの版で照らしたかが残ります。

気象庁の名称は、自分で確かめてから一覧に入れます。 気象庁の特設ページでは、令和8年5月29日から新たな防災気象情報の運用を始め、これまでの大雨警報は「レベル３大雨警報」という名称に変わったと案内されています。AIに「いまの名称は何か」を聞いて一覧を作ることはしません。

AIへ渡す前に整形する

1. 文案の種類を書く … 文案の先頭に「急ぐ」か「急がない」を書きます。急ぐ文案は、発令・解除・避難所の開設と閉鎖・断水・停電・捜索の協力（個人の情報を除いたもの）です
2. 送る予定の日時を書く … 「本日」「明日」が何日を指すかを決めるためです
3. 個人の情報を外す … 行方不明者の氏名・年齢・服装などは貼る前に「〇〇」に置き換えます
4. ひな形の番号を書く … どのひな形から作ったかを書くと、同じひな形から古い名称が何度も出ていないかを後で数えられます

2番目を省くと、「明日」の日付を照らせません。 夜11時に書いた文案の「明日」と、0時を過ぎてから送ったときの「明日」は違う日です。送る予定の日時を書き、文案の中の「本日」「明日」がどの日付かを表に書かせます。

AIに処理させる

させるのは、一覧と照らして食い違いを拾うことと、急がない文案で分かりにくい表現に直しの案を付けることです。

右端の列で「要確認」を多めに出させるのは、意図してのことです。 一覧に無いものをAIが「たぶん正しい」と判断すると、新しく開いた避難所の名称や、一覧の更新が遅れた電話番号が、誤りと区別されずに通ります。 一覧に無いものは、正しいか誤りかを人が決めます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 名称の一覧に「レベル４土砂災害危険警報」があっても、AIが学んだ知識では「土砂災害警戒情報」が正しい名称かもしれません。一覧と知識が食い違ったときは、必ず一覧を優先させ、知識で直させません。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示として、次の文を置きます。

あなたは市の危機管理課で、住民に送る防災メールと緊急のお知らせの文案を、
送る前に校正する担当です。文案を直すのではなく、直すべき箇所を表で示してください。

【照らす相手】
Sources の次の一覧だけを根拠にしてください。あなた自身の知識で正しいかを判断しないでください。
- 日付と曜日の一覧 ／ 避難所の一覧 ／ 名称の一覧 ／ 問い合わせ先の一覧 ／ 表記の決まり

【見ること】
1. 日付と曜日：文案の日付ごとに、一覧の行を引いて曜日を照らす。曜日を自分で計算しない。
2. 「本日」「明日」「今夜」：送る予定の日時から、どの日付を指すかを書く。
3. 避難所：名称を一覧の正式名称と照らす。通称なら正式名称を示す。対象地区も照らす。
4. 名称：避難情報と防災気象情報の名称を、名称の一覧と照らす。
   「使わない古い名称」に当たれば、一覧の置き換えを示す。
   一覧に無い名称は、あなたの知識で正しくても「要確認」にする。
5. 問い合わせ先：課の名称と電話番号を一覧と照らす。
6. とるべき行動：「誰が」「何を」「いつまでに」が書かれているか。
7. 分かりにくい表現：文案の種類が「急がない」のときだけ見る。直しの案は1つだけ。

【文案の種類が「急ぐ」のとき】
1〜6 だけを見て、7 は書かないでください。表は短くしてください。

【出力】
- 先頭に、照らした一覧の版（各一覧の先頭の日付）を書く。
- 表：番号／見ること（1〜7）／該当箇所（文案からそのまま写す）／結果（直す・要確認・欠けている）／理由／直しの案
- 食い違いが無い項目は表に書かない。最後に「表に無い項目は一覧と一致」と1行書く。

【厳守事項】
- 文案の該当箇所は、言い換えずにそのまま写してください。
- 文案全体を書き直した版は出さないでください。
- 避難情報を出すべきか、対象地区が適切かについての意見は書かないでください。
- 「送って問題ありません」とは書かないでください。

「送って問題ありません」と書かせないのは、確認者の判断を軽くしないためです。 AIが最後に「問題ありません」と書くと、確認者はその一行を読んで送信の判断をしてしまいます。 表に無い項目は一覧と一致した、という事実だけを書かせます。

「一覧に無い名称は、知識で正しくても要確認」は、名称の改正の直後にいちばん効きます。 改正の情報がAIの知識に入る前は、新しい名称のほうを誤りと判断しがちです。一覧に新しい名称を入れておけば、新しい名称は一覧と一致し、古い名称は直すべきものとして出ます。

出力形式を固定する

次の形の表で受け取ります。

照らした一覧の版：日付と曜日 2026-04-01／避難所 2026-09-30／名称 2026-06-01／問い合わせ先 2026-10-01

| 番号 | 見ること | 該当箇所 | 結果 | 理由 | 直しの案 |
| 1 | 日付と曜日 | 10月14日（月） | 直す | 一覧では10月14日は火曜日 | 10月14日（火） |
| 2 | 名称 | 土砂災害警戒情報が発表され | 直す | 名称の一覧の古い名称 | レベル４土砂災害危険警報が発表され |
| 3 | 避難所 | 北小体育館 | 要確認 | 通称。正式名称は一覧の「市立北小学校 体育館」 | 市立北小学校 体育館 |
| 4 | 問い合わせ先 | 危機管理課 0000-00-0000 | 要確認 | 一覧に無い電話番号 | － |

表に無い項目は一覧と一致

1つ目の理由は、該当箇所をそのまま写させることです。 担当者は、文案のどこを直すかを探さずに済みます。写した文字列が文案に無ければ、AIの誤りだと分かります。

2つ目は、「直す」と「要確認」を分けることです。 「直す」は一覧と照らして食い違いがはっきりしたもの、「要確認」は一覧に無いものです。急いでいるときは「直す」を先に直し、「要確認」は確認者と見ます。

3つ目は、照らした一覧の版が先頭に残ることです。 送った後に誤りが見つかったとき、一覧が古かったのか、AIが見落としたのかを分けられます。

システムへ連携する

ChatGPT と配信の仕組みは、つなぎません。 校正の表を見て直した文を、担当者が配信の画面に入れます。この手作業は、確認者の判断を通った文だけが送られるための関門です。

ホームページに載せる文は、メールと同じ文にします。 メールは文字数を詰め、ホームページは詳しく書く、と書き分けると、片方だけ直して片方に古い日付が残ることがあります。書き分けが要るときは、両方を別の文案として貼り、それぞれ表を受け取ります。

配信の画面に貼ったあと、送信の前の確認の画面でもう一度だけ日付と地区を目で見ます。 貼り付けのときに前の行が残っていたり、件名だけ前の文のままだったりすることがあります。校正の表は、配信の画面に入る前の文案についての表だからです。

人が確認する

担当者が表を見て直し、確認者が送ってよいかを決めます。

1. 「直す」を先に直す … 日付と曜日、古い名称は、一覧と照らした結果なので、多くはそのまま直します
2. 「要確認」を確認者と見る … 一覧に無い避難所や電話番号は、新しく決まったものか、誤りかを確かめます。新しく決まったものなら、送った後に一覧に足します
3. 「欠けている」を見る … とるべき行動が書かれていない文案は、ひな形を見直します
4. 確認者が文案と表を両方見る … 表だけを見て送ってよいと決めません

急ぐ文案では、1番目と4番目だけで送ってよいことにします。 2番目の「要確認」が、送信を遅らせるほどのものでなければ、送った後に確かめ、誤りなら訂正のメールを送ると決めておきます。どこまでを送った後に回すかは、課の決まりとして事前に決めます。

夜間の確認者は、当番の責任者が務めます。 課長補佐が庁舎にいない時間帯でも、誰が送ってよいと決めるかを当番の表で決めておきます。確認者が担当者と同じ人になる時間帯は作りません。 1人しかいない時間帯は、電話で確認者に文案と表を読み上げて判断を受けます。

分かりにくい表現の直しの案は、採らなくてもかまいません。 案は1つの見方で、市の文体や住民に伝わっている言い回しを優先します。

例外に対処する

上から1行目を、必ず決めておいてください。 災害の夜に使えなくなったときに、読み合わせのやり方を誰も覚えていない状態にしないためです。年に1回の防災訓練で、ChatGPT を使わない手順も試します。

記録を残す

• 送信の記録の表（日時、文案の種類、ひな形の番号、表の「直す」「要確認」「欠けている」の数、確認者）
• 校正の表そのもの（照らした一覧の版を含む）
• 送った文
• 一覧の版と、差し替えた日・理由
• AIの誤り（文案に無い文字列を写した、古い名称を見落とした、など）

ひな形の番号ごとに「直す」の数を数えると、直すべきひな形が分かります。 同じひな形から古い名称が何度も出ているなら、ひな形そのものを直すほうが早く終わります。