商社・物流会社の輸出入の担当から出る「この貨物はどの手続きが要るか」の質問に、社内の通関手順書・税関への照会記録・税関の公開資料を根拠にチャットで答え、判断の要るものを通関の責任者へ回す

処理の起点を決める

営業部門の担当がボットに質問を書いたときに動きます。 最初に輸出か輸入か、品目の区分を選んでもらい、選ぶまで質問欄を開きません。 輸出と輸入では、関係する他法令の一覧そのものが違います。選ばせることで、輸入の手続きを輸出の質問に返す誤りを防ぎます。

1つの会話は、同じ輸出入の別と品目の区分のまま続けます。 answer メソッドはセッションで前の質問を踏まえ、queryRephraserSpec で質問を言い換えて検索します。別の品目の話をするときは、会話を新しく始めてもらいます。

税関の資料の取り込みは、月に1回、通関チームが行います。 他法令の一覧には「令和〇年〇月現在」と書かれており、更新されたら取り直します。 取り直したら、古い写しは archived にして検索から外します。

入力データを集める

質を決めるのは、照会記録の持ち方です。 文書の回答と口頭のメモを同じフォルダに混ぜて載せると、答えの出典に「税関に照会済み」とだけ出て、重みの違いが消えます。 取り込むときに、どちらかを必ず項目にします。

照会記録からは、取引先の名前と金額を伏せます。 必要なのは、品目と、何を聞いて何と答えられたかです。

データの取得方法を決める

文書は Cloud Storage のフォルダに置き、メタデータと一緒にデータストアへ取り込みます。 1文書ごとに次のメタデータを付けます。

絞り込みに使う項目は、データストアのスキーマで「Indexable」にします。 絞り込みの式は ANY() による完全一致と AND・OR・NOT、数値の比較、ISO 8601 の日時の比較で書けます。

direction: ANY("import", "both") AND goods_class: ANY("food", "common")
AND status: ANY("published")

日付で絞らないのは、3年を過ぎた回答も根拠として見つけたいからです。 見つけたうえで、中継プログラムが answered_at を見て止めます。絞り込みで消すと、「前に照会していた」という事実まで見えなくなります。

税関の資料の写しは、ページごとに1文書にし、表を崩さずに取ります。 他法令の一覧は「法令名／主な品目／主管省庁課」の表で、行が崩れると、法令名と主管省庁の組がずれます。 取得したHTMLから表の行を「法令名：〇〇　主な品目：〇〇　主管省庁：〇〇」の1行に直してから置き、ページの「〇年〇月現在」の表記と取得日を文書の先頭に書きます。

通関手順書は、章ごとに分けて載せます。 1冊を1文書にすると、出典が「通関手順書」までしか分からず、営業部門の担当は手順書の中を探し直すことになります。 章の番号と見出しをメタデータの section に持たせ、出典に章まで出します。

AIへ渡す前に整形する

1. 輸出入の別と品目の区分の確認 … 選ばれた値から、絞り込みの式を作ります。質問の文字を式に混ぜません
2. 取引先の名前と金額の除去 … 質問の文面から、取引先の社名、価格、数量の具体的な値を伏せてから検索にかけます
3. 責任者へ回す規則の照合 … 「当たるか」「該当するか」「対象外か」「HSコード」「税番」「該非」「リスト規制」などの言い回しを見ます
4. 照会記録の整形（取り込み時） … 照会書と回答書を1つの文書にまとめ、品目・照会の内容・回答の内容を見出しで分けます
5. 税関の資料の写しの確認（取り込み時） … 一覧の「〇年〇月現在」の表記を読み、retrieved_at と並べて記録します

3番目で迷うものは、責任者へ回す側に倒します。 「この溶剤は届出が要りますか」は、手続きの質問にも、該非の質問にも読めます。手続きの流れだけを返したうえで、当たるかどうかは責任者が受ける形にします。

4番目を軽く見ないでください。 回答書だけを載せると、何を聞いた答えかが分かりません。照会書と回答書を対にして1文書にすると、出典を開いた人が、質問と答えの組で読めます。

AIに処理させる

させるのは、絞った文書から手続きの流れと書類を探し、出典ごとに並べることだけです。

3行目は「一覧を示す」までです。 税関の一覧に載った法令名と主管省庁を示し、この貨物が当たるかどうかは、主管省庁に確かめるものだと添えます。 税関の資料そのものが、他法令に当たるかの確認は主管省庁へ、と案内しているためです。

4行目は、指示だけでなく中継プログラムでも守ります。 出典に inquiry_oral が出たときは、答えの中に「口頭での照会の記録（参考）」という文言を中継プログラムが必ず付けます。 AIの書き方に頼りません。

指示内容を固定する

answer メソッドの promptSpec.preamble に、次の内容を入れます。

あなたは専門商社の通関チームで、営業部門の輸出入の担当からの手続きの質問に答える案内係です。
検索された社内の通関手順書、税関への照会記録、税関の公開資料の写しだけを根拠に答えてください。

【答え方】
- 手続きを順番に箇条で並べ、各手順の後に「準備する書類：」として、
  手順書に書かれた書類の名前を書いてください。書かれていなければ「記載なし」と書いてください。
- 税関の公開資料を根拠にしたときは、法令名、主な品目、主管省庁を資料の表記のまま写し、
  資料の取得日を添えてください。
- 照会記録を根拠にしたときは、照会の内容と回答を分けて書き、
  文書による回答か口頭の照会の記録か、回答日を書いてください。
- 最後に必ず「他法令に当たるかどうかは主管省庁に、関税分類は通関の責任者に確かめてください」
  と書いてください。

【答えないこと】
- この貨物が特定の法令に当たる、当たらない、対象外である、と判断しないでください。
- 関税分類（税番、HSコード）を示さないでください。
- 輸出の規制に当たるかどうかを判断しないでください。
- 照会記録の回答を、照会した品目と違う品目に当てはめないでください。
- 手順書や資料に無い手続きや書類を足さないでください。

「対象外である、と判断しない」を名指しで書かないと、否定の形で判断します。 「当たるかは判断しない」とだけ書くと、「〇〇法の対象品目には含まれていないようです」と当たらない方向の判断を、判断ではない言い回しで書きます。

あわせて、answer メソッドの設定で次を有効にします。

出力形式を固定する

中継プログラムは、answer の応答から次の形の記録を作ります。

{
  "session_id": "",
  "direction": "import",
  "goods_class": "food",
  "question_masked": "",
  "route": "answered | escalated_rule | escalated_no_answer | escalated_low_support | escalated_stale_ruling",
  "steps": [ { "step": "", "documents": [""], "source": { "doc_type": "manual", "section": "" } } ],
  "related_laws": [ { "law": "", "goods": "", "ministry": "", "retrieved_at": "" } ],
  "past_inquiries": [ { "type": "ruling_written | inquiry_oral", "answered_at": "", "summary_q": "", "summary_a": "" } ],
  "support_score": 0.0,
  "created_at": ""
}

1つ目の理由は、past_inquiries の type で、重みの違いを項目にできることです。 チャットの画面では、文書の回答と口頭のメモを別の見出しで表示します。

2つ目は、related_laws に取得日を持てることです。 他法令の一覧は改定されるので、どの時点の一覧で答えたかを、答えた時点で残します。

3つ目は、route で責任者へ回した理由を分けて数えられることです。 escalated_stale_ruling が多い品目は、照会し直す候補の一覧になります。

support_score は、答えがデータストアの内容にどれだけ裏付けられているかを0〜1で示す値です。 自社で決めた境目を下回ったら、答えを表示せずに責任者へ回します。

システムへ連携する

案件管理の表へは書き込みません。 手続きの準備が済んだかを記録するのは、営業部門の担当です。答えを受けて案件の状態が自動で変わる経路を作ると、確かめる工程が抜けます。

チャットの製品とボットの作り方は、会社が使っているものによって変わります。 チャットから中継プログラムのAPIを呼べることを前提にしており、この部分は利用環境に応じた個別実装が必要です。

人が確認する

答えを営業部門に返す前に、人が見ることはしません。 その代わり、答える範囲を手続きと書類に限り、判断は責任者に残します。

1. 責任者へ回った質問を毎日見る … escalated_rule を先に見ます。主管省庁や税関に照会するかを決めます
2. 答えた会話を週に1回抜き取る … 輸出の質問に輸入の手続きを返していないか、口頭のメモを文書の回答のように書いていないかを見ます
3. 税関の資料を取り直したら確かめる … 取り込みの後、その一覧に載る品目の質問を数件投げ、新しい写しが出典に出るかを見ます
4. 照会したら記録に足す … 責任者が税関や省庁に照会した結果は、文書か口頭かを付けて照会記録に足します

4番目が、この構成を育てます。 責任者へ回った質問が照会記録になって戻ると、次に同じ品目の質問が来たときに、根拠として出てきます。

通関チームの手は、回答から判断と記録へ移ります。 1件あたりの手間は、ボットが答えた質問の抜き取りで1分ほど、責任者へ回った質問で30分以上です。回るものの多くは新しい品目の質問なので、新規の取引が多い月は通関チームの時間が増えます。 その分、要る手続きの漏れが案件の前に見つかります。

例外に対処する

5行目は、止めずに重みを示します。 口頭のメモにも、過去に何を聞いたかという価値はあります。「参考」と分かる形で出し、責任者が文書で照会し直すかを決めます。

記録を残す

• 会話ごとの輸出入の別・品目の区分、伏せた後の質問の文面、手続きの表、出典
• 使った絞り込みの式と、その時点の税関の資料の取得日
• 根拠にした照会記録の種類（文書・口頭）と回答日
• 責任者へ回した理由、責任者の判断、照会した先と日付と答え
• 月ごとの route の件数と、質問の多い品目の区分

2つ目で「税関の資料の取得日」を残すのは、他法令の一覧が改定されるためです。 後から手続きの漏れを聞かれたとき、その時点でどの一覧を根拠に答えたかを示せます。