マンション管理会社が理事会の議案書を Azure OpenAI で校正し、管理規約の条番号と前回の議事録との食い違い・表記の誤りを拾う

処理の起点を決める

「確認待ち」のフォルダにファイルが作られたときに動かします。 SharePoint のコネクタの「ファイルが作成されたとき（プロパティのみ）」で受け、続けて「ファイル コンテンツの取得」で中身を取ります。トリガーの条件で、拡張子が .docx のファイルだけを対象にします。 指摘の一覧は別のフォルダに書き出し、一覧の作成でフローがまた動かないようにします。

フォルダを指定する「フォルダーにファイルが作成されたとき」は使いません。 非推奨で、サブフォルダにファイルが足されても動きません。 組合ごとにフォルダを分け、その下に「確認待ち」を置く形では、90組合のどれも拾えないことになります。ライブラリ全体で受け、フォルダのパスに「確認待ち」を含むものだけを条件で通します。

直した版を置き直したときも、同じく動かします。 2回目以降は前回の指摘の一覧と比べ、消えた指摘、残った指摘、新しく出た指摘に分けて出します。

議案書の列には「組合の番号」と「理事会の開催日」を持たせます。 フロント担当が置くときに入れる列で、どちらかが空なら処理の最初で止めて知らせます。 組合の番号が無いと、どの規約で突き合わせるかが決まりません。

入力データを集める

質を決めるのは、規約の版を正しく選べるかです。 組合のフォルダに古い版の規約が残っていると、古い版で突き合わせてしまいます。台帳の「規約の版」とファイル名を対応させ、現行の版だけを取り出します。

前回の議事録は、理事長の確認が済んだ版を使います。 下書きの議事録には、理事会で訂正される前の金額が残っていることがあります。確認済みの印が無い議事録しか無いときは、そのことを一覧に出します。

データの取得方法を決める

Word のファイルは、Functions で段落と表に分けてから使います。 段落には P-014、表のセルには T2-R3-C4（表2の3行目の4列目）のような番号を付け、生成AIへは番号付きの文字として渡します。 指摘の一覧で、議案書のどこを指しているかを番号で示すためです。

規約は、条ごとに分けて一覧にします。 「第○条（見出し）」の行で区切り、条番号・見出し・本文 の形にします。「第67条の3」のような枝番号の条も、1つの条として扱います。

前回の議事録は、議案ごとに分けて事項にします。 議案の番号と題、決議の結果、金額、業者名、宿題を取り出し、M-03（前回の第3号議案）のような番号を付けます。

AIへ渡す前に整形する

1. 段落と表に番号を付ける … 見出し、本文、表のセルを分けます
2. 条番号の引用を拾う … 「第47条」「規約47条」「第六十七条の三」を正規表現で拾い、47・67の3 の形にそろえます
3. 金額を拾う … 「1,650,000円」「165万円」を数値にそろえ、税込・税抜の語が近くにあるかを記録します
4. 日付と曜日を調べる … 「11月8日（金）」の曜日を、理事会の開催日の年の暦で確かめます
5. 金額の合計を調べる … 見積の比較表の小計と合計を、プログラムで足し直します
6. 呼び方と表記を調べる … 台帳の呼び方（理事長／管理者、組合員／区分所有者）と、表記の決まりの表で拾います
7. 滞納の情報を記号に置き換える … 滞納の議案の部屋番号と氏名を、滞納者A のような記号にします

4番目から6番目を生成AIにさせないのは、同じ誤りを毎回同じに拾うためです。 曜日と合計は計算で決まり、呼び方は台帳で決まります。機械で全件拾えるものを生成AIに読ませると、議案の多い回の後半で拾い漏れが出ます。

2番目で拾った条番号は、存在するかをこの段階で確かめます。 その組合の規約に無い番号なら、生成AIの結び付けを待たずに「条が存在しない」と指摘にします。

AIに処理させる

させるのは、前処理で取り出した記述の1つずつに、「規約のどの条の話か」「前回の議事録のどの事項の続きか」を付けることです。

4行目の「標準管理規約の知識で補わない」が、この構成でいちばん大事な区別です。 生成AIは標準管理規約の条番号を知っているので、組合の規約の条の一覧に無い内容でも、標準管理規約の番号で結び付けたくなります。 そうなると、組合の規約が標準と違うことこそ見つけたかったのに、その違いが消えます。

1行目の結び付けでは、条の見出しと本文を必ず渡します。 番号だけを渡すと、生成AIは番号から内容を推測します。内容から結び付けるので、番号が誤って引用されていても、正しい条にたどり着けます。

指示内容を固定する

あなたはマンション管理会社の管理部で、理事会の議案書を配布の前に
校正する立場です。議案書の記述1つずつについて、この管理組合の規約の
どの条の話か、前回の議事録のどの事項の続きかを結び付けてください。

【結び付けるもの】
- article_ref：条の引用を含む文が、内容から見て指している条の番号
  （下の【この組合の規約の条の一覧】から選ぶ）
- minutes_ref：前回の議事録の事項の番号（例 M-03）
- kind：article（規約の引用）／carryover（継続審議）／amount（金額）／
        vendor（業者名）／result（前回の決議の結果）／other
- stated_result：議案書が書いている前回の決議の結果
  （approved／rejected／continued／not_stated）

【厳守事項】
- 条番号・金額・業者名が一致しているかを書かないでください。
- 内容から結び付けてください。文に書かれた条番号を手がかりに
  条を選ばないでください。
- 【この組合の規約の条の一覧】に無い条を選ばないでください。
  標準管理規約や一般的な知識で番号を補わないでください。
  当てはまる条が無ければ article_ref を空にし status を no_article に
  してください。
- 当てはまる議事録の事項が無いときに、近い議案を選ばないでください。
  minutes_ref を空にし status を no_minutes にしてください。
- 記号に置き換えた部屋番号や氏名を、元に戻そうとしないでください。
- 決議要件が適法か、議案が妥当かを書かないでください。
- evidence には、結び付けの根拠にした議案書の語句をそのまま写してください。

【この組合の規約の版】{bylaw_version}
【この組合の規約の条の一覧（番号・見出し・本文）】{articles}
【前回の議事録の事項】{minutes_items}
【議案書の記述（番号付き）】{statements}

「文に書かれた条番号を手がかりに条を選ばない」が、この指示でいちばん大事な一行です。 書かないと、生成AIは「第47条に基づき」とあれば第47条を選び、結び付けとしては一致してしまいます。 誤って引用された番号を見つけるには、番号ではなく内容で選ばせる必要があります。

「近い議案を選ばない」も同じ理由です。 前回の議事録に無い新しい議案を、似た題の前回の議案に結び付けると、金額の比較で誤った指摘が出ます。

出力形式を固定する

{
  "agenda_id": "K042-2026-11",
  "union_id": "K042",
  "bylaw_version": "R7対応済み（2026-06 改正）",
  "links": [
    {
      "statement_id": "P-021",
      "text": "規約第47条に基づき、出席組合員の議決権の過半数で決する",
      "kind": "article",
      "article_ref": "46",
      "minutes_ref": "",
      "stated_result": "not_stated",
      "status": "ok",
      "evidence": "出席組合員の議決権の過半数で決する"
    }
  ]
}

JSON にする1つ目の理由は、照合を機械にできることです。 article_ref があれば、文に書かれた条番号と比べます。上の例では、文は「第47条」、結び付けは「46」なので、プログラムが「条番号の食い違い」として指摘にします。 minutes_ref があれば、議事録の事項の金額・業者名・決議の結果と比べます。

2つ目は、番号で議案書の場所に戻れることです。 指摘には statement_id が付き、フロント担当は一覧から議案書の該当箇所を開けます。

スキーマは、Azure OpenAI の決まりに合わせます。 すべての項目を必須にし、すべてのオブジェクトに additionalProperties: false を付けます。pattern や minItems は使えないので、条番号の形と件数はプログラムで確かめます。オブジェクトの項目は最大100個、入れ子は5段までです。

指摘の一覧は、次の形でフロント担当に渡します。

システムへ連携する

議案書そのものには書き込みません。 Word のコメントを自動で入れることもしません。直すのはフロント担当で、一覧を見て採った指摘だけを直します。 自動で書き込むと、誤った指摘まで議案書に残り、理事に配布されるおそれがあります。

規約と議事録にも書き込みません。 規約の条番号の重なりが見つかっても、規約を直すかは管理組合が総会で決めることです。

人が確認する

1. 「手続き」の区分を先に課長が見る … 招集・定足数・決議要件に触れる記述を、組合の規約の版と並べて確かめます
2. 条番号と「条が存在しない」を見る … 内容から結び付いた条が正しいかを、規約を開いて確かめます
3. 前回の議事録と決議の結果を見る … 金額・業者名・結果の違いが、誤記か、その後の再見積かを確かめます
4. 日付・合計・呼び方を直す … 機械の指摘なので、まとめて直します
5. 採らなかった指摘を記録する … どの指摘を、なぜ採らなかったかを残します

1番目を課長に置くのは、表記の問題ではないからです。 改正区分所有法は令和8年4月1日から施行されており、国土交通省は、規約の改正を決議する総会の招集手続きを令和8年3月31日までに行うか、4月1日以降に行うかで手続き方法が変わるとしています。この判断は校正ではなく、組合の運営の判断です。

3番目の違いは、誤記とは限りません。 前回の理事会の後に業者が再見積を出したなら、議案書の金額のほうが新しいことがあります。そのときは議案書に「前回から金額が変わった理由」を書き足すのが、理事への説明として親切です。

目標は、1件12分で一覧を見終えることです。 指摘が20を超える議案書は、呼び方と表記の指摘が大半のことが多く、同じ規則の指摘をまとめて1件として扱えば、確かめる数は数件に収まります。

例外に対処する

6行目は、古い組合ほど起きます。 分譲時の規約が紙しか残っておらず、改正のたびに変更の箇所だけを別の紙で持っている組合があります。規約の現行の全文を一度文字にして台帳に紐付けることが、この構成の前提になります。

記録を残す

• 議案書の版ごとのファイルと、取り出した段落と表
• そのとき使った規約の版と、前回の議事録のファイル
• 規則の検査（曜日・合計・呼び方）の結果
• 生成AIの入力と出力の全文
• 照合の結果（指摘の一覧）
• フロント担当が採った指摘と、採らなかった指摘と理由
• 課長が「手続き」の区分で確かめた内容

2つ目で「そのときの規約の版」を残すのは、規約が後から改正されるためです。 令和7年の改正への対応で規約を変えた組合では、改正前の議案書をいまの規約で見直すと、正しかった条番号が誤りに見えます。

記録は、議事録の保存の決まりに合わせて残します。 理事から「配布の前に何を確かめたか」を問われたとき、どの版の規約と、どの回の議事録で突き合わせたかを示せるようにします。