介護施設で家族から「先月の様子は」と聞かれたときに、その利用者の介護記録・バイタル・行事の記録を期間と言葉で探し、答える材料を相談員に返す

処理の起点を決める

取り込みと問い合わせで、起点が2つあります。

取り込みは、毎晩2時に介護記録ソフトの書き出しが S3 に置かれたことを起点にします。 記録はその日の夜勤の時間帯にも書かれるので、前日の0時から24時までの記録が確定するのを待ってから書き出します。介護記録ソフトに書き出しの予約の機能が無ければ、事務の職員が朝に手で書き出す運用から始めます。

過去の記録は、利用者ごとに入所日から一括で取り込みます。 家族の問い合わせは直近の数か月が中心ですが、「去年の今ごろと比べてどうか」と聞かれることがあります。退所した利用者の記録は、取り込みの対象から外します。

問い合わせは、相談員が画面で「探す」を押したときに動きます。 面会の受付で使うことを考え、検索の一覧を先に出し、Claude の材料メモは追って表示します。

入力データを集める

質を決めるのは、家族の台帳と言い換えの辞書です。 台帳が無ければ説明してよい相手を確かめられず、辞書が無ければ「眠れているか」で「良眠」の記録が出てきません。

行事の参加の表は、書き出しの前に形をそろえます。 ユニットごとに列の並びが違うと、取り込みのたびに読み違えます。利用者の番号の列が無い表は、取り込みを止めます。 名前だけで照合すると、同姓の利用者を取り違えます。

データの取得方法を決める

記録は、1行を1つの文書として索引に入れます。 1日分をまとめて1文書にすると、引用元が「9月14日の記録のどこか」になり、相談員が探し直すことになります。

{
  "record_id": "R-20260914-0312",
  "resident_id": "U-0457",
  "unit": "3F-east",
  "recorded_at": "2026-09-14T03:10:00+09:00",
  "author_role": "care_worker",
  "record_type": "daily | vital | meal | rehab | event | medical | incident",
  "text": "巡視時、いびきあり良眠。2時にトイレ誘導、排尿あり。",
  "vital": { "temp": null, "bp_sys": null, "bp_dia": null, "spo2": null },
  "meal": { "staple_pct": null, "side_pct": null, "water_ml": null }
}

recorded_at には必ず +09:00 を付けます。 OpenSearch の範囲の検索では、日付は既定で協定世界時（UTC）とみなされます。 時差の無い「2026-09-30 23:30」を入れると、日本時間の翌朝8時30分の記録として扱われ、末日の夜の記録が翌月に入ります。

問い合わせのときの検索は、次の形で組みます。

{
  "query": {
    "bool": {
      "filter": [
        { "term": { "resident_id": "U-0457" } },
        { "range": { "recorded_at": {
            "gte": "2026-09-01T00:00:00",
            "lt":  "2026-10-01T00:00:00",
            "time_zone": "Asia/Tokyo" } } }
      ],
      "should": [
        { "match": { "text": "眠れている" } },
        { "terms": { "record_type": ["daily", "medical"] } }
      ]
    }
  },
  "size": 40
}

利用者と期間は filter に、話題は should に置きます。 利用者と期間は必ず守る条件で、話題は並べる順を決める条件です。話題の言葉に当たらない記録も、期間の中なら下のほうに出ます。 「様子はどうか」のような広い質問に、記録が0件と返すのを防ぐためです。

AIへ渡す前に整形する

1. 日時の変換（取り込み時） … 介護記録ソフトの日時に +09:00 を付けます。日付だけの記録（行事の参加など）は、その日の12時として入れます
2. 記録の種類の付け直し … 書いた職種と画面から record_type を決めます。事故・ヒヤリの記録は incident に分けます
3. 個人を特定する言葉の扱い … 本文の中の他の利用者の名前は、取り込み時に「他の利用者」に置き換えます。同室の人とのやり取りの記録に、別の人の名前が残るためです
4. 期間の変換（問い合わせ時） … 「先月」「この2週間」「お盆のころ」を、中継プログラムが日付の範囲に直します。AIに日付の計算をさせません
5. 範囲の書き方の統一 … 始まりは gte に日付と0時、終わりは lt に翌日の0時を書きます
6. 辞書の反映 … 言い換えの辞書は検索時の解析器だけに使い、updateable を true にします

5番目を軽く見ないでください。 OpenSearch の範囲の検索では、日付の一部を省くと、足りない部分が決まった値で埋められます。 時が省かれると23時、分が59分、秒が59秒です。"gte": "2026-09" と書くと、9月1日の23時59分59秒より後になり、1日の昼までの記録が抜けます。必ず日時まで書きます。

now を使った相対の日付も使いません。 ドキュメントでは、time_zone は now に効かず、now は常に協定世界時の現在とされています。月の変わり目の朝9時までに「先月」を探すと、ずれが出ます。日付の範囲は中継プログラムが日本時間で計算して、決まった値で渡します。

言い換えの辞書は、1行に同じことを指す言い方を並べる形で作ります。

眠れている, 良眠, 入眠良好, 熟睡
眠れていない, 不眠, 入眠困難, 覚醒あり
食べられている, 全量摂取, 完食
むせる, むせ込み, 嚥下不良
元気がない, 活気なし, 傾眠

辞書に載せるのは、相談員と介護職員が「この言い方で聞かれたら、この書き方の記録を見る」と確かめた組だけにします。 「様子」「調子」のような広い言葉は入れません。

AIに処理させる

させるのは、渡された記録を話題ごとに並べ直し、記録の番号を付けて材料メモにすることだけです。

3行目が、いちばん起きやすい失敗です。 記録の無い日が続くと、AIは「この期間は落ち着いて過ごされていました」とまとめたくなります。記録が無いことと、何も起きなかったことは別の話です。 家族にそう伝えた後で、記録の漏れが見つかることがあります。

4行目は、数え間違いを防ぐためです。 「先月は3回熱が出た」と書かれた材料を相談員がそのまま話すと、実際は2回だったときに家族の信頼を失います。 回数や平均は中継プログラムが数え、Claude には数えた結果を渡すだけにします。

指示内容を固定する

あなたは特別養護老人ホームの生活相談員を手伝います。
家族から利用者の近況を聞かれた相談員が、説明の準備に使う材料メモを作ってください。
読むのは相談員で、引用元の記録を開いて確かめてから家族に話します。

【問い合わせの話題】{topic}
【期間】{date_from} から {date_to} まで（日本時間）
【中継プログラムが数えた値】{stats}
【記録】検索結果として渡します（1件が1つの記録です）

【書き方】
1. 話題に直接関係する記録を先に、食事・睡眠・体調・活動・受診の別に並べてください。
2. 各項目は、記録に書かれた職員の言葉をそのまま引用してください。
3. 期間の前半と後半で書きぶりが変わったところがあれば、両方の記録を並べてください。
4. 受診、事故・ヒヤリ、【中継プログラムが数えた値】で基準外とされた日は、
   「看護職員の確認が要る点」として最後にまとめてください。

【厳守事項】
- 渡された記録に書かれていることだけで書いてください。
- 体調の変化の原因や医学的な意味を書かないでください。
  「加齢による」「心配ない」「様子を見てよい」などの言葉を使わないでください。
- 記録の無い日や期間を「変わりなし」「落ち着いていた」と書かないでください。
  記録が無ければ「この期間の記録はありません」と書いてください。
- 回数、平均、割合を自分で数えないでください。数えた値は【中継プログラムが数えた値】だけです。
- 家族に向けた文（「〜でございます」など）を書かないでください。
- 他の利用者のことや、職員の対応の良し悪しを書かないでください。

「心配ない」を名指しで禁じているのは、家族に安心してほしいという気持ちが記録の外の言葉を呼ぶからです。 禁じないと、体重が減っている記録の横に「食事量は保たれており心配ありません」と書きます。相談員がその言葉を使えば、施設が健康状態を判断して伝えたことになります。

記録は Claude の検索結果のブロックで渡します。 1件の記録を1つの search_result にし、source に記録の番号、title に日時と記録の種類、content に本文を入れます。引用を有効にすると、メモの文ごとにどの記録を根拠にしたかが search_result_location で返ります。 引用の設定は、1回の依頼の中ですべての検索結果を同じにする必要があります。

出力形式を固定する

中継プログラムは、Claude の応答と自分で数えた値を合わせて、次の形にまとめます。

{
  "inquiry_id": "Q-2026-10-0081",
  "resident_id": "U-0457",
  "requester_check": "registered_contact | not_registered | restricted",
  "period": { "from": "2026-09-01T00:00:00+09:00", "to": "2026-10-01T00:00:00+09:00" },
  "topic": "眠れているか",
  "stats": {
    "temp_max": 37.6, "days_temp_over_375": 1,
    "meal_staple_avg_pct": 72, "weight_change_kg": -0.8,
    "days_without_record": 0
  },
  "sections": [
    { "theme": "sleep", "summary": "",
      "citations": [ { "record_id": "", "recorded_at": "", "cited_text": "" } ] }
  ],
  "needs_nurse": [ { "reason": "temp_over | medical | incident", "record_id": "" } ],
  "hits_total": 0
}

1つ目の理由は、requester_check を最初に置けることです。 登録された家族でない、または本人の要望で説明の範囲が決まっている場合は、sections を空のまま返し、画面に台帳の内容を出します。

2つ目は、stats と sections を分けられることです。 数値は中継プログラムが数え、文は Claude が並べます。画面では数値を表として別に出し、文の中の数値と食い違えば数値の表を正とします。

3つ目は、needs_nurse で確認の順番を決められることです。 熱・受診・事故の記録があれば、相談員は家族に話す前に看護職員に聞きます。事故の記録は、事故の説明の手順で家族に説明済みかを確かめる印にもなります。

システムへ連携する

介護記録ソフトにも相談記録にも書き込みません。 説明した内容は、相談員が自分の言葉で相談記録に残します。 材料メモを自動で書き込むと、家族に話していないことまで「説明した」記録になります。

言い換えの辞書の更新は、月に1回の手順にします。 S3 のファイルを差し替えても、OpenSearch Service の側のパッケージは自動では更新されません。 パッケージを更新してドメインに適用すると、検索時の解析器が updateable なら、検索時の解析器は自動で読み込み直されます。

人が確認する

1. 相手を確かめる … requester_check が registered_contact でなければ、記録を見ずに台帳の内容に従います
2. 引用元の記録を開く … メモの項目ごとに、引用された記録の前後を読みます。特に夜勤の記録は、前日と翌日の記録も見ます
3. 看護職員に聞く … needs_nurse があれば、家族に話す前に看護職員に確かめます。体調の説明は看護職員から行うこともあります
4. 伝える範囲を決める … 本人の要望による説明の範囲と、事故の説明が済んでいるかを見て、話す内容を決めます
5. 説明した内容を書く … 家族に話したことを相談記録に書きます

目標は、120件をならして1件10分です。 材料メモと数値の表を読むのに4分、引用元の記録の確認に4分、看護職員への確認と相談記録への準備に2分を見ています。10分を大きく超える月は、記録の無い日が多いか、辞書が追いついていません。

例外に対処する

上から2行は、AIの問題ではなく、説明してよいかの問題です。 ここで止めることが、この構成の前提です。

記録を残す

• 問い合わせの日時、相談員、利用者、問い合わせてきた人の区分、台帳の確認の結果
• 中継プログラムが作った日付の範囲と、検索の条件
• 検索で返った記録の番号の一覧
• Claude に渡した記録と、返った材料メモと引用
• 中継プログラムが数えた値と、needs_nurse の理由
• 相談員が引用元を開いた記録の番号と、看護職員に確かめたかどうか
• 辞書の版と、拾えなかった言い方の報告

1つ目で台帳の確認の結果を残すのは、後から説明の相手が問題になったときのためです。 誰からの問い合わせに、どの範囲の記録を見たかを、問い合わせの単位でたどれるようにします。

ログにも本文を長く残しません。 材料メモと引用は、相談記録に書いた時点で役目を終えます。保存の期間を決め、期間を過ぎたものは消します。