大学のキャリアセンターから届く学内説明会・求人票の依頼メールを拾い、締切・形式・提出物を採用イベントの台帳にそろえて、担当への通知と締切前の知らせを送る

処理の起点を決める

受付の Zap は、Gmail の New Labeled Email で動かします。 共有のアドレスの Gmail に、学校のメールのドメイン（学校の一覧から）や「学内説明会」「求人票」「キャリアセンター」「就職担当」を含むメールに「学校_依頼」のラベルを付けるフィルターを作ります。Zap はこのラベルが付いたメールだけを見ます。

New Email Matching Search を使わないのは、検知の範囲が1時間だからです。 担当者の個人宛ての依頼を後から転送すると、受信から時間が経っていることがあります。New Labeled Email は時間の制限が無いので、転送のタイミングに左右されません。

同じスレッドへの返信でも動くことがあります。 学校とのやり取りが続くと、同じスレッドに先生の返信が足されます。台帳の側で同じ依頼かを確かめ、すでにあれば行を足さずに「やり取りあり」の印だけを付けます。

締切前の知らせの Zap は、Schedule by Zapier の Every Day で平日の朝8時に動かします。 Every Day には「週末に動かすか」の設定があり、動かさないにします。 スケジュールは Zap ではなく Zapier のアカウントのタイムゾーンで動くとされているので、アカウントの設定が日本の時間になっているかを先に確かめます。

入力データを集める

本文だけを AI に渡します。 添付のPDFは渡さず、「添付あり」の印だけを台帳に入れます。添付に詳細が書かれている依頼では、本文から抜き出せない項目が「要確認」になり、担当者が添付を開いて埋めます。 添付を読ませる形は、最小構成で本文だけの抜き出しの精度を見てからで足ります。

学校の一覧は、学校名の表記をそろえるために使います。 同じ大学でも「○○大学キャリアセンター」「○○大学 就職課」「○○大 学生支援課」と書き方がばらばらです。送信元のドメインで学校の一覧を引き、一覧の学校名を台帳に入れます。 AIが本文から読んだ学校名は、照合の参考にとどめます。

データの取得方法を決める

「今日知らせる行」は、台帳の側の数式で決めます。 台帳に「知らせる日1（締切の5日前）」「知らせる日2（締切の前日）」「状態」の列を持たせ、「状態が未対応で、知らせる日1か2が今日」なら「通知」と出す数式の列を作ります。 Zap はこの列が「通知」の行を引くだけです。日付の比較を Zap の中で組むより、台帳で見えるほうが担当者にも分かります。

同じ依頼の照合の列も、台帳の数式で作ります。 学校名と依頼の種類と開催日をつないだ文字列です。開催日が「要確認」の依頼は、学校名と件名で照合し直します。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用と署名の除去 … スレッドの返信では、前のやり取りの引用が本文の大半を占めます。「>」で始まる行と「-----Original Message-----」の後を落とします
2. 学校の照合 … 送信元のドメインで学校の一覧を引きます。一覧に無いドメインは「未登録の学校」として台帳に入れ、担当者に知らせます
3. 転送の印付け … 担当者が転送したメールは、本文の先頭に転送の印があります。元の送信元を本文から取り出して学校を照合します
4. 受信日の付与 … 本文の「来週」「今月末」を日付に直す手がかりとして、受信日を AI に渡します
5. 個人の情報の扱い … 本文に学生の氏名が書かれていることがあります（OB・OG訪問の依頼など）。抜き出しの項目に学生の氏名を入れないように Output Fields を定義します

4番目が効きます。 「今月25日まで」「来週金曜日」と書かれた締切は、受信日が分からないと日付になりません。受信日を渡したうえで、AIが日付に直した場合は「相対表現から換算」の印を付けさせ、担当者が確かめます。

AIに処理させる

させるのは、本文から決まった項目を抜き出し、日付に意味を付けることです。

日付ごとに意味を付けさせるのが要点です。 本文の日付を全部拾って並べるだけでは、どれが締切か分かりません。開催日・申込締切・提出期限を別の項目にし、それぞれの根拠の文を返させます。 担当者は根拠の文を読めば、取り違えが無いかを数秒で確かめられます。

指示内容を固定する

AI by Zapier の指示の欄に、次の文を入れます。

あなたは会社の採用担当の補助です。
大学・高専・専門学校・高校の就職担当から届いた依頼のメールを読み、
決まった項目を抜き出してください。

【抜き出す項目】
- request_type：依頼の種類（次から1つ）
  campus_briefing（学内説明会）／joint_fair（合同企業説明会）／
  job_posting（求人票の提出）／seminar（企業研究会・講演）／
  visit（企業訪問・見学の受け入れ）／alumni_visit（OB・OG訪問の依頼）／other
- event_dates：開催の日時（複数あればすべて。YYYY-MM-DD HH:MM）
- application_deadline：参加の申込の締切（YYYY-MM-DD）
- submission_deadline：求人票・資料・名簿などの提出の期限（YYYY-MM-DD）
- format：onsite／online／hybrid／unknown
- venue：会場の名前
- deliverables：提出物の一覧
- submission_method：university_system／email／postal／form／unknown
- target_students：対象の学部・学科・学年
- fee：参加費（無料・有料・記載なし）
- needs_check：本文から決められなかった項目の名前の一覧
- date_evidence：日付を読んだ本文の文をそのまま

【厳守事項】
- 本文に書かれていない日付を入れないでください。「例年」「前回」からの
  推測もしないでください。書かれていなければ空にし、needs_check に
  項目の名前を入れてください。
- 申込の締切と提出期限と開催日を区別してください。
  「までにお申込み」は application_deadline、「までにご提出」は
  submission_deadline、「開催」「実施」の日は event_dates です。
- 「今月末」「来週金曜」のような書き方は、受信日 {received_date} を
  もとに日付に直し、needs_check に「相対表現から換算：項目名」と入れてください。
- 詳細が「添付をご覧ください」「システムでご確認ください」とある項目は、
  空にして needs_check に入れてください。
- 学生の氏名は抜き出さないでください。
- 参加するべきかどうかの意見は書かないでください。

【受信日】{received_date}
【件名】{subject}
【本文】{body}

「までにお申込み」「までにご提出」の書き分けを、例として指示に入れています。 学校のメールは丁寧な言い回しが多く、「ご連絡ください」「ご回答ください」も締切の意味で使われます。 最小構成で取り違えた言い回しを見つけたら、ここに足していきます。

「例年」からの推測を禁じるのは、知らせが届く仕組みだからです。 推測で入った締切に知らせが届けば、担当者はそれを信じて動きます。書かれていない締切は空にして「要確認」にし、担当者が学校に確かめます。

出力形式を固定する

Output Fields に、上の項目を名前・型・説明つきで定義します。 application_deadline と submission_deadline は日付、needs_check と deliverables は一覧、request_type と format と submission_method は決まった値の文字列にします。返ってくる値は、たとえば次のようになります。

{
  "request_type": "campus_briefing",
  "event_dates": ["2026-11-12 13:00"],
  "application_deadline": "2026-10-20",
  "submission_deadline": "2026-11-05",
  "format": "onsite",
  "venue": "○○キャンパス 3号館大講義室",
  "deliverables": ["会社案内（PDF）", "参加者名簿"],
  "submission_method": "university_system",
  "target_students": "工学部 3年生",
  "fee": "無料",
  "needs_check": ["相対表現から換算：submission_deadline"],
  "date_evidence": "10月20日（月）までに学内システムよりお申込みください。…"
}

1つ目の理由は、台帳の列にそのまま入れられることです。 項目ごとに Output Fields で返るので、Create Spreadsheet Row の列に1つずつ割り当てるだけです。1つにまとめた出力だと、どこからどこまでが締切かを切り出す手順が要ります。

2つ目は、知らせる日の計算が日付の項目から機械的にできることです。 application_deadline が空でなければ、Formatter の Date / Time の Add/Subtract Time で、-5 days と -1 day の2つの日付を作ります。申込締切が空で提出期限だけがある依頼（求人票など）は、提出期限から同じように作ります。

3つ目は、needs_check があるかで通知の書き方を変えられることです。 空でなければ、担当者への通知の件名の先頭に【要確認】を付けます。

担当者への通知は次の形にします。

件名：【要確認】○○大学 学内説明会（11/12）申込締切 10/20

依頼の種類：学内説明会
開催：2026-11-12 13:00 ／ 対面 ／ ○○キャンパス 3号館大講義室
申込締切：2026-10-20 ／ 提出期限：2026-11-05（相対表現から換算・要確認）
提出物：会社案内（PDF）、参加者名簿 ／ 提出方法：学内システム
根拠の文：「10月20日（月）までに学内システムよりお申込みください。…」
台帳の行 → リンク

システムへ連携する

学校の求人システムや申込フォームには、Zap からつなぎません。 申し込みは担当者が学校の画面で行います。AI by Zapier は URL から情報を取り出せないとされているので、本文にリンクだけがある依頼は「要確認」になります。

Looping by Zapier は、1回の実行で最大500回まで回せ、繰り返しは並行して動きます。 ループの後のアクションは、繰り返しごとに1タスクを使います。1日に知らせる行は多くても十数件なので、上限には届きません。 Formatter の Date / Time と Looping は、どちらも Professional 以上のプランで使えるとされています。

人が確認する

台帳への登録は、人が確かめる前に行います。 登録しておかないと締切前の知らせが動かないからです。その代わり、確認を2つの場面に置きます。

1. 通知を受けたとき（毎回） … 担当者が根拠の文を読み、開催日・申込締切・提出期限が取り違えられていないかを確かめます。【要確認】の付いた通知は、添付や学校のページを見て台帳の空欄を埋めます
2. 参加を決めるとき … 責任者と相談し、台帳の状態を「参加」「見送り」に直します。状態を直さない限り、締切前の知らせが届き続けます

1番目で台帳の日付を直したときは、知らせる日も自動で計算し直されるように、知らせる日の列は数式にしておきます。Zap が入れた日付の値で固定すると、直した締切と知らせがずれます。

月に1回、「見送り」と「期限切れ」の行を数えます。 期限切れが多い月は、通知が読まれていないか、知らせる日の5日前が短すぎます。

例外に対処する

1行目を軽く見ないでください。 締切が空の行は知らせが来ないので、担当者が埋めなければ誰も思い出しません。 毎週月曜の朝、締切が空で状態が未対応の行を一覧にして送る3本目の Zap を足すと、抜けが残りません。

記録を残す

• 採用イベントの台帳 … 学校名、依頼の種類、日付の項目、要確認の項目、根拠の文、状態、担当者、メールへのリンク
• 元のメール … Gmail に「学校_処理済み」のラベルで残す
• 担当者が直した項目 … 台帳の変更履歴で追えるようにする
• Zap の実行の履歴 … Zapier の履歴で、どのメールでいつ動いたかを確かめる

台帳に根拠の文を残すのは、締切を後から確かめるためです。 学校から「締切は過ぎています」と言われたとき、どの文をどう読んだかが台帳だけで分かります。

年度が替わったら、前年度の台帳を別のシートに移します。 翌年の同じ時期に、どの学校からどんな依頼が来たかを見る材料になります。