共催ウェビナーの企画に生成AIを活かす方法｜相手選びと役割分担

「自社だけで開くと、申し込みの数が伸びない」「他社と組む話は出るが、進め方が決まらない」——催しの本数を増やそうとした会社から、続けて出てくる2つの声です。組んで開く催しの成否は、当日の内容だけで決まるものではありません。本当は、相手選びと役割分担を、企画の前に決めているかが分かれ目になります。この記事では、相手の選び方、役割と名簿の扱い、告知の段取りまでを順に整理します。

共催ウェビナーとは何か

共催ウェビナーとは、複数の企業が共同で企画・開催するオンラインのセミナーです。一社で登壇するのではなく、テーマを補い合える相手と組み、それぞれの見込み客を持ち寄って開きます。単独開催に比べて、集客の母数が増え、扱えるテーマの幅も広がるのが特徴です。

BtoBのマーケティングでは、ウェビナーはリード獲得と関係づくりの中心的な手段になっています。しかし単独で開くと、集客はどうしても自社のリストの範囲に限られます。共催なら、パートナーの持つ見込み客にも案内が届くため、一気に届く範囲が広がります。相手企業の顧客からすれば、信頼している取引先からの案内という形になるため、参加のハードルも下がります。この「信頼の橋渡し」こそが、共催の本質的な価値です。

共催の最大のメリットは相互送客

共催ウェビナーの一番のメリットは、相互送客です。自社の見込み客に相手を紹介し、相手の見込み客に自社を紹介してもらう。これにより、これまで接点のなかった相手にリーチできます。広告費をかけて新規の相手を集めるよりも、パートナーの信頼を通じて届くぶん、質の高いリードが得やすいのが利点です。

メリットは集客だけではありません。準備の手間やコストを分担できるため、一社あたりの負担は軽くなります。登壇の準備、告知、当日の運営を分け合えば、単独開催より少ない労力で開けます。また、自社にない知見を持つ相手と組めば、単独では作れない厚みのあるコンテンツが生まれ、参加者の満足度も高まります。次の表で、単独開催と共催の違いを整理します。

観点	単独開催	共催開催
集客の母数	自社リストの範囲に限られる	パートナーのリストにも届き広がる
リードの質	自力で集めるため玉石混交	信頼の紹介経由で質が高まりやすい
準備の負担	すべて自社で抱える	登壇・告知・運営を分担できる
コンテンツの厚み	自社の知見の範囲	相手の知見が加わり厚くなる

パートナー選びの基準

共催の成否は、誰と組むかでほぼ決まります。選ぶときの基本は、顧客層が近く、かつ提供するものが競合しない相手です。同じ顧客を取り合う関係だと、リードの奪い合いになりかねません。逆に、顧客は重なるが提供価値が補い合える相手なら、双方にとってメリットのある関係が築けます。

たとえば、マーケティング支援会社とMAツールの提供会社、会計ソフトの会社と税理士事務所のように、顧客の課題を前後・上下でカバーし合える組み合わせが理想です。また、相手のリストの規模や、集客への本気度も見極めます。片方だけが集客を頑張り、もう片方が乗っかるだけだと、不公平感から関係が続きません。AIに「当社の顧客と課題を踏まえ、共催のパートナーとして相性の良い業種や事業のタイプを挙げて」と相談すると、候補を考える出発点になります。

AIで候補企業リストの叩き台を作る

組む相手の「タイプ」が見えたら、次は具体的な候補企業を探します。この候補の洗い出しにも、AIが役立ちます。自社の事業と顧客層、組みたい相手の条件を伝えれば、どんな業種・規模の企業が候補になるか、探し方の切り口を整理してくれます。

ただし、AIが挙げる具体的な企業名は、情報が古かったり事実と違ったりすることがあります。AIは候補のタイプや探し方の観点を出す役割にとどめ、実在する企業かどうかの確認は必ず人が行います。「この条件に合う企業を探すとき、どんなキーワードや業界団体、イベントから探せばよいか」と聞けば、リサーチの手がかりが得られます。AIで探し方の当たりをつけ、実際の企業選びと裏取りは人が担う、という分担が安全です。

テーマ設計で参加したくなる企画にする

共催ウェビナーのテーマは、両社の強みが自然に生きる一つのストーリーにまとめるのがコツです。単に二社が別々に話すだけでは、参加者には「合同説明会」に見えてしまいます。参加者の一つの課題を軸に、その課題を両社の視点で立体的に解き明かす構成にすると、共催ならではの価値が出ます。

テーマを決めるときは、参加者の悩みを起点にすることが何より大切です。「両社が話したいこと」ではなく「参加者が知りたいこと」から逆算します。生成AIに、両社の強みと想定する参加者の課題を伝えて「この二社で開くなら、参加したくなるテーマ案と、それぞれの登壇パートの切り分けを複数」と頼むと、企画の叩き台がすぐにそろいます。出てきた案を両社で見ながら、実態に合うものを選び、磨いていきます。

AIで企画書のたたき台を作る

パートナーに共催を持ちかけるときや、社内の承認を得るときには、企画書が要ります。この企画書づくりは、AIが特に得意とするところです。目的、テーマ、想定参加者、両社の役割、集客目標、当日の流れといった要素を伝えれば、企画書の骨子を一気に整えてくれます。

ゼロから書くと時間のかかる企画書も、AIにたたき台を作らせれば、人は中身の精査と自社ならではの調整に集中できます。次のようなプロンプトが土台になります。出てきた骨子に、両社の具体的な事情や数字を足して仕上げます。

共催ウェビナーの企画書のたたき台を作ってください。
当社：{事業・強み}／パートナー：{事業・強み}
想定参加者：{業種・役職・悩み}／目的：{リード獲得・関係構築など}
テーマ案、両社の登壇パートの切り分け、集客目標、当日の進行、
役割分担、リードの分配方針の項目立てで、埋めるべき要点を提案してください。

役割分担と集客ノルマを決める

共催で揉めやすいのが、役割と集客の負担です。どちらがどこまでやるかを曖昧にしたまま進めると、後で不公平感が生まれ、関係がぎくしゃくします。企画段階で、集客・当日運営・資料作成・アンケート集計・事後フォローといった作業を、誰が担うかを明文化しておきます。

特に大切なのが集客の目標（ノルマ）です。「各社が最低〇名を集める」と決めておかないと、片方だけが集客を頑張る事態になりがちです。両社のリスト規模が違う場合は、規模に応じて目標を按分するなど、納得できる形にします。役割の一覧をAIで整理し、抜けや偏りがないかをチェックすると、公平な分担がしやすくなります。

リードの分配ルールを最初に決める

共催で最もトラブルになりやすいのが、集まったリード（参加者情報）を誰がどう扱うかです。ここを曖昧にすると、ウェビナー後に必ず揉めます。原則として、参加者名簿は両社で共有するのが一般的ですが、共有の範囲と使い方を事前に文書で取り決めておくことが欠かせません。

よくある分け方は、両社が全参加者リストを共有する形です。ただし、自社が集めた参加者は自社が、相手が集めた参加者は相手が優先的にフォローする、といった線引きをする場合もあります。いずれにせよ、個人情報の取り扱いは、参加者の同意と各社の社内ルール・関連法令に従うことが大前提です。申込フォームに、両社への情報提供に同意する旨を明記しておくと、後の運用が安全になります。AIに「共催ウェビナーでリードを共有する際に、事前に取り決めておくべき項目」を整理させると、抜け漏れの確認に使えます。

集客と告知文をAIで効率化する

共催では、両社がそれぞれのチャネルで告知するのが基本です。メール、SNS、自社サイト、それぞれの媒体で案内を出します。このとき、両社の告知でトーンやメッセージがバラバラだと、企画の魅力が伝わりません。核となるメッセージをそろえたうえで、各社の媒体に合わせて調整します。

告知文づくりは、AIで大きく効率化できます。企画のテーマと参加メリットを伝えれば、メール用・SNS用・申込ページ用の告知文を、それぞれの媒体に合った形で作ってくれます。「このウェビナーの告知を、取引先向けメールと、Xの投稿と、申込ページの見出しに、それぞれ最適化して」と頼めば、複数の媒体分がすぐにそろいます。両社で叩き台を共有し、事実確認と自社らしさの調整をしてから使うと、統一感のある告知になります。

当日の運営を段取りする

当日の運営は、事前の段取りで質が決まります。誰が司会をし、誰が登壇し、誰が質疑を回すか。接続トラブルへの備えや、参加者からの質問の拾い方まで、共催だからこそ役割を明確にしておく必要があります。次の流れで準備すると、当日慌てずに済みます。

特にオンラインでは、接続や画面共有のトラブルがつきものです。トラブル対応の担当を別に置くと、登壇者が話に集中できます。リハーサルで一度通しておくだけで、当日の安心感がまったく違います。

事後フォローで成果につなげる

ウェビナーは、開いて終わりではありません。本当の成果は、事後フォローで決まります。参加してくれた見込み客に、お礼と資料の送付、アンケート結果を踏まえた個別の連絡を、熱が冷めないうちに行います。ここを怠ると、せっかく集めたリードが機会損失になります。

共催の場合、フォローの分担も事前の取り決めに従います。両社で参加者を追う場合は、連絡が重複して参加者を煩わせないよう、誰がいつ連絡するかを調整します。フォローメールの文面や、参加者の関心度に応じた次の提案は、AIで叩き台を作ると効率的です。「このウェビナーの参加者へ送る、お礼と次のステップを案内するフォローメールを、関心度別に」と頼めば、段階に応じた文面がそろいます。アンケートの自由記述をAIに要約させ、参加者の関心を掴んで次の企画に生かすのも有効です。

共催でやりがちな失敗と回避

共催ウェビナーでつまずきやすい、典型的なパターンです。先回りして避けましょう。

• 役割とノルマを決めずに始める：集客もフォローも片方に偏り、不公平感で関係が壊れる
• リードの扱いを曖昧にする：参加者情報の共有範囲で揉め、個人情報の取り扱いも危うくなる
• 二社が別々に話すだけの構成にする：一つのストーリーにならず、参加者に響かない
• 開いて満足し、フォローを怠る：集めたリードが放置され、成果につながらない

名簿の受け渡しは共同利用として設計する

参加者の名簿を相手の会社に渡す行為は、法律の上では個人データを第三者へ提供することにあたります。原則として本人の同意が要りますが、道はもう1つあります。個人情報保護法27条5項3号の共同利用です。あらかじめ決められた事項を本人に通知するか、本人が容易に知ることができる状態に置いておけば、共同して利用する相手は第三者にあたらない扱いになり、個別の同意を取らずに名簿を共有できます。共催を年に何度も開く会社ほど、この枠で設計しておく意味があります。どちらの形を採るかで申込ページの文面も変わるため、企画の途中ではなく、相手と組むと決めた時点で確かめる項目です。開催の直前になってから法務に相談すると、告知の開始そのものが遅れます。

知らせておく事項は5つです。共同して利用する旨、共同して利用する個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する目的、そして個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称と住所、法人であれば代表者の氏名。住所と代表者の氏名は2022年4月に全面施行された改正で加わった項目で、古いひな型を使い回していると抜けています。申込ページと、自社の個人情報の取り扱いを示すページの両方に置き、申し込む前に読める位置にしてください。相手の会社の側にも同じ内容が出ているかを、公開前に互いに確認します。片方だけが掲げている状態では、共同して利用する枠組みとして成り立ちません。掲載した位置と日付を互いに控えておくと、後から問い合わせを受けたときにも答えられます。

どちらの枠で組むかは、相手との付き合い方で決めます。1回限りの共催なら、申込フォームで両社への提供に同意を得る形が簡単です。年に何度も組む相手なら、共同利用にしておくほうが運用は軽くなります。ただし注意点があり、共同して利用する者の範囲は、あとから広げるのが容易ではありません。相手企業が増えるたびに書き換える前提なら、最初から範囲の書き方を検討しておきます。責任者や利用目的を変えるときも、遅滞なく通知するか、知り得る状態に置く必要があります。名簿を受け取った側が、共催とは関係のない自社の営業に使ってよいのかも、目的の書き方で決まります。ここを広く書きすぎると参加者の不信を招き、狭く書きすぎると次の案内すら出せなくなるため、実際に送る内容から逆算して決めます。

ここで線を引くべきは、AIの使い方です。条文をどう当てはめるか、自社の場合に共同利用と同意のどちらが適切かを、AIに判断させてはいけません。任せてよいのは、記載すべき項目が申込ページに漏れなく入っているかの突き合わせや、相手の会社と自社で表現が食い違っていないかの洗い出しまでです。どの枠で設計するかの決定と、公開する文面の最終確認は、法務か個人情報の管理責任者が行うと運用ルールに書いておきます。過去の共催で使った文面をそのまま流用するのも危険で、相手も集める項目も違えば、書くべき内容は変わります。前回との差分だけを並べて見せれば、法務の確認も短い時間で終わります。ここを外すと、せっかく集めたリードそのものが使えなくなり、開催の労力がまるごと無駄になります。

覚書に書く項目を企画の前に埋める

共催は、営業どうしの口約束で走り出すことが多い取り組みです。企画書は作るのに、両社が守る約束を書いた文書は作らない。うまくいっているうちは問題になりませんが、中止の判断、費用の分担、録画の使い道といった場面で必ず止まります。企画書とは別に、1枚の覚書を企画の前に埋めてください。分量は2ページもあれば足ります。相手に切り出しにくいと感じるなら、取り決めておくと次回も同じ形で組める、という言い方で先に出すほうが、後から揉めるより確実です。一度作れば、次の相手にもほぼそのまま使えるので、二度目からは埋める時間が数十分で済みます。

最も揉めるのが録画の二次利用です。当日の録画には、相手の登壇者の発言と資料が入っています。これを後から申込のための資料にする、記事に書き起こす、広告の素材として切り出す。どこまでを許すのかを、媒体、期間、編集してよい範囲、公開を取り下げたいときの申し出方法まで決めます。録画を使いたいと思う時期は、たいてい開催から数か月後で、その頃には決めた人が異動しているので、口頭ではなく文書で残す価値があります。登壇者が外部の専門家なら、その人の許諾が別に要る点も見落とさないでください。参加者の顔や発言が映り込む場合の扱いも、同じ紙の中で一行決めておきます。

費用と中止の条件も、同じ紙に入れます。配信に使うツールの費用、広告費、資料や登壇者にかかる制作費を、どちらがいくら持つのか。そして、申込が想定に届かないときに延期や中止をいつ誰が決めるのか。開催の何日前を判断の日とするかを数字で決めておかないと、両社とも言い出せないまま当日を迎えます。中止した場合に、すでに発生している費用をどう分けるかも一文だけ入れておきます。申込済みの参加者へ誰がどの文面でいつ連絡するかまで決めておくと、当日の混乱も防げます。延期の場合は、次の日程が決まる前に一報を入れるかどうかも、あらかじめそろえておきます。ここが空白だと、一度の中止で相手との関係そのものが終わり、次の企画の相談すら持ちかけられなくなります。

残りは、名前とロゴの扱いです。相手のロゴ画像を受け取る際に、使ってよい媒体と期間、改変の可否を確かめます。社名の表記順も先に決めます。告知や資料で毎回自社が先だと、相手側で不満が溜まることがあるため、媒体ごとに入れ替える取り決めにしておくと角が立ちません。細かく見えますが、決めておけば毎回の確認そのものがなくなります。あわせて、同じテーマで相手の競合と組まない期間を設けるかどうかも話しておきます。設けるなら期間とテーマの範囲を区切ること。無期限の約束や、テーマを広く取りすぎた約束は、後から自社の企画を縛り、別の相手との話が進められなくなります。

集客の目標は申込数ではなく参加数で置く

集客のノルマを申込数で決めると、数字の上では達成したのに当日の画面が寂しい、という結果になりがちです。申込をした人のうち当日に実際に参加するのは4割から6割程度という目安が、この分野では広く共有されています。つまり、両社で合計200件の申込を集めても、当日に画面の前にいるのは80人から120人ということです。共催では、相手の名簿から申し込んだ人は自社との接点が薄いぶん、この歩留まりがさらに落ちやすくなります。目標は参加数で置き、そこから逆算して申込数を決めてください。ノルマの単位を変えるだけで、両社の案内の出し方も、前日までの声かけの量も変わります。参加数で置いた目標は、当日に画面の前にいる人数という、両社が同じ場で確かめられる数字でもあります。

逆算するには、経路ごとの歩留まりを記録する必要があります。自社のメール、相手のメール、それぞれの投稿、広告、パートナーからの案内。申込の経路を申込フォームで分けて取り、経路ごとに参加率を残しておくと、次回にどこへ力を入れるかが数字で決まります。申込数だけが多くて参加率が低い経路は、案内の見せ方と実際の中身がずれている合図でもあります。経路の記録は開催のたびに積み上がるので、3回も開けば自社なりの目安ができ、相手に示す集客の見込みにも根拠が付きます。相手側にも同じ形で記録を残してもらえるよう、記録する項目だけは企画の段階でそろえておきます。

もう1つ、共催に特有の落とし穴が重複です。両社の名簿に同じ会社、ときには同じ担当者が入っていることは珍しくありません。申込数を単純に足すと、同じ相手を二重に数えることになり、成果が実際より大きく見えます。会社名の表記ゆれ、部署ごとの申込、代表のアドレスと個人のアドレスの混在も重なります。開催の前に両社で照合し、重なっている相手にはどちらが連絡するかを決めておくこと。当日までに片づけておかないと、終了後に同じ相手へ両社から別々の連絡が行き、参加者からは連携が取れていない会社として見られます。照合の作業自体は、会社名と担当者名の表記を整えたうえで並べれば短時間で終わります。

最後に、成果の数え方を両社でそろえます。何をもって商談とみなすのか、いつの時点で数えるのか。片方が名刺交換の段階を商談と呼び、もう片方が見積りの提示を商談と呼んでいれば、振り返りの場で話がかみ合いません。終了から14日後や30日後のように締めの日を決め、報告の形式も先に合わせておきます。数字がそろえば、次に同じ相手と組むかどうかを感触ではなく結果で判断でき、社内で次の予算を通すときの材料にもなります。振り返りの場を開催から1か月以内に日程だけ先に押さえておくと、記憶が残っているうちに次の企画の話へつなげられます。うまくいかなかった点を率直に出せる相手かどうかも、ここで分かります。

よくある質問

初めての共催は、どんな相手と組むのが安全ですか？

すでに取引や信頼関係のある相手から始めるのが安全です。付き合いのある相手なら、役割やリードの取り決めも率直に話せます。まずは小規模に一度開いてみて、進め方の呼吸を合わせてから、範囲を広げるのがおすすめです。

集客はどちらの名前で告知すべきですか？

両社の連名で告知するのが基本です。それぞれが自社のチャネルで、両社名を出して案内します。参加者にとっては、信頼している側の会社が前面に出ているほうが安心できるため、媒体ごとに見せ方を調整するとよいでしょう。

参加者のリストは本当に共有してよいのですか？

事前の取り決めと、参加者の同意があれば共有できます。申込フォームに両社への情報提供に同意する旨を明記し、各社の社内ルールと関連法令に従うことが前提です。同意のない共有はトラブルのもとなので、必ず設計段階で決めておきます。

まとめ

共催ウェビナーの企画に生成AIを活かす要点は、相手選び・テーマ・役割・リード分配を事前に固め、企画書と告知はAIで効率化することです。相互送客でパートナーの信頼を借り、一社では届かない相手に届ける。成否は組む前の設計で決まるので、役割とリードのルールを文書で取り決める。企画書・告知文・候補の洗い出しはAIに叩き台を作らせ、判断と裏取りは人が担う。まずは、信頼できる取引先と組んで小さく一度開いてみるところから始めてみてください。

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