コーヒーの焙煎所が個人の定期便の変更・休止・解約の連絡を Zapier で受け、変更の中身と適用する回を抜き出して発送の台帳の変更待ちに入れ、締めに間に合わない連絡を先に拾う

処理の起点を決める

フォームとメールで、Zap を1つずつ作ります。 入口が違うだけで、2つ目のステップから先は同じです。フォームは会員番号が必ず入るように必須の項目にし、自由記述の欄を1つだけ置きます。 変更の種類を選択式にしないのは、「休止して、再開のときは深煎りで」のような連絡が選択式に収まらないからです。

メールは、問い合わせのアドレスに届いたもののうち、会員からのものにラベルを付けます。 Gmail のフィルタで、送り主が発送の台帳にあるアドレスかは判断できないため、件名に「定期便」を含むか、本文に会員番号の形の文字列を含むものにラベルを付け、それ以外は担当が手で付けます。 ラベルを手で付けられることが、フィルタから漏れた連絡を同じ経路に乗せる手段になります。

返信で動いたときの扱いを決めておきます。 担当の受付の返信に、会員が「ありがとうございます」と返してくると、Zap が動きます。AIに新しい変更の連絡かどうかを判定させ、そうでなければ行を足しません。 処理が終わったメールには「定期便処理済」のラベルを Add Label to Email で足します。

入力データを集める

AIに渡すのは、連絡と、会員のいまの設定と、豆の一覧の呼び方だけです。 次の発送日と締めの決まりは渡しません。どの回に反映されるかを決めるのは表の式です。 AIに次の発送日を渡すと、「来月は休み」を「次の発送日の回を休み」に直して返すようになり、会員が書いた時期と、式が決めた回の区別がつかなくなります。

会員のいまの設定を渡すのは、「いつもの」「前のに戻して」を読むためです。 「浅めに」も、いまが深煎りの定番なら銘柄の変更、いまが今月の銘柄なら挽き目かもしれない、と曖昧であることをAIが判断する材料になります。 曖昧なら決めずに確かめの印を立てさせます。

データの取得方法を決める

フォームの回答は、トリガーの出力に会員番号と自由記述が入ってきます。 会員番号で発送の台帳を Lookup Spreadsheet Row で引き、会員の行を取ります。

メールは、送り主のアドレスで発送の台帳を引きます。 当たらなかったときは、本文に会員番号の形の文字列があればそれで引き直します。どちらでも当たらなければ「会員不明」として、AIには連絡だけを渡します。 家族のアドレスから送られてくる連絡がこれに当たります。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用の部分を外す … メールの返信では、担当の前の返信と、さらに前の会員の連絡が引用されています。引用を残すと、前の変更をもう一度行にします
2. 会員番号の形を確かめる … フォームに入った会員番号が、桁や先頭の文字が決まりに合うかを表の式で見ます。合わないものは会員不明と同じ扱いにします
3. 送信の日時を日本時間にする … 締めは日単位なので、日をまたぐ時刻の連絡で1日ずれると、間に合う変更が間に合わない扱いになります。送信の日時は表の式で日本時間の日付にします
4. 会員が休止中かを見る … 休止中の会員から「再開したい」と届いたときと、休止中でない会員から「再開したい」と届いたときでは扱いが違います。いまの状態を行に添えます

3番目を軽く見ないでください。 締めの前日の夜遅くに届いた休止の連絡は、日付が1日ずれるだけで、止めたのに届く1件になります。

AIに処理させる

させるのは、連絡を変更ごとに分け、変更の種類と中身と、会員が書いた適用の時期を、書かれたとおりに写し取ることです。

届け先は、中身を写させません。 新しい住所が本文に書かれていても、AIの出力に住所を入れず、「届け先の変更あり」だけを返させます。 住所はネットショップの登録で会員本人に直してもらうか、担当が本文を見て直します。変更待ちのシートに住所が並ぶと、閲覧できる人の範囲が広がるからです。

解約は、種類を判定するだけにします。 「やめたい」「もう結構です」「いったん終わりにします」は解約、「しばらく止めたい」は休止です。どちらか決まらないものは needs_check を立て、担当が会員に確かめます。 決まらない連絡を休止として扱うと、解約を受け付けなかったことになりかねません。

指示内容を固定する

あなたはコーヒーの焙煎所のお客様の窓口として、定期便の会員からの連絡を
変更待ちの行に写し取る係です。連絡に書かれていることだけを写してください。

【最初に決めること】
- is_new_change：新しい変更の連絡なら true。お礼・感想・質問だけなら false で、行を返さない。

【分け方】
- 1つの行は「1つの変更」です。「12月は休み、1月から深煎りに」は2行です。

【change_type】
- bean（豆）／grind（挽き目）／amount（量）／interval（間隔）／pause（休止）／
  resume（再開）／cancel（解約）／address（届け先）／other から選んでください。
- 「やめたい」「終わりにしたい」「もう結構です」は cancel です。
- 「しばらく止めたい」「お休みしたい」は pause です。
- cancel か pause か決められないときは、決めずに needs_check を true にし、
  check_reason に「解約か休止か不明」と書いてください。

【写し方】
- change_detail、timing_text、pause_text、resume_text は、書かれた言葉のまま写してください。
- 「来月」「次の分」を日付や回に直さないでください。
- 豆の呼び方は【豆の呼び方】と照らして書かれた銘柄が分かれば bean_name に入れ、
  分からなければ空にして needs_check を true にしてください。
- 「浅めに」「濃いめに」は、銘柄の変更か挽き目の変更か、会員のいまの設定から
  決められないときは needs_check を true にしてください。

【届け先】
- 届け先を変えたいと書かれていれば address_change を true にしてください。
- 住所・電話番号・名前は出力に書かないでください。

【しないこと】
- どの回に反映するか、締めに間に合うかを判断しないでください。
- 解約を思いとどまらせる提案、休止を勧める文面を書かないでください。
- 返金・料金について書かないでください。
- 引用の部分（前のやり取り）は読まないでください。

【会員のいまの設定】{current_plan}（会員不明なら「会員不明」）
【豆の呼び方】{bean_alias_list}
【連絡】{message_text}

「休止を勧める文面を書かない」を明記するのは、書かないと勧めるからです。 AIは、解約の連絡に対して親切のつもりで「休止もお選びいただけます」と添えます。会員がすでに解約を決めているときに、受付の返信で別の選択肢を並べることは避けます。 休止の案内は、申込の画面と会員向けの案内に載せておけば足ります。

「来月を回に直さない」は、締めの決まりを式の側に置くためです。 AIが「来月」を「12月10日の回」に直すと、締めを過ぎていたかどうかの判定の起点が、会員の言葉からAIの解釈に置き換わります。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を次のように決め、「Return a list of results」を有効にします。

[
  {
    "is_new_change": true,
    "change_type": "pause",
    "change_detail": "",
    "bean_name": "",
    "timing_text": "12月の分",
    "pause_text": "12月いっぱい",
    "resume_text": "1月から",
    "address_change": false,
    "needs_check": false,
    "check_reason": ""
  }
]

変更待ちのシートは、AIが埋める列と、式が出す列と、担当が埋める列を分けます。

JSONにするのは、変更の種類で行を並べ替え、急ぎの行を式で拾うためです。 自由文で返されると、解約の連絡を種類で拾えず、他の変更と同じ順番で処理されます。

「反映される回の候補」は候補にとどめます。 会員が「12月の分」と書いていれば、担当は12月の回を選びます。式が出す候補と、会員が書いた時期の両方が並んでいるので、担当はどちらに合わせるかをその場で決められます。

システムへ連携する

Paths で道を3つに分けます。 解約の道、届け先の変更か会員不明の道、それ以外の道です。解約の道では、担当への知らせと、受付の返信の下書きを作ります。 公式のヘルプでは、Paths の1つのグループは最大10本の道を持て、Paths と Filter のステップはタスクを使わず、動いた道の中のアクションだけが数えられるとされています。

受付の返信の下書きは、AI by Zapier にもう1回書かせます。 渡すのは変更の種類・会員が書いた時期・式が出した反映される回の候補だけです。解約の下書きは、受け付けたことと、最後に届く回の候補と、ネットショップの定期便の画面での状態を担当が確かめて書き足す欄だけにします。 フォームから届いた連絡はスレッドが無いので、Create Draft で会員のアドレス宛てに作ります。

発送の台帳とネットショップには書き込みません。 台帳への反映と、ネットショップの定期便の停止・届け先の変更は担当が行います。

人が確認する

担当が見るのは、変更待ちのシートの「反映済み」が空の行です。 締めまでの日数が少ない順に並べて、上から反映します。

1. 解約の行を最初に見る … ネットショップの定期便の画面で止め、台帳の会員の行を止め、受付の返信を送ります。最後に届く回を、締めの決まりに沿って書きます
2. 届け先の変更の行を見る … 本文を開き、ネットショップの登録を直すか、会員に登録の変更をお願いします
3. needs_check の行を見る … 「浅め」の読み分け、解約か休止かを会員に確かめます
4. それ以外の行を反映する … 反映した回を選び、台帳を書き換え、反映済みの印を付けます
5. 受付の返信の下書きを確かめて送る

1番目を後回しにしないでください。 解約の連絡を処理しないまま締めが来ると、会員がやめると伝えた後の回が届き、代金の扱いまで問題になります。

目標は、720件をならして1件1分です。 豆と挽き目の変更は反映して返信を送るだけで1分に満たず、解約と届け先の変更は数分かかります。

例外に対処する

最後の行を軽く見ないでください。 家族のアドレスからの解約や届け先の変更は、会員本人の意思か分からないまま処理すると、本人の知らないところで定期便が止まります。 本人の登録のアドレスに確かめの連絡を送ってから処理します。

記録を残す

• 元の連絡（フォームの回答か、メールのID）と受付の日時（日本時間）
• AI by Zapier が返したJSON（変更待ちのシートの列と、Zap の実行の履歴）
• 式が出した締めの日・反映される回の候補と、担当が実際に反映した回
• 解約の受付の記録 … 受け付けた日時、最後に届けた回、ネットショップで止めた日時
• 受付の返信を送った日時
• needs_check を担当が直した内容

4つ目の「解約の受付の記録」は、変更待ちのシートとは別に残します。 会員から「解約したのに届いた」と言われたときに、いつ連絡が届き、いつ受け付け、どの回が最後だったかを1行で示せるようにしておきます。