ジャムの製造所が卸先からメールで届く注文を Zapier で受け、品目・数量・納品日を抜き出して出荷の表に入れ、ケースと本の取り違えと間に合わない納品日を出荷の前に拾う

処理の起点を決める

受注用のアドレスに届いたメールを、すべて Email by Zapier のアドレスへ自動転送します。 受注用のアドレスに届くのは、注文と、注文の取り消し・変更と、卸先からの問い合わせです。転送の段階では分けません。 分けるのは AI の側で、注文でないメールは行を足さずに担当に回します。

1通ごとに Zap が動きます。 まとめて1日1回にしないのは、間に合わない注文の知らせが遅れるからです。 金曜の16時に届いた遠い地域の月曜着の注文は、届いた時点で知らせれば、その日のうちに卸先へ「火曜着になります」と返せます。

Zap が動かなかったメールに気づける形にします。 受注用のアドレスの側で、転送したメールに「転送済」の印を付け、出荷の表の受信の日時と突き合わせて、表に無いメールが無いかを15時に見ます。 第5章の9番目の作業です。

入力データを集める

AIに渡すのは、メールと、卸先の名前と、その卸先の品目の呼び方の対応だけです。 入数と運送の日数はAIに渡しません。AIに入数を渡すと、本の数に直した値を返すようになり、卸先がどの単位で書いたかが残りません。 換算は表の式で行い、元の数と単位は列に残します。

品目の呼び方の対応は、卸先ごとに持ちます。 「いちご小」はこの卸先では 140g の瓶、という対応です。AIに渡すのは、写し取った品目の書き方に台帳の候補を添えるためではなく、「この卸先の書き方で、どこまでが1つの品目か」を読み分けるためです。 品目のコードを決めるのは表の式です。

データの取得方法を決める

メールは、トリガーの出力に件名・本文・送り主・受信の日時が入ってきます。 本文はテキストの版を渡します。

卸先の一覧は、送り主のアドレスで Lookup Spreadsheet Row を使って引きます。 公式の一覧では、列と値で行を探し、見つかれば行全体を返すアクションです。卸先の担当が替わってアドレスが変わると当たらないので、当たらなかったときは卸先を「未登録」としてAIに渡し、行には印を付けます。

受信の日時は Formatter の Date/Time で日本時間の日付に直します。 公式のヘルプでは、To Timezone を指定でき、既定は UTC とされています。入力の側のタイムゾーンも空にすると UTC とみなすとされています。ここを既定のままにすると、朝9時前に届いた注文の受信の日が前日になり、出荷日の逆算が1日ずれます。 To Timezone に Asia/Tokyo を指定し、試しの画面で9時前の注文で確かめます。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用の部分を外す … 注文の変更は返信で届くことが多く、本文の下に前の注文が引用されています。引用を残すと、前の注文をもう一度行にします
2. 受信の日時を日本時間に直す … 上で書いたとおり、Formatter で To Timezone を Asia/Tokyo にします
3. 締めの前か後かを決める … 受信の時刻が15時より前か後かを表の式で出します。15時以降の注文は、翌々朝の出荷として出荷日を逆算します
4. 添付を見分ける … 卸先の発注書をPDFで付けてくる卸先があります。この構成では添付の中身は読まず、「添付あり」の印を付けて担当に回します。 添付で頼む卸先が多いなら、その卸先だけ本文にも品目を書いてもらうよう頼みます
5. 送り主が未登録なら止めない … 未登録でも行は足し、印を付けます。止めると、新しい担当からの注文が誰にも見られずに残ります

3番目は、AIではなく表の式で行います。 締めの時刻は製造所の決まりで、季節によって変わることもあります。決まりは式の側に1か所で持ちます。

AIに処理させる

させるのは、注文のメールを品目ごとに分け、書かれていることを書かれたとおりに写し取ることと、そのメールが注文かどうかを見分けることです。

単位の欄が、この構成の中心です。 「2」とだけ書かれていれば unknown で、AIがケースか本かを決めることはしません。 表の式が卸先の一覧の「いつもの単位」で埋め、その行に「単位は一覧から」の印を付けます。卸先が書いた単位と、一覧から埋めた単位を区別して残すことで、取り違えが起きたときに原因が追えます。

納品日は、月と日が書かれているときだけ数字にさせます。 「来週火曜」「月曜着」は、受信の日から数えれば日付にできますが、AIに数えさせると、週の始まりを日曜とするか月曜とするかで1週ずれることがあります。 書かれた言葉を残し、日付にするのは表の式か担当です。

指示内容を固定する

あなたはジャムの製造所の出荷の担当として、卸先からのメールを
出荷の表の行に写し取る係です。メールに書かれていることだけを写してください。

【最初に決めること】
- mail_type を order（新しい注文）／cancel（取り消し）／change（変更）／
  inquiry（問い合わせ）／other から1つ選んでください。
- order と change のときだけ、品目の行を返してください。

【分け方】
- 1つの行は「1つの品目」です。同じ品目が届け先違いで2回書かれていれば2行です。
- 品目の区切りが分からないときは、決めずに needs_check を true にし、
  check_reason に理由を短く書いてください。

【写し方】
- item_text は書かれた文字列のまま写してください。正式な名前に直さないでください。
- qty は数字だけを写してください。
- unit は case／bottle／bag／unknown から選んでください。
  「ケース」「c/s」「cs」「箱」は case、「本」「個」「瓶」は bottle、「袋」は bag です。
  単位が書かれていなければ unknown です。推測で選ばないでください。
- ケースを本に直す、入数を掛けることをしないでください。
- delivery_text は納品日の書き方をそのまま写してください。
- delivery_month と delivery_day は、「11/5」「11月5日」のように月と日が
  数字で書かれているときだけ入れてください。「来週火曜」「月曜着」は空にしてください。
- 時間の指定、届け先の店舗・倉庫の名前は、書かれていれば写してください。

【しないこと】
- 品目のコードを決めない。欠品・季節の限定品かを判断しない。
- 出荷日を計算しない。間に合うかを判断しない。
- 引用の部分（前のやり取り）は読まないでください。

【卸先】{customer_name}（未登録なら「未登録」）
【この卸先の品目の呼び方】{item_alias_list}
【メール】件名：{subject}
本文：{body_plain}

「推測で選ばないでください」を単位の行に置くのは、置かないと選ぶからです。 AIは「2」を見ると、品目が瓶なら「本」、業務用なら「袋」と、もっともらしい単位を付けて返します。もっともらしい単位が付くと、取り違えが起きても誰も気づきません。 書かれていないという事実を unknown で残します。

品目の呼び方の一覧を渡しても、正式な名前に直させないのは、照合を表の式に1か所で持つためです。AIが直すと、呼び方の一覧の誤りと、AIの読み違いの区別がつかなくなります。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を次のように決め、「Return a list of results」を有効にします。 注文でないメールのときは、mail_type だけを持つ1つの要素を返させます。

[
  {
    "mail_type": "order",
    "item_text": "いちご140",
    "qty": 2,
    "unit": "unknown",
    "delivery_text": "来週火曜着",
    "delivery_month": null,
    "delivery_day": null,
    "time_text": "午前中",
    "ship_to_text": "〇〇店",
    "needs_check": false,
    "check_reason": ""
  }
]

出荷の表は、AIが埋める列と、式が出す列を分けます。

JSONにするのは、単位と数を別の列にするためです。 自由文で「いちご140 2ケース」と返されると、数と単位を分ける式が卸先の書き方の数だけ要ります。

年は表の式で決めます。 12月に「1/8着」と届けば翌年です。受信の日より前の月と日なら翌年とする式を置き、AIには年を返させません。

システムへ連携する

Paths で道を3つに分けます。 mail_type が取り消し・変更・問い合わせなら担当に本文をそのまま回す道、注文で知らせの要る行があれば一覧を送る道、どちらでもなければ何もしない道です。公式のヘルプでは、Paths と Filter のステップはタスクを使わず、動いた道の中のアクションだけが数えられるとされています。Paths は Professional 以上で使えます。

取り消しと変更は、元の行を Zap で書き換えません。 元の注文の行を探して書き換える処理は組めますが、どの行が元の注文かを決める条件が、卸先の書き方によって揺れます。 誤った行を書き換えると、正しい注文が消えます。担当が元の行を探し、「取消」の印を付けて新しい行を足します。

製造の現場には、出荷の表の別のシートで知らせます。 翌朝の出荷の分を、品目ごとの本の数で合計するシートです。合計するのは「知らせ」の立っていない行と、担当が確かめた行だけにします。

人が確認する

担当が見るのは、知らせのメールに並んだ行と、15時の件数合わせです。

1. 間に合わない注文 … 卸先に「火曜着になります」と返すか、別の便を手配するかを決めます
2. 単位が一覧から埋まった行 … いつもの単位で正しいかを見ます。初めての品目や、季節の限定品のときは卸先に確かめます
3. 品目なし … 新しい呼び方なら、卸先の呼び方の対応に足します。足すのは担当で、Zap は足しません
4. 限定品で今月作らない品目 … 卸先に作る時期を伝えます
5. 15時の件数合わせ … 受注用のアドレスの転送済みの件数と、出荷の表の受信の件数が合うかを見ます

2番目を省かないでください。 取り違えのほとんどは、単位が書かれていない注文から起きます。「一覧から」の印が付いた行は、初めの1か月は全部見ます。 取り違えが出なかった卸先から、見る対象を外していきます。

知らせの行の想定は、全体の2割前後です。 それより多い月は、卸先の呼び方の対応か、いつもの単位の欄が足りていません。

例外に対処する

下の2行は、Email by Zapier の仕様から来る例外です。 動く時刻が保証されないことと、10MB の上限です。どちらも、件数を数えれば見つかります。 数えないと、届いたはずの注文が誰の目にも入らないまま翌朝の出荷から落ちます。

記録を残す

• 元のメールの受信の日時（日本時間）と送り主（出荷の表の各行に残す）
• AI by Zapier が返したJSON（出荷の表の原文の列と、Zap の実行の履歴）
• 表の式が出した品目のコード・単位（確定）・本の数・出荷日と、単位の出どころ（書かれていた／一覧から）
• 人が直した内容 … 品目・単位・納品日を直した、取り消した、を別の列に残す
• 卸先に連絡した日時と内容
• 15時の件数合わせの結果

3つ目の「単位の出どころ」が、取り違えが起きたときにまず見る列です。 卸先から「36本も届いた」と言われたとき、書かれていた単位なのか、一覧から埋めた単位なのかで、直すべきものが卸先の書き方か一覧かに分かれます。