Templafyで資料AIを型に収める方法｜承認済み文言だけで組む

「社員がAIで作った提案書が、ロゴも色も古い免責文もばらばらで届く」「AIで作るのはもう止められないから、せめて会社の型からはみ出さないようにしたい」——営業資料やブランドを預かるマーケの部門で、この1年に急に増えた声です。前の声は困りごと、後の声は半ばあきらめた願いに聞こえます。ただ、どちらも同じ所でつまずいています。問題はAIの出来栄えではなく、AIが組み立てる材料に会社の承認済みの部品が入っていないことにあります。この記事では、デンマーク発の資料の基盤 Templafy を例に、承認済みの部品を棚に置き、AIに渡すものと外部のAIに出るものを分け、古い部品を止めるまでの手順を、部門の誰が何を決めるかとあわせて整理します。

Templafy は、会社の型と承認済みの部品を資料に効かせる基盤

Templafy は、会社の資料のテンプレート、ロゴや画像、承認済みの文言、ブランドの決まり、業務データを一か所で管理し、社員が資料を作る場面に届ける基盤です。2026年10月時点の公式サイトでは、自社を「エージェント型の文書生成の基盤」と説明し、承認済みのテンプレート、ブランドの基準、社内のデータから、提案書、報告書、プレゼン資料、契約書、メールを作るとしています。

使う場所は、社員がふだん資料を作っている道具の中です。公式の説明では、PowerPoint・Word・Outlook といった Office の各ソフト、Google Workspace、Salesforce の中から使えるとされています。社員は別の画面に移らず、いつもの資料作りの途中で、会社の型や部品を呼び出せる形です。

一般的な資料作成のAIとの違いは、AIが自由に作るのではなく、会社が承認した部品の範囲で組み立てさせることに重心を置いている点です。白紙から見栄えのよい資料を作る道具ではなく、すでに会社が持っている型を、AIで作る資料にも守らせるための仕組みと考えると分かりやすいでしょう。

資料作成のAIをどれにするかという選び方の話は「資料作成AIはどれを選ぶ？」で扱っているので、ここでは選び方の軸は並べません。この記事が扱うのは、社員がどのAIを使っても、会社の承認済みの型と文言だけで資料が組まれるようにする統制と、そのときAIの側に何が渡るかです。

2014年コペンハーゲン創業の会社と、国内でまだ知られていない理由

Templafy は、2014年にデンマークのコペンハーゲンで創業した会社です（公式の2018年の発表による）。2026年10月時点の公式の会社案内では、ニューヨーク、コペンハーゲン、ロンドン、ベルリン、アイントホーフェン、シドニーの6か所に拠点があるとされています。提供元の発表では、世界で400万人を超える利用者がおり、会計事務所の KPMG や BDO が顧客に挙げられています。

顧客の名前を見ると、会計・監査、金融、製薬、大手の製造業など、社外に出す文書が多く、文言や免責の誤りが問題になりやすい業界が目立ちます。提案書、契約関係の書簡、監査の報告書のように、型を外れると困る文書を大量に作る会社が主な顧客だと読み取れます。

国内でまだあまり知られていない理由は、確かめた範囲では三つあります。一つは、公式の会社案内に日本やアジアの拠点がなく、日本語の画面や国内の窓口の有無も2026年10月時点の公式サイトでは確かめられなかったこと。二つめは、文書のテンプレートの管理という地味な領域の製品で、国内では各社が共有フォルダや社内ポータルで済ませてきたこと。三つめは、AIの機能が前面に出たのが2026年に入ってからで、まだ日が浅いことです。

国内で使うなら、日本語の書体、縦横の文字組み、和暦や敬語を含む定型の文言が、型どおりに扱えるかを試行で確かめることが前提になります。日本語の資料で型が守れるかは、公式の資料では確かめられないため、導入前に自社の資料で試す項目です。

2026年に出た3つの入口と、それぞれの提供状態

Templafy はここ半年ほどで、AIから会社の型に入る入口を三つ用意しました。どの入口から入るかで、社員の使い方も、部門で決めることも変わります。発表の日付と中身、提供の状態を、確かめた範囲でまとめます。

入口	中身（公式・報道発表で確かめた範囲）	提供の状態（2026年10月時点）
Templafy MCP	外部の ChatGPT・Claude・Copilot・Gemini・Perplexity などのAIを Templafy の Document Agents につなぎ、会社のテンプレートと書式の決まりに沿った Office 形式の文書にする	2026年5月28日に発表。Document Agents の提供範囲で使えるとされる。ベータの表記なし
PowerPoint 用のAIの追加機能（Templafy Agent Add-In）	会話でスライドを作る・書き直す・翻訳する・書式を直す・図表を足す・見直す。Templafy につなぐと承認済みのテンプレートや部品、ブランドの決まりに沿う	2026年8月18日に発表。マイクロソフトの配布の窓口から入手でき、個人の利用は無料
Claude・ChatGPT・Copilot の連携の一覧への掲載	各AIの連携の一覧から Templafy を呼び出せるようにした	2026年9月15日に発表

三つに共通する考え方は、中身はAIに作らせ、形は Templafy が会社の型で整えるという分担です。2026年9月の発表でも、社員が自分のAIで下書きを作り、Templafy がそれを承認済みのテンプレート、ブランドの素材、業務の決まりに沿った編集できる文書にする、という流れが説明されています。

注意したいのは、入口ごとに契約の条件が違うことです。2026年10月時点の料金のページでは、外部のAIから MCP や企業向けの API でつなぐ機能、承認の流れ、監査の記録は、個別見積もりの企業向けの契約に並んでいます。どの入口がどの契約で使えるかは、比較表だけで判断せず提供元に確かめることを勧めます。

AIが資料を作ると、型は3つの所で崩れる

手順に入る前に、何が崩れるのかをはっきりさせておきます。社員がAIで資料を作ったとき、会社の型から外れる所はおおむね三つに分かれます。この三つは、崩れたときの困り方も、直す担当も違います。

一つめは見た目です。古いロゴ、決まりにない色、勝手な書体、会社のものでないレイアウト。AIは見栄えのよい資料を作れても、自社の最新のロゴや色の数値は知りません。見た目の崩れは目立ちますが、直すのは比較的簡単で、困るのはブランドの印象です。

二つめは文言です。会社の正式な紹介文、製品の説明、免責の文、個人情報の扱いの文など、法務や広報が承認した言い回しを、AIはそれらしく言い換えてしまいます。承認済みの免責文が一語でも言い換えられると、承認を通っていない文になります。見た目より気づきにくく、困るのは法務の面です。

三つめは数字と約束です。価格、納期、実績の件数、導入の効果、提供できる範囲。AIが過去の資料や推測から数字を埋めると、顧客に出してはいけない数字や、会社が約束していない条件が資料に載ります。三つの中で最も事故につながりやすいのがここです。手順は、この三つを分けて手当てするように組んでいきます。

手順1：崩れた資料を集めて、型を外れた所を数える

最初の手順は、道具を入れる前に、いま社内で作られているAIの資料を集めることです。営業やマーケの担当者に、この3か月にAIを使って作った提案書や説明資料を10〜20本ほど出してもらい、型を外れた所を、見た目・文言・数字と約束の三つに分けて数えます。

数えてみると、多くの部門で偏りが見えるはずです。見た目の崩れが大半なのか、免責文の言い換えが混ざっているのか、価格や実績の数字が載っているのか。どこが崩れているかで、承認済みの部品のどれから棚に置くかの順番が決まります。

集めるときは、担当者を責める目的ではないことをはっきり伝えます。AIで作った資料を隠されると、実態がつかめません。崩れた所を数える作業は、誰が悪いかを探すためではなく、会社の部品が足りていない所を見つけるために行う、と最初に言っておくことが大切です。

この数え上げは、後で効果を見るときの比較の基準にもなります。導入の前に、1本あたりの型の外れの数と、上長や法務が直した回数を記録しておくと、導入後に同じ数え方で比べられます。効果の見方は最後の節で扱います。

手順2：承認済みの部品を一か所の棚に置く

次に、AIが組み立ての材料にしてよい部品を一か所にそろえます。ここでは、この置き場を「棚」と呼びます。2026年8月の発表では、Templafy につないだ場合に AIが使う会社の材料として、テンプレートとレイアウト、部品の棚、ブランドの決まり、製品の情報、業務データが挙げられています。

棚に置く部品は、手順1で数えた三つの崩れに対応させて選びます。見た目に対してはテンプレート、レイアウト、ロゴ、承認済みの画像。文言に対しては会社の紹介文、製品の説明文、免責の文、個人情報の扱いの文。数字と約束に対しては、顧客に出してよいと承認された実績の数字と、その数字を使ってよい期限です。

ここで大事なのは、棚に置くのは最終版で承認済みのものだけにすることです。共有フォルダには、作りかけの案や、ある顧客向けに一度だけ例外で作った文言が混ざっています。棚に置いた時点で、その部品はAIが誰の資料にも使ってよいものになります。迷う部品は置かず、承認が取れてから足します。

ブランドの決まりそのものに何を書くかは「ブランドガイドラインに書く項目一覧」で扱っているので、ここでは触れません。この手順で決めるのは、決まりの中身ではなく、どの部品をAIの材料として棚に並べるかです。決まりが文書のまま共有フォルダにあるだけでは、AIはそれを部品として使えません。

手順3：部品ごとに持ち主と承認者を決める

棚に部品を並べたら、部品の種類ごとに持ち主を決めます。持ち主とは、その部品の中身を決め、変えるときに責任を持つ人のことです。棚が一つでも、中身を決める人は部品によって違います。

目安としては、テンプレートとレイアウト、ロゴ、画像はブランドを預かるマーケの担当者。会社の紹介文と製品の説明文は広報かプロダクトマーケの担当者。免責の文と個人情報の扱いの文は法務。実績の数字と価格の表現は営業企画と、数字の出どころを持つ部門です。持ち主は部署名ではなく個人の名前で決めます。

持ち主とは別に、承認者も決めておきます。持ち主が部品を作ったり直したりしたとき、棚に出す前に誰が確かめるかです。たとえば、営業企画が作った実績の数字の部品は、経理か事業の責任者が承認してから棚に出す、といった組み合わせです。料金のページでは、承認の流れは企業向けの契約の機能として並んでいます。

情報システムの部門は、道具の管理者として欠かせませんが、部品の中身の持ち主には向きません。免責文が正しいかを判断できるのは法務で、道具の管理者ではありません。道具を管理する人と、部品の中身を決める人を分けて名前を書いた表を、導入の最初に作っておきます。

手順4：AIに渡す部品と、渡さない部品を分ける

棚に置いた部品のすべてを、AIが自由に組み替えてよいわけではありません。部品には、AIが文脈に合わせて言い換えてよいものと、一字も変えずにそのまま差し込むべきもの、そもそもAIに選ばせず人が入れるべきものがあります。

言い換えてよいのは、提案の背景の説明や、資料のつなぎの文のように、承認の対象になっていない文です。そのまま差し込むべきなのは、免責の文、個人情報の扱いの文、会社の正式な紹介文のように、承認を通った言い回しそのものに意味がある文です。これらはAIに書かせず、部品として固定で差し込ませます。

さらに、AIに選ばせない部品もあります。どの顧客にどの価格を出すか、どの実績を見せてよいかは、資料の相手によって変わる判断です。AIが文脈から推測して選ぶと、別の顧客向けの条件が混ざります。部門で次の一覧を作り、AIに任せない部品として扱います。

• 価格・値引き・見積もりの数字（相手ごとに人が入れる）
• 納期・提供の範囲・保証など、会社が約束する条件
• 顧客の名前と事例（掲載の許可を取った相手だけ、人が選ぶ）
• 導入の効果の数字（出どころと期限が承認された部品からだけ）
• 免責の文・個人情報の扱いの文（言い換えさせず固定で差し込む）
• 競合との比較の表現（法務の確認を経たものだけ）
• 未発表の製品や機能に触れる文

この一覧は、AIの機能を制限するためではなく、AIが迷わずに済む範囲をはっきりさせるためのものです。任せない部品がはっきりしていれば、それ以外の下書きや部品の差し込みは、安心してAIに任せられます。

外部のAIからつなぐとき、何がどこへ渡るか

MCP の連携を使うと、社員は Claude や ChatGPT や Copilot で下書きを作り、Templafy でそれを会社の型の資料にできます。便利な一方で、資料の材料が、社外の複数のAIの間を行き来することになります。マーケの部門で導入を決めるときも、情報システムの部門と一緒に、何がどこへ渡るかを確かめておきます。

流れを分けると二つです。一つは、外部のAIで作った下書きが Templafy の側に渡る流れ。もう一つは、提供元が「会社の文脈と承認済みの知識をAIに渡す」と説明しているとおり、会社の部品や情報が外部のAIの会話に入る流れです。2026年10月時点で確かめた公式のページには、MCP で渡るデータの細目は書かれていませんでした。後者の流れでは、外部のAIの側の契約（学習への利用、保存の期間）も別に確かめる必要があります。

Templafy の側の扱いは、公式のセキュリティとプライバシーのよくある質問に書かれています。Document Agents などのAIの機能はマイクロソフトの Azure OpenAI を使い、顧客のデータはAIのモデルの学習に使わないとされています。一方で、モデルの提供元が不正利用の監視のために入力と出力を一時的に保存することがあり、マイクロソフトは30日とされています。

保存と処理の場所にも注意が要ります。保存先は欧州、米国、オーストラリア、カナダから選び、一度選ぶと移せないとされています。保存先の選択肢に日本はなく、Document Agents の処理は、保存先が欧州なら欧州、それ以外なら米国で行われるとされています。顧客の情報を含む資料を作るなら、この点を社内の規程と照らしてから使い始めます。

無料の個人版が、統制より先に社内に広がる

2026年8月に出た PowerPoint 用のAIの追加機能は、個人の利用が無料です。料金のページでも、個人の枠は1席無料で、AIによるスライドの作成と編集、Office との連携、Claude・ChatGPT・Copilot からの利用が並んでいます。会社のテンプレートや共有の部品の棚は、比較表ではチームの枠より上に並んでおり、個人の無料の枠には見当たりません。

ここに落とし穴があります。社員が自分で無料の追加機能を入れると、AIは会社の棚を知らないまま資料を作ります。見た目は整っていても、会社の型ではありません。マーケの部門が型を整える前に、無料の個人版が先に広がると、型に収めるつもりで入れた道具の名前のついた、型を外れた資料が増えることになります。

• 部門で棚を作る前に、社員が個人の無料版を各自で入れて使い始める
• 個人の無料版で作った資料を、会社の型で作ったものと思って顧客に出す
• 顧客の名前や価格を含む下書きを、会社として扱いを確かめていない外部のAIに貼り付ける
• 無料版で十分と判断して、承認の流れや監査の記録がない状態のまま全社に広げる

2026年8月の発表によると、マイクロソフト365の管理者は、この追加機能を特定の利用者やグループに配布し、資料作成の決まりを一括で配れるとされています。社員が各自で入れる前に、情報システムの部門と話して、配る範囲と、つなぐ棚を決めてから配る順番にしてください。

手順5：型を外れる例外の許可の流れを作る

どれだけ部品をそろえても、型を外れたい場面は必ず出てきます。大口の顧客の指定の書式に合わせたい、共同で出す資料で相手の会社のロゴを並べたい、展示会の資料だけ特別な色を使いたい、といった場面です。例外を一切認めないと、社員は道具を使わずに昔のやり方に戻ります。

そこで、例外を許可する流れを先に作っておきます。誰に申し出て、誰が許可し、許可した例外をどこに記録するか。型を外れる例外の許可は、AIではなく人が出すのが原則です。AIに「この顧客なら例外でよい」と判断させると、例外の範囲が際限なく広がります。

許可は部品の種類ごとに持ち主が出すのが自然です。見た目の例外はブランドを預かる担当者、文言の例外は法務か広報、数字の例外は営業企画と数字の出どころの部門です。同じ例外の申し出が何度も来たら、それは例外ではなく棚に足りない部品の合図です。持ち主が部品として作り、承認を経て棚に足します。

例外の記録は、短くてかまいません。日付、資料の名前、外れた部品、許可した人、理由の五つがあれば、後で見直せます。料金のページでは、監査の記録は企業向けの契約の機能として並んでいるので、道具の中に記録を残すか、部門の台帳に残すかも、契約の内容に合わせて決めます。

手順6：古い部品を止める

部品は作った時点では正しくても、時間とともに古くなります。ロゴが変わる、製品の名前が変わる、免責の文が法改正に合わせて改まる、実績の数字が更新される。古い部品が棚に残っていると、AIは古いと知らずに使い続けます。

ここで共有フォルダとの違いが出ます。共有フォルダでは、古いテンプレートを差し替えても、社員の手元に保存された古い版は残ります。公式の説明では、Templafy は Document Agents に中身や決まりの更新を即時に届けるとしています。棚の部品を止めれば、AIがその部品を使わなくなることが、一か所で管理する利点です。ただし、すでに作られて社外に出た資料は戻りません。

最後の手順が要です。実績の数字のように期限がある部品は、作った時点で止める日を決めておくと、古い数字がAIの資料に載り続ける事故を防げます。

AIに任せる工程と、人が決める工程

ここまでの手順を、AIに任せてよい工程と、人が決める工程に分けて整理します。線の引き方は、間違えたときに誰がどれだけ困るかで決めています。顧客に出る数字と約束、法務が承認した文言に近いほど、人の側に寄せています。

工程	AIに任せてよいこと	人が決めること・確かめること
下書きを作る	構成案、背景の説明、つなぎの文、翻訳の下書き	資料の目的と相手、載せてよい情報の範囲
型に収める	テンプレートとレイアウトの適用、書式の修正、部品の差し込み	棚に置く部品の選定と、部品ごとの持ち主の決定
文言を入れる	承認済みの文言の呼び出し	免責の文・紹介文の中身の承認。言い換えさせない部品の指定
数字と約束	承認済みの数字の部品の差し込み	価格・納期・効果の数字を入れる判断。顧客ごとの条件
例外と更新	古い部品を使った資料の候補の洗い出し	型を外れる例外の許可、古い部品を止める判断

表の右の列は、どれも責任者の名前で決めておく項目です。AIに判断させないのは、AIの出来が悪いからではなく、顧客に出る数字や法務の文言の結果に責任を持てるのが人だけだからです。

文章の言葉づかいや表記の揺れを機械で採点する道具の話は、前の便の「表記の統一はMarkup AIに任せきれない」で扱っています。Templafy が受け持つのは、採点ではなく、承認済みの部品で組み立てさせる手前の段です。両方を入れる場合も、この表の人の列は変わりません。

費用の増え方と、止め方

費用は金額ではなく、増え方で見ます。2026年10月時点の料金のページでは、個人の無料の枠、利用者ごとに数えて上限25席のチームの枠、個別見積もりの企業向けの枠の三つが示されています。部品の棚や承認の流れ、外部のAIとの連携を全社で使う形は、企業向けの個別見積もりになると読み取れます。

増える要因は、使う人の数と、組み合わせる機能の範囲です。料金のページでは、企業向けの枠は解決策の組み合わせと追加の機能で構成されるとされています。営業だけで始めて全社に広げると、席の数と機能の両方が増えます。最初の見積もりの段階で、使う部署を広げたときの増え方を聞いておくと、後で予算が足りなくなる事態を避けられます。

止め方も先に決めます。公式のよくある質問では、管理者は管理画面でどのAIの機能も止められ、Document Agents の会話の履歴と記録の保存を短くしたり、残さない設定にしたりでき、利用者は自分の会話を消せるとされています。AIの機能だけを止めても、テンプレートと部品の棚はそのまま使える形です。

道具そのものをやめるときに備えて、承認済みの部品の原本は、道具の外にも残しておくことを勧めます。部品の中身を決めるのは人で、その記録は道具を替えても会社に残るべきものだからです。

効果は時間でなく、直した回数で見る

提供元の発表では、提案書や監査の報告書などの繰り返しの資料作りにかかる時間を30%以上減らせるとされています。ただ、この数字は提供元が示したもので、どの会社でどう測ったかは公開の資料では確かめられません。自社の効果は、自社の物差しで測ります。

マーケの部門で見るべきなのは、資料を作る時間よりも、型を外れた所の数と、上長や法務が直した回数です。手順1で記録した導入前の数と、同じ数え方で比べます。作る時間が少し減っても、直す回数が減らなければ、型に収める目的は果たせていません。

もう一つ見ておきたいのが、例外の申し出の数と中身です。申し出が減らないなら、棚に足りない部品があります。同じ部品の例外が続くなら、その部品を作る手順に戻ります。数を見るのは月に一度で十分です。

最後に、棚の部品がどれだけ使われているかも見ます。ほとんど使われない部品は、社員が知らないか、使いにくいかのどちらかです。使われ方を見て部品を整理し続けることで、棚は作って終わりの倉庫ではなく、資料の品質を保つ仕組みとして働き続けます。

まとめ

社員が生成AIで作る資料の型が崩れるのは、AIの出来が悪いからではなく、AIが会社の承認済みの部品を知らないまま作っているからです。Templafy は、会社のテンプレート・文言・ブランドの決まり・業務データを一か所で管理し、PowerPoint の追加機能や、Claude・ChatGPT・Copilot からつなぐ MCP の連携を通じて、AIで作る資料にもその型を効かせる設計を打ち出しています。入れるなら、崩れた資料を集めて外れた所を数え、承認済みの部品を棚に置き、部品ごとに持ち主と承認者を名前で決め、AIに任せない部品を一覧にし、例外の許可の流れと古い部品を止める手順を作る。外部のAIからつなぐときは、何がどこで処理され、保存先に日本がないことを先に確かめる。下書きと部品の差し込みはAIに任せ、承認済み部品の中身、顧客に出す数字と約束、型を外れる例外の許可は人が持ってください。

• 製品の機能と提供状態は、Templafy の公式サイト（トップ・MCP のページ・料金・セキュリティ・セキュリティとプライバシーのよくある質問・会社案内）と、2026年5月28日・8月18日・9月15日の報道発表を2026年10月25日に確かめた範囲に基づきます
• 日本語の画面と国内の窓口、外部のAIから MCP で渡るデータの細目、料金の金額は公式の資料で確かめられなかったため、契約の前に提供元に直接確かめてください

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。