社内からの翻訳依頼をフォームで受け付け、DeepL で用語集をそろえた下訳を作って、文書の種類と用途で決めた社内の確認者に回す

処理の起点を決める

フォームの回答がスプレッドシートに増えたことを起点にします。 Google Sheets の Watch New Rows で回答のシートを見張り、5分おきに動かします。依頼はメールではなくフォームだけで受けます。メールで届いた依頼は、窓口の担当者がフォームへの入力をお願いして返します。 経路を2つ持つと、片方の依頼だけ台帳に載らない期間ができます。

翻訳の状態の確認は、別のシナリオBで10分おきに行います。文書の翻訳は非同期で、終わるまでの時間はファイルの大きさで変わります。シナリオAの中で終わるまで待たせないのは、長い文書で1回の実行が終わらなくなるのを避けるためです。

入力データを集める

質を決めるのは、フォームの「用途」の欄です。 「社内で読むだけ」か「社外へ出す」かで、確認の区分が変わります。この欄を必須にし、選択肢から選ばせます。 自由記述にすると、「先方へ」「取引先確認用」のような書き方が混ざり、割当表で引けません。

原文はフォームのファイルのアップロードで受けます。 Google のヘルプでは、ファイルのアップロードの質問に答えるには回答者が Google アカウントにログインする必要があり、アップロードされたファイルはフォームの持ち主のドライブの新しいフォルダに保存されるとされています。形式と1件あたりのファイルの数・大きさは、フォームの側で絞れます。 共有ドライブに置いたフォームでは、この質問は使えないとされている点に注意してください。

データの取得方法を決める

確認の区分は、割当表で次のように決めます。

最後の行が例外の受け皿です。 割当表で引けない組み合わせは、すべて窓口の担当者に回ります。

照合に渡す用語集の語も、ここで絞ります。 原文から取り出した文字の中に、用語集の原語が含まれるかを Make の側で1語ずつ調べ、含まれる語と、その訳語の組だけを照合の入力に入れます。製品名や社名は表記のゆれが多いため、用語集に別表記の列を持たせ、どれかに当たれば含まれるとみなします。この絞り込みをしないと、照合の入力が長くなるだけでなく、文書に出てこない語の訳まで照らし始めます。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 拡張子が DeepL の文書翻訳で扱える形式かを確かめます。扱えない形式は窓口へ回します
2. パスワードの確認 … パスワード付きのファイルは送れないものとして扱い、依頼者に外してもらいます
3. 言語の組み合わせの確定 … 用語集を使うときは、DeepL の公式ページで source_lang の指定が必要とされています。フォームの「元の言語」を必ず送ります
4. 用語集の選択 … 言語の組み合わせから用語集のIDを引きます。日英と英日は別の組み合わせとして持ちます
5. ファイル名の付け直し … 受付番号を頭に付け、共有ドライブの依頼ごとのフォルダ名とそろえます
6. 機密区分の確認 … 「社外秘（翻訳サービスに出さない）」が選ばれた依頼は、DeepL へ送らずに窓口へ回します

6番目は、AIで判断させず、依頼者の選択で決めます。 機械翻訳に出してよいかは、依頼者と窓口の側の決めごとです。送ってしまってから判断する経路を作らないために、送る前に分けます。

AIに処理させる

下訳は DeepL に、照合は Claude にさせます。 役割を分けるのは、訳を作る機械と、その訳の食い違いを探す機械を別にするためです。

DeepL にさせること：

用語集は、v3 の用語集で持ちます。 DeepL の公式ページでは、新しい連携には複数の言語の組み合わせを1つの用語集に持てる v3 の用語集が勧められ、形式は TSV（既定）と CSV、1つの用語集の上限は10MiB、1項目の原語・訳語は1,024バイトまで、原文の言語の自動判定とは併用できないとされています。

Claude にさせること： 原文と訳文から取り出した文字を渡し、食い違いの候補だけを書き出させます。

指示内容を固定する

あなたは翻訳の確認者を助ける担当です。原文と、機械翻訳による訳文を読み、
確認者が見落としやすい食い違いの候補だけを書き出してください。
訳文を直したり、訳の良し悪しを評価したりしないでください。

【見るもの】
1. 数字・金額・通貨：原文と訳文で値が同じか
2. 日付・期間：同じ日付・期間か。日と月の並びの取り違えがないか
3. 当事者名・製品名：用語集の訳と一致しているか
4. 否定・義務：shall / shall not、may / must、「しない」「できる」の
   取り違えがないか
5. 訳抜け：原文の条項・段落に対応する訳文が見当たらないもの

【厳守事項】
- 食い違いが無い項目は書かないでください。
- 各候補には、原文の該当箇所と訳文の該当箇所をそのまま写してください。
  言い換えたり要約したりしないでください。
- 原文に無い数字や日付を補わないでください。
- 「誤訳です」と断定せず、「食い違いの候補」として書いてください。
- 契約の内容の解釈、訳の自然さ、社外へ出してよいかについて
  書かないでください。
- 文字の取り出しで表や図の文字が欠けていると思われる箇所は、
  extraction_gap に場所を書いてください。

【文書の種類】{doc_type}
【言語】{source_lang} → {target_lang}
【用語集（この文書に出てくる語だけ）】{glossary_hits}
【原文】{source_text}
【訳文】{target_text}

「誤訳と断定しない」を書くのは、確認者の読み方を守るためです。 断定されると、確認者は候補の箇所だけを見て、ほかを読まなくなります。候補は確認の入口で、確認の代わりではありません。

用語集は、この文書に出てくる語だけを渡します。 1,500語を毎回渡すと、文書に無い語の訳まで照らし始め、候補が膨らみます。ワークフローの側で原文を検索し、出てくる語だけを絞ってから渡します。

出力形式を固定する

{
  "request_id": "",
  "findings": [
    {
      "type": "number | date | name | negation | omission",
      "source_excerpt": "",
      "target_excerpt": "",
      "note": ""
    }
  ],
  "extraction_gap": [""],
  "finding_count": 0
}

1つ目の理由は、type ごとに確認者の見る順を決められることです。 確認依頼のメールでは、negation と number を先頭に並べます。契約書で取り違えると影響が大きいのは、否定と金額です。

2つ目は、source_excerpt と target_excerpt で確認が速くなることです。 確認者は原文と訳文を並べて開く前に、候補の箇所を一覧で読めます。

3つ目は、extraction_gap で「見られなかった場所」が分かることです。 PDF の表や図の中の文字は、取り出しで欠けることがあります。照合しなかった場所を示さないと、確認者は全文が照合済みだと思い込みます。

受付の台帳には、次の列で書き込みます。

システムへ連携する

訳文の受け取りは1回しかできないため、受け取りと保存を同じ実行で行います。 受け取りに成功した後でドライブへの保存に失敗すると、DeepL 側にはもう訳文がありません。 その場合は台帳の状態を「例外」にし、送り直しを窓口が判断します。送り直すと、もう一度文字数が課金されます。

照合のための文字の取り出しは、ドライブで行います。 Google Drive の Upload a File には変換の指定があり、Download a File には Google ドキュメント等を別の形式に変換して取り出す設定があります。どの変換先を選べるかは公式のページに一覧が無いため、組む前にモジュールの選択肢で確かめてください。 PowerPoint と Excel の訳文は照合の対象から外し、確認者が直接見る運用から始めます。

通知は社内の宛先にだけ送ります。 訳文を社外へ送るのは、確認を終えた依頼者です。

人が確認する

1. 確認者：照合結果を先に読む … negation と number の候補から、原文と訳文の該当箇所を見ます
2. 確認者：extraction_gap の場所を見る … 照合されていない表や図を、ファイルで確かめます
3. 確認者：全文を読む … 候補が0件でも、確認の区分に応じた深さで読みます。候補が無いことは、誤りが無いことではありません
4. 確認者：直して状態を変える … 訳文を直し、台帳の状態を「確認済み」か「差し戻し」にします
5. 窓口：例外と期限を見る … 毎朝、状態が「例外」のものと、期限まで2営業日を切ったものだけを見ます

3番目がいちばん省かれやすい工程です。 照合結果が0件だと、確認者は読まずに「確認済み」にしたくなります。照合が見るのは数字・日付・名前・否定・訳抜けだけで、意味の取り違えは見ていません。 確認依頼のメールの冒頭に、このことを毎回書きます。

用語集の直しは、確認者の指摘から窓口が行います。 確認者が同じ語を何度も直しているなら、用語集に足りない語があります。

例外に対処する

照合が失敗しても、確認者への依頼は止めません。 照合は確認を助けるもので、無くても確認はできます。照合のために依頼を止めると、期限のほうが守れなくなります。

記録を残す

• 原文と訳文のファイル（共有ドライブの依頼ごとのフォルダ）
• 依頼の内容と、確認の区分・確認者を決めたときの割当表の版
• 使った用語集のIDと、そのときの用語集の版
• 照合結果の JSON の全文
• 確認者が直した後の訳文と、確認・差し戻しの記録
• 例外に回った理由と、窓口の対応

document_key は、受け取りが終わったら台帳から消します。 受け取った後は使い道がなく、残しておく理由がありません。翻訳中のあいだも、台帳の閲覧者は窓口とシナリオの接続アカウントに絞ります。

確認者が直した訳文は、次の用語集の見直しと、対訳の蓄積に使います。 機械の下訳と確認後の訳文の差が、用語集に足りない語と、機械翻訳の苦手な言い回しを示します。