NPO法人が寄付の記録から、毎月の寄付者へのお礼状を使い道の報告と合わせて下書きし、メールと郵送の原稿にする

処理の起点を決める

毎月5日の朝に、時間主導型のトリガーで動かします。 Apps Script の時間主導型のトリガーは、毎分から月に1回までの間隔で動かせます。公式のページでは、たとえば毎朝9時に設定しても9時から10時のあいだのどこかで動くことがあるとされているので、担当者が出勤する前に終わる時刻に置きます。

5日にしているのは、会計担当が前月の入金を入れ終え、事務局長が活動実績を確定させるのが月初の数日だからです。ただし、日付だけを条件にはしません。 スクリプトは最初に活動実績のシートを見て、前月の行の「承認」の列が「承認済み」になっていなければ、何も作らずに事務局長へ知らせて止まります。翌日の同じ時刻にもう一度見に行き、承認済みになった日に動きます。

インストール型のトリガーは、作った人のアカウントで動きます。 公式のページにも、インストール型のトリガーは常に作成者のアカウントで実行されると書かれています。下書きはそのアカウントの Gmail にできるので、トリガーは個人のアカウントではなく、事務局で共有している寄付窓口のアカウントで作ります。 担当者が辞めてアカウントが止まると、トリガーも止まります。

入力データを集める

質を決めるのは、名簿の「初回寄付の月」と「送付停止の印」です。 初回寄付の月が空のままだと、継続の人を初回と取り違えます。送付停止の印は、「お礼状は要らない」と言われた人や、ご本人が亡くなったとご家族から連絡があった人に付けます。この印が漏れると、いちばん送ってはいけない相手に送ることになります。

活動実績は、1つの数字を1行で持ちます。 「2026年9月｜フードバンク｜食品をお届けした世帯｜312世帯｜承認済み」という形です。1行1事実にしておくと、AIに渡すときに事実ごとの記号（【実績1】【実績2】…）を振れます。

データの取得方法を決める

すべて同じスプレッドシートの中にあるので、Apps Script から各シートの値をまとめて読むだけです。 1行ずつ読むと遅くなるので、シートごとに範囲を一度に読み、スクリプトの中で寄付者IDをキーにして突き合わせます。

区分はスクリプトが決めます。 過去に寄付が無ければ「初回」、直近の12か月のうち前月以外にも寄付があれば「継続」、1年以上空いて再び寄付があれば「再開」です。使い道の指定があれば「指定寄付」、名簿で法人なら「法人」を重ねます。AIに寄付の履歴を渡して区分を決めさせることはしません。 渡すのは決まった区分の名前だけです。

AIへ渡す前に整形する

1. 同じ人の寄付をまとめる … 前月に2回寄付をくれた人には、お礼状を1通にします。金額は合計し、回数を持たせます
2. 送らない人を外す … 送付停止の印がある人、寄付が全額返金された人は対象から外し、確認の一覧に理由を書いて残します
3. 宛先を確かめる … メール希望なのにアドレスが空、郵送希望なのに住所が空の人は、「宛先不明」として確認待ちに回します
4. 敬称と宛名を組み立てる … 個人は「○○ 様」、法人は「株式会社○○ 御中」と担当者名を名簿から組み立てます。宛名は AI に作らせません
5. 事実の一覧に記号を振る … 前月の承認済みの実績に【実績1】から順に記号を振り、寄付者の使い道の指定に関係する事業の実績には印を付けます
6. 差し込む値を用意する … 寄付の金額（3桁区切り）、寄付の月、継続の月数を、スクリプトの側で文字にしておきます

4番目と6番目が、数字と名前を AI から切り離すところです。 AIに渡すのは「区分」「使い道の指定」「事実の一覧（記号と中身）」だけで、金額は【金額】、宛名は【宛名】という記号で書かせ、後から置き換えます。

AIに処理させる

させるのは、お礼の文面を4つの段落に分けて書くことです。 段落ごとに役割を決めておくと、確認する担当者が見る場所も決まります。

3段落目が中心です。 事実の一覧から、その寄付者に合う事実を2つか3つ選び、記号で文中に置きます。指定寄付の人には、指定された事業の事実を必ず1つ入れます。

1行目と2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「先月は300世帯以上に」のように、記号を使わず丸めた数字を書いてくることがあります。スクリプトの側で、記号以外の数字が文中にないかを調べ、あれば下書きにせず確認待ちに回します。

指示内容を固定する

あなたはNPO法人の事務局で、寄付をくださった方へのお礼状を書く担当です。
以下の材料だけを使って、お礼状の本文を4つの段落に分けて書いてください。

【書き方】
- 段落1（greeting）：季節のあいさつ一文と、寄付へのお礼。
- 段落2（thanks）：寄付者の区分に合わせたお礼。
    初回 … 初めてご支援いただいたことへのお礼
    継続 … 続けてご支援いただいていることへのお礼。【継続月数】を使ってよい
    再開 … 再びご支援いただいたことへのお礼
    法人 … 法人としてのご支援へのお礼
- 段落3（report）：前月の活動の様子を2〜3文で。事実の一覧から2〜3個選ぶ。
    使い道の指定がある場合は、指定された事業の事実を必ず1つ入れる。
- 段落4（closing）：今後の活動への一言と、結びのあいさつ。

【厳守事項】
- 数字を本文に直接書かないでください。数字を述べるときは、
  事実の一覧の記号（【実績1】など）をそのまま本文に置いてください。
  「約」「以上」をつけて丸めた数字も書かないでください。
- 事実の一覧にない活動・出来事・数字を書かないでください。
- 寄付金額は【金額】、宛名は【宛名】と書いてください。名前を書かないでください。
- 寄付金の使い道を約束する表現（「全額を〜に使います」等）を書かないでください。
- 税金の控除、受領証明書について書かないでください。
- 寄付者の家族構成や事情を推し量って書かないでください。
- 次の寄付のお願いを書かないでください。
- used_facts には、本文で使った記号をすべて並べてください。
- 材料が足りず書けないときは、本文を空にし、needs_review に理由を書いてください。

【寄付者の区分】{segment}
【使い道の指定】{designation}（なければ「なし」）
【事実の一覧】{facts}
【文面の決まり】{style_rules}

「丸めた数字も書かない」を書き足しているのは、記号を使えと言うだけでは足りないためです。 正確な数字を避けようとして「300世帯以上」と書くことがあり、それも承認されていない数字です。

名前を一切渡していないことにも意味があります。氏名を渡さなければ、AIが宛名を書き間違えることも、氏名から性別や年代を推し量って書くこともありません。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。 公式のページでは、output_config.format に json_schema を指定し、オブジェクトには additionalProperties: false を付けることとされています。

{
  "donor_id": "D-0418",
  "segment": "continuing | first | returning | corporate",
  "greeting": "",
  "thanks": "",
  "report": "",
  "closing": "",
  "used_facts": ["【実績1】", "【実績3】"],
  "uses_designation_fact": true,
  "needs_review": ""
}

1つ目の理由は、段落ごとに見られることです。 担当者は3段落目だけを重点的に読めば足り、ひな形の文書でも段落ごとに差し込む場所を決めておけます。

2つ目は、used_facts をスクリプトが検算できることです。 本文に出てくる記号を数え、used_facts と一致するか、すべてが事実の一覧にある記号かを確かめます。指定寄付の人で uses_designation_fact が false なら、下書きにせず確認待ちに回します。

3つ目は、segment を返させて照合できることです。 渡した区分と違う値が返ってきたら、AIが区分を取り違えて書いた疑いがあります。公式のページには、列挙型の値は大文字小文字だけ違う形で返ることがあると書かれているので、比べるときは大文字小文字を区別しません。 また構造化出力は数値の最小値・最大値の制約に対応していないため、範囲の確かめはスクリプトの側で行います。

システムへ連携する

API の呼び出しでは muteHttpExceptions を true にします。 公式のページでは、これを true にすると失敗の応答でも例外を投げずに応答を返すとされています。応答のコードを見て、混み合いの応答なら少し待ってやり直し、それ以外の失敗はその寄付者を確認待ちに回します。

Gmail は下書きまでです。 createDraft は宛先・件名・本文と、HTML の本文や差出人の表示名を指定して下書きを作り、GmailDraft を返します。差出人の表示名には団体名を入れ、返信先は寄付窓口のアドレスにします。

郵送用の原稿は、ひな形の文書をコピーして差し込みます。 ドライブのファイルの makeCopy でひな形をコピーし、本文の replaceText で記号を置き換えます。公式のページでは、replaceText は検索の文字列を正規表現として扱い、文書の中の文字のまとまりごとに照合するとされています。ひな形の記号の途中で文字の書式を変えると、記号が分かれて置き換わらないので、記号は書式を変えずに1度で入力します。置き換えたら getAs('application/pdf') で PDF にして、印刷フォルダに入れます。

人が確認する

全通を担当者が読みます。 確認の一覧には、寄付者ごとに区分、宛先、下書きへのリンク、検査の結果が並びます。

1. 確認待ちを先に片づける … 宛先不明、検査で止まったもの、AIが書けなかったもの。多くは名簿の空欄を埋めれば解決します
2. 3段落目を読む … 指定寄付の人に指定の事業が書かれているか、事実の選び方が不自然でないかを見ます
3. 2段落目の区分を確かめる … 継続の人に「初めての」と書かれていないか。区分の取り違えは名簿の「初回寄付の月」の誤りから来ます
4. 直して送る … メールは下書きを開いて送ります。郵送は PDF を印刷し、宛名と封入を確かめます
5. 大きく書き直したら記録する … どの段落を、なぜ直したかを一覧に一言残します

1通4分を目安にします。 読む・直すで3分、送る・封入するで1分です。4分を超える下書きが続くなら、文面の決まりのシートか事実の一覧の書き方を見直します。

継続寄付の人には毎月お礼状が届きます。 同じ人に毎月同じ文面が届かないよう、3段落目に使う事実は毎月変わりますが、1段落目と4段落目が似通ってくることはあります。気になるようなら、文面の決まりのシートに季節の言葉を月ごとに足していきます。

例外に対処する

最後の行は、Apps Script の上限から来ます。 公式の上限の表では、スクリプトの実行時間は1回あたり6分で、トリガーで動かした合計の実行時間は個人のアカウントで1日90分、Google Workspace のアカウントで1日6時間です。240人分を1回で作ろうとすると6分を超えうるので、30人ずつ作り、残りがあれば数分後に動くトリガーを作って続きを作ります。 確認の一覧に「処理済み」の印を付けていくので、途中で止まっても二重には作りません。

ほかの上限も見ておきます。 作成できる文書は個人のアカウントで1日250、Google Workspace で1日1,500です。郵送の約70通は収まりますが、同じアカウントで別の文書づくりもしているなら、月初の同じ日に重ならないようにします。

記録を残す

• 実行の日時、対象の月、対象の人数、作った下書きの数、確認待ちの数
• 寄付者ごとに、渡した区分・使い道の指定・事実の記号の一覧
• AIが返した JSON の全文（差し込む前のもの）
• 検査の結果と、確認待ちにした理由
• 担当者が送った日時と、大きく直した段落と理由
• そのとき使った活動実績の行と、承認した人

3つ目で「差し込む前の JSON」を残すのは、誤りの出どころを分けるためです。 寄付者から「数字が違う」と言われたとき、AIが書いた文面の問題なのか、差し込んだ表の値の問題なのかを、差し込む前と後を比べるだけで切り分けられます。

最後の行は、後から活動実績が直されたときのためです。 承認の後で数字が直ることがあり、どの版の数字で何通送ったかが分かれば、訂正を送る相手を絞れます。