専門学校の就職担当が、学生の希望・成績・資格・実習の評価と企業の求人票から推薦書の下書きを作り、担任の確認に回す

処理の起点を決める

学生が推薦依頼のシートを出し、担任の所見のメモがそろったときに始めます。 就職担当は、メモがそろった学生から順に下書きを作ります。メモがそろう前に作ると、担任の目で見た様子が入らないまま下書きが回り、 担任の直しが増えます。

1人の学生、1つの企業ごとに新しいチャットを開きます。 同じ学生が2社に推薦を希望していても、チャットは分けます。同じチャットで2社分を作ると、1社目の求人票に合わせた言葉が2社目に混ざります。

企業の提出の期限から逆算して始めます。 担任の確認と決裁に、合わせて3〜5日かかります。期限の1週間前には下書きを担任に回せるよう、就職担当の予定表に、求人ごとの「下書き開始日」を書いておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、担任の所見のメモが「場面」で書かれているかです。 「真面目」とだけ書かれたメモからは、根拠のある文は書けません。「2年次の学園祭で会計を担当し、締めの日に収支を合わせた」のように、いつ・何を・どうしたかで書いてもらいます。 メモの書き方の例を、担任に配っておきます。

実習先のコメントは、言葉をそのまま使えるようにしておきます。 医療事務の実習なら「受付で患者の質問に落ち着いて対応できた」のような実習先の言葉は、推薦書の根拠としていちばん強い材料です。

学生のシートは、次のような形にそろえます。

【学生】医療事務科2年　番号 4127
【推薦を希望する企業】○○クリニック（医療事務）
【志望の理由（学生の言葉）】実習で受付を担当し、患者さんに声をかけて
  不安を減らせたことがうれしかった。地域の診療所で長く働きたい。
【在学中に力を入れたこと（学生の言葉）】学園祭の会計、医療事務の検定の勉強
【学業】主な科目：医療事務概論 A／診療報酬請求 B／医療秘書 A
        出席率 98％
【資格】医療事務の民間検定 2級（2年次6月取得）、同1級（受験予定）
【実習の評価】△△病院 外来受付 3週間
  接遇 4/5、正確さ 3/5、積極性 4/5
  実習先のコメント：「受付で患者の質問に落ち着いて対応できた」
                    「レセプトの点検は確認の手順をもう少し丁寧に」
【担任の所見のメモ】2年次の学園祭で会計を担当し、締めの日に収支を合わせた。
  グループ演習では、意見の分かれた場面で全員の案を書き出して整理した。
【同意】推薦書に学業・資格・実習の評価を使うことに同意する（記入済み）

実習先のコメントの「もう少し丁寧に」のような課題も、消さずに入れておきます。 推薦書に課題は書きませんが、AIが「正確な事務処理が得意」と書きそうになったときに、それを止める材料になります。 良い評価だけを渡すと、良い面だけが膨らんだ下書きになります。

データの取得方法を決める

学生の資料は、就職担当が1枚のシートに書き出します。 学務の仕組みと AI はつなぎません。

学生のシートには、推薦書に使う項目だけを書き出します。 学務の個人票には、住所、保護者の名前と連絡先、学費の支払の状況、健康診断の結果などが入っています。それらは推薦書に要らないので、書き出しません。 AIに渡す前に、渡す情報を減らしておくのがいちばん確実です。

求人票は、企業の様式の欄と字数を書き添えて添付します。 「人物所見：200字程度」「推薦理由：300字程度」のように、就職担当が求人票の余白か添付の一言に書いておくと、欄ごとの字数に合った下書きになります。

AIへ渡す前に整形する

1. 同意の欄を確かめる … 学生が、推薦書に成績・資格・実習の評価を使うことに同意しているかを見ます。空欄なら、下書きを作る前に学生に確かめます
2. 書き出す項目を絞る … 住所・保護者・学費・健康診断の結果は書き出しません
3. 担任のメモの場面を確かめる … 場面の無いメモ（「明るい」「真面目」だけ）は、担任に場面を足してもらいます
4. 求人票の欄と字数を書き添える … 企業の様式が無いときは、学校の様式の欄と字数を書きます
5. 学生の名前を番号に置き換える … 学生のシートでは、名前の代わりに学籍番号の下4桁を使い、名前は就職担当が様式に写すときに入れます

5番目は、渡す情報をさらに減らすためです。 推薦書の下書きを作るのに、学生の名前は要りません。名前が無くても、成績と評価と場面から文は書けます。

AIに処理させる

させるのは3つです。下書きを書くこと、文ごとに根拠を示すこと、書かなかった事項を知らせることです。

字数の目安は、少し下回るくらいで書かせます。 様式の欄に収まらない下書きは、写すときに削る手間が増えます。削るより、担任が場面を1つ足すほうが推薦書は良くなります。

3行目の「材料なし」が大事です。 求人票に「コミュニケーション力」とあって、資料にそれを示す場面が無いとき、AIは一般的な言葉で埋めようとします。材料が無いことを担任に返せば、担任が場面を思い出して足せます。 埋めた言葉は、面接で企業に聞かれたときに学生が答えられません。

2行目と3行目は、担任のメモや学生のシートにあっても書かせません。 学生が志望の理由に「家族を支えたい」と書いていることもあります。本人が書いたことでも、推薦書として企業に渡すかは別の話です。 外したことは、書かなかった事項の表に出させます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示として、次の文を置きます。

あなたは専門学校の就職担当が、企業に出す推薦書の下書きを作る手伝いをします。
チャットに添付された「学生のシート」と「求人票」だけを材料にしてください。

【作るもの】
1. 推薦書の下書き：求人票に書き添えた欄ごとに、字数の目安に合わせて書く。
   欄が書かれていなければ、Sources の手引きの「学校の様式」の欄で書く。
2. 根拠の表：下書きの文ごとに、根拠にした資料の名前（推薦依頼のシート／学業／
   資格／実習の評価／担任のメモ）と、その資料の記述をそのまま写す。
3. 求人との対応：求人票の「求める人物」の項目ごとに、応えている文の番号。
   応える材料が無ければ「材料なし」。
4. 書かなかった事項：資料にあったが下書きに入れなかった記述と、その理由。
5. 担任に確かめる点：資料どうしの食い違い、場面が足りないところ。

【厳守事項】
- 資料に書かれていない長所・経験・評価を書かないでください。
  根拠を示せない文は書かないでください。
- 欄を埋める材料が足りなければ、その欄に「資料不足」と書き、
  一般的な言葉で埋めないでください。
- 次の事項は、資料に書かれていても下書きに入れないでください。
  入れなかったものは「書かなかった事項」に出してください。
  本籍・出生地／家族（職業・続柄・健康・収入など）／住まい／生活環境・家庭環境／
  本人の健康・病歴・通院／宗教／人生観・生活信条／思想／支持政党／
  尊敬する人物／購読新聞・雑誌・愛読書／労働組合・社会運動
- 他の学生と比べる書き方、順位を示す書き方をしないでください。
- 誇張の言葉（「誰よりも」「抜群の」「必ず」など）を使わないでください。
- 推薦するべきかどうか、採用されそうかどうかは書かないでください。
- 根拠の表の「資料の記述」は、言い換えずにそのまま写してください。

書いてはいけない事項を言葉で並べているのは、「配慮して」だけでは外れないからです。 「家庭の事情で通学に苦労しながら」は、AIにとっては学生の努力を示す良い材料に見えます。項目を1つずつ挙げ、資料にあっても入れないと書いて初めて外れます。

「誇張の言葉を使わない」も意図してのことです。 推薦書らしい文を求めると、AIは「抜群の」「誰よりも」を使います。担任から戻される理由の多くがこの言葉で、 書く前に止めておくほうが早く済みます。

出力形式を固定する

次の形で受け取ります。

【推薦書の下書き】
（人物所見：200字程度）
①医療事務の実習では、受付で患者の質問に落ち着いて対応できたと実習先から評価されました。
②2年次の学園祭では会計を担当し、締めの日に収支を合わせました。
③……
（学業成績：100字程度）
④……
（推薦理由：300字程度）
⑤……

【根拠の表】
| 文 | 資料 | 資料の記述（そのまま） |
| ① | 実習の評価 | 「受付で患者の質問に落ち着いて対応できた」 |
| ② | 担任のメモ | 「2年次の学園祭で会計を担当し、締めの日に収支を合わせた」 |

【求人との対応】
| 求める人物 | 応えている文 |
| 患者に丁寧に対応できる方 | ① |
| 正確な事務処理ができる方 | ②、④ |
| 医療事務の資格 | 材料なし（受験予定のみ） |

【書かなかった事項】
| 資料 | 記述 | 理由 |
| 担任のメモ | 「家庭の事情でアルバイトをしながら通学」 | 家庭環境に当たる |

【担任に確かめる点】
- 出席率は98％だが、担任のメモに「2年次の後半に休みが続いた」とある

1つ目の理由は、文に番号を振ることです。 根拠の表と求人との対応が、同じ番号で下書きを指します。担任は「③の根拠は何か」を表で見て、合わなければ③だけを直せます。

2つ目は、書かなかった事項を表で残すことです。 就職担当は、何が外されたかを見て、外してよかったかを確かめられます。 担任にも同じ表を回すので、メモの書き方を見直すきっかけになります。

3つ目は、担任に確かめる点を分けることです。 資料どうしの食い違いは、AIには判断できません。出席率と担任のメモが合わないときに、どちらを使うかを決めるのは担任です。

JSON ではなく見出しと表で受け取るのは、受け取る先が人だからです。 下書きは文書作成のソフトに写し、表は担任が読みます。後段に機械で取り込む先が無いので、人が読みやすい形を優先します。 見出しの名前を毎回同じにしておけば、就職担当3名の誰が作っても同じ順で読めます。

システムへ連携する

ChatGPT と学務の仕組みはつなぎません。 学生のシートを就職担当が作ることで、AIに渡す項目を人が選べます。 つなぐと、個人票の項目が丸ごと渡る作りになりがちです。

様式に写すのも人の手です。 写すときに学生の名前を入れ、推薦書に学校として出せる文になっているかを、もう一度目で読みます。

人が確認する

推薦書は、就職担当と担任の2人が必ず読みます。

1. 就職担当が「資料不足」「材料なし」「要確認」を見る … 担任に場面を足してもらうか、欄を短くします
2. 就職担当が書かなかった事項の表を見る … 外すべきものが外れているか、下書きの中に残っていないかを読みます
3. 担任が根拠の表を見る … 根拠にした場面が、授業の様子と合っているかを確かめます
4. 担任が担任に確かめる点に答える … 資料の食い違いを、どちらに合わせるかを決めます
5. 校長の決裁 … 学校として出してよいかを決めます

2番目は、書かなかった事項の表だけでなく、下書きの本文を読んで確かめます。 AIが「書かなかった」と表に出しても、別の言い方で本文に残っていることがあります。「様々な困難を乗り越えて」のような言葉は、何を指しているかを担任に確かめます。

目標は、40通をならして就職担当の時間が1通15分です。 「資料不足」の欄が多い月は、担任のメモに場面が足りていません。AIの指示を直すより、メモの書き方の例を担任に配り直すほうが効きます。

担任の直しは、根拠の表にも反映します。 担任が文を直したら、その文の根拠も書き直します。根拠の表が最後まで下書きと合っていることが、学校として推薦書の内容に責任を持つ形になります。

例外に対処する

6行目は、導入の最初の月に必ず出ます。 「ご家庭を支えるため」「体調と向き合いながら」のように、一覧の言葉を使わずに同じことを書くことがあるからです。見つけた言い方を一覧の例に足していきます。

記録を残す

• 推薦書の最終版（文書作成のソフトの様式）と、決裁の記録
• 根拠の表の最終版（担任の直しを反映したもの）
• 書かなかった事項の表
• AIの誤り（根拠の無い文、資料に無い記述の引用、書いてはいけない事項の残り）
• 学生の同意の欄の記録
• チャットは、ワークスペースの保持の設定に従って残る。推薦が終わった学生のチャットは消す決まりにする

根拠の表の最終版を残すのは、企業から問い合わせがあったときのためです。 「推薦書の○○はどの場面のことか」と聞かれたら、表を見れば答えられます。学生が面接で推薦書の内容を聞かれたときに備え、学生本人にも根拠の表の要点を伝えておくと、推薦書と面接の答えが食い違いません。

AIの誤りの記録は、一覧と指示を直す材料です。 同じ型の誤りが続いたら、指示の厳守事項に例を足します。