研究者が出す論文・学会発表の事前届出を、原稿の技術的な事項が出願済みの明細書と発明届のどれに当たるかで判定し、特許出願前の公開になるおそれのあるものを知財の担当に回す

処理の起点を決める

研究者がフォームを送信したことをきっかけにします。 届出は発表の直前に出されることが多く、1日1回の定時処理にすると、残りの日数が1日減ります。 送信のたびに1件ずつ動かします。

原稿を差し替えたときは、新しい届出として出してもらいます。 予稿の締切までに原稿が直されることはよくあり、直した後の原稿に新しい事項が足されていることがあります。 フォームに「差し替え」の欄を設け、前の届出の番号を書いてもらい、判定をやり直します。

残りの日数が少ない届出は、判定を待たずに知財の担当に知らせます。 公開日までの残りが3日以内なら、Python が日付を出した時点で通知を送ります。判定の結果を待つ数分も惜しい届出があるからです。

入力データを集める

質を決めるのは、届出の日付の欄です。 予稿の公開日と要旨集の発行日を欄として受け取らないと、公開日をAIに原稿から読ませるか、知財の担当が学会のWebで調べることになります。 研究者は学会の案内を受け取っているので、自分で書くのがいちばん確かです。「分からない」も選べるようにし、分からない届出は知財の担当が調べる対象として印を付けます。

関係する番号は研究者が書きますが、それだけには頼りません。 研究者は自分の出願を全部覚えているわけではありません。台帳から同じ研究のテーマと同じ発明者の出願・発明届も引き、 研究者が書いた番号と合わせて照らす相手にします。照らす相手が10件を超えるときは、研究者が書いた番号を優先し、残りは知財の担当が選びます。

データの取得方法を決める

明細書は、特許請求の範囲だけでなく本文と図面も渡します。 原稿の事項が請求項に無くても、明細書の実施例に書かれていれば、その事項は出願の時点で書類に記載されています。 請求項だけで照らすと、問題の無い事項まで「書かれていない」と出ます。

明細書と発明届は、出願や発明届の版を固定して渡します。 出願の後に補正した明細書や、書き直した発明届があるときは、どの版で照らしたかを記録に残します。

AIへ渡す前に整形する

1. 公開日を出す … 予稿の公開日・要旨集の発行日・発表日のうち最も早い日を公開日とします。「分からない」がある場合は、分かっている日のうち最も早い日を仮に使い、「公開日を確かめる」の印を付けます
2. 残りの日数を出す … 公開日までの日数です。出願の担当が出願に要する日数（社内の目安）を超えていれば「間に合う見込み」、下回れば「急ぐ」とします
3. 公開日を過ぎた届出の期限を出す … 公開日から1年後の日を、例外規定の期間の参考として出します。この日付は知財の担当が見るためのもので、研究者には出しません
4. 照らす相手をそろえる … 明細書と発明届を番号ごとに1つのPDFにします。照らす相手の数と総ページ数を数え、PDFの上限に近ければ、研究者が書いた番号の文書だけに絞ります
5. 原稿のPDFを確かめる … パスワードが付いていれば外してもらうよう研究者に返します

3番目を研究者に出さないのは、誤った安心を与えないためです。 例外の期間の日付を見た研究者は、「1年以内に出せばよい」と受け取ります。 特許庁のページは、例外の適用を受けても第三者が先に出願・公開していれば特許を受けられないこと、海外への出願では各国の規定によって特許を受けられなくなる可能性があることを注意として挙げています。

AIに処理させる

させるのは、原稿の技術的な事項を書き出し、それぞれが照らす相手のどれに書かれているかを判定し、根拠の文をそのまま写すことだけです。

技術的な事項は、構成・条件・数値・効果の単位で書き出させます。 「〇〇を添加した△△」のような構成、「焼成温度 850〜900℃」のような条件、「強度が20％向上」のような効果を、それぞれ1つの事項にします。事項を大きくまとめると、一部だけが明細書に無い場合に見落とします。

数値の範囲は、範囲の両端まで照らさせます。 明細書に「800〜900℃」とあり、原稿に「750〜900℃」とあれば、750〜800℃の部分は明細書に書かれていません。 AIには範囲を広げた・狭めたを判断させず、両方の範囲を写させ、unclear にさせます。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 未出願の事項を見つけたAIは、親切に「1年以内に出願すれば新規性喪失の例外を受けられます」と書きます。その文が研究者に転送されれば、出願を待たずに発表してよいという意味に読まれます。 例外規定には一切触れさせません。

指示内容を固定する

あなたは知財部で、研究者の論文・学会発表の原稿を、自社の出願済みの明細書と
未出願の発明届に照らす担当です。渡された文書だけを見て判定してください。

【文書】
- 原稿（判定の対象）
- 出願済みの明細書（出願番号つき。本文・請求項・図面の説明を含む）
- 未出願の発明届（発明届の番号つき）

【すること】
1. 原稿の技術的な事項を、構成・条件・数値・効果の単位で書き出してください。
   図や表に書かれた条件・組成・数値も事項にしてください。
2. 事項ごとに、次のどれかで判定してください。
   in_filed：出願済みの明細書のどれかに書かれている
   in_pending：明細書には無く、発明届のどれかに書かれている
   not_found：どちらにも書かれていない
   unclear：同じ事項かを決められない
3. 根拠の文を、原稿と照らした文書の両方から、一字一句そのまま写してください。

【厳守事項】
- 引用は要約・言い換え・省略をしないでください。文書にある文字のとおりに写してください。
- 数値の範囲が少しでも違うときは、両方の範囲を写して unclear にしてください。
  範囲が広いか狭いかを判断しないでください。
- 迷ったときに in_filed を選ばないでください。
- 発明に当たるか、新規性・進歩性があるかを書かないでください。
- 新規性喪失の例外、特許法第30条、出願の期限について一切書かないでください。
- 公開日や発表日を書かないでください。
- 原稿の直し方を提案しないでください。
- 原稿の事項が多くても省略せず、すべて書き出してください。

「迷ったときに in_filed を選ばない」が、この指示の要です。 in_filed は「この事項は問題ない」に近い意味を持ちます。誤って in_filed と判定された事項は、知財の担当の目から外れます。 迷ったら unclear にさせ、担当の目に入る側に倒します。

「例外について一切書かない」を、条文の番号まで挙げて禁じているのは、 「新規性喪失の例外」とだけ書くと「グレースピリオド」と言い換えて書くことがあるからです。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 構造化出力の output_config.format でスキーマを渡し、判定を列挙値に限ります。

{
  "notice_id": "",
  "features": [
    {
      "feature_id": "F01",
      "kind": "composition | condition | value | effect",
      "summary": "",
      "verdict": "in_filed | in_pending | not_found | unclear",
      "manuscript_quote": "",
      "manuscript_page": "",
      "matched_doc": "",
      "doc_quote": ""
    }
  ],
  "unreadable_parts": [""]
}

1つ目の理由は、引用を文字で照らせることです。 Python は manuscript_quote が原稿の文字に、doc_quote が matched_doc の文書の文字に、そのまま含まれているかを照らします。 含まれていなければ、その事項の判定を unclear に置き換えます。AIが言い換えて写した引用は、照合で落ちます。

2つ目は、振り分けを規則で決められることです。 判定はAIが付け、届出の振り分けは Python が規則で決めます。

1つの届出が複数に当たるときは、下の行を優先します。 通知は振り分けごとに、残りの日数の少ない順に並べます。「出願の調整」で残りの日数が出願に要する日数を下回るものは、先頭に「急ぐ」の印を付けます。

知財の担当に届く通知は、次のように見えます。

【急ぐ】出願の調整　届出 N-0412　公開日まで残り9日（予稿のWeb公開）
  F03 条件　in_pending
    原稿 p.3：「焼成温度を750〜900℃とし」
    発明届 H-2026-031：「焼成は750℃以上900℃以下で行う」
  F05 数値　unclear
    原稿 p.4 表2：「添加量 0.5〜3.0 wt%」
    明細書 特願2025-xxxxxx：「添加量は1.0〜3.0質量％が好ましい」
  F01・F02・F04・F06　in_filed（引用の照合に通過）

F05の行が、数値の範囲の違いを unclear に倒した例です。 0.5〜1.0の部分が明細書に書かれているかは、明細書の他の箇所を担当が読んで決めます。

3つ目は、unreadable_parts で読めなかった箇所を残せることです。 図の文字が小さい、スキャンした古い資料が貼られている、といった箇所を書き出させ、知財の担当がその部分だけを原稿で見ます。

システムへ連携する

台帳にも保管先にも書き込みません。 届出の受理と研究者への返答は、知財の担当がこれまでどおり行います。AIの判定から研究者へ直接届く経路は作りません。

研究者にはフォームの受付の通知だけを返します。 判定の結果を研究者に自動で返すと、in_filed だけの届出に「問題なし」と読める通知が届き、知財の担当が確かめる前に研究者が安心します。

人が確認する

1. 「急ぐ」の印の届出から開く … 残りの日数と、in_pending の事項の引用を見て、出願の担当にすぐ相談します
2. not_found の事項を研究者に聞く … 発明届が出ていない成果か、明細書の書き方と違うだけかを確かめます
3. unclear の事項を原稿と文書で読む … 数値の範囲の違いはここに入ります
4. 「受理の候補」を一覧で流し見る … 事項の要約と引用が合っているかだけを見ます
5. 研究者に返答する … そのまま発表してよい／一部を伏せる／出願を先にする

4番目を省かないでください。 AIが事項を書き出し損ねた場合、その事項は判定の表に出てきません。受理の候補の一覧で事項の数が原稿の量に比べて少なすぎないかを見ると、書き出し損ねに気づけます。

目標は、1件15分です。 受理の候補は5分ほどで流し見られ、出願の調整や発明届の確認は引用を見ながら30分前後かかります。全件を最初から読んでいた40分が、引用を手がかりに必要な箇所だけを読む時間に変わります。

例外に対処する

7行目の海外出願は、規則で必ず人に回します。 特許庁のページが注意しているとおり、国によっては自らの公開で特許を受けられなくなることがあります。 国内の判定が「受理の候補」でも、海外の扱いは別に知財の担当が見ます。

記録を残す

• 届出の回答と原稿のPDF、照らした明細書と発明届の番号と版
• 公開日の出し方（どの日付を使ったか）と残りの日数
• Claude API が返したJSONの全文と、引用の照合の結果
• 振り分けの結果と、知財の担当が判定を覆した事項と理由
• 研究者への返答と、出願の調整をした場合の出願日

4つ目の覆した記録は、指示と事項の書き出し方を直す材料です。 in_filed を担当が in_pending に覆した事項が続くなら、明細書と原稿の言葉の違いを、AIが同じ事項と読みすぎています。

最後の行は、公開と出願の前後を後から確かめるための記録です。 例外規定の手続きに要る「公開の事実」を後で整理するときにも、どの届出をいつ受け、いつ出願したかが残っていれば、すぐに追えます。