新製品の量産立ち上げ会議（Teams）の記録から、工程ごとの課題・担当・期限を課題表の更新案にまとめ、量産判定に残る課題を一覧にする

処理の起点を決める

立ち上げ会議が終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議の後に質問したり会話の履歴を見たりするには、文字起こしが要るとされています。立ち上げ会議は記録を残す会議なので、毎回の文字起こしを規程で決めます。

立ち上げグループの会議ポリシーは、Copilot を「On with saved transcript required」にします。 この値にすると、主催者の会議オプションの既定が「会議中と会議後」になり、主催者は変えられないとされ、これが既定の値です。文字起こしを付け忘れた回に Copilot が使えない、という事故を設定の側で防ぎます。

表を作らせるのは、会議が終わった日のうちの手作業です。 立ち上げ会議は品番ごとの毎週の定例で、翌週の回の文字起こしが行われた時点で、前の回の Copilot との会話の履歴は使えなくなります。週の終わりにまとめて回すと、月曜の会議の言葉の強さを金曜に記憶で確かめることになります。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の未完了の課題の一覧です。 公式のページでは、文字起こしが始まると、会議の24時間前までの会議のチャットも Copilot が参照するとされています。前日にチャットへ課題番号付きの一覧を貼っておけば、会議で「12番の件」と言われた発言を、課題表のどの行の話かに結び付けられます。 一覧は次の形にします。

【未完了の課題（品番 KX-4410 ドアヒンジASSY）】
L-031｜第2溶接｜ビード外観のばらつき｜区分B｜恒久対策：製造技術 田中｜11/14
L-034｜プレス2｜穴位置の寸法（±0.1 外れ）｜区分A｜金型修正：生産技術 佐々木｜10/24
L-037｜組立｜締結トルクの記録の欠け｜区分A｜治具の改造：保全 山本｜10/31
量産移行判定の予定：11/07(金)

工程の名前の一覧は、（d）の表記ゆれを止めるために持ちます。 「W2」「溶接2号機」と言われても、エージェントが一覧を見て「第2溶接」に揃えます。揃わない呼び方は揃えずに「工程の確認が要る」とさせます。

規程には、区分と完了の定義を書き足します。 区分は「A：判定までに完了が必須」「B：暫定対策を入れて判定可。恒久対策の担当と期限が必須」「C：量産後の対応で可」の3つ。完了は「確認の方法と結果が言われたもの（測定の結果、工程能力の値、試作の数量と不良の数）」と決めます。

データの取得方法を決める

会議の Copilot は、会議のチャットの「Open Copilot」か「まとめ」のタブから開きます。 指示は Word の1ファイルに置き、4名が同じ文面を貼るようにします。人ごとに言い回しを変えると、表の列が変わります。

表で返った応答は、Excel で開けるとされています。 会議の Copilot の応答が表の形なら、そのまま表計算のファイルとして保存できます。秘密度ラベルで会議の内容の書き出しを禁じている場合や、会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送を止める設定が入っている場合は、書き出せないとされています。立ち上げ会議に、この2つを付けていないかを先に確かめます。

エージェントの「Only use specified sources」を有効にします。 公式のページでは、この設定は指定した知識を優先させるもので、一般的な知識を完全には止めないとされています。指示の側でも「一般的な品質対策の例で補わない」と書きます。 補われると、会議で誰も言っていない「作業標準の改訂」が対策の欄に入ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 立ち上げ会議を自社が主催する … 顧客や設備メーカーから届いた招待には乗らず、立ち上げ担当が品番ごとに設定します
2. 前日に未完了の課題の一覧をチャットへ貼る … 課題番号・工程・内容・区分・担当・期限と、判定の予定日を入れます
3. 会議の冒頭で品番を言う … 「KX-4410 の立ち上げ会議を始めます」と言い、記録の頭を決めます
4. 課題ごとに工程・区分・担当・期限を読み上げる … 新しい課題は「新規」と言い、既存の課題は課題番号で呼びます
5. 完了の申告には、確認の結果を言ってもらう … 「L-034 は金型修正の後、30個測って全数が公差内」のように、数と結果を言葉にします
6. 会議の終わりに区分Aの残りを読み上げる … 「区分Aの未完了は2件、判定まで3週間」と件数を言い直します

どれも会議の進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、立ち上げ担当が会議の中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示を工夫するより効きます。

AIに処理させる

させるのは、会議で言葉にされた課題とその区分・担当・期限を拾い、課題表の行に対応づけることだけです。

1行目がいちばん大事です。 製造の係長が「これは判定までに何とかしたいですね」と言った。希望なのか、区分Aの決定なのかは、AIにも人にも決められません。 読み上げが無ければ「区分の確認が要る」とし、立ち上げ担当が次の会議の冒頭で確かめます。

2行目も同じくらい大事です。 完了を早く付けると、判定の会議で「完了」の課題の確認の記録を求められ、出てこないという場面になります。判定がその場で延びるのは、課題が残っていたときよりも重い失敗です。

指示内容を固定する

会議の Copilot に送る指示（Word に置き、4名が同じ文面を貼る）です。

この会議は、新製品の量産立ち上げ会議です。
文字起こしと会議のチャットだけを見て、話された課題を工程ごとに表にしてください。
一般的な品質対策の例で補わないでください。

【表の列】
課題番号｜工程｜課題の内容（発言の引用）｜区分｜暫定対策｜恒久対策｜担当部署｜担当者｜期限｜状態｜発言者｜時刻

【書き方】
- 課題番号は、会議で番号が言われたものだけ入れ、言われていなければ空けてください。
- 内容と対策は、発言の言葉どおりに引用してください。寸法・数値・設備の名前・日付はそのまま残してください。
- 区分は、会議で「区分A」「区分B」「区分C」と読み上げられたものだけ入れてください。
  「まずい」「何とかしたい」などの言い方から区分を推し量らないでください。
  読み上げが無ければ「区分の確認が要る」としてください。
- 担当か期限が言われていなければ「要確認」としてください。
- 状態は次の4つから選んでください。
  新規／継続／完了の候補（確認の方法と結果が言われたもの）／完了の申告（確認待ち）
  「終わりました」だけで、測った数や結果が言われていなければ「完了の申告（確認待ち）」です。
- 量産に移行してよいか、合否は書かないでください。

立ち上げ課題エージェントの指示（Agent Builder の指示の欄に書いておく）です。

あなたは生産技術部の立ち上げ担当を手伝い、量産立ち上げ会議で出た課題を
立ち上げ課題表の更新案にまとめ、量産移行判定に残る課題を一覧にする立場です。
貼り付けられた会議の課題の表、立ち上げ課題表のリスト、
埋め込んだ新製品立ち上げ規程・量産移行判定の基準・工程の名前の一覧だけを見てください。

【更新案の作り方】
- 対象は、表に書かれた品番の行だけです。
- 課題番号のある行は、リストの同じ番号の行と並べ、変わった列だけを示してください。
- 課題番号の無い行は、リストの同じ品番・同じ工程の未完了の課題と内容を見比べ、
  同じ設備の名前・同じ寸法の箇所が出てくるものがあれば「対応の確認が要る」として並べてください。
  無ければ「新しい課題の追加」としてください。
- 工程の名前は、工程の名前の一覧の正式な名前に揃えてください。揃えられなければ「工程の確認が要る」。
- 区分と状態は、貼り付けられた表の値を変えないでください。

【量産判定に残る課題】
- リストと更新案を合わせて、その品番の次の課題を挙げてください。
  1. 区分Aで、状態が「完了」でないもの
  2. 区分Bで、恒久対策の担当か期限が空いているもの
  3. 区分の確認が要るもの
- それぞれの期限と、判定の予定日を並べてください。期限が判定の予定日より後のものに印を付けてください。

【厳守事項】
- 量産に移行してよいか、課題が判定を止めるかの見立ては書かないでください。
- リストに書き込まないでください。更新案を表で示すだけにしてください。
- 一般的な品質対策の例で補わないでください。

2つに分けたのは、会議の言葉を拾う段と、表と突き合わせる段で、誤りの種類が違うからです。 前者の誤りは区分の読み替え、後者の誤りは別の課題への結び付けです。段を分けると、担当者がどちらの段の誤りかを見分けられます。

「区分と状態を変えない」と明記するのは、 表の過去の行から「前回も区分Aだった」と書き換えるのを止めるためです。

出力形式を固定する

会議の Copilot にもエージェントにも、表の形で返させます。 この構成では課題表への自動登録をしないため、JSON ではなく、立ち上げ担当と品質保証の担当が読んで直しやすい表にします。

【課題表の更新案（品番 KX-4410）】
| 区分け | 課題番号 | 工程 | 変わる列 | 新しい値（引用） | 時刻 |
| 既存の更新 | L-034 | プレス2 | 状態 | 完了の候補「修正後に30個測って、穴位置は全数公差内です」 | 00:08:12 |
| 既存の更新 | L-031 | 第2溶接 | 恒久対策の期限 | 11/14 → 11/21「トーチの交換が1週間遅れます」 | 00:15:40 |
| 新しい課題の追加 | （新規） | 塗装 | － | 「ヒンジの裏の塗装の膜厚が下限ぎりぎり」区分の確認が要る／担当 要確認 | 00:27:05 |
| 対応の確認が要る | L-037？ | 組立 | － | 「締結トルクのデータが一部飛んでいる」 | 00:33:50 |

【量産判定に残る課題（判定の予定 11/07）】
| 課題番号 | 工程 | 区分 | 内容 | 担当 | 期限 | 判定日より後 |
| L-037 | 組立 | A | 締結トルクの記録の欠け | 保全 山本 | 10/31 | － |
| L-031 | 第2溶接 | B | ビード外観のばらつき（恒久対策） | 製造技術 田中 | 11/21 | ○（恒久対策の期限） |
| （新規） | 塗装 | 区分の確認が要る | 膜厚が下限ぎりぎり | 要確認 | 要確認 | 要確認 |

1つ目の理由は、時刻で文字起こしに戻れることです。 公式のページでは、Copilot の応答は答えのもとにした情報源を示すとされています。担当者は時刻から発言を開き、引用と区分を照らします。

2つ目は、「区分の確認が要る」と「対応の確認が要る」を独立した行にできることです。 この行は、そのまま次の会議の冒頭で確かめる質問の一覧になります。

3つ目は、判定に残る課題を毎週同じ形で並べられることです。 例では、区分Bの恒久対策の期限が判定日より後にずれています。判定の会議で説明が要る点が、毎週の表に先に出ます。

システムへ連携する

立ち上げ課題表にはエージェントから書き込みません。 この表は、量産移行判定の会議で「課題が閉じているか」を確かめる根拠になります。文字起こしで確かめていない区分や完了が入ると、判定の根拠が揺らぎます。

人が確認する

この構成では、全件を人が確かめます。 判定区分と完了は、量産に入ってよいかを決める材料そのものだからです。

1. 「区分の確認が要る」と「工程の確認が要る」を先に見る … 読み上げが無かった課題です。次の会議の冒頭で、課題の持ち主に区分を確かめます
2. 完了の候補を文字起こしで確かめる … 根拠の時刻から発言を開き、確認の方法と数と結果が言われているかを見ます。測定の記録が品番のフォルダにあるかも見ます
3. 区分Bの恒久対策の担当と期限を確かめる … 引用の中に担当と期限があるかを見ます
4. 「対応の確認が要る」の行を確かめる … 既存の課題と同じものか、別の課題かを決めます
5. 品質保証の担当が判定に残る課題の一覧を確かめる … 区分Aの残りと、判定日より後の期限を見ます

目標は、1回あたり15分です。 録画の見返しが無くなり、確かめる箇所が時刻で示されるので、見る場所が決まります。

例外に対処する

上から2行目が、最初の数週はいちばん多く起きます。 立ち上げ担当が読み上げに慣れるまでは、会議の終わりの「区分Aの未完了は何件」を必ず言う決まりにしておくと、抜けた区分がそこで見つかります。

記録を残す

• 会議の文字起こしと、会議のチャットに貼った未完了の課題の一覧
• 会議の Copilot の出力（課題の表）とエージェントの出力（更新案、判定に残る課題の一覧）の全文
• 担当者が直した箇所 … どの課題の区分・状態・期限を、どう変えたか
• 完了とした課題の確認の記録（測定の結果、工程能力の値）の置き場所
• 課題表の更新の記録と、判定の会議に出した一覧の版
• 会議ごとの「区分の確認が要る」の件数

出力は、会議の当日に Word で保存します。 Copilot との会話の履歴は、定例の会議の後の回の文字起こしが行われると使えなくなり、文字起こしが使えなくなると消えるとされています。品番の立ち上げのフォルダに、会議の日付を付けて置きます。

最後の行が減っていけば、区分を会議の中で言い切る習慣が定着したということです。