海外の現地代理人へ送る出願・中間処理の指示書を社内の方針メモから英文で下書きし、期限・クレームの番号・費用の上限の書き漏れを確かめる

処理の起点を決める

方針メモが部長の確認を終えたことを起点にします。 確認の前のメモで指示書を作ると、方針が変わったときに英文だけが古いまま残ります。指示書の下書きを作るのは、方針が決まった後だけです。

案件1件につき、チャットを1つにします。 同じ案件で拒絶理由通知が2回目、3回目と届いたときも、同じチャットを使います。前回の応答で何を補正したかが同じチャットに残っていると、今回のレターで前回の補正と食い違う指示を書いたときに、AIが確かめてほしい点に挙げられます。 別の案件を同じチャットで扱うと、クレームの番号が混ざります。チャットの名前は「社内の案件番号＋国＋何回目の応答か」にします。

中間処理の指示は、庁の期限の6週間前までに出すことを目安にします。 米国特許商標庁の案内では、拒絶などの通知への応答の多くは法律上6か月以内に受け付けられる必要があり、通知はほとんどの場合、延長の手数料なしで応答できる期間を2か月か3か月に縮めているとされています。縮められた期間を過ぎて応答すると延長の手数料がかかり、期限までに応答しなければ出願は放棄されたものとして扱われます。 代理人の側の検討と、補正の案の確認のやり取りの時間を見込んで、社内の期限を決めます。

出願の指示は、優先期間と国内段階への移行の期限から逆算します。 世界知的所有権機関（WIPO）の一覧では、PCT の国内段階への移行の期限は官庁ごとに違い、米国・日本は30か月、欧州特許庁・韓国・インドは31か月とされています。中国は30か月で、追加の手数料を払えば32か月です。国ごとに違うので、期限はAIに覚えさせず、台帳の値を方針メモに写します。

入力データを集める

質を決めるのは、方針メモの決まった欄です。 欄が埋まっていない方針メモは、AIに渡す前に差し戻します。 欄が空のまま渡すと、AIはひな形の空欄を空欄のまま残すか、もっと悪いことに、それらしい値で埋めようとします。

拒絶理由の要点は、通知の全文ではなく人が写した要点にします。 代理人の報告レターや和訳には、引用文献の要約や代理人の意見が長く書かれています。指示書に要るのは、どのクレームがどの理由で拒絶されたかだけです。 全文を貼ると、AIが代理人の意見を方針の一部として指示書に入れてしまいます。

データの取得方法を決める

方針メモは、確定したファイルから本文をコピーして貼ります。 方針メモのひな形の先頭に、決まった欄を表の形で置いておきます。

日付は西暦の「年-月-日」に、金額は通貨の記号付きにそろえて書きます。 和暦や「12月中旬」のような書き方を残すと、AIが英文にするときに日付を作ります。通貨も円で書いてAIにドルへ直させることはしません。 費用の上限は、代理人との取り決めの通貨のまま方針メモに書きます。

拒絶理由の要点は、決まった欄の下に3行ほどで書きます。 例：「クレーム1〜4：引用文献1により進歩性なし。クレーム5〜7：記載不明確（『略平行』）。クレーム8：拒絶理由なし」。クレームの番号は「1〜4」のような範囲と、「5、7」のような列挙のどちらかに決めて書きます。 範囲と列挙が混ざると、数字の一覧の照合が難しくなります。

明細書と図面の本文は、チャットに貼りません。 補正の根拠は「段落0034〜0036、図5」のように番号で指定し、代理人は手元の明細書で確かめます。出願の指示でも、明細書と図面はメールの添付で送り、チャットにはファイル名だけを書きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 方針メモが部長の確認済みの版かを確かめる … 確認の日付と版の番号を見ます
2. 決まった欄がすべて埋まっているかを見る … 1つでも空なら、チャットに貼る前に埋めます
3. 庁の期限を台帳と見比べる … 台帳の値を写したかを、もう一度台帳で確かめます
4. 日付・金額・クレームの番号の書き方をそろえる … 西暦、通貨の記号、範囲か列挙のどちらか
5. 発明者の氏名と社外秘の製品名を記号に置き換える … 指示書に要るのは案件番号と整理番号だけです
6. 前回の応答の方針メモがあれば、同じチャットにあるかを見る … 2回目以降の応答のとき

3番目を省かないでください。 方針メモの期限を写し間違えたまま渡すと、AIはその誤った期限を正しい英文にしてしまいます。 AIは期限が正しいかを確かめられません。台帳との見比べは、AIの前に人が行います。

AIに処理させる

させるのは、方針メモを指示の項目に分けることと、ひな形と訳語表に沿って英文のレターにすること、そして対照表と数字の一覧を付けることです。

右端の列は、どれも「人に戻す」の側に倒しています。 指示書は、AIが自然に書いた一文が、そのまま代理人への指示になります。 方針メモに無いことは書かせず、足りないことは挙げさせるだけにします。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 進歩性の拒絶への応答で、方針メモに「引用文献1には駆動部の配置の記載がない点で反論」とだけ書いてあっても、AIは英文を整えようとして「また、当業者が組み合わせる動機づけもない」のような一文を足します。 足された主張は、担当者と発明者が検討していない主張です。代理人はそれも指示として受け取り、意見書に書きます。

指示内容を固定する

次の文をプロジェクトの指示に置きます。 案件ごとのチャットでは、方針メモと拒絶理由の要点を貼るだけにします。

あなたは知的財産部の担当として、海外の現地代理人へ送る英文の指示書を
社内の方針メモから下書きする立場です。Sources の「指示書のひな形」
「訳語表」「代理人ごとの取り決めの要点」「末尾の定型」に従ってください。

【やること】
1. 方針メモを、番号付きの指示の項目に分けてください（1項目に1つの指示）。
2. 指示の種類に合ったひな形を使い、英文のレターを作ってください。
   用語は訳語表の英訳を使ってください。
3. 決まった欄（案件番号、代理人の整理番号、庁の期限、社内の期限、
   費用の上限、補正の案の事前確認）は、書かれた値を一字も変えずに
   ひな形の決まった位置に置いてください。
4. レターの後に、次の3つを付けてください。
   (1) 対照表（列：項目番号／方針メモの指示／レターの該当する文）
   (2) 数字の一覧（列：種類／方針メモにある値／レターにある値）
       種類はクレーム番号、日付、金額、段落番号、図番号、引用文献の番号
   (3) 確かめてほしい点（列：箇所／理由）。無ければ「なし」

【厳守事項】
- 日付を計算したり、新しく書いたりしないでください。方針メモに無い日付は書かないでください。
- 金額の通貨を換算しないでください。
- 方針メモに無い主張、理由、補足を書き足さないでください。
- 補正後のクレームの文言を作らないでください。何を加えるかと根拠の箇所までにしてください。
- クレームの番号は、方針メモの範囲と列挙をそのまま英文に移し、まとめたり省いたりしないでください。
- 扱いが書かれていないクレームがあれば、推測で扱いを決めず (3) に書いてください。
- 決まった欄が空なら、レターでは [MISSING] と書き、(3) に挙げてください。
- 方針メモの誤りや、前回の応答との食い違いに気づいたら、直さずに (3) に書いてください。

【指示の種類】{中間処理／出願}
【方針メモ】{本文}
【拒絶理由の要点】{本文（中間処理のときだけ）}

「クレームの番号をまとめたり省いたりしない」を明記しないと、AIは英文として読みやすくまとめます。 方針メモの「クレーム5、6、7の従属先を1に変更」を、「claims 5-7」とまとめるのは構いません。問題は、「クレーム5、7（6は維持）」のような方針を「claims 5-7」とまとめてしまうことです。 範囲と列挙をそのまま移させ、数字の一覧で両方を並べます。

「空なら [MISSING] と書く」を入れているのは、空欄を埋めさせないためです。 指示しないと、AIはひな形の期限の欄を空にしておくことを嫌い、拒絶理由通知の日付から「3か月後」を計算して書くことがあります。 書かれた値が正しく見えるほど、人は見落とします。目立つ記号を残させ、送る前に必ず人が埋める形にします。

出力形式を固定する

チャットには、指示の項目、英文のレター、3つの一覧を返させます。

【指示の項目】
1. クレーム1：段落0035の特徴（駆動部の配置）を加えて補正する
2. クレーム2〜4：維持する
3. クレーム5、7：従属先をクレーム1に変更する
4. クレーム6：削除する
5. 引用文献1に駆動部の配置の記載がない点で反論する
6. 補正の案は提出前に社内へ送り、確認を受ける
7. 費用の上限：USD 3,500。超える見込みなら事前に見積を送る

【英文のレター（抜粋）】
Re: Your Ref. 12345 / Our Ref. P-2025-0412-US
Response to Office Action — Instructions
Statutory deadline (without extension): 2026-12-14
Please send us your draft by: 2026-11-02
1. Please amend claim 1 to incorporate the feature described in paragraph [0035] ...
3. Please change the dependency of claims 5 and 7 to claim 1.
4. Please cancel claim 6.
（以下、ひな形の順に続く）

【(1) 対照表】
| 項目 | 方針メモの指示 | レターの該当する文 |
| 4 | クレーム6：削除 | Please cancel claim 6. |

【(2) 数字の一覧】
| 種類 | 方針メモ | レター |
| クレーム番号 | 1, 2-4, 5, 6, 7 | 1, 2-4, 5, 6, 7 |
| 日付 | 2026-12-14, 2026-11-02 | 2026-12-14, 2026-11-02 |
| 金額 | USD 3,500 | USD 3,500 |
| 段落番号 | 0035 | 0035 |

【(3) 確かめてほしい点】
| 箇所 | 理由 |
| クレーム8 | 方針メモに扱いの記載がありません |

3つの一覧に分ける理由の1つ目は、確認の順番が決まることです。 担当者は、まず (2) の数字の一覧を見て、方針メモとレターの値がすべて一致しているかを確かめます。 1つでも違えば、レターを読む前に直させます。次に (3) を見て、方針メモの側に足りないものがないかを確かめます。

2つ目は、対照表で「書かれていない指示」が見えることです。 (1) のレターの欄が空の行は、方針メモにあってレターに入らなかった指示です。 逆に、対照表のどの行にも対応しないレターの文があれば、方針メモに無いことをAIが書き足した疑いがあります。 レターを読み直すときは、その文から見ます。

3つ目は、指示の項目が案件の記録になることです。 番号付きの項目は、代理人からの報告が返ってきたときに「項目3と4は指示どおりに補正されたか」を確かめる手がかりになります。次の応答の方針メモを作るときにも、前回の項目をそのまま見返せます。

システムへ連携する

台帳にもメールにも、AIからは書き込みません。 期限の台帳は知財部の根幹で、AIの出力が台帳の値を変える経路を作らないことが、この構成の前提です。 代理人への送付も、担当者が添付をそろえて自分で送ります。

人が確認する

担当者は、すべてのレターを送る前に確かめます。 確かめる順番を決めておきます。

1. 数字の一覧を見る … クレーム番号、日付、金額、段落番号が、方針メモとレターで一致しているか。1つでも違えば、まずそこを直します
2. 確かめてほしい点を見る … 扱いの書かれていないクレーム、[MISSING]、前回との食い違い。方針メモの側を直してから、レターを作り直させます
3. 対照表を見る … レターの欄が空の行と、どの行にも対応しない文
4. レターを頭から読む … 代理人の立場で読み、指示が一通りに読めるかを見ます
5. 添付をそろえて送る … 送るのは担当者です

1番目を先にするのは、数字の誤りがいちばん重いからです。 クレーム番号の抜けは権利の範囲に、期限の誤りは権利の喪失に直結します。英文の言い回しは、数字が合っていることを確かめてから見ます。

目標は、1通20分です。 AIが英文にする30分と、見比べの15分の多くが、一覧を確かめる時間に置き換わります。一覧に食い違いが多い案件は、方針メモの書き方に原因があります。 範囲と列挙が混ざっている、扱いの書かれていないクレームがある、のどちらかです。

例外に対処する

上から3行目までが大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、方針メモの書き方の問題です。 決まった欄をそろえ、クレームの扱いを全部書くことが、英文の質より効きます。

記録を残す

• 部長の確認を終えた方針メモ（決まった欄を含む）と、確認の日付
• AIが返した指示の項目、レター、対照表、数字の一覧、確かめてほしい点
• 担当者が直した箇所 … どの項目を、なぜ直したか
• 代理人へ送ったレターと添付のファイル名、送った日時
• 代理人から返ってきた補正の案と、指示の項目との照合の結果
• 案件ごとのチャットの名前 … 次の応答で同じチャットを開くため

3つ目の「担当者が直した箇所」は、方針メモのひな形を直す材料になります。 同じ種類の直しが続くなら、ひな形の欄が足りないか、書き方の決まりがあいまいです。直しの記録を月に1回見返し、ひな形と訳語表を直します。