デイサービスのシフト表と勤務の実績から人員配置基準を満たしているかを日ごとに点検し、足りない日と理由の候補を管理者に返す

処理の起点を決める

点検は、毎月2日の7時台に動く時間主導型のトリガーを起点にします。 ScriptApp.newTrigger() に timeBased()・onMonthDay(2)・atHour(7) を続けて作ります。公式のページでは、時刻は少しずれることがあり、9時に設定すると9時から10時のあいだで選ばれ、その時刻が保たれるとされています。管理者の始業までに届けば足りるので、7時台にします。

2日にするのは、末日の打刻の修正がそろうのを待つためです。 本部は1日のうちにCSVを貼り、「貼付済」の欄に印を付けます。スクリプトは最初にこの印を見て、無ければ点検をせずに本部へ知らせます。 古いCSVのまま点検する事故を防ぐためです。

月の途中でも、メニューから期間を指定して手動で動かせるようにします。 手動の実行ではメールを送らず、一覧のシートだけを書き換えます。月の半ばに一度回せば、月末を待たずに偏りが見えます。

記録を直したあとの再計算もメニューから行います。 再計算ではAIを呼ばず、規則の計算だけをやり直し、確認した理由の列は上書きしません。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の数え方の表です。 「送迎」「事務」「相談」のような言葉ごとに、どの職種に数えるか、数えないかを決めた表です。中身は本部が指定権者の資料と問い合わせから作り、AIにもスクリプトにも決めさせません。 表が無いと、第3章の（a）の数え方の違いがそのままスクリプトに写ります。

利用者の数は、通所介護と第一号通所事業を合わせた数を使います。 省令の第93条は、両方の指定を併せて受けて一体的に運営している場合、利用者の数を両方の利用者の合計で数えるとしています。介護ソフトの書き出しが事業ごとに分かれていれば、スクリプトで足します。利用者の名前は使わず、日別の人数だけを書き出します。

データの取得方法を決める

シートは実行の最初に getValues() でまとめて読みます。 公式の割り当てでは、1回の実行は6分までです。3事業所・月20日・職員70名なら、出退勤は月に1,500行ほどで、読み込みと計算は数秒で終わります。

処理は、次の順で行います。

1. 出退勤の時刻を15分単位の枠に分ける（提供時間帯の中だけを数える）
2. 各枠に、シフト表の割り振りと数え方の表から職種を付ける
3. 提供日ごとに、職種ごとの勤務時間の合計を出す
4. 介護職員の必要な時間数を出す
   利用者15人まで：提供時間数 × 1
   15人超：提供時間数 ×（（利用者の数 − 15）÷ 5 ＋ 1）
5. 規則で検出する
   R1 介護職員の時間数が必要な時間数に届かない日
   R2 提供時間帯の中に介護職員が0人の枠がある日
   R3 生活相談員の時間数が提供時間数に届かない日
   R4 看護職員が0人の日（月の平均の人数も別に出す）
   R5 打刻の漏れ（出勤のみ・退勤のみ・勤務0時間なのにシフトあり）
   R6 足りてはいるが、必要な時間数の110％未満の境目の日
6. R1〜R4・R6 の日について、その日の備考とシフトとの差を Gemini API に渡す
7. 一覧のシートに書き、管理者ごとにメールを送る

4番目の式は、第93条の文言をそのまま式にしたものです。 たとえば利用者22人、提供時間7時間の日は、（22−15）÷5＋1＝2.4 で、介護職員の勤務時間の合計が16.8時間以上必要になります。端数は丸めません。

R5 の打刻の漏れは、AIに渡す前に規則で拾います。 漏れのある日は R1 の計算が信用できないので、R1 に「打刻の漏れあり」と注記し、AIには「記録の欠け」として渡します。

R6 の境目の日を拾うのは、兼務の15分を数え直すだけで結果が変わる日だからです。

AIへ渡す前に整形する

1. 提供時間帯の外を落とす … 9時15分より前、16時15分より後の勤務は、配置の計算に数えません。送迎で早く出勤した時間などがここに入ります
2. 休憩を引く … 出退勤のあいだの休憩の時間を、勤怠の記録どおりに引きます。休憩の時刻が無いときは、シフト表の休憩の枠を使い、そうしたことを一覧に注記します
3. 常勤の所定の時間を超えた分を分ける … 栃木県の資料では、常勤の従業者が勤務すべき時間数を超えて勤務した時間数は勤務延時間数に含めることはできないとされています。超えた分は別の列に分けて持ち、含めるかどうかは数え方の表の設定に従います
4. 職員番号を記号に置き換える … AIに渡すのは、「職員A」「職員B」のような記号と、持っている職種、その日の割り振り、備考だけです。名前と職員番号は渡しません
5. 備考に番号を振る … 「N-0312」のように、備考の1件ごとに番号を付けます。AIには根拠をこの番号で返させます
6. 数字は規則で計算したものを渡す … 必要な時間数、職種ごとの時間数、不足の時間数はスクリプトで出した値を渡し、AIに計算させません

3番目は、栃木県の資料では生活相談員の指導のポイントとして書かれています。 介護職員にも同じ扱いをするかは、本部が指定権者に確かめてから表に入れます。

4番目で名前を外すのは、「職員〇〇の欠勤が多い」のような人に紐づいた理由を書かせないためです。

AIに処理させる

させるのは、足りない日と境目の日について、勤務の備考を数え方の表と照らし、「数え方の確認が要る記録」と「足りなかった理由の候補」を判定することです。

理由の区分は、本部が決めた語彙から選ばせます。 急な欠勤・早退、送迎の延長、兼務の振替、利用者の急な増加、打刻・記録の欠け、研修・会議、備考からは分からない、の7つです。区分をそろえると、3事業所の不足を同じ物差しで並べられます。

3行目が、この構成でいちばん守るべきことです。 「家族対応」のような表に無い言葉を渡すと、AIは「利用者の家族との面談は相談業務に当たるため生活相談員の時間です」と、もっともらしい解釈を書きます。 その解釈が指定権者のものと違えば、一覧の全部の日の数え方が誤ります。表に無い言葉は not_in_table とだけ返させ、扱いは人が決めます。

指示内容を固定する

あなたは通所介護事業所の法人本部で、前の月の勤務の記録を点検する担当です。
人員配置基準を満たしているかは判断しません。それは規則の計算と、
指定権者の解釈で決まります。あなたの仕事は、勤務の備考を読み分けることです。

【入力】
- 事業所、日付、提供時間帯、その日の利用者の数（計算済み）
- 必要な介護職員の時間数、職種ごとの勤務時間数、不足の時間数（計算済み）
- 規則で立った印（R1〜R6）
- その日の職員ごとの記録：記号（職員A など）、持っている職種、
  時間帯ごとの割り振り、備考（note_id 付き）、打刻の漏れの印
- 数え方の表：割り振りや備考の言葉ごとの数え方

【してほしいこと】
1. 割り振りと備考が食い違っている記録を探し、review_items に入れる
   - 数え方の表にある言葉なら status を needs_review にし、
     表のどの行に当たるかを table_row に書く
   - 表に無い言葉なら status を not_in_table にする
2. 不足や境目の理由の候補を1〜3つ、各60字以内で書く
3. 各候補に、根拠にした note_id を必ず付ける
4. 各候補に、次の区分から1つを付ける
   sudden_absence / transport_delay / role_shift / user_increase /
   record_missing / training_meeting / unknown

【厳守事項】
- 数え方の表に無い言葉について、どの職種に数えるべきかを書かないでください。
  not_in_table とだけ返してください。
- 時間数を計算し直したり、丸めたりしないでください。
- 基準を満たしている・いない、減算になる・ならない、を書かないでください。
- 根拠の note_id が付けられない候補は書かないでください。
  手がかりが無ければ区分を unknown にし、本文を
  「備考からは理由が分かりません」としてください。
- 打刻の漏れの印がある職員の記録は、record_missing として扱い、
  その職員の時間が足りないことを理由にしないでください。
- 特定の職員の勤務ぶりについての記述を書かないでください。

【その日の記録】{day_json}
【数え方の表】{rule_table}

解釈を禁じたうえで、not_in_table という返し方を用意しておくのが要点です。 返し方が無いと、AIは何かしらの職種を選んでしまいます。打刻の漏れの職員を理由にしない指示も同じで、言わなければ「職員Bの不在により不足」と、記録の欠けを事実のように書きます。

出力形式を固定する

構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。

{
  "office": "",
  "date": "",
  "review_items": [
    { "staff_code": "",
      "note_id": "",
      "status": "needs_review | not_in_table",
      "table_row": "",
      "summary": "" }
  ],
  "candidates": [
    { "reason": "",
      "category": "sudden_absence | transport_delay | role_shift | user_increase | record_missing | training_meeting | unknown",
      "note_ids": [""] }
  ]
}

スキーマでは status と category を enum で縛り、note_ids を required にします。返った note_id が渡した備考の番号に本当にあるかは、受け取ったあとにスクリプトで確かめます。 無い番号の候補は落とし、本部に知らせます。

理由の1つ目は、数字とAIの判定を別の層に置けることです。 必要な時間数、不足の時間数、R1〜R6 の印は、一覧のシートの列に規則が書きます。AIの JSON には数字を返させません。 メールの文の中の数字と、一覧の数字が食い違うことがありません。

2つ目は、review_items を数え直しの入口にできることです。 管理者が needs_review の記録を見て「この1時間は相談員の時間」と決めたら、シフト表の割り振りを直して再計算します。not_in_table は本部に集まり、本部が指定権者に確かめて数え方の表に行を足します。 表が育つほど、not_in_table は減っていきます。

管理者に届くメールは、一覧の該当する行をそのまま文にしたものです。

【前月の配置の点検：第2事業所（不足3日・境目2日・打刻の漏れ4件）】
■ 9月11日（金）利用者22名　介護職員 必要16.8h／実績15.5h（不足1.3h）［R1］
  確認が要る記録：職員C「13:00-14:15 家族対応」→ 数え方の表に無い言葉
  候補1［急な欠勤・早退］体調不良で11:30に早退した記録がある　根拠：N-0312
■ 9月18日（金）利用者26名　介護職員 必要22.4h／実績22.9h［R6 境目］
  確認が要る記録：職員A 割り振り「介護」、備考「10:00-10:40 送迎延長」
■ 打刻の漏れ：9月4日 職員F（退勤なし）ほか3件　→ 先に記録を直してください
※ 理由は備考からの候補です。確かめて一覧の「確認した理由」に書き込んでください。

システムへ連携する

API キーはスクリプトのプロパティに置きます。 公式のページでは、スクリプトのプロパティはスクリプトのすべての利用者がアクセスできるとされているので、スクリプトの編集の権限は本部の数名に絞ります。 公式の割り当てでは、URL Fetch の呼び出しは Google Workspace のアカウントで1日10万回、MailApp の宛先は1日1,500で、月に一度、数通を送るこの構成では余裕があります。

勤怠システムと介護ソフトには書き込みません。 打刻の漏れは、管理者が勤怠システムで修正の申請をします。AIの呼び出しは事業所ごと・日ごとに1回で、月に十数回です。

人が確認する

管理者が見るのは、自分の事業所の印の立った日だけです。

1. 打刻の漏れを先に直す … R5 の記録を勤怠システムで修正申請し、本部に貼り直しを頼みます。直すまでは、その日の不足は信用しません
2. needs_review の記録を確かめる … どちらが実際の勤務かを決め、割り振りを直します
3. not_in_table を本部に上げる … 自分で数え方を決めず、本部に「この言葉の扱い」を問い合わせます
4. 確認した理由を書き込む … 候補が合っていれば写し、違えば書き直します

本部は、再計算で不足が残った日を指定権者の資料と照らします。 一覧は材料で、結論ではありません。

目標は、60件をならして1件5分です。 印の立たない日は数字を流し見るだけ、印の立った日は記録の確認に数分、not_in_table の問い合わせは本部で数十分です。not_in_table が多い月は、数え方の表を育てる時期です。

例外に対処する

4行目を省かないでください。 割り振りの無い勤務を介護職員に数えると、不足の日が足りているように見え、誰も見に行きません。

記録を残す

• 点検の一覧のシート：月ごとのタブに、提供日ごとの利用者の数、必要な時間数、職種ごとの時間数、印、AIの候補、管理者が確認した理由
• その月に使った数え方の表の版（いつ、どの行を足したか）
• AIに渡した記録の番号の一覧と、返った JSON の全文
• 再計算の実行日時と、直した記録の一覧
• メールの送信日時と宛先

表の版を残すのは、表が後から育つからです。 当時の表が残っていないと、実地指導で過去の月の計算を説明できません。