自治体の広報担当が、イベント・手続き・防災のお知らせ原稿から、SNSの投稿文を文字数と表現の基準に合わせて下書きする

処理の起点を決める

各課からの依頼を広報担当が受け付けたことを起点にします。 受け付けたその日のうちに案を作り、依頼した課に見せます。募集の締め切りがある原稿は、締め切りの2週間前までに投稿できるように、受け付けの順ではなく締め切りの順に並べて処理します。

原稿1件につき、チャットを1つにします。 同じチャットで次の原稿の案を作ると、前の原稿の日付や場所が混ざります。チャットの名前は「依頼番号＋課名＋件名」にします。

同じ原稿を何回かに分けて投稿するときは、同じチャットで作ります。 募集の開始と、締め切りの1週間前の呼びかけのように、1つのお知らせを2回以上投稿する場合は、1回目の案と確認表がある同じチャットで2回目を作ります。 2回目は「締め切りまであと1週間」のように書き出しを変え、確認表は1回目と同じ6項目で作り直させます。

緊急の防災情報は、トリガーに入れません。 第5章の2番目のとおり、広報担当が受け付けの段階で確かめ、防災の担当課の手順に回します。 受け付けの様式に「緊急の防災情報ではない」の確認欄を足しておくと、判断が担当者ごとにぶれません。

入力データを集める

質を決めるのは、防災の用語の一覧です。 内閣府の「避難情報等について」の資料では、警戒レベル3は「高齢者等避難」、警戒レベル4は「避難指示」、警戒レベル5は「緊急安全確保」とされ、警戒レベル5は必ず発令されるものではないと書かれています。一覧には、この名称と、それぞれで住民が取るべき行動の書き方をそのまま入れます。

一覧には、使わない名称も入れます。 同じ資料には、以前の警戒レベル4に「避難勧告」と「避難指示（緊急）」の2つがあり、住民にわかりにくかったため「避難指示」に一本化した経緯が書かれています。以前の警戒レベル3の「避難準備・高齢者等避難開始」も、名称を見直したものです。AIは古い名称も学習しているので、使わない名称として明示します。

警戒レベル相当情報の名称も、資料に合わせて入れます。 令和8年3月の資料の一覧表には、「レベル４土砂災害危険警報」「レベル４氾濫危険警報」のような名称が並んでいます。防災気象情報の名称は見直されることがあるので、一覧は資料の版と一緒に管理します。

過去の良い投稿の例は、種類ごとに数件で足ります。 例が多すぎると、AIは例の言い回しをなぞり、どの投稿も同じ書き出しになります。

データの取得方法を決める

原稿は、依頼の様式からコピーして貼ります。 様式の欄の名前（「対象者」「日時」など）ごと貼ると、AIが項目を取り違えにくくなります。

URLは、ホームページのお知らせのページを先に公開してから取ります。 SNSの投稿は詳しい情報をURLの先に回す前提なので、URLの先のページが無い状態で投稿すると、住民は情報にたどり着けません。 ページの公開予定日より前に投稿しない決まりにします。

原稿に申込者や参加者の個人の情報が書かれていたら、貼る前に消します。 講座の講師の氏名のように公開する予定の名前は残しますが、問い合わせ先の担当者の個人の名前は、課の名前と電話番号にそろえます。

AIへ渡す前に整形する

1. 緊急の防災情報でないことを確かめる … 受け付けの様式の確認欄で見ます
2. ホームページのお知らせのページが公開済みか、公開日が決まっているかを確かめる … URLを取ります
3. 原稿の日付と曜日を暦で確かめる … 原稿の側の誤りを、AIに渡す前に直します
4. 個人の情報を消す … 講師など公開予定の名前は残します
5. 媒体と回数を決める … X だけか、3つともか。1回目か2回目か
6. 原稿が長すぎるときは、依頼の様式の欄だけを貼る … 様式の外に付いた添付の文書は貼りません

3番目は、AIに任せません。 AIに曜日を確かめさせると、年を取り違えて別の年の曜日で正しいと答えることがあります。原稿の日付と曜日は、広報担当が暦で一度確かめ、AIには「原稿の曜日をそのまま使い、書き足さない」ことだけをさせます。

6番目は、原稿の取り違えを防ぐためです。 添付の文書には、昨年の同じ行事の案内が付いていることがあり、昨年の日付が案に入ります。

AIに処理させる

させるのは、原稿から媒体ごとの投稿文の案を作ることと、確認表を付けることです。

右端の列は、どれも「足さない」の側に倒しています。 お知らせの投稿は、原稿に無い情報を1つ足せば、その情報について住民から問い合わせが来ます。 足りない情報は確認表に書き、依頼した課に確かめます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 講座の案内を短くするとき、AIは読みやすさのつもりで「どなたでもお気軽にご参加ください」と書き足します。 原稿の対象者が「市内在住の65歳以上」なら、この一言は誤りです。原稿に無い言葉を足さないことを、指示の最初に置きます。

3行目も、指示で強く止めます。 防災訓練の案内を親しみやすくしようとすると、AIは「避難指示」を「避難のお知らせ」、「緊急安全確保」を「すぐに安全な場所へ」のように言い換えます。行動を表す言葉は残っても、名称が消えると、本番の発令のときに住民が結びつけられません。

指示内容を固定する

次の文をプロジェクトの指示に置きます。 原稿ごとのチャットでは、原稿と媒体と回数とURLを貼るだけにします。

あなたは市役所の広報担当として、各課から届いたお知らせ原稿から、
市の公式SNSの投稿文の案を作る立場です。Sources の「表記の基準」
「文字数の基準」「防災の用語の一覧」「過去の良い投稿の例」に従ってください。

【やること】
1. 指定された媒体ごとに、投稿文の案を1つずつ作ってください。
   書き出しに「誰に、いつまでに、何をしてほしいか」を置いてください。
2. X の案は文字数の基準の目安に収め、詳しい情報は最後のURLの先に回してください。
3. 案の後に確認表を付けてください（列：項目／原稿の記載／案の記載／一致）。
   項目は、日付、曜日、時刻、場所、期限、問い合わせ先の6つです。
4. 確認表の後に、URLの先に回した情報を一覧にしてください。
5. 防災に関する原稿なら、案と原稿に「防災の用語の一覧」に無い名称が
   無いかを確かめ、あればそのまま書き出してください。

【厳守事項】
- 原稿に無い情報を書き足さないでください。「どなたでも」「先着順」
  「無料」などの言葉も、原稿に無ければ書かないでください。
- 曜日は原稿の記載をそのまま使い、書き足したり計算したりしないでください。
  原稿に曜日が無ければ、確認表の「原稿の記載」に「無し」と書いてください。
- 防災の名称は「防災の用語の一覧」の名称だけを使い、言い換えないでください。
  「使わない名称」の欄にある名称は、原稿にあっても案に使わないでください。
- 文字数を書かないでください。文字数は担当者が投稿の画面で確かめます。
- 絵文字とハッシュタグは、表記の基準の数を超えないでください。
- 原稿の項目が足りず案が作れないときは、作らずに足りない項目を書いてください。

【媒体と回数】{X／Facebook／LINE のどれか、1回目か2回目か}
【詳しく読む先のURL】{URL}
【お知らせ原稿】{依頼の様式の欄ごとに貼る}

「文字数を書かないでください」を入れているのは、数字が独り歩きするからです。 AIが「（118字）」と書き添えると、担当者はその数字を見て投稿の画面での確認を省きます。数字そのものを出させないことで、確かめる手順を残します。

「使わない名称」を原稿にあっても使わせないのは、原稿の側が古いことがあるからです。 各課が以前の訓練の案内を下敷きにして原稿を書くと、古い名称がそのまま入ってきます。 案では一覧の名称に直し、確認表に書き出させて、依頼した課に原稿の直しも伝えます。

出力形式を固定する

チャットには、3つの部分で返させます。

【X の案】
【10月24日（土）まで申込受付】市内在住の65歳以上の方を対象に、
転倒予防の体操教室を開きます。11月の毎週水曜日、午前10時から
市民体育館で。申込・問い合わせは長寿支援課（電話番号）へ。
詳しくはこちら→（URL）

【確認表】
| 項目 | 原稿の記載 | 案の記載 | 一致 |
| 日付 | 11月4日・11日・18日・25日 | 11月の毎週水曜日 | 要確認（言い換え） |
| 曜日 | 水曜日 | 水曜日 | 一致 |
| 時刻 | 午前10時～11時30分 | 午前10時から | 一部省略 |
| 場所 | 市民体育館 第2体育室 | 市民体育館 | 一部省略 |
| 期限 | 10月24日（土） | 10月24日（土） | 一致 |
| 問い合わせ先 | 長寿支援課（電話番号） | 長寿支援課（電話番号） | 一致 |

【URLの先に回した情報】
持ち物（タオル・飲み物・室内用の運動靴）、定員（各回20名）、費用

3つに分ける理由の1つ目は、確認の順番が決まることです。 広報担当は確認表を先に読み、「一致」でない行だけを原稿と見比べます。 例では、日付を「毎週水曜日」と言い換えた行と、時刻と場所を省いた行です。言い換えた日付が4回の日付と本当に合っているかは、人が暦で確かめます。

2つ目は、URLの先に回した情報が見えることです。 定員や費用をX の投稿から外したことが一覧で分かれば、URLの先のページにそれが書かれているかを確かめる手順が残ります。ページに書かれていなければ、住民はどこにもたどり着けません。

3つ目は、依頼した課に確認を頼むときの材料になることです。 案と一緒に確認表を見せれば、課の担当者は省いた情報と言い換えた箇所だけを見れば済みます。 案だけを見せると、課の担当者は原稿と1行ずつ見比べることになります。

システムへ連携する

ChatGPT と各SNSは、つなぎません。 市の公式アカウントの投稿は、取り消しても、見た人の画面と転載の先に残ります。 広報担当が投稿の画面で文字数と表示を確かめ、予約投稿のボタンを押すまでを人が行います。

依頼した課の確認は、必ず通します。 投稿の中身に責任を持つのは原稿を書いた課で、確認表のうち「一致」でない行を、課に確かめてもらいます。

人が確認する

広報担当は、すべての案を確かめてから依頼した課に回します。

1. 確認表を先に読む … 「一致」でない行を原稿と見比べ、言い換えた日付は暦で確かめます
2. URLの先に回した情報を確かめる … ホームページのお知らせのページに、回した情報が書かれているかを見ます
3. 案を読む … 原稿に無い言葉が足されていないか、防災の名称が一覧どおりかを見ます
4. 投稿の画面で文字数と表示を確かめる … X は投稿の画面で収まるかを見ます。AIの案の長さを信じません
5. 依頼した課に案と確認表を送り、返事を受けて予約投稿に入れる

3番目の「足された言葉」を、最後にもう一度見てください。 指示で禁じていても、「お気軽に」「ぜひ」のような言葉と一緒に、「どなたでも」「無料で」が紛れ込みます。 原稿の対象者と費用の欄を見て、案の言葉と合っているかを確かめます。

防災の投稿は、防災の担当課にも見てもらいます。 平時の訓練の案内や備えの呼びかけでも、用語と取るべき行動の書き方は防災の担当課が責任を持つものです。 月の件数のうち防災の投稿は多くないので、全体の時間はほとんど増えません。

目標は、1件8分です。 原稿を貼って案を受け取るのに1分、媒体ごとの案から選んで直すのに2分、確認表と原稿とURLの先を見比べ、投稿の画面で確かめるのに5分の想定です。

例外に対処する

7行目で訂正の文を人が書くのは、訂正の投稿が最も読まれる投稿になるからです。 誤りの何をどう直したかを、原稿を書いた課と一緒に、1文ずつ決めます。 AIに任せると、元の投稿の誤りを和らげる言い回しが入ります。

9行目は、受け付けの段階で止めるものです。 第5章の2番目と前処理の1番目で確かめますが、夜間や休日に依頼が届いたときに、急ぐあまりこの流れに乗せないよう、防災の担当課と手順をそろえておきます。

記録を残す

• 投稿した文と、投稿した日時・媒体・依頼番号（各SNSの投稿の画面と、広報の投稿の台帳に残す）
• 確認表（投稿の台帳に貼る）
• 依頼した課の確認の記録（誰が、いつ、どの行を確かめたか）
• そのとき使った表記の基準・文字数の基準・防災の用語の一覧の版
• 広報担当が案から直した箇所（表記の基準と指示に戻すため）
• 投稿の後に来た問い合わせと、その中身

ChatGPT のチャットは、投稿の後、一定の期間を置いて消します。 2回目の投稿があるお知らせは、2回目が終わるまで残します。案と確認表は投稿の台帳に残っているので、チャットを長く残す理由はありません。

最後の行の問い合わせは、毎月まとめて数えます。 「何曜日ですか」「どこに聞けばいいですか」の問い合わせが減っていれば、確認表で守った6つの項目が効いています。 増えている項目があれば、表記の基準か文字数の基準を見直します。