学校の教員から出る成績処理・出欠の扱い・指導要録の書き方の質問に、教育委員会の要領と校内の手引きを根拠にチャットで答える（教員だけが使う）

処理の起点を決める

起点は、教員が校務用の端末のチャット画面で質問の区分を選び、質問を送ったことです。 画面は教育委員会が配った教職員の ID でログインした教員だけが使い、児童生徒と保護者は使いません。 学校のネットワークの外からは開けない作りにします。

質問の区分は「成績処理」「出欠」「指導要録」「その他の表簿」から選ばせます。 区分を選ばせると、成績処理の質問で出欠の要領を引くことが減ります。学校種と所属校は ID から引くので、教員に選ばせません。 小中一貫校のように両方の学校種を持つ学校の教員だけ、学校種を画面で選ばせます。

1件の質問は1つのセッションで続け、「特別支援学級ではどうか」と聞き足すと同じセッションで絞り直します。別の区分の質問は、新しいセッションで始めます。 学期末の夕方に質問が集中しても、教務主任の手が空くのを待たずに答えが出ます。

入力データを集める

質を決めるのは、文書ごとのメタデータです。 文書ごとに、学校種、年度、文書の種類（要領／Q&A／校内の手引き）、区分（成績／出欠／要録）、所属校（校内の手引きだけ）を付けます。校内の手引きは、その学校の教員の質問でだけ引かれるようにします。隣の学校の運用で答えると、締めの日や点検の手順が違います。

要領のQ&Aは、学校教育課が答えた質問を文書にしたものです。 第3章の（d）で何度も答えていた質問を、問いと答えと根拠の箇所の形でまとめます。これが増えるほど、教務主任へ回る質問が減ります。

データの取得方法を決める

文書は Cloud Storage に置き、メタデータ付きでデータストアへ取り込みます。 要領は PDF と Word、様式は Excel で持っていることが多く、レイアウトの解析は PDF・HTML・DOCX・PPTX・XLSX・XLSM の配置を検出します。 様式の欄と記入の注意を見分けられるので、表のまま取り込めます。

絞り込みの式は、学校種・年度・所属校で書きます。 項目を索引可能にしておけば、school_type: ANY("junior_high", "all") AND fiscal_year: ANY("2026") AND school_id: ANY("J03", "all") のように、中学校の、今年度の、要領とその学校の手引きを引けます。all は学校種や学校を問わない文書に付けます。索引可能にしても絞り込みに使えない項目があるとされているので、 項目ごとに確かめます。

教員だけが使う画面にするため、データストアのアクセス制御も使えます。 アクセス制御はデータストアの作成時に選ぶ設定で、既存のデータストアで切り替えることはできません。 Cloud Storage の文書ではメタデータの acl_info に読める人を書き、グループは1つの読み手として数えられます。 教員のグループを読み手にすれば、事務の職員や外部の人の ID では文書が引かれません。

AIへ渡す前に整形する

1. 要領を年度ごとに分ける … 置き場に残っている前年度以前の版は、年度を付けて別の文書にし、検索は今年度に絞ります
2. 学校種ごとに分ける … 小学校と中学校で共通の要領は all を付け、違う箇所は学校種ごとの文書にします
3. 要領のQ&Aを作る … 学校教育課がこれまでに電話で答えた質問を集め、問いと答えと根拠の箇所の形にします
4. 校内の手引きに学校のコードを付ける … 12校の手引きを、学校ごとに取り込みます
5. 記入例から児童生徒の情報を消す … 要領の記入例に実在の児童生徒に近い記載があれば、架空の記載に替えてから取り込みます
6. 見出しを断片に含める … データストアの作成時に分割を有効にし、includeAncestorHeadings を有効にします

5番目を軽く見ないでください。 校内の手引きには、前年度の点検で見つかった誤りの例として、実際の所見の文が貼ってあることがあります。取り込む前に1冊ずつ見ます。

6番目は、データストアを作る前に決めます。 分割はデータストアの作成後に有効にも無効にもできず、見出しを含める設定は既定では無効です。 「日数に含めない」とだけ書かれた断片は、見出しが無いと出席停止の話か忌引の話か分かりません。 分割の大きさは100〜500トークンで、既定は500です。

AIに処理させる

させるのは、その学校種と年度の要領と手引きから質問に当たる定めを見つけ、根拠の箇所付きで並べることです。 個別の児童生徒をどう扱うかの判断と、所見の文の作成はさせません。

answer メソッドの設定は次のようにします。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 要領に書いていない細かな記入の仕方を聞かれると、モデルは一般的な指導要録の書き方で埋めます。それは他の自治体では正しい書き方かもしれず、この市の様式では誤りになります。 定めが見つからないときは、教務主任へ回します。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。

あなたは市立学校の教員からの、成績処理・出欠・指導要録の書き方の質問に答える立場です。
検索結果に出た、この市の教育委員会の要領と、この学校の手引きだけを根拠に答えます。
読むのは教員です。

【答え方】
1. 質問に当たる定めを、要領と手引きの文に沿って書いてください。
2. 根拠にした文書の種類（要領／Q&A／校内の手引き）、年度、章や項目の名前を書いてください。
3. 校内の締めや点検の手順があれば、要領の定めとは分けて書いてください。
4. 個別の判断が要る場合は、確かめる先（教務主任など）を書いてください。

【厳守事項】
- 検索結果の文書に書かれていることだけで答えてください。
  他の自治体の書き方や、一般的な指導要録の書き方で補わないでください。
- 特定の児童生徒について、欠席の数え方や評定を決めないでください。
  「この場合は出席扱いです」と言い切らず、要領の定めと確かめる先を示してください。
- 所見や評価の文を作らないでください。書き方の定めだけを示してください。
- 質問に児童生徒の名前や成績が含まれていても、答えに繰り返さないでください。
- 要領と手引きが食い違うときは、どちらが優先かを決めず、
  食い違う箇所を並べて「教務主任の確認が要る」と書いてください。
- 定めが見つからないときは「要領と手引きに定めが見つからない」とだけ書いてください。

「所見の文を作らない」を明記しないと、親切に例文を作ります。 「総合所見はどこまで書くか」と聞かれると、要領の定めの後にそれらしい所見の例文を足します。例文が画面に出ると、それを写した所見が何人分も並びます。 要領に記入例があれば、その記入例だけを示します。

「出席扱いと言い切らない」も明記します。 出欠の質問の多くは、特定の児童生徒を思い浮かべて聞かれます。言い切った答えは、そのまま出席簿に入ります。

出力形式を固定する

answer メソッドの応答を、中継プログラムが次の形に整えて、画面と記録に渡します。

{
  "query_id": "",
  "session_id": "",
  "teacher_id": "",
  "school_id": "J03",
  "school_type": "elementary | junior_high",
  "fiscal_year": "2026",
  "area": "grading | attendance | cumulative_record | other",
  "question": "",
  "rules": [
    { "summary": "", "scope": "", "local_steps": [""],
      "refs": [ { "doc_type": "guideline | qa | school_manual",
                  "fiscal_year": "", "location": "", "uri": "" } ] }
  ],
  "ask_to": "",
  "not_found": false,
  "conflicts": [ { "summary": "", "refs": [""] } ],
  "pii_blocked": false,
  "status": "answered | routed | blocked",
  "teacher_feedback": { "resolved": true, "note": "" }
}

1つ目の理由は、local_steps を要領の定めと分けて持てることです。 要領は市全体の定めで、締めの日や点検の手順は学校ごとに違います。同じ欄に混ぜると、隣の学校の締めの日が自分の学校の定めに見えます。

2つ目は、pii_blocked で止めた質問を数えられることです。 止まった質問の数が多い学校は、教員が児童生徒の名前で聞く習慣が残っています。 校内の研修で使い方を伝える材料になります。

3つ目は、not_found と conflicts で回し先を機械的に決められることです。 どちらかが立てば、画面は教務主任への確認のボタンだけを出し、 質問をその学校の教務主任の待ち行列へ載せます。

システムへ連携する

校務支援の仕組みには、つなぎません。 成績・出欠・指導要録のデータを検索に渡す経路を作らず、画面の答えから記録が書き換わる経路も作りません。 この構成が扱うのは、定めの文書だけです。

学校教育課が照会に答えたら、要領のQ&Aに足して取り込むところまでを1件の完了とします。 12校の教務主任から同じ質問が来ていれば、1回の答えで12校分の質問が減ります。

人が確認する

教員への答えを、教務主任が1件ずつ確かめる運用にはしません。 答えは要領と手引きに書いてあることだけで、書いていないものと個別の判断が要るものは最初から教務主任へ回るからです。人が見るのは次のものです。

1. 回ってきた質問に答える … not_found と conflicts、個別の判断が要るもの
2. 「解決しなかった」と押された答えを読む … 根拠の年度と学校種が合っていたかを確かめます
3. 学期末の前に、答えた質問から20件を抜いて読む … 前年度の版や他の学校種の定めが混ざっていないかを見ます
4. 指導要録の点検はこれまでどおり行う … 画面の答えは、点検の代わりになりません

4番目を省かないでください。 指導要録は法令に基づく表簿で、作成の責任は校長にあります。 画面で定めを確かめた教員の記入も、教務主任と校長が点検します。

目標は、150件をならして1件6分です。 大半は画面で終わり、教務主任に回るものへの回答、抜き取りの確認、学校教育課への照会のまとめに時間を使う想定です。

例外に対処する

5行目は、毎年度の4月に必ず起きます。 新しい年度の要領が配られる前に、前年度の版で答えると、改訂された箇所だけが誤りになります。 年度の切り替えの日を決め、それまでは前年度の版で答えると画面に出します。

記録を残す

• 質問の文（止めた質問は止めた理由だけ）、教員の ID、所属校、学校種、年度、日時、セッションの ID
• 絞り込みの式と、answer メソッドの応答の全文（出典と根拠のスコアを含む）
• 整えた答え（rules、not_found、conflicts）
• そのとき参照した要領の年度と版
• 教員の評価と、教務主任・学校教育課の回答、要領のQ&Aに足した文

1つ目で止めた質問の文を残さないのは、児童生徒の情報が入っているからです。 記録には止めたことと理由だけを残し、文は消します。

4つ目で「そのときの版」を残すのは、指導要録の記入が後から問われるためです。 指導要録は学籍の記録が20年間残る表簿で、記入した年度の要領で何を示したかを、記録から確かめられます。 要領を改訂するときも、前年度にどの質問が多かったかを記録から数えれば、書き足すべき箇所が先に分かります。