行政書士事務所で車庫証明の依頼ごとに届く手書きの保管場所使用承諾証明書と所在図・配置図を読み取り、申請書の下書きにそろえて、記載の食い違いと不足を依頼者へ返す

処理の起点を決める

依頼ごとのフォルダにファイルがそろったことを起点にします。 補助者は今と同じく、販売店のメールから写真やPDFを依頼番号のフォルダに保存します。保存し終えたら、フォルダ名の末尾に「_受付済」を付けます。ファイルが1枚ずつ届く途中で動かさないための印です。

Apps Script の時間主導型トリガーが、10分おきに「_受付済」のフォルダを探します。 公式のページでは最短1分おきから動かせ、実行の時刻は少しずれることがあるとされています。当日中に返せれば足りるので、10分おきで十分です。

処理が終わったフォルダは、名前の末尾を「_照合済」に変えます。変えるのは、下書きと印の一覧を書き終えたときだけです。 途中で止まったフォルダは次の実行で拾い直されます。差し替えの書類が届いたら、フォルダ名を「_受付済」に戻し、照合をフォルダ全体でやり直します。

入力データを集める

質を決めるのは、住所の表記の規則です。 記載例では、承諾証明書の保管場所の位置は通常、申請書の申請者欄と同じとされています。同じであるべきものが、書く人によって「2-1-2」「2丁目1番2号」「二丁目1-2」と書かれます。 規則が無いと、全件が mismatch になります。

データの取得方法を決める

Apps Script から Document AI の処理の API を1枚ずつ呼び、返ってきた Document から次のものを取ります。

所在図・配置図は、項目名と値の組としては読みません。 図の中に「約350m」「6m」「2.5m」「5m」と数字が散らばっているだけで、どの数字が何の寸法かは図の線を見ないと決まりません。全文のテキストと、その文字がページのどこにあるかを取り、どの数字が何かは Claude API に候補として挙げさせます。 候補を1つに決められなければ unreadable にします。

書類の種類は、ファイル名ではなく中身で決めます。 「保管場所使用承諾証明書」「所在図記載欄」などの印字の見出しを全文から探し、見つからないファイルは unknown として補助者に回します。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … Document AI の対象は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。スマートフォンの写真の JPEG と、コピー機の PDF はそのまま入れられます。HEIC で届いたものは JPEG に変換します
2. 画質の確認 … 公式には、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよい結果になるとされています。販売店には、A4の書類を枠いっぱいに撮るよう、撮り方を1枚の紙で配ります
3. 圧縮の確認 … 非可逆の形式は、ファイルを小さくすると画質と精度が落ちることがあるとされています。チャットのアプリで送り直された画像は、元の画像を送り直してもらいます
4. 書類の分割 … 1つのPDFに依頼票と承諾証明書と所在図・配置図がまとめてスキャンされていれば、見出しでページを分けます
5. 向きの確認 … 横長の所在図・配置図が縦向きに撮られていれば、向きを直してから入れます

3番目を軽く見ないでください。 販売店は、顧客からメッセージアプリで受け取った写真をそのまま転送してくることがあります。番地や寸法のような小さな手書きの数字は、圧縮でいちばん先に崩れます。

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果を申請書の項目にそろえ、書類ごとの値を並べることと、連絡文の下書きを作ることだけです。 値どうしが一致するかの判定は、Apps Script の規則で行います。

照合は Apps Script が次の規則で行います。

使用期間の規則は、警視庁のページの記載に合わせています。 保管場所の有効期間より前の申請は、使用権原が有効になる日以降が交付予定日になり、事前に受理できるのは有効期間の最大7日前からとされています。始まりが申請予定日の8日以上先なら、申請日をずらすか、承諾証明書を書き直してもらうかを補助者が決めます。

距離と寸法の規則は、書かれた数字が要件（本拠から2キロメートル以内、車の全体を収容できること）と食い違って見える依頼を、行政書士に先に回すための印です。 書かれた距離や寸法が正しいかは確かめません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 承諾証明書の番地の1字が読めないとき、依頼票に同じ住所が書かれていれば、AIはそこから写して埋めようとします。埋めた瞬間、「承諾証明書と依頼票が一致している」という見かけが作られます。 本当は承諾証明書の側が違う番地で書かれていたなら、その食い違いは窓口まで見つかりません。

指示内容を固定する

あなたは行政書士事務所で、車庫証明の申請書の下書きを作る補助者です。
渡すのは、1件の依頼に含まれる書類ごとの読み取り結果です。
書かれている文字だけを使って、申請書の項目に値を並べてください。
推測で埋めないでください。値どうしが一致するかは判断しないでください。

【書類の種類】
request（依頼票）／consent（保管場所使用承諾証明書）／
location_map（所在図）／layout_map（配置図）

【やること】
1. 書類ごとに、次の項目の値を書き出してください。
   storage_address, parking_name, parking_slot, user_name, user_address,
   period_from, period_to, written_date, base_address,
   distance_text, road_width_text, depth_text, width_text, height_text,
   shutter
2. 値ごとに、根拠にした文字列をそのまま evidence に写してください。
3. 値ごとに、OCR が返した信頼度を confidence に入れてください。
4. 項目がその書類に書かれていなければ status を missing、
   文字はあるが信頼度が低い・読み方が2つ以上あるときは unreadable、
   読めたときは read にしてください。

【厳守事項】
- 他の書類に書かれた値で、読めない値を埋めないでください。
  承諾証明書の番地が読めなければ、依頼票に同じ住所があっても空にします。
- 項目名だけがあって値が空の欄は missing です。
- 所在図・配置図の数字は、どれが距離・幅員・奥行き・幅かを
  図の中の位置と添え書きから候補として挙げてください。
  1つに決められなければ unreadable とし、候補を note に書いてください。
- 日付は書かれた元号と数字をそのまま evidence に写し、
  西暦への変換は値の欄だけで行ってください。
- シャッターの有無は、○が「有」「無」のどちらに付いているかで決め、
  決められなければ unreadable にしてください。
- 要件を満たすか、申請できるかは書かないでください。
- 承諾証明書の代わりに契約書が入っていれば、consent の項目を埋めず、
  document_type に contract と書いてください。

【依頼番号】{request_id}
【読み取り結果】{documents}

日付の根拠に書かれたままの元号を残すのは、補助者が画像と見比べるとき、見る文字を画像と同じにするためです。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力を使い、次の形のJSONで受け取ります。 output_config.format に JSON スキーマを渡すと、応答がそのスキーマに沿った形になります。

{
  "request_id": "R-20261007-031",
  "documents": [
    {
      "document_type": "consent",
      "fields": [
        {
          "name": "storage_address",
          "value": "千代田区霞が関2-1-2",
          "evidence": "千代田区霞が関２－１－２",
          "confidence": 0.94,
          "status": "read",
          "note": ""
        },
        {
          "name": "parking_slot",
          "value": "",
          "evidence": "",
          "confidence": 0,
          "status": "missing",
          "note": ""
        }
      ]
    },
    {
      "document_type": "layout_map",
      "fields": [
        {
          "name": "depth_text",
          "value": "",
          "evidence": "6m / 2.5m",
          "confidence": 0.81,
          "status": "unreadable",
          "note": "斜線の枠の横に6m、縦に2.5m。どちらが奥行きか図から決められない"
        }
      ]
    }
  ]
}

1つ目の理由は、照合をAIの外に出せることです。 表記の規則を直したら、AIを呼び直さずに照合だけをやり直せます。

2つ目は、evidence と confidence で、画像のどの欄を見ればよいかが先に分かることです。

列挙の値の大文字・小文字は保証されないとされているので、status は小文字にそろえてから使います。stop_reason が max_tokens なら、照合に進めずに呼び直します。

照合の後、依頼の状態は次の規則で決めます。

システムへ連携する

Gmail は下書きの作成までにし、送信は補助者が直してから行います。 宛先は台帳の販売店の担当者に固定します。転送されてきたメールに返信すると、顧客本人に届くことがあります。

人が確認する

補助者は全件を確かめます。 見るのは、申請書の下書きと印の一覧と、元の書類の画像です。

1. rescan と needs_review を先に見る … 画像を拡大して読めれば値を直し、読めなければ撮り直しを頼みます
2. mismatch の根拠を確かめる … 2つの書類の evidence を並べて画像を見ます。見かけの食い違いなら、表記の規則に書き足します
3. ready も画像と見比べる … 特に車台番号と保管場所の位置は、1字ずつ照らします
4. 連絡文を直して送り、直した記録を残す … どの項目をどの値に直したかを台帳に書きます

3番目を省かないでください。 ready は「書類どうしが一致した」という意味で、4枚がそろって同じ番地を書き間違えていれば ready になります。 距離と寸法の規則に当たった依頼は、最後に行政書士が図を見て決めます。

例外に対処する

3行目と4行目は、「足りないように見えて足りている」ものです。 記載例の注記を規則に入れないと、販売店に余計な書き足しを頼むことになります。

記録を残す

• 元の写真・PDFと、受け取った日時と販売店
• Document AI と Claude API の入出力のJSON
• 照合の結果と、そのときの表記の規則の版
• 補助者が直した記録と、販売店へ送った連絡文
• 警察署へ出した日と、窓口で指摘された事項

最後の行が、精度を測る材料です。 窓口で指摘された事項のうち ready になっていたものがあれば、規則か読み取りに穴があります。