大学の教務窓口に紙で届く公欠届・欠席届と添付の証明書を読み取り、学籍番号・科目・日付・事由を出欠の登録データにそろえて、添付漏れと期限切れを拾う

処理の起点を決める

職員が届を受け付け、受付印を押して取込フォルダにスキャンすることを起点にします。 届と添付の書類を重ねて、届ごとに1つのPDFにします。窓口のスキャナの保存先を共有ドライブの取込フォルダにし、ファイル名は「受付日_受付番号」にします。

Apps Script の時間主導型トリガーが、10分おきに取込フォルダを見ます。 Apps Script の1回の実行は6分までとされているため、1回に扱うPDFは10件までとし、残りは次の実行に回します。 処理済みのフォルダへ移すのは、取込用のCSVか確認の一覧への書き込みまで成功したときだけです。

取り込みの締めを1日2回にします。 職員は12時と17時に確認の一覧を見て、その時点の取込用のCSVを教務システムに取り込みます。届が数日分たまる連休明けでも、受け付けた日のうちに出欠に入ります。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の2つです。 期限を「休業日を除いて数えるか」は、休業日の一覧が無ければ決まりません。事由ごとの必要書類の一覧は、これまで職員の頭の中にあったものを表に出す作業です。

履修データには、科目の略称の列を足します。 学生は「線形代数Ⅰ」を「線代」、「キャリアデザイン演習」を「キャリア」と書きます。よく書かれる略称を履修データの側に持たせ、照合で引けるようにします。

データの取得方法を決める

読み取りは、Apps Script から Document AI の処理の API を呼ぶだけです。PDFを渡すと、Document という形の応答が返ります。

受付日は、届の欄ではなくファイルから取ります。 学生が書く「提出日」は、書いた日であって窓口に届いた日ではありません。期限の判定には、職員が付けたファイル名の受付日を使い、提出日の欄は参考に残します。

2ページ目以降は、ページごとに分けて Claude API に渡します。 1つのPDFに会葬の礼状と交通機関の遅延証明が両方入っていることがあります。ページの区切りで書類を分け、ページごとに種類と日付を写させます。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … Document AI の対象は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。窓口のスキャナの保存形式は PDF にします
2. 解像度の確認 … 公式には、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよい結果になるとされています。学籍番号の手書きの数字のために300dpiにそろえます
3. ページの順の確認 … 1ページ目が届の様式かを、様式の番号の印字で確かめます。逆に重ねたものは並べ直します
4. 小さな書類の扱い … 交通機関の遅延証明のような小さな紙は、A4の台紙に貼ってスキャンします
5. 学籍番号の形の確認 … 桁数と先頭の入学年度の形が合わないものは、照合の前に unreadable にします
6. 重複の検知 … 同じ学籍番号・同じ欠席日の届が直近にあれば、後のものに「再提出」の印を付けます

5番目を AI に任せないのは、数字の書き間違いを直させないためです。 「7」と「1」が読み分けにくい手書きの学籍番号を、AIは名簿にありそうな番号に寄せがちです。形が合わないものは、名簿と照合する前に人へ回します。

AIに処理させる

させるのは、届と添付の書類に書かれた文字と印を、決まった項目に写すことだけです。 履修や期限の判断はさせません。

医療機関の書類では、種類と日付と発行元だけを写させます。 診断名や症状は、出欠の登録にも期限の判定にも要りません。写す項目に病名の欄を作らないことで、出力にも台帳にも残らないようにします。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「線代」と書かれた行を「線形代数Ⅰ」に直してくれると便利に見えますが、学生が「線形代数Ⅱ」を履修していた場合、AIの直しが別の科目の出欠を作ります。 直すのは照合の仕事で、引けなければ人に回します。

指示内容を固定する

あなたは大学の教務課で、学生が手書きした公欠届・欠席届と添付の書類を読み、
出欠の登録のための下書きを作る立場です。
OCRが返した読み取り結果だけを見てください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. 1ページ目の届から、学籍番号、氏名、学部学科、欠席した日（開始日・終了日）、
   科目の行（科目名・曜日・時限・担当教員）、印の付いた事由、提出日を写してください。
2. 2ページ目以降は、ページごとに書類の種類を次から1つ選び、
   書類の日付と発行元を写してください。
   funeral_notice / medical / job_selection / competition / transport_delay / other

【厳守事項】
- 学籍番号は書かれた数字をそのまま写してください。桁を補ったり、
  読みにくい字を名簿にありそうな番号に寄せたりしないでください。
- 科目名は書かれたとおりに写してください。正式な名前に直さないでください。
- 日付の年が書かれていなければ、年を空にしてください。
- 医療機関の書類では、種類・日付・発行元だけを写してください。
  診断名、症状、検査の結果、医師の所見は、どの項目にも書かないでください。
- 読みにくい字は読めたとおりに写し、unclear を true にしてください。
- 届を認めるか、期限に間に合っているかは書かないでください。
- 届の様式でない書類が1ページ目にあれば、form_found を false にしてください。

【読み取り結果（ページごと）】{pages}

「診断名を書かない」を、項目の作りと指示の両方で縛ります。 スキーマに病名の欄が無くても、AIは note のような自由記述の欄に書こうとします。自由記述の欄をスキーマに置かないことも、同じ目的の工夫です。

「年を空にする」を明記するのは、1月の届のためです。 学生は「12/25」とだけ書くことが多く、受付が1月なら前の年の12月です。 AIに補わせず、Apps Script が受付日から決めます。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力を使い、次の形のJSONで受け取ります。 output_config.format に JSON スキーマを渡すと、応答がそのスキーマに沿った形になります。

{
  "form_found": true,
  "student_id": { "value": "24A1037", "unclear": false },
  "name": { "value": "", "unclear": false },
  "absence": { "start": "--10-01", "end": "--10-02" },
  "courses": [
    { "name_as_written": "線代", "day": "水", "period": "2",
      "teacher": "", "unclear": false }
  ],
  "reasons": ["funeral"],
  "attachments": [
    { "page": 2, "type": "funeral_notice", "date": "2026-09-29",
      "issuer": "", "unclear": false }
  ],
  "submitted_on_form": "10/3"
}

1つ目の理由は、type を列挙の値に固定できることです。 スキーマの enum に書類の種類を並べ、事由ごとの必要書類の一覧と同じ語で照合します。ただし公式は、列挙の値の大文字・小文字までは保証しないとしているので、照合では大文字・小文字をそろえてから比べます。

2つ目は、自由記述の欄を持たないことです。 構造化出力では additionalProperties を false にする必要があり、スキーマに無い欄は出てきません。 医療機関の書類の中身が漏れ出る場所を、形の側で塞げます。

3つ目は、stop_reason で失敗を見分けられることです。 公式には、max_tokens で打ち切られたときや断ったときはスキーマに合わない出力になりうるとされています。そのときは一覧に書かずにやり直します。

システムへ連携する

取込用のCSVの列は、教務システムの一括取込の形式に合わせます。 学籍番号、科目コード、授業の日付、時限、出欠の区分（公欠・届出欠席）が中心です。列の名前や区分の値は製品によって違うので、取込の手引きを見て合わせてください。

確認の一覧には、届の画像へのリンクと、引っかかった理由を並べます。 職員は理由で並べ替え、unreadable から先に片付けます。

人が確認する

1. unreadable を先に見る … 画像を開き、学籍番号と日付を直します。多くは手書きの数字の読み違いです
2. not_enrolled と no_class を見る … 略称で引けなかったのか、学生の書き違いなのかを確かめます。略称が原因なら履修データの略称の列に足します
3. missing_doc を見る … 書類が本当に無いのか、種類の判定がずれたのかを画像で確かめ、無ければ学生に連絡します
4. late を見る … 期限を過ぎた事情を学生に聞き、受け付けるかを決めます。 決めた理由を一覧に残します
5. 取込用のCSVを取り込む … ok の行の件数を確かめてから取り込みます

4番目は、仕組みでは決めません。 入院していて出せなかった、忌引で帰省していた、という事情は届の紙には書かれていません。late は「数え方の上で過ぎている」という事実の印です。

2番目で足した略称と、4番目で残した理由は、月に一度見直します。 同じ略称が何度も足されていれば履修データの書き出しに正式に加え、同じ事情での受け付けが続いていれば、規程の側に例として書き足すかを教務課で話し合います。 確認の一覧は、規程と一覧を育てるための材料にもなります。

職員が手を止めるのは、ならして全体の3割前後という想定です。 第10章の1件2分は、この確認と取り込みの時間です。

例外に対処する

6行目の区別が大事です。 日付が読めないだけの書類を missing_doc にすると、付いている証明書を「付いていない」と学生に伝えることになります。

記録を残す

• 届のPDFと受付日、受付番号
• Document AI が返したJSONの全文（閲覧できる職員を限った場所に置く）
• Claude API が返した項目の全文と stop_reason
• 照合に使った学生名簿・履修データ・時間割の書き出しの日付
• 行ごとの判定と、職員が直した内容、late を受け付けた理由
• 取込用のCSVと、取り込んだ日時

2つ目の置き場所を分けるのは、読み取りの全文に診断名が含まれるためです。 項目に写したものには病名がありませんが、OCRの全文には残ります。全文は取り違えを調べるときだけ開く控えとし、保存の期間を決めて消します。