進捗の追いかけはAIに任せられる？｜止まった仕事の見つけ方

「毎週、担当に聞いて回るところから会議が始まる」「遅れは、手を打てる時期を過ぎてから報告されてくる」——進捗の管理を預かる側からは、この二つがひと組で出てきます。終わらないのは、担当の報告が不真面目だからではありません。一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会が2025年4月に公表した企業IT動向調査2025によると、2024年度に完了したシステム開発で「予定どおり完了」と答えた割合は、100人月未満の案件で31.0%（回答694件）、100人月以上500人月未満で16.0%（393件）、500人月以上では11.0%（245件）でした。500人月以上では「予定より遅延」が43.7%を占めます。同じ資料は、2015年度から2024年度までの10年間ですべての規模で「予定どおり完了」の割合が低下傾向にあり、2024年度も改善の兆候は見られない、と書いています。予定どおり終わらないことは例外ではなく、規模が上がるほど既定の状態に近づく。だとすれば、聞いて回って遅れを見つける作業は、これから減るのではなく増えることが分かっている作業です。この記事では、その追いかけをどこまで機械に寄せられるのかを、止まった仕事の見つけ方から整理します。

予定どおり終わる仕事は、もう多数派ではない

冒頭の数字をもう少し細かく見ます。同じ調査の10年前、2015年度の「予定どおり完了」は、100人月未満で35.2%、100人月以上500人月未満で21.5%、500人月以上で21.9%でした。2024年度はそれぞれ31.0%、16.0%、11.0%。いちばん大きい規模の帯だけが、10年で半分に落ちています。残りは「ある程度は予定どおり完了」に流れており、500人月以上では45.3%がこの回答です。

この形が示しているのは、遅れが例外的な事故ではなくなったということです。調査は理由として、開発の難易度が上がるなかで対応できる人材の確保が難しくなり、品質・費用・期間の状況の悪化に影響を及ぼしている、と書いています。つまり追いかける対象の数そのものが増えている。同じ手数で追いかけていれば、見落としが増えるのは当然の帰結です。

ここで注意が要ります。この調査はシステム開発の案件を対象にしたもので、販促の企画や制作の進行をそのまま代表するものではありません。ただし、複数の担当と外部の相手にまたがり、期日が決まっていて、途中で仕様が動く、という条件は共通しています。数字を自社の目標に持ち込むのではなく、遅れは常態であるという前提の置き方として読むのが正しい使い方です。

追いかけの正体は、聞いて回る作業になっている

進捗の追いかけは、実務では3つの作業に分かれています。第一に、誰が何をどこまでやったかを集めること。第二に、集めたものを並べて遅れを見つけること。第三に、遅れているものについて、どうするかを決めること。このうち第一と第二に、担当者の時間の大半が消えています。

調査会社が2019年3月に出した予測が、この構造を言い当てています。2030年までに、今日のプロジェクト管理の仕事の8割は、データの収集・追跡・報告といった従来の機能をAIが担うことでなくなる、というものです。この予測が名指ししたのは収集・追跡・報告であって、どうするかを決める部分ではありません。7年前の予測であり実績ではないので、達成の可否を論じる意味はありませんが、消えると見込まれたのが第一と第二の作業だという切り分けは、いまも使える。

実際の現場で第一の作業が重いのは、記録が更新されていないからです。更新されていれば集める必要はありません。更新されていないから聞きに行く。そして聞きに行った内容を、聞いた側が記録に書き写す。この往復が毎週発生している状態は、記録の仕組みが機能していないことを、人の時間で埋めている状態です。機械に寄せる前に直すのは、道具ではなくこの往復のほうです。

原因1：止まりは、起きたことではなく起きなかったこと

止まった仕事が見つからない理由の1つ目は、止まりの性質にあります。着手した、完了した、差し戻した。これらはすべて出来事で、記録に行が増えます。ところが止まりは、行が増えないことそのものです。通知は届きません。誰も何も操作していないのですから、届きようがありません。

この非対称は、日々の運用のあらゆる場所に現れます。通知は動いたものだけを知らせ、報告は動いた人だけが上げ、会議では発言した人の案件だけが話題になります。結果として、止まっている仕事は「話題に出なかった仕事」として静かに残る。気づくのは、期日を過ぎて誰かが困ったときです。

だから、止まりを見つける仕組みは、通常の通知の延長では作れません。「何かが起きたら知らせる」ではなく、「一定の期間、何も起きなかったら知らせる」という逆向きの引き金が要ります。この逆向きの引き金は、多くの管理の道具に用意されています。毎日決まった時刻に走らせ、そのとき条件に合う項目を拾う形です。起点になるのは「最後に更新された日」の欄で、ここが空欄の道具を使っている場合は、仕組み以前の問題として先に手当てが要ります。

原因2：一覧は動いたものを上に出す

2つ目の理由は、画面の作りです。多くの管理の道具は、既定の並び順が更新の新しい順になっています。作業をした項目が上に来るので、日々の作業には合理的です。ところが進捗を見る目的で同じ画面を開くと、いちばん見なければならない項目が、いちばん下に沈んでいます。

表示件数の制限も効きます。1画面に20件だけ表示される設定で、案件が80件あれば、下の60件は開かない限り存在しません。工程の図で見ている場合も同じで、横棒が右へ伸びていく図は「予定」を描いたものであって、実際に手が動いたかどうかは色や印を足さないと出てきません。予定の図を見ているだけでは、予定が守られているかは分からない。

対処は単純です。進捗を見るための画面を、作業のための画面とは別に作ります。並び順は更新の古い順、絞り込みは「終わっていないもの」だけ。この2つを固定した画面を1つ用意するだけで、止まりは上から順に並びます。多くの道具では、絞り込みの条件を保存して名前を付けられるので、週次の会議ではその画面だけを開くという運用に切り替えられます。

原因3：期日は静かに書き換えられる

3つ目の理由が、いちばん厄介です。遅れそうな項目の期日を、担当者が善意で書き換えます。来週には終わるので来週の日付にしておく。悪意はまったくありませんが、この瞬間にその項目は「期日を過ぎているもの」の一覧から消えます。

しかも書き換えは、更新の記録としては「更新された」ことになります。つまり、更新日で止まりを拾う仕組みからも同時に外れます。止まっている項目が、2つの仕組みの両方から見えなくなる。期日を触るだけで、遅れの記録がまるごと消える、というのがこの問題の正体です。3回書き換えられた項目は、3回とも「期日どおり」として通過します。

対策は、期日の欄を2つに分けることです。最初に約束した期日を別の欄に固定し、動かすのは作業上の期日だけにする。こうすると、2つの欄の差が「何日ぶん後ろに倒れたか」として残ります。差が一定を超えた項目を拾う条件を足せば、書き換えそのものを止まりの合図として使えます。運用としては、動かした理由を1行書かせる欄も同じ場所に置きます。書けない書き換えは、たいてい止まりの言い換えです。

止まりの定義を、3つの欄で決める

ここから対策に入ります。最初にやることは道具の選定ではなく、何をもって止まりとするかを言葉で決めることです。定義が決まっていない状態で自動化を作ると、毎朝ほとんどの項目が拾われる一覧が届き、3日で誰も見なくなります。

定義は3つの欄の組み合わせで書けます。最後に更新された日、期日、そして状態です。たとえば「状態が着手中で、更新が5営業日より前」。「状態が確認待ちで、更新が3営業日より前」。「期日を過ぎていて、状態が完了ではない」。この3つを別々の一覧として出すのが実務的です。1つに混ぜると、優先順位が付けられなくなります。

日数は業務の周期に合わせます。週次で回っている業務なら5営業日、日次で動く業務なら2営業日が出発点になります。重要なのは最初の設定を厳しくしすぎないことです。一覧が20件を超えると読まれなくなるので、最初は1日に届く件数が5件前後に収まる日数から始め、運用が定着してから縮めます。

止まりの型	機械が見る欄	拾ったあとの扱い
手が付いていない	状態が未着手のまま、作られた日から一定日数	担当と着手日の確認。担当が空なら先に埋める
途中で止まった	状態が着手中で、最後の更新から一定日数	本人に1行だけ書かせる。理由の判定はしない
誰かの返事を待っている	状態が確認待ちで、最後の更新から一定日数	待っている相手の名前を出す。相手側の一覧に載せる
期日を過ぎた	期日が今日より前で、状態が完了ではない	当日中に扱いを決める。翌日に持ち越さない
期日が後ろに動いた	最初の期日と現在の期日の差	差の日数と理由を並べて出す。理由が空の行を優先する
後続を止めている	先行の項目が未完了で、後続の期日が近い	後続の担当にも同時に知らせる

拾い方：日次で走る問いと、更新日で切る条件

定義が決まれば、拾い方は単純です。毎日決まった時刻に走る引き金を置き、そのとき条件に合う項目を問い合わせ文で拾う。この形は多くの課題管理の道具で標準の機能として用意されており、公式のヘルプにも「状態が◯◯で、更新が◯日より前」という形の例が載っています。特別な仕組みを作る必要はありません。

走らせる時刻は、朝の始業前ではなく前日の夕方に置くと機能します。朝に届くと、その日の予定が既に埋まっているので後回しになります。前日の夕方に届けば、翌日の予定に組み込めます。出す先も同じ理由で選びます。個人あてに送ると読まれない日が続き、共有の場所に出すと誰も自分ごとにしません。項目ごとに担当を宛先にしつつ、まとめた一覧を1か所に置く、の二段構えが現実的です。

拾う頻度は日次で始めます。週次にすると、拾われた時点で既に1週間動いていないことになり、手当ての余地が減ります。ただし、日次で拾って日次で人に届けると疲れるので、拾うのは毎日、人に届けるのは週2回という分け方をよく使います。毎日拾っておけば、いつから止まったかが日付として残ります。この日付が、後の話し合いで最も役に立つ情報になります。

落とし穴1：変わったものだけを見る設定が、止まりを消す

ここからが本題です。自動化の設定には、性能を保つために「前回この規則が動いたとき以降に変更された項目だけを対象にする」という選択肢が用意されていることがあります。毎回すべての項目を調べると重くなるので、合理的な設計です。ところが、止まりを探す規則にこの設定を入れると、目的が反転します。

公式のヘルプは挙動をはっきり書いています。この設定を有効にすると、問い合わせ文の条件に合っていても、変更されていない項目は次回以降の実行に現れない。人か外部の道具がその項目を編集すれば、また対象に戻る。つまり動いていないことを条件に探しているのに、動いていない項目が対象から外される。初回だけ拾われて、2回目からは沈黙します。

この罠が厄介なのは、作った直後は正常に動いて見えることです。初回の実行では条件に合う項目が全部拾われるので、一覧が届きます。翌日から件数が減っていき、1週間もすると0件になる。0件は「止まりが無くなった」ように見えるので、仕組みが効いたと誤解されます。作ったら1週間後に、実際に止まっている項目を手で1つ選び、その項目が一覧に載っているかを確かめてください。載っていなければ、この設定を疑います。

落とし穴2：自動の催促が、更新日を塗り替える

2つ目の罠は、拾った後の動作にあります。止まった項目を見つけたら、その項目に自動でひとこと書き込んで担当に知らせたくなります。ところが同じ公式のヘルプは、自動化そのものが項目を更新した場合、コメントの追加を含めて、その項目には更新された印が付くと書いています。

何が起きるかは明らかです。5日間動いていない項目に自動で催促を書き込むと、その瞬間に最後の更新日が今日になります。翌日、更新日で切る条件は、その項目を止まりとして拾いません。担当が何もしていなくても、記録の上では動いたことになる。催促を自動化した会社ほど、止まりが見えなくなるという逆転が、ここで生まれます。

対処は3つあります。1つ目は、催促を項目の中ではなく外に出すこと。本文に書き込まず、通知や一覧の側だけに出せば、更新日は動きません。2つ目は、止まりの判定に使う欄を更新日ではなく、状態が最後に変わった日にすること。書き込みでは状態は変わらないので、影響を受けません。3つ目は、自動化が書き込んだ記録を判定から除く条件を足すことです。どれを選ぶかは道具の作りによりますが、選ばずに作ると必ず踏みます。

• 止まった項目に自動でコメントを書き、そのコメントで更新日が塗り替わることを確かめていない
• 「前回から変わったものだけ」の設定を入れたまま、止まりの一覧が0件になったのを成果と見なす
• 拾った件数だけを報告し、拾えていない項目があるかどうかを一度も確かめていない

落とし穴3：動いているのに止まって見える項目をどう外すか

3つ目は逆向きの誤りです。実際には進んでいるのに、記録の上では止まって見える項目があります。外部の相手の返事を待っている項目、工事や納品の日まで手の打ちようがない項目、意図的に後ろに置いている項目。これらが毎日一覧に載り続けると、読む側は一覧そのものを信用しなくなります。

外し方は2つです。1つは、待ちの状態を独立した状態として持つこと。着手中と確認待ちを分けるだけで、後者は別の日数の条件で見られるようになります。もう1つは、期限付きの棚上げを用意することです。いつまで棚上げにするかの日付を必ず入れさせ、その日が来たら自動で通常の状態に戻す。日付の無い棚上げを許すと、棚上げが最も静かな止まりになる。

運用の目安として、一覧に載る項目の3割以上が「これは止まっていない」と言われる状態になったら、条件が業務に合っていません。日数を伸ばすのではなく、状態の種類を1つ増やすほうが効きます。止まりの一覧は、読む人が載っている項目を全部その日のうちに扱える件数で維持するのが原則です。

拾ったあと、何をどこに出すか

拾うところまでは自動化できますが、出し方を間違えると使われません。実務で機能する形は、1つの一覧に3つの欄だけを載せることです。何が止まっているか、いつから止まっているか、次に動かす人は誰か。遅れの理由の欄を最初から入れないのが要点です。

理由の欄を入れると、一覧が言い訳の集まりになります。そして理由が書いてあると、読む側は「事情があるなら仕方ない」と読み飛ばします。理由は話し合いの場で聞けばよく、一覧の役目は話し合うべき項目を、話し合う前に絞ることです。3欄に絞ると、20件の一覧でも1分で読めます。

出す先は3つに分けます。担当本人には自分の項目だけを、取りまとめの担当には全件を古い順で、その上の責任者には件数の推移だけを出します。件数の推移とは、止まっている項目が先週より増えたか減ったかです。個別の項目を責任者に見せると、個別の指示が飛んできて、取りまとめの担当が持っていた優先順位が崩れます。見せる粒度を役割で分けるのは、そのためです。

記録の書き方をそろえないと、機械は拾えない

ここまでの仕組みは、記録の書き方が一定であることを前提にしています。実際にはそろっていません。同じ「確認中」を、ある人は状態の欄で表し、ある人は本文に「確認中です」と書き、ある人は担当の欄を空にすることで表します。3人が3通りに書いた記録からは、同じ条件では拾えません。

そろえるべきは、書きぶりではなく欄の使い方です。状態は決められた選択肢からしか選ばない、担当は必ず1人だけ入れる、期日は必ず日付で入れて空欄にしない。この3つだけを決めれば、拾う条件は書けます。文章の書き方までそろえようとすると、運用の負担が増えて記録そのものが書かれなくなります。

そろっていない過去の記録をどうするかも、先に決めます。全部を直すのは現実的ではないので、今日から先の記録だけをそろえ、過去は棚卸しの対象として別に扱う。過去の記録の言い回しをそろえ直す作業は、機械に向いています。選択肢のどれに当たるかの候補を出させ、人が確認して確定する形にすれば、数百件でも半日で終わります。

詰まりの兆しは、遅れる前に出る

止まってから拾うのは、実は遅い対応です。止まる前に出る兆しがいくつかあり、これらは記録の欄から機械的に拾えます。1つ目は、1人の担当に、期日の近い項目が集中している状態。同じ週に締め切りが3件以上あれば、そのうち1件は必ず後ろに倒れます。

2つ目は、やり取りの回数だけが増えて、状態が変わらない項目です。本文への書き込みが5件を超えているのに状態が同じなら、決めるべきことが決まっていない可能性が高い。3つ目は、先行の項目が終わっていないのに、後続の期日が近づいている組です。これは1つ止まると連鎖するので、先行が止まった時点で、後続の担当にも同時に知らせる設計にします。

これらの兆しは、いずれも「遅れている」とは言えない段階のものです。だから通知の言い方に注意が要ります。催促の形で出すと、担当は身構えます。「この週に3件重なっています。順番を決めますか」のように、事実と選択肢だけを出す形にすると、返事が返ってきます。兆しの通知は、責める道具ではなく、順番を決め直す合図として置きます。

AIに任せる工程と、人が決める工程

ここまでの仕組みの多くは、条件を書けば動く自動化です。AIが効くのは、その手前と後ろにあります。任せてよいのは4つ。更新の途絶えた項目の抽出、期日を過ぎた項目の一覧づくり、記録の言い回しのそろえ、詰まりの兆しの指摘です。4つとも、間違っていても人が元の記録を開けばすぐ確かめられる種類の仕事です。

とくに効くのは3番目と4番目です。3番目は、担当ごとにばらばらな書き方を、決めた選択肢のどれに当たるかへ振り直す作業。4番目は、担当の負荷の偏りや、やり取りが増えているのに状態が変わらない項目を並べて出す作業です。どちらも根拠として、どの項目のどの記録を見てそう言ったのかを必ず書かせます。根拠の無い指摘は、確かめる手間が指摘の価値を上回るので、結局使われません。

人が持つのは3つです。遅れの理由をどう見るか、担当を付け替えるかどうか、期日を動かすかどうか。理由の判定を機械に任せてはいけないのは、記録に書かれている言葉と、実際に起きていることが違うからです。「先方待ち」と書かれた項目の半分は、こちらから投げるべきものが投げられていません。この差は、記録を読んでも分かりません。

担当の付け替えと期日の変更を人が持つ理由は、もっと単純です。どちらも後から必ず「なぜそう決めたのか」を問われる決めだからです。問われたときに答えるのは、決めた人です。機械が出した一覧を根拠に決めるのは構いませんが、決めた事実と、そのとき見た一覧を残しておく。この記録があるかどうかで、半年後の振り返りの質が変わります。

止まりを見つける仕組みを作る5工程

最後に、着手の順番です。道具を入れ替えるところから始める会社が多いのですが、順番を守ればいま使っている道具のままで作れます。5工程で、おおむね2週間の作業です。

5工程のうち、飛ばされやすいのは4番目です。作った一覧が届いていると、動いていると思ってしまう。けれど本記事で見たとおり、止まりを探す仕組みは、止まりを取りこぼしても正常に見えます。手で1件確かめる作業を、作った週と1か月後の2回だけ入れてください。この2回で、仕組みの信頼度が決まります。

実務仕様の一覧と、やりがちな失敗

運用に入る前に決めておく項目を、既定値の目安とともに並べます。決め損ねたときに何が起きるかを併記しました。数字は出発点で、2か月ほど回してから自社の周期に合わせて調整します。

決める項目	出発点の目安	決め損ねると起きること
止まりと見なす日数	週次の業務で5営業日、日次の業務で2営業日	毎朝ほとんどの項目が拾われ、3日で誰も一覧を開かなくなる
1回に届く件数の上限	5件前後。20件を超えたら条件を見直す	読まれずに流され、拾えていること自体が把握されなくなる
判定に使う欄	最後に更新された日ではなく、状態が最後に変わった日	自動の書き込みで更新日が塗り替わり、止まりが消える
拾う頻度と届ける頻度	拾うのは毎日、人に届けるのは週2回	いつから止まったかの日付が残らず、話し合いの材料が無くなる
最初の期日の保存	別の欄に固定し、動かすのは作業上の期日だけ	書き換えのたびに遅れが消え、3回倒れた項目が期日どおりに見える
棚上げの扱い	戻す日付を必ず入れ、その日に自動で通常へ戻す	日付の無い棚上げが、最も静かな止まりになる
出す先の分け方	本人は自分の分、取りまとめは全件、責任者は件数の推移	個別の指示が飛び、取りまとめが持っていた優先順位が崩れる
確かめる回	作った週と1か月後に、止まっている項目を手で1件照合	取りこぼしたまま、0件を成果として報告してしまう

やりがちな失敗は、この一覧の裏返しとして起きます。とくに多いのが、拾う条件を最初から細かく作り込むことです。型を6つ全部同時に走らせると、届く一覧が3種類に増え、どれを見ればよいか分からなくなります。1本から始めて、運用が定着してから足す。もう1つ多いのが、止まりの件数を担当者の評価に使うことです。評価に使った瞬間から、記録は実態ではなく評価に向けて書かれるようになり、止まりは記録の外へ移動します。

• 本記事の調査データは2025年4月公表の企業IT動向調査2025によるもので、対象はシステム開発の案件です。販促や制作の進行をそのまま代表するものではありません
• 2030年までに8割という数字は2019年3月に公表された予測であり、実績ではありません。名指しされたのは収集・追跡・報告の工程です
• 自動化の挙動は道具によって異なります。とくに「前回から変わったものだけを対象にする」設定の有無と、自動の書き込みが更新日に与える影響は、導入前に自社の道具で1件試して確かめてください

まとめ

予定どおり終わることは、もう多数派ではありません。企業IT動向調査2025では、2024年度に「予定どおり完了」と答えた割合が100人月未満で31.0%、100人月以上500人月未満で16.0%、500人月以上で11.0%。10年間ですべての規模で下がり続け、改善の兆候は見られないと書かれています。追いかける対象は増えているのに、追いかけ方は担当に聞いて回る形のままです。

止まりが見つからないのには理由があります。止まりは出来事ではなく出来事の不在なので通知が届かない。一覧は更新の新しい順に並ぶので、見るべき項目が下に沈む。期日は静かに書き換えられ、書き換えた瞬間に遅れの記録が2つとも消える。だから作るのは、「何かが起きたら知らせる」ではなく「一定の期間、何も起きなかったら知らせる」という逆向きの仕組みです。そして作った仕組みには、固有の罠が2つあります。変わったものだけを対象にする設定は止まりを対象外にし、自動の催促は更新日を塗り替えて止まりを消します。

任せられるのは、更新の途絶えた項目の抽出、期日を過ぎた項目の一覧づくり、記録の言い回しのそろえ、詰まりの兆しの指摘まで。指摘には必ず、どの項目のどの記録を見てそう言ったのかを書かせます。遅れの理由をどう見るか、担当を替えるか、期日を動かすかは、後から「なぜそう決めたのか」を問われる決めなので、人の側に残します。手を付ける順番は、条件を1本だけ作って1週間流し、止まっていると分かっている項目が本当に載るかを手で1件確かめるところにあります。この1件の照合を省いた仕組みは、取りこぼしたまま正常に見え続けます。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。