解析ツールの権限で決める項目一覧｜見せる範囲を線引きする

「契約が終わった委託先の担当者が、解析の画面にまだ残っていた」「外していいのか判断できず、そのままにしている」——権限を足し続けてきたサイトで表面化する状態です。権限の設計は、誰に渡すかを決めるだけの作業ではありません。外すときに迷わないための記録を、渡す時点で残しておく作業です。この記事では、役割の区分と、決めておく項目の一覧、棚卸しの周期を整理します。

権限が問題になる場面

権限の設計は、平時には意識されません。問題として表れるのは、状況が変わったときです。

1つ目が、委託先との契約が終わったときです。付与した権限を外す必要があります。

外し忘れると、契約の終わった会社が自社のデータを見続けられる状態が残ります。

2つ目が、社員が退職または異動したときです。同じく、権限の解除が必要になります。

3つ目が、社内の別の部署から閲覧を求められたときです。どこまで見せるかの判断が要ります。

4つ目が、監査や情報の管理の点検を受けたときです。誰に何を渡しているかの説明を求められます。

5つ目が、設定が誰かに変更されて数字が変わったときです。変更できる人が多いほど起きやすくなります。

これらの場面で困るのは、権限の付与に記録がないことです。誰がいつ何のために付けたかが分かりません。

記録がないと、外してよいかの判断ができません。結果として、放置されます。

放置された権限は増える一方です。減ることはありません。権限は、意識して外さない限り残り続けます。

この記事では、役割の違いを整理したうえで、決めておく項目と運用の周期を扱います。

役割は5段階に分かれる

解析ツールの権限は、役割として段階が分かれています。GA4を例に整理します。

用意されているのは、管理者、編集者、マーケティング担当者、アナリスト、閲覧者の5つです。

管理者は、すべてを管理できます。利用者の追加と削除、役割とデータの制限の割り当てが行えます。

つまり、管理者を渡すということは、他の人の権限も操作できる状態を渡すことになります。

編集者は、プロパティ単位の設定を管理できます。ただし、利用者の管理はできません。

設定の変更が必要だが、権限の操作は任せたくない相手には、この段階が向きます。

アナリストは、データの閲覧とレポートの作成に特化した権限です。設定の変更はできません。

データを解析して独自のレポートを作成できるため、分析を任せる相手に適しています。

閲覧者は、最も制限された段階です。データの閲覧のみが許可されます。

設定の変更もレポートの作成もできませんが、既存のレポートを見て必要なデータにアクセスできます。

この5段階を知らないと、必要以上に強い権限を渡すことになります。既定を上に寄せないことが要点です。

5つの役割を並べる

役割の違いを、判断しやすい形に並べます。付与の際に参照してください。

役割	できること	渡す相手の例
管理者	すべての管理。利用者の追加と削除、役割とデータの制限の割り当て	社内の管理の責任者に限る
編集者	プロパティ単位の設定の管理。利用者の管理はできない	計測の設定を担う社内の担当
マーケティング担当者	施策に関わる設定の操作	施策の運用を担う社内の担当
アナリスト	データの閲覧と独自のレポートの作成。設定の変更は不可	分析を任せる相手、委託先
閲覧者	データの閲覧のみ。既存のレポートを見られる	報告を受ける立場の人、他部署

表の下2段が、外部に渡す際の既定になります。設定の変更が必要なときだけ、上の段を検討します。

外部への共有では閲覧者とアナリストを基本にする、という整理が示されています。

• 役割の名称と範囲はツールの更新で変わることがあります。付与の前に現在の説明を確認します
• 上位の役割を一時的に渡す場合は、期限を決めて記録に残します

データの制限という別の軸

役割とは別に、見せるデータの範囲を絞る仕組みがあります。ここを併用すると設計の幅が広がります。

GA4には、費用の指標なし、収益の指標なしという制限が用意されています。

これらを付けると、特定の利用者に費用や収益のデータを見せない運用ができます。

役割とデータの制限は、掛け合わせて使います。閲覧者であっても収益は見せない、といった設計です。

この仕組みが効くのは、複数の会社や部署が同じデータを見る場合です。

たとえば、広告の代理店にはアクセスの状況を見せたいが、収益の数字は見せたくない場合があります。

あるいは、制作を委託した会社に閲覧を許すが、広告の費用は共有しない場合です。

役割だけで設計しようとすると、こうした要望に応えられません。役割を下げるか、全部見せるかの二択になります。

データの制限があれば、必要な範囲だけを渡すという中間の選択が取れます。

制限を付ける際は、相手にもその旨を伝えます。見えない項目があることを知らせておきます。

知らせないと、相手はデータが欠けていると誤解します。制限は隠すためではなく、範囲を定めるために使います。

外部に渡すときの既定

社外の相手に権限を渡す場面は多くあります。既定を決めておくと、都度の判断が減ります。

既定はアナリストまたは閲覧者とします。この2つで、多くの用途はまかなえます。

分析やレポートの作成を任せるならアナリスト、報告を受けるだけなら閲覧者です。

編集者以上を渡すのは、計測の設定そのものを委託する場合に限ります。

この場合も、期限を決めます。設定の作業が終われば、アナリストに戻します。

管理者を社外に渡すのは、原則として避けます。他の利用者の権限を操作できてしまうためです。

どうしても必要な場合は、作業の期間を限定し、終了後に速やかに解除します。

また、社外の相手には個人の単位で付与します。共有のアカウントを使わせないようにします。

共有のアカウントだと、誰が操作したかが追えません。担当が変わっても解除の機会がありません。

個人の単位であれば、その人が担当を外れたときに解除できます。追跡もできます。

契約の締結の際に、権限の付与と解除の取り決めを含めておくと、後の手続きが明確になります。

決めておく項目の一覧

権限の運用で決めておくべき項目を挙げます。これが決まっていれば、迷いが減ります。

• 管理者を持つ人（社内で2名以上、ただし必要最小限）
• 外部に渡す際の既定の役割（アナリストまたは閲覧者）
• 上位の役割を渡す場合の承認者と、その期限
• データの制限を掛ける対象（費用、収益をどの相手に見せないか）
• 付与の記録に残す項目（誰に、いつ、どの役割で、なぜ、いつまで）
• 棚卸しの周期と担当者
• 退職や契約の終了に伴う解除の手順と、その責任者
• 共有のアカウントの使用の可否（原則として不可）

5つ目の記録が、実務上は最も効きます。理由と期限がないと、外す判断ができません。

理由の欄には、業務の内容を書きます。「委託先の分析のため」といった粒度で足ります。

期限の欄は、決められない場合でも仮の日付を入れます。空欄にすると見直しが来ません。

仮の日付でも、その日が来れば確認の機会になります。継続なら延長すればよいだけです。

7つ目の責任者は、人事の情報を把握している人が向きます。退職の情報が届くためです。

マーケティングの担当だけに任せると、退職の情報が伝わらず、解除が漏れます。

付与の手順

権限を付与するときの手順を示します。5分で終わる作業に、記録を組み込みます。

2つ目の工程が要点です。迷ったら低いほうを選び、足りなければ上げます。

高い権限から始めると、下げる機会がありません。下げる作業を誰も言い出さないためです。

逆に、低い権限から始めれば、足りない場面で本人から申し出があります。自然に適正化されます。

記録は、権限の一覧の表に1行足すだけです。作業時間は1分もかかりません。

この1分を省くと、棚卸しの際に数時間を費やすことになります。

棚卸しの周期

付与した権限は、定期的に見直します。周期を決めておかないと、行われません。

推奨は四半期に一度です。年に一度では、退職者の権限が長く残ります。

作業は、権限の一覧と実際の設定を突き合わせるだけです。30分程度で終わります。

確認するのは3点です。記録にない権限がないか、期限が過ぎていないか、在籍を確認できるか。

記録にない権限が見つかったら、誰が付けたかを調べます。分からなければ、いったん解除します。

解除して困る人がいれば、申し出があります。そのときに記録を残して付け直せば、由来が確定します。

この方法は乱暴に見えますが、由来の分からない権限を残すほうがリスクは大きくなります。

期限が過ぎたものは、継続の要否を確認します。必要なら期限を延ばし、不要なら解除します。

在籍の確認は、人事の名簿と突き合わせます。社外の相手は、契約の状況を確認します。

棚卸しの結果は記録します。何件解除したかを残すと、翌回の目安になります。

解除の件数が毎回多いなら、付与の際の期限の設定が甘いということになります。

退職と契約終了への備え

最も漏れやすいのが、退職と契約の終了に伴う解除です。仕組みで拾います。

退職の手続きには、返却物や貸与品の確認の項目があります。ここに解析ツールの権限を加えます。

項目に含まれていなければ、確認されません。含めるだけで漏れが大きく減ります。

同様に、委託の契約の終了の手続きにも、権限の解除の項目を加えます。

契約の終了は、経理や法務が把握しています。マーケティングには伝わらないことがあります。

そのため、契約の終了の連絡を受ける経路を作ります。あるいは、期限の管理で拾います。

契約の期間と権限の期限を揃えておけば、期限の管理だけで対応できます。

解除の作業自体は数分です。問題は、解除すべきことに気づかない仕組みにあります。

気づく仕組みは、手続きへの組み込みか、期限の管理のどちらかです。両方あれば確実になります。

なお、解除した後も記録は残します。いつ誰の権限を外したかは、後から問われることがあります。

特に情報の管理に関する点検では、解除の記録の提示を求められる場合があります。

管理者を何人にするか

管理者の人数は、判断の分かれる点です。少なすぎても多すぎても問題が起きます。

1人だけにすると、その人が不在のときに何も操作できなくなります。

退職の際に引き継ぎが行われないと、誰も管理者にできない状態が生じます。

この状態からの復旧には、時間と手間がかかります。場合によっては再構築が必要になります。

したがって、管理者は最低2名を置きます。うち1名は、担当が変わりにくい立場の人にします。

一方、多すぎるのも問題です。設定を変更できる人が増えると、意図しない変更が起きます。

計測の設定が変わると、数字が変わります。原因を特定するのに時間がかかります。

目安として、管理者は2名から3名に留めます。それ以上は必要ありません。

残りの人には、編集者以下を割り当てます。設定の変更が必要な人だけ編集者にします。

管理者が誰かは、社内で共有しておきます。権限の申請の窓口が明確になります。

窓口が不明だと、申請が滞るか、別の経路で強い権限が渡されることになります。

広告の管理画面との違い

解析ツールと広告の管理画面では、権限の考え方が異なります。混同しないよう整理します。

広告の管理画面では、権限が費用の支出に直結します。操作を誤ると実際の金額が動きます。

解析ツールでは、閲覧の権限で金額が動くことはありません。この差が設計の違いを生みます。

したがって、広告の側は解析より厳しく管理します。付与の承認も上位で行う会社が多くあります。

一方、解析ツールには別の危険があります。顧客の行動のデータが蓄積されている点です。

閲覧の権限であっても、データを外部に持ち出すことはできます。ここへの配慮が要ります。

そのため、社外への付与の際は、契約に守秘の条項が含まれているかを確認します。

権限を渡す前に契約の状態を確認する、という順序を守ります。逆になると後戻りできません。

また、両方の管理画面を連携させている場合、片方の権限で他方のデータが見えることがあります。

連携の設定を確認し、想定外の範囲が見えていないかを確かめます。

この確認は、連携を設定した時点と、権限を付与する時点の2回行います。

やりがちな失敗

権限の運用で起きやすい失敗を挙げます。

• とりあえず管理者を渡す（他の利用者の権限まで操作できてしまう）
• 共有のアカウントで付与する（誰が操作したか追えず、解除の機会もない）
• 付与の記録を残さない（外してよいか判断できず、放置される）
• 期限を決めずに付与する（見直しの機会が永遠に来ない）
• 退職や契約終了の手続きに権限の解除を含めない（気づかないまま残る）
• 管理者を1名だけにする（その人が不在になると何も操作できない）

1つ目が最も多く見られます。役割の違いを知らないために起きる失敗です。

役割の一覧を手元に置いておけば、この失敗は防げます。判断に必要な情報は5行で足ります。

3つ目と4つ目は、対になっています。記録と期限は、必ず一緒に運用します。

6つ目は、権限を絞ることを重視しすぎた結果として起きます。絞りすぎにも危険があります。

記録に残す形

権限の記録を、どういう形で持つかを示します。専用の仕組みは要りません。

表計算の1枚で足ります。列は6つです。氏名、所属、役割、データの制限、理由、期限です。

これに、付与の日付と付与した人の欄を足すと8列になります。1画面に収まります。

行は権限を持つ人ごとに1行です。社内と社外を分けると、棚卸しがしやすくなります。

社外の行には、契約の期間も書きます。契約の終了と権限の期限を揃えるためです。

解除した行は削除せず、解除の日付を書いて残します。履歴として意味を持ちます。

表の保管場所は、管理者が見られる場所にします。誰でも編集できる場所は避けます。

編集できる人が多いと、記録の信頼性が下がります。記録は管理者が更新します。

ただし、閲覧は広く許します。自分がどの権限を持っているかを、本人が確認できる状態が望ましくなります。

表の更新は、権限を操作した直後に行います。後でまとめて書こうとすると、必ず漏れます。

この記録があると、監査や点検の際に説明ができます。説明できない状態そのものが、指摘の対象になります。

複数のプロパティがある場合

サイトを複数運営している場合、権限の設計はさらに複雑になります。整理の方針を示します。

権限は、アカウントの単位とプロパティの単位のどちらでも付与できる場合があります。

アカウントの単位で付与すると、配下のすべてのプロパティに及びます。範囲が広くなります。

特定のサイトのデータだけを見せたい場合は、プロパティの単位で付与します。

この使い分けを知らずにアカウントの単位で付与すると、意図しない範囲が見えます。

たとえば、あるサイトの制作を委託した会社に、別のサイトのデータまで見えてしまう状態です。

委託先が競合と取引している場合、この状態は避ける必要があります。

したがって、社外への付与は原則としてプロパティの単位で行います。

社内でも、部署ごとにサイトが分かれている場合は、プロパティの単位が向きます。

記録の表には、どの単位で付与したかの欄を加えます。範囲が分かる状態にします。

棚卸しの際も、単位まで含めて確認します。単位を見落とすと、範囲の誤りに気づけません。

運用に定着させる

決めた運用を続けるための工夫を整理します。決めただけでは続きません。

1つ目が、棚卸しを予定に登録することです。四半期ごとに30分の枠を確保します。

予定に入っていないと、忙しい時期には後回しになります。そして翌期も後回しになります。

2つ目が、付与の作業と記録を1つの手順にすることです。分けると記録だけが抜けます。

3つ目が、退職と契約終了の手続きへの組み込みです。他部署の手続きに乗せるのが確実です。

4つ目が、担当者を決めることです。全員の役割は、誰の役割でもありません。

担当者は、管理者のうち1名が兼ねるのが自然です。権限を操作できる人が管理します。

5つ目が、記録の表を見やすい場所に置くことです。探さないと見つからない場所では参照されません。

これら5つのうち、最も効果が大きいのは3つ目です。他部署の手続きに乗せると、忘れません。

自部署の努力に頼る仕組みは、担当が変わったときに途切れます。

他部署の手続きに組み込めば、担当が変わっても続きます。仕組みの寿命が延びます。

組み込みの依頼は、情報の管理の観点から説明すると理解が得られやすくなります。

定着したかどうかは、棚卸しで見つかる「記録にない権限」の件数で測れます。

初回は多くても、2回目、3回目と減っていくはずです。減らないなら、付与の工程に記録が組み込めていません。

減らない場合は、記録の作業が面倒すぎる可能性もあります。列を減らして負担を軽くします。

記録は、続けられる粒度であることが正確さより優先されます。書かれない完璧な様式に意味はありません。

最低限、誰に、どの役割で、なぜ、いつまでの4項目があれば運用は回ります。

この4項目なら、付与の作業のついでに30秒で書けます。省く理由がなくなります。

よくある質問

委託先には管理者を渡さないと作業できないと言われました

計測の設定の作業であれば、編集者で行える場合があります。まず何の作業が必要かを確認します。

本当に管理者が必要なのは、他の利用者の権限を操作する場合だけです。

退職者の権限を外したらレポートが消えました

その人が作成したレポートが、個人の設定として保存されていた可能性があります。

重要なレポートは、共有の設定にしておきます。退職の前に確認する項目に含めます。

閲覧者でも数字を外部に持ち出せますよね

できます。権限の設計だけでは持ち出しは防げません。契約の守秘の条項と併せて管理します。

権限は範囲を定める仕組みであり、持ち出しを防ぐ仕組みではありません。

社内の誰にでも閲覧者を渡してよいですか

方針次第ですが、広く渡すこと自体に問題はありません。数字が共有される利点があります。

ただし、収益のデータには制限を掛けるなど、役割とデータの制限を組み合わせて設計します。

まとめ

解析ツールの権限についての要点は、役割を最小から選び、付与の理由と期限を必ず記録に残すことです。外部への共有は閲覧者とアナリストを既定とし、費用と収益は必要に応じてデータの制限で隠す。管理者は2名から3名に留め、共有のアカウントは使わない。そして退職と契約の終了の手続きに解除の項目を組み込み、四半期に一度の棚卸しを予定に入れる。まずは現在の権限の一覧を書き出し、理由が説明できない行を数えてみてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。