Geminiデスクトップアプリの確認項目｜社用PCに既定で届く前に

「社用PCにジェミニのアプリを入れてよいかと社員に聞かれたが、答えられる材料がない」「ブラウザの設定は決めたのに、デスクトップのアプリは別の話なのかが分からない」。情シスの窓口に、この秋から届き始めた問いです。答えを急ぎたくなる状況ですが、判断の材料は公式の告知とヘルプにそろっています。グーグルの公式ブログ「ワークスペース・アップデート」によると、Geminiのデスクトップアプリは2026年4月15日にマック版、9月11日にウィンドウズ版が提供され、どちらもジェミニが有効な組織では既定でオンです。決めるべきことは、アプリを入れるかどうかではありません。本当は、どのアカウントで、どの入口から、何を見せてよいかです。この記事では、社用PCに届く前に情シスが確かめる項目を、順番に整理します。

ブラウザの外に、ジェミニの入口がもう1つ増えた

これまで社員がジェミニを使う入口は、主にブラウザの画面でした。デスクトップアプリは、パソコンに入れて使う専用のアプリで、ほかのアプリで作業している最中に、キーボードの組み合わせで画面の上に呼び出せるのが特徴です。ウィンドウズ版の告知は、作業を中断せずに事実の確認や発想の手伝いに使う場面を挙げています。

提供の時期は、ワークスペース・アップデートの告知で確かめられます。マック版は2026年4月15日に告知され、マックの15以降の版が対象です。ウィンドウズ版は2026年9月11日に告知され、ウィンドウズの10と11が対象です。どちらも、早期リリースと計画的リリースの両方の組織に、すぐに提供されると書かれています。

つまり、社内に段階的に届くのを待つ時間はほとんどありません。告知が出た日から、社員は自分でアプリを入れて使い始められる状態だと考えておきます。情シスが決める前に、新しい道具に詳しい社員が先に入れて試している、ということも十分に起こりえます。

ブラウザに入るジェミニの止め方や、ページを読ませる線は、クロームのジェミニの社内設定を扱った別の記事にまとめました。この記事は、ブラウザの外の入口であるデスクトップアプリに絞って、確かめる項目を1つずつ並べます。項目は、管理コンソール、端末、呼び出しの操作、画面の共有、アカウント、会話の記録、社内のデータとの距離の順です。

「既定でオン」の中身を正しく読む

告知は、この機能がジェミニを有効にしている組織では既定でオンだと書いています。ここで誤解しやすいのは、社用PCにアプリが自動で入るという意味ではない点です。ヘルプの手順では、利用者が専用のページからアプリをダウンロードして入れ、ログインして使います。届くのは、使える状態のほうです。

既定でオンというのは、アプリを入れた社員が業務アカウントでログインすれば、そのまま使える状態で届くということです。管理コンソールで何も変えていなければ、許可を出した覚えがなくても使えます。ウィンドウズ版の告知には、利用者の側で操作する設定は無いとも書かれています。

もう1つの読み方の注意は、対象の範囲です。マック版の告知はワークスペースの法人と教育機関の顧客、個人向けのワークスペースの契約者、個人のグーグルアカウントの利用者を対象に挙げ、ウィンドウズ版の告知はワークスペースのすべての顧客と書いています。自社の契約が対象に入っているかは、告知の文面より管理コンソールの表示で確かめるのが確実です。

既定の値を確かめる作業は、アプリの話を社内に広める前に済ませます。社員向けの案内を先に出すと、確かめる前に入れる人が増えるからです。最初の1日で管理コンソールの状態を見ることを、情シスの手順の1行目に置きます。見た結果は、日付と画面の値をそのまま記録しておきます。

確認項目1：管理コンソールで見るジェミニのアプリの設定

管理者向けのヘルプ「ジェミニのアプリをオンまたはオフにする」によると、設定の場所は管理コンソールの「メニュー」から「生成AI」、「ジェミニのアプリ」の順です。ここで扱うのは、デスクトップアプリだけでなく、ジェミニのアプリ全体の可否です。ヘルプは、対応する入口としてクロームのジェミニとマックのジェミニを挙げています。

「サービスのステータス」の既定値は、対象の利用者に対してオンです。すべての利用者に一括で決めるほか、組織部門やグループの単位で出し分けられます。変更の反映には最長で24時間かかり、通常はそれより早いとされています。設定を変える権限は、ジェミニの設定を管理する管理者の権限が必要です。

「ユーザーアクセス」の欄もあります。既定では、ライセンスを割り当てた利用者だけが使え、設定を変えればライセンスの有無に関わらず全員に許可できます。誰にライセンスが付いているかの一覧を、この欄と一緒に見ると、実際にデスクトップアプリを使える人の範囲が分かります。

確かめたヘルプの範囲では、デスクトップアプリだけを止める専用の切り替えは見当たりませんでした。デスクトップアプリを止めることは、ジェミニのアプリ全体を止めることに近いと考えておきます。ブラウザでは使わせたいがデスクトップアプリは避けたい、という出し分けは、管理コンソールだけでは難しい可能性があります。自社の画面に何が出ているかを必ず確かめます。

確認項目2：端末の要件と、対象になるパソコン

ウィンドウズ版のヘルプと、マック版の告知は、必要な環境を次のように案内しています。アカウントは、個人のグーグルアカウントか、管理者が有効にした仕事用・学校用のアカウントのどちらかです。

• ウィンドウズ版：ウィンドウズ10以降を搭載したパソコン、8ギガバイト以上のメモリ、インストール用に200メガバイト以上の空き容量
• マック版：マックの15以降の版
• どちらも安定したインターネットの接続が前提
• 入手はどちらも専用のページからのダウンロード

マック版は、マックの15以降の版が対象です。社内のマックに古い版のままの端末があれば、その端末ではそもそも入れられません。逆に言えば、OSの更新を進めている会社ほど、対象の端末は多くなります。ウィンドウズ版も、メモリの要件を満たさない古い端末では入れられません。

要件を確かめたら、社内の端末の台帳と突き合わせます。部署ごとに何台が対象になるかが分かれば、条件付きで開くときの試行の部署を選びやすくなります。対象の台数を先に数えておくと、止めるか開けるかの影響の大きさが見えるので、判断の材料として役立ちます。

入れ方は、ヘルプによると、専用のページで設定用のファイルをダウンロードして実行し、画面の指示に従って進め、スタートメニューから起動してログインする流れです。マック版も専用のページからダウンロードします。確かめた範囲の公式の案内は、この専用のページからの入手を前提にしています。社員が自分で入れられる作りであることを前提に、止め方を考える必要があります。

確認項目3：キーボードで呼び出す入口

デスクトップアプリの一番の特徴は、呼び出しの操作です。ウィンドウズ版はオルトキーとスペースキーの組み合わせ、マック版はオプションキーとスペースキーの組み合わせで、どの画面の上にもジェミニを呼び出せると公式が案内しています。作業中の画面を離れずに問いを入れられるのが利点です。

情シスの目線で気をつけたいのは、呼び出しが速いぶん、入れる内容を考える間が短くなる点です。顧客の資料を開いたまま、ついそのまま問いを入れる、ということが起きやすくなります。キーボードの組み合わせを社員向けの案内に書くときは、同時に「入れてはいけない情報」も同じ枠に書きます。

また、同じ組み合わせを、社内で使っているほかの道具がすでに使っていることがあります。ウィンドウズでは、この組み合わせは昔から窓の操作のメニューを開くのに使われてきました。社内の標準の道具と、呼び出しの操作がぶつからないかを試行の端末で確かめると、使い始めてからの問い合わせを減らせます。

呼び出しの入口が増えることは、社員から見れば便利ですが、管理の側から見れば、使われた場面が見えにくくなることでもあります。どの作業の途中で使われたかは、周りから分かりにくくなります。デスクトップアプリで使ってよい場面を1つか2つ例示しておくと、使い方がそろい、迷ったときの判断の目安にもなります。

確認項目4：画面の共有は、端末の種類で案内が違う

マック版の告知とグーグルの公式ブログは、画面や窓を共有して、見ているものについて手伝いを受けられる機能を挙げています。公式ブログは、手元のファイルを含めて画面を共有し、表示している図の要点を3つ挙げてもらう、という使い方を例に出しています。画面に映っているものが、そのままジェミニに渡るということです。

一方、ウィンドウズ版の告知とヘルプで確かめた範囲では、画面の共有の機能の記載は見当たりませんでした。告知が挙げていたのは、キーボードでの呼び出し、ワークスペースのアプリと連携してメールやドライブの情報から要約を下書きする機能、画像の生成です。端末の種類によって、公式が案内している機能の範囲が違うことになります。

この違いは、社内の決まりを1本にまとめにくくします。マックを使う部署では画面の共有を前提に決め、ウィンドウズの部署では自社の端末で共有の機能が表示されるかを試してから決めるのが現実的です。機能は後から加わることもあるので、提供の範囲は四半期ごとに見直します。

画面に映り込む情報の線引きそのもの、つまり通知やほかの窓をどう扱うかの一般論は、AIに画面を見せる前の確認項目を扱った別の記事にまとめています。ここでは、デスクトップアプリで画面の共有を使ってよい業務と使わない業務を、後で述べる3択の中で決めます。顧客の情報を扱う画面では共有を使わないを基本の線にしておくと、例外を考えやすくなります。

確認項目5：業務アカウントと個人アカウントの両方で入れる

マック版の告知は、アプリを入れた後、仕事用、学校用、または個人のグーグルアカウントでログインすると案内しています。ウィンドウズ版のヘルプも、個人のアカウントと、管理者が有効にした仕事用・学校用のアカウントを挙げています。同じアプリに、どちらのアカウントでも入れる作りです。

管理者向けのヘルプは、対象のエディションでは企業向けの水準の安全の対策が適用され、利用者の内容は人による確認や、ドメインの外での生成AIの学習に使われないと説明しています。この説明は、対象のエディションの業務アカウントについてのものです。個人のアカウントで入った場合には、この説明は当てはまりません。

個人のアカウントでの扱いは、個人向けのジェミニのプライバシーの案内に従うことになります。会社の管理の外にあるので、会話の記録の保存期間も、管理コンソールの設定も及びません。社用PCで個人のアカウントに入って業務の情報を入れることを、規程で禁じるかどうかを、この段階で決めておきます。

公式ブログによると、個人向けのジェミニのアプリは13歳以上なら無料で使えます。つまり、会社が業務アカウントでの利用を止めても、社員が個人のアカウントでログインすれば、同じアプリがそのまま使えてしまう可能性があります。管理コンソールで止められるのは、業務アカウントの側だけです。この点は、止める判断をするときの最も大事な前提になります。

個人アカウントで入られたときに、情シスが持てる手立て

個人のアカウントでの利用は、管理コンソールからは見えません。そのため、手立ては規程と案内と端末の3つに分かれます。規程では、社用PCで個人のアカウントを使って業務の情報を入れないことを明記します。案内では、使い始める前に、いまどのアカウントでログインしているかを確かめる習慣を伝えます。

端末の側では、会社が使っている端末の管理の仕組みで、入れてよいアプリを絞る方法があります。ただ、その設定の考え方は会社ごとに違い、この記事の範囲を超えます。ここでは、デスクトップアプリが専用のページから入れる作りであることを端末の管理の担当者に伝え、止める必要があるなら対象に含めてもらう、とだけ書いておきます。

個人のアカウントの利用を完全に防ぐのは難しいので、業務アカウントで使える道を用意して、個人のアカウントを使う理由を減らすという考え方もあります。業務で使える入口が無いと、便利さを求める社員ほど個人のアカウントに流れます。止めるだけの判断が、かえって管理の外の利用を増やすことがあるわけです。

個人のアカウントでの利用に気づいたときの対応も、先に決めておきます。叱るより先に、何の業務で使っていたか、入れた情報に顧客のものが含まれていたかを聞き取ります。聞き取った内容を、次の規程の見直しの材料にすると、同じことが繰り返されにくくなります。聞き取りの窓口は、情シスと法務のどちらが持つかも決めておきます。

確認項目6：会話の記録の保存期間

業務アカウントでの会話の記録は、管理コンソールの「ジェミニの会話の履歴」の欄で扱います。管理者向けのヘルプによると、既定ではオンで、保存期間は18か月です。3か月、18か月、36か月から選べ、変更の反映には最長で72時間かかるとされています。

デスクトップアプリで呼び出して使った会話も、業務アカウントであれば同じ設定の下に入ると考えられます。ただし、確かめたヘルプはデスクトップアプリの会話を個別に扱った記載をしていないので、試行の端末で使った会話が、ブラウザの画面の履歴にも同じように残るかを、実際に確かめておくと安心です。

保存期間は、社内の文書の保存の決まりと合わせて選びます。短くすれば、万一のときに情報が残る範囲は小さくなりますが、社員が過去のやり取りを見返せる期間も短くなります。法務と情シスで保存期間を1つ選び、選んだ理由を記録することが大切です。既定の18か月のままにする場合も、選んだ理由を残します。

ヘルプには、新しく作った利用者について、作成から72時間以内の会話が保存されない可能性があるという注意も書かれています。新しく入った社員に、最初の数日の会話が残らないことがあると伝えておけば、「履歴が消えた」という問い合わせを減らせます。細かな注意も、社員向けの案内に1行入れておくと窓口の手間が減ります。

確認項目7：ワークスペースのデータとの距離

ウィンドウズ版の告知は、ワークスペースのアプリと連携し、メールやドライブの情報から要約を下書きできると書いています。デスクトップアプリから、社内のメールや文書に手が届くということです。便利な反面、呼び出しの速さと組み合わさると、見るつもりのなかった文書が答えの材料に入ることがありえます。

ここで確かめたいのは、社員が見られる範囲の整理です。要約の材料になるのは利用者がふだん見られるメールや文書だと考えるのが自然ですが、その範囲は公式の説明で確かめてから社内に案内します。共有の設定が広すぎる文書があれば、それも材料になりえるので、全社に共有されたままの文書がないかを見直す機会にします。

画像の生成も、告知に挙がっていた機能です。業務で作った画像を社外の資料に使うかどうかは、生成した画像の扱いの決まりに従います。デスクトップアプリで作った画像も、ブラウザで作った画像と同じ決まりで扱うと書いておけば、入口ごとに新しい決まりを作る必要はありません。

外部の業務ツールとの接続は、この記事では扱いません。デスクトップアプリで確かめるのは、あくまで社内のワークスペースのデータとの距離です。入口が増えても、見られるデータの範囲をどこで決めているかは変わらないことを、情シスの中で確かめておきます。入口ごとに権限を考え直す必要があるのかを、ここで切り分けておくと後が楽になります。

開ける・条件付き・止めるの3択

ここまでの確認項目を踏まえて、デスクトップアプリの扱いを3つの中から選びます。開ける、条件付きで開ける、止める、の3つです。どれを選ぶかは、会社の規模や業種より、業務アカウントで使える道を用意できるかどうかで決まることが多くなります。3つの向き不向きは、次のように整理できます。

選ぶ扱い	向いている会社	決めておく条件
開ける	ブラウザのジェミニをすでに全社で使っている	画面の共有を使わない業務と、個人のアカウントの扱い
条件付きで開ける	部署ごとに扱う情報の重さが違う	試行の部署、対象の端末、見直しの時期
止める	ジェミニのアプリ全体をまだ開いていない	止める範囲、個人のアカウントへの案内、再開の条件

開けるを選ぶのは、すでにブラウザでジェミニを全社に開いている会社です。入口が増えるだけで、使えるアカウントも会話の記録の設定も同じなので、追加で決めることは画面の共有と個人のアカウントの2点に絞れます。ブラウザと同じ決まりに、デスクトップアプリの2行を足すだけで済むことが多いでしょう。

条件付きを選ぶのは、顧客の個人情報や契約の書類を扱う部署と、そうでない部署が混在する会社です。組織部門やグループの単位で出し分けられるので、まず扱う情報の軽い部署から開き、試行の結果を見て広げます。ただし、先に見たとおり、出し分けはジェミニのアプリ全体の単位になる点に注意します。

止めるを選ぶのは、ジェミニのアプリ自体をまだ全社で開いていない会社です。この場合、デスクトップアプリだけの問題ではなく、ジェミニのアプリ全体の判断になります。止めるときも、いつ、何が確かめられたら開けるかという再開の条件を書いておきます。条件の無い停止は、個人のアカウントでの利用を増やすだけになりがちです。

止めるときの手順と、止めた後の確かめ

止めると決めたら、管理コンソールの「ジェミニのアプリ」の「サービスのステータス」で、対象の組織部門かグループをオフにします。反映には最長で24時間かかるので、社員に知らせる日と、設定を変える日をそろえると混乱が少なくなります。知らせる前に使えなくなると、窓口に問い合わせが集中します。

設定を変えた後は、試しの業務アカウントでデスクトップアプリにログインし、実際に使えなくなっているかを確かめます。同じ設定はブラウザのジェミニにも関わるので、ブラウザ側の業務にも影響がないかを、使っていた部署に確かめます。止めた範囲が思ったより広かった、ということがないようにします。

個人のアカウントでの利用は、管理コンソールでは止まりません。止めたことと、個人のアカウントで業務の情報を入れないことを、同じ案内で伝えるのが基本です。端末の側で入れるアプリを制限する場合は、端末の管理の担当者と、対象のアプリと例外の扱いを決めます。

止めた記録には、止めた日、範囲、理由、再開の条件を残します。後から「なぜ使えないのか」と聞かれたときに、理由をそのまま示せます。再開の条件は、公式の機能の追加や自社の規程の整備のように、確かめられる形で書くと、見直しのときに判断がしやすくなります。

条件付きで開くときの手順

条件付きで開くときは、いきなり全社に広げず、段階を踏みます。流れを先に決めておくと、試行の結果を見て途中で止めることもできます。次の5つの段階で進めるのが基本です。

試行の部署を選ぶときは、使いたいという声が強い部署より、扱う情報の軽さを優先します。声の強い部署ほど、顧客の資料を日常的に扱っていることがあります。最初の部署で問題が出にくいことが、全社に広げるときの説得の材料になります。

試行の間は、困った場面を短く集める窓口を置きます。呼び出しの操作がほかの道具とぶつかった、画面の共有の機能が見当たらない、個人のアカウントと取り違えた、といった声です。集まった声を、次の部署に開く前の確認項目に足していくと、手順が自社に合った形に育っていきます。

見直しの周期は、四半期に一度を目安にします。デスクトップアプリは、マック版から半年足らずでウィンドウズ版が出たように、機能と対象が動いています。マック版を伝えた公式ブログも、今後さらに発表があるとしています。見直しのたびに、ワークスペース・アップデートの告知とヘルプの更新を確かめます。

配布前の確認項目一覧

ここまでの確認項目を1枚の表にまとめます。社用PCに届く前に、この表の右の欄が埋まっていれば、開ける・条件付き・止めるのどれを選んでも、社内に理由を説明できます。

確認項目	確かめる場所	決めること
ジェミニのアプリの状態	管理コンソールの生成AIの設定	サービスのステータスの値と対象の範囲
使える利用者	ユーザーアクセスの欄とライセンスの一覧	ライセンスの有無で分けるか
端末の要件	ヘルプの必要な環境と端末の台帳	対象の台数と試行の端末
呼び出しの操作	試行の端末	ほかの道具とのぶつかりの有無
画面の共有	告知と試行の端末	使ってよい業務と使わない業務
個人のアカウント	利用規程	社用PCでの個人のアカウントの扱い
会話の記録	会話の履歴の欄	保存期間とその理由
社内のデータとの距離	文書の共有の設定	全社に共有されたままの文書の見直し
止める場合の範囲	組織部門とグループ	再開の条件

表の中には、公式の記載だけで埋まる項目と、自社の画面や端末で試さないと埋まらない項目があります。前者は告知とヘルプを確かめた日付を書き、後者は試した端末と日付を書きます。どちらの根拠で埋めたかが分かるように、欄の横に一言添えておきます。

表は、情シスの中だけで持たず、法務と各部署の責任者にも見せます。画面の共有を使ってよい業務は、部署の責任者のほうがよく分かっているからです。決めることの欄は、情シスが案を書き、部署の責任者が確かめるという分担にしておくと、現場の実情に合った線になります。

この表は、デスクトップアプリのためだけのものではありません。次にジェミニの新しい入口が加わったときも、同じ項目で確かめられます。入口ごとに一から考えるより、表の行を足していくほうが、判断の積み重ねが会社に残ります。

社員への案内と規程の追記は、AIに下書きさせてよい

開ける、あるいは条件付きで開くと決めたら、社員向けの案内と、利用規程に足す一文を用意します。この下書きは、ジェミニ自身を含めた生成AIに任せてかまいません。ただし、開けるかどうか、どの業務で使ってよいかは、情シスが公式の記載を読んで決めたことを渡すのが前提です。AIに判断させるのではなく、決めたことを読みやすい文にさせます。

下書きを頼むときは、決めた内容を箇条書きで渡し、各文に根拠を書かせます。たとえば「呼び出しの操作は公式の告知による」「保存期間は社内の決定による」といった形です。根拠が書けない文は、AIが付け足した内容なので、削るか確かめます。避けたい進め方は、次のとおりです。

• 既定でオンだから会社が許可したものと考え、案内を出さずに放置する
• 管理コンソールで止めたので、個人のアカウントでの利用も止まったと考える
• マック版の画面の共有の説明を、確かめずにウィンドウズ版の案内にも書く
• AIが書いた案内文を、根拠を確かめずにそのまま全社に配る
• 止めた理由と再開の条件を残さず、問い合わせのたびに説明し直す

案内に入れる中身は、使ってよい業務の例、呼び出しの操作、画面の共有の線、業務アカウントで入ることの4つに絞ります。長い案内は読まれません。社員が最初の1回で迷うところだけを書くのが、読まれる案内のこつです。細かな決まりは規程に置き、案内からは規程の場所を示します。

最後に、人が確かめる範囲を決めておきます。AIの下書きのうち、機能の名前、操作、対象の端末、保存期間のように、公式の記載や社内の決定と照らせる部分は、情シスが1つずつ確かめます。確かめた日付を案内の末尾に書いておくと、機能が変わったときに、どの案内を直せばよいかがすぐに分かります。

まとめ

Geminiのデスクトップアプリは、マック版が2026年4月15日、ウィンドウズ版が9月11日に告知され、ジェミニが有効な組織では既定でオンです。アプリが自動で入るわけではなく、社員が自分で入れればそのまま使える状態で届きます。管理はデスクトップアプリ単独ではなく、管理コンソールの生成AIの設定にあるジェミニのアプリ全体で行い、止められるのは業務アカウントの側だけです。端末の要件、呼び出しの操作、端末の種類で違う画面の共有、個人のアカウント、会話の記録、社内のデータとの距離を確かめ、開ける・条件付き・止めるの3択を選びましょう。案内文の下書きはAIに任せ、開けるかどうかは情シスが公式の記載を読んで決めます。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。