ヨガ・ピラティスのスタジオの体験レッスンの申込と参加を Zapier で受け、参加後のお礼と入会の案内を参加者の目的に合わせて下書きする

処理の起点を決める

Google Sheets の New or Updated Spreadsheet Row で動かします。 Zapier の Google Sheets のページでは、行が追加されたときと変更されたときに動くトリガーとされています。申込が入ったときにも、受付が「参加」と入れたときにも、インストラクターがひとことを書いたときにも動きます。

動きすぎるのを、次の Filter で止めます。 動いてほしいのは「参加状況が入っていて、まだ連絡していない行」だけです。Zap 自身が最後に「下書き済み」と書き込むので、その更新でもう一度動きますが、Filter で止まります。

フォームの回答が入ったときにも動きますが、ここも Filter で止まります。 申込の時点では参加状況の列が空だからです。申込のたびに AI のステップまで進む作りにすると、体験に来なかった人の分までタスクを使います。

ひとことを書く前に参加状況を入れると、ひとこと無しで動きます。 受付の手順を「インストラクターがひとことを書いてから、受付が参加状況を入れる」に決めます。並びを決めておかないと、半分の下書きが「当日の様子」の無い文面になります。

入力データを集める

質を決めるのは、クラスの一覧の書き方です。 「初めての人向け」「肩・背中をほぐす」「運動量が多い」のように、目的と強さで引ける書き方にしておくと、AIは目的に合うクラスを選べます。クラス名と時間だけの一覧では、名前の印象で選びます。

申込で集めない項目を決めます。 病歴や持病の詳しい内容は、このフォームでは聞きません。 「インストラクターに伝えておきたいこと」の自由記入欄は残し、その欄はAIに渡さず、担当とインストラクターだけが見る列にします。

データの取得方法を決める

行の値はトリガーがそのまま渡します。 別の検索の操作は要りません。ただし、Delay のあとで行を読み直すことはしないので、 待っているあいだにひとことを直しても、下書きには反映されません。直したときは、担当が下書きの側で直します。

メールの案内の同意は、フォームの欄の値で受けます。 総務省のページでは、特定電子メール法は、取引関係以外においては、事前に同意した相手に対してのみ広告・宣伝のメールの送信を認める方式（オプトイン方式）とされ、同意を証する記録の保存と、送信者の名称や受信を拒む連絡先の表示の義務があります。同意の欄の値と申込の日時が、その記録になります。 スプレッドシートの列を消さないでください。

AIへ渡す前に整形する

1. Filter：年齢の確認 … 「18歳以上です」の欄が「はい」でない行は止めます
2. Filter：処理の対象 … 参加状況が「参加」か「欠席」で、連絡状況が空の行だけを通します
3. Delay Until：翌日の10時 … 体験の日付の翌日10時まで待ちます
4. AI by Zapier ①：体調の記述の見分け … 目的の自由記入とひとことに、体調・けが・持病・妊娠などへの言及があるかだけを判定します
5. Paths：分岐 … 体調の記述あり／参加／欠席の3つに分けます
6. 同意の値の受け渡し … 同意の欄の値を、文面を作るステップに consent として渡します

3番目の Delay には注意が要ります。 公式ページでは、Delay で止めておけるのは最長で1か月（30日）で、待っているあいだに Zap のどこかを変えると、再開しても続きが動かないとされています。Zap を直すのは、待っている件が無い時間（夜のレッスンのあと）にします。 直したあとは、その日の参加者の行を Zap の履歴で確かめます。Delay は Professional 以上のプランで使えます。

4番目を文面のステップと分けるのは、判定と文面を混ぜないためです。 1つのステップで「体調の記述があれば書かないで」と頼むと、書かない代わりに配慮の一文を足した文面を返します。分けておけば、体調の記述がある行は文面のステップに届きません。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 1つ目は体調の記述の見分けだけ、2つ目はお礼と案内の文面です。

勧めるクラスの理由は、クラスの一覧の言葉で書かせます。 「肩・背中をほぐす」と一覧にあれば、そのまま「肩・背中をほぐすクラスです」と書きます。AIの言葉で効果を足させません。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 目的に「ダイエット」とあると、AIは「無理なく体重を落としていきましょう」と書きます。書いた瞬間に、スタジオが体重の変化を約束した文面になります。

指示内容を固定する

文面を作るステップ（②）の指示に、次のように書きます。

あなたはヨガ・ピラティスのスタジオの受付として、体験レッスンに申し込んだ方へ
翌日に送るメールの下書きを作ります。送るのは受付の担当です。

【入力】
- 氏名、スタジオ、体験の日時とクラス、参加状況（参加／欠席）
- 目的（選択肢と自由記入）、ヨガ・ピラティスの経験
- インストラクターのひとこと（参加のときだけ）
- consent：メールでの案内への同意（yes／no）
- 知識の元：料金、クラスの一覧、体験からの入会の特典と条件、振替の手順

【参加のとき】
1. 体験に来てくださったことへのお礼を1文。
2. インストラクターのひとことにある当日の様子を1文。ひとことが空なら書かない。
3. 目的と経験に合うクラスを、クラスの一覧から2〜3つ。
   理由はクラスの一覧の説明の言葉をそのまま使う。
4. consent が yes のときだけ、体験からの入会の特典と期限を案内の文書のとおりに書く。
   consent が no のときは、入会や特典の案内を書かない。

【欠席のとき】
1. 当日の体験が実施できなかったことを責めない書き方で、振替の手順を案内する。
2. consent が yes のときだけ、目的に合うクラスの体験の日程の探し方を書く。

【厳守事項】
- 体の効果を約束しないでください。「痩せる」「体重が落ちる」「腰痛が良くなる」
  「姿勢が治る」のような表現を使わないでください。
- 体調・けが・持病についての助言を書かないでください。
- 料金・特典・期限は知識の元に書かれている値だけを使ってください。
  知識の元に無い値引きや期限を作らないでください。見つからなければ空にしてください。
- クラスの一覧に無いクラスを挙げないでください。
- 「今だけ」「残りわずか」など、急がせる言い回しを使わないでください。
- 本文は300字程度。署名は入れないでください（Gmail の署名を使います）。

体調の記述を見分けるステップ（①）の指示は、短く次のようにします。

次の2つの文章に、体調・けが・持病・妊娠・通院・服薬・手術への言及があるかだけを
判定してください。文面は作らないでください。

【目的の自由記入】{purpose_free}
【インストラクターのひとこと】{instructor_note}

- 言及があれば health_mention を yes、無ければ no にしてください。
- 「肩こり」「運動不足」「体が硬い」のような、目的としてよく書かれる言葉だけなら no です。
- 迷ったときは yes にしてください。
- matched_terms には、該当した語を原文のまま書いてください。

「迷ったら yes」にしているのは、誤りの重さが左右で違うからです。 yes に寄りすぎれば担当の手間が少し増えるだけですが、no に寄りすぎると、体調の記述がある人に文面ができます。 「肩こり」「体が硬い」を no と書いておくのは、目的の選択肢と同じ言葉で yes が出続けると、ほとんどの件が担当に回ってしまうからです。

「急がせる言い回しを使わない」を書かないと、特典の期限を強く押し出します。 体験の翌日のメールが「期限まであと6日」で始まると、お礼のメールではなく督促のメールになります。 期限は案内の文書の書き方のまま、1文で伝えます。

「見つからなければ空」も効きます。 特典の条件が文書から読み取れないとき、書かないとそれらしい期限を作ります。 空の欄があれば、担当が下書きで気づきます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目（Output Fields）で、返してほしい形を決めます。 公式ページでは、出力項目ごとに名前・型・説明・必須かどうかを決め、項目を作らなければ1つのまとまった出力になるとされています。

体調の記述を見分けるステップ（①）は、次の2項目だけを返します。

{
  "health_mention": "yes | no",
  "matched_terms": "腰痛、通院中"
}

1つ目の理由は、includes_offer で同意の扱いを検査できることです。 同意が no なのに includes_offer が真なら、Paths で下書きを作らずに担当へ回します。 AIが指示を守らなかったときに、同意の無い人へ案内が出るのを止めます。

2つ目は、recommended_classes を記録に残せることです。 スプレッドシートに勧めたクラスを書いておけば、入会した人がどのクラスを選んだかと並べて、勧め方を見直せます。

3つ目は、missing_info で文書の抜けが分かることです。 同じ項目が何度も出るなら、案内の文書の側を直します。

システムへ連携する

Gmail は Create Draft だけを使います。 Zapier の Gmail のページでは、Create Draft は件名と本文を必須とし、宛先・差出人・署名・ラベルなどを指定できる下書きの作成の操作です。Send Email は使いません。 下書きにスタジオごとのラベルを付けておくと、受付が自分のスタジオの分だけを開けます。

スプレッドシートには、本文は書きません。 書くのは連絡状況、勧めたクラス、下書きを作った日時だけです。本文は Gmail の下書きと送信済みにあります。 二か所に本文を持つと、直した版と直していない版が並びます。

人が確認する

受付の担当が、すべての下書きを読んでから送ります。 体験の連絡は、スタジオの第一印象です。

1. 宛名と体験の日時を確かめる … 別の人のひとことが入っていないかを見ます
2. 勧めたクラスを確かめる … 目的に合っているか、そのスタジオで開いているクラスかを見ます
3. 特典と期限を確かめる … 案内の文書と同じか、同意の無い人に案内が入っていないかを見ます
4. 体の効果の表現がないかを見る … 一語でもあれば消します
5. 送る … 送ったら、スプレッドシートの連絡状況を「送信済み」にします

「担当が書く」に回った行は、その日のうちに担当が書きます。 インストラクターと話してから書くので、AIの下書きより時間はかかります。 月に数件の想定です。

目標は、180件をならして1件5分です。 下書きを読んで1〜2か所直して送るのに数分、「担当が書く」の件は15分以上かかります。

本部の営業の担当は、週に1回、直した箇所を見ます。 受付が毎回同じところを直しているなら、その直しは指示か案内の文書に戻すべきものです。直し方を受付だけが覚えている状態にすると、担当が替わったときにまた同じ直しが始まります。

例外に対処する

上から6行目が見落としやすいものです。 Zap を直した日の翌日に、前日の参加者の下書きが一通も無い、という形で現れます。直した日は、翌朝に下書きの数を数えます。

記録を残す

• 申込の欄と、メールでの案内への同意の値と申込の日時（スプレッドシート）
• 参加状況、インストラクターのひとこと、連絡状況、勧めたクラス、下書きを作った日時
• 体調の記述で「担当が書く」に回った件と、該当した語
• Gmail の下書きと送信済みのメール
• Zap の実行の履歴（Filter で止まった件、Delay で待っている件、失敗した件）

同意の値と申込の日時は、消さずに残します。 特定電子メール法は、同意を証する記録の保存を求めています。案内を送らないでと言われた人は、同意の欄を「いいえ」に直し、直した日を書きます。

勧めたクラスの記録は、3か月に1回見直します。 入会した人が選んだクラスと並べ、勧めたクラスとずれているなら、クラスの一覧の説明の書き方を直します。