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滞留している問い合わせを毎日洗い出して、止まっている理由と次の一手を出す
対応履歴を入力に、動きが止まっているチケットを「顧客の返信待ち」「他部門への確認待ち」といった止まり方で区分し、次に動くべき人と具体的な一手を並べます。担当者の作業は、一覧を1件ずつ開いて思い出すことから、示された方針を確かめて動くことに変わります。
詳しく見る → UC-0174社内で使っている指標の定義のばらつきを洗い出して、指標辞書にまとめる
レポートの注記、ダッシュボードの設定、集計クエリを入力に、指標ごとの分子・分母・期間・対象範囲・除外条件を抜き出し、同じ名前の指標どうしで食い違っている箇所を一覧にします。担当者の作業は、1本ずつ開いて読み比べることから、指摘された組み合わせを確かめて定義を決めることに変わります。
詳しく見る → UC-0172部門予算の消化状況を毎月点検して、使いすぎと余り、期末の着地見込みを部門へ返す
会計システムの部門別実績と発注残を入力に、勘定科目ごとの消化ペースから期末の着地を見積もり、予算とのずれが大きい科目を理由の候補とともに一覧にします。担当者の作業は、40部門分を集計して文章にすることから、指摘を確かめて部門へ返すことに変わります。
詳しく見る → UC-0171ライセンス先から届くロイヤルティ報告を読み取って、契約条件どおりかを点検する
ライセンス先から届く報告書を入力に、対象製品・数量・売上・控除項目・算定額を抽出し、契約書に定めた料率・最低保証・控除の範囲と突き合わせて、食い違いを一覧にします。担当者の作業は、報告書を読んで電卓を叩くことから、指摘を検証して相手先へ問い合わせることに変わります。
詳しく見る → UC-0165間接材の購入依頼を、標準品と単価契約に照らして仕分け、相見積の要否まで返す
購買部門に届く間接材の購入依頼を、標準品カタログと単価契約に照らして仕分け、相見積の要否と承認者まで付けた回答案を作ります。購買担当の作業は、1件ずつ調べて答えることから、出てきた回答案の根拠を確かめることに変わります。
詳しく見る → UC-0156支払う前に請求書と発注・契約を突き合わせて、二重払いと過払いを止める
受け取った請求書を、支払データを作る直前に止めて、過去の支払履歴・発注データ・契約の単価表と突き合わせます。3つのルールで判定し、止めるべきものだけを人に回します。全件を目で見る確認がなくなります。
詳しく見る → UC-0155共同研究・委託開発の契約から、成果物の権利の帰属と実施条件を台帳にする
共同研究契約や委託開発契約の全文を入力に、成果物の権利が誰に帰属するのか、自社はどこまで使えるのかという知財の条件だけを抜き出し、条文の引用を添えた台帳の行の案を作ります。担当者の作業は、契約書を読んで書き写すことから、抜き出された結果を確かめることに変わります。
詳しく見る → UC-0152納品書の控えと受領書の未回収を追って、督促と保管までを回す
戻ってきた受領書のスキャン画像を入力に、伝票番号と受領日を読み取り、出荷実績と突き合わせて回収状況を更新します。担当者の作業は、1枚ずつ番号を見てExcelに印を付けることから、読み取り結果を確認することに変わります。
詳しく見る → UC-0148内定承諾から入社までの提出書類と連絡を追って、フォロー漏れと辞退の兆しを拾う
内定者ごとの提出書類の状況と、やり取りの履歴を入力に、未提出のものと返信が途絶えている人を毎朝一覧にします。担当者の作業は、Excelと受信箱を見比べて状況を思い出すことから、出てきた一覧の上から連絡することに変わります。
詳しく見る → UC-0147仕入先から届く製造中止・仕様変更の通知を読み取って、影響する製品と手配を洗い出す
仕入先から届く製造中止・仕様変更の通知を入力に、部品番号・変更区分・最終発注期限を読み取り、部品表と突き合わせて影響する製品と在庫を一覧にします。担当者の作業は、通知を読んで調べることから、出てきた一覧を見て手配を決めることに変わります。
詳しく見る → UC-0144社内の業務手順書が実態と合っているかを点検して、改訂が要るものを洗い出す
業務手順書を入力に、その手順書が前提としている画面名・帳票の様式・社内規程・部署名・システム名を抜き出し、現在の正本と照らして食い違う箇所を出します。文書管理の担当は、全部を読み返す作業から、指摘された箇所を確認する作業に変わります。
詳しく見る → UC-0137仕入先から届く試験成績書を読み取って、受入検査の記録と規格判定まで自動化する
仕入先から届く試験成績書を入力に、材料の識別情報と試験値を抽出し、社内で定めた規格値と照合して合否の候補を出します。受入検査担当の作業は、紙を見ながら打ち込むことから、抽出された値が正しいかを確かめることに変わります。
詳しく見る → UC-0128同じ物をばらばらに買っている状態を購買明細から見つけて、集約の候補を出す
購買明細の自由記述の品名を品目区分に分類し、同じ物の異なる呼び方をまとめて、拠点ごとの仕入先と単価のばらつきを一覧にします。購買担当の作業は、1行ずつ品名を読んで区分に当てはめることから、まとまった結果を見て集約を検討することに変わります。
詳しく見る → UC-0123新規取引先の反社・コンプライアンス確認を、根拠付きで一次調査して記録に残す
取引先の商号・所在地・代表者名を入力に、社内の確認基準に沿って公開情報を集め、根拠のURLを付けた調査メモを作ります。担当者の作業は、自分で検索することから、集まった情報を読んで判断することに変わります。
詳しく見る → UC-0118保有個人データの台帳を作り、公表項目と実態の食い違いを洗い出す
システムの仕様書と業務の手順書を入力に、どこにどんな個人データがあるかを洗い出し、公表している利用目的と照らして食い違いを一覧にします。担当者の作業は、関係者に聞いて回ることから、出てきた候補を確かめることに変わります。
詳しく見る → UC-0108納付期限が来る特許を、事業での使用状況と照らして維持と放棄の判断材料を作る
翌々月に特許料の納付期限が来る権利を一覧にし、公報から請求項の要点を取り出して、自社の製品仕様や事業計画と突き合わせた検討表を作ります。維持する理由と放棄してよい理由の両方を並べます。
詳しく見る → UC-0098新製品の仕様から、他社特許に触れていないかを一次調査する
開発中の製品の仕様を入力に、関係しそうな他社特許を絞り込み、請求項と自社仕様の対応表を作ります。知財担当の作業は、検索式を組んで数百件を目で選り分けることから、絞り込まれた候補を読んで判断することに変わります。
詳しく見る → UC-0103設備の故障の兆しを、点検記録と保全履歴から拾って優先度をつける
点検記録と保全履歴を入力に、部品の交換時期、点検値の傾向、自由記述の異常の兆しを突き合わせ、優先して見るべき設備を並べます。保全担当の作業は、経験で見当をつけることから、挙がった設備を確かめることに変わります。
詳しく見る → UC-0087動きの止まった商談を洗い出して、次の一手の案までそろえる
営業支援システムの商談データと活動履歴を入力に、過去の受注・失注の実績から「このまま動かなければ失注しやすい」案件の特徴を数値化し、止まりかけている商談を並べます。あわせて、最後のやり取りから止まっている理由の候補と、次の一手の案を出します。
詳しく見る → UC-0078過去の技術報告書から類似の検討結果を根拠付きで探して開発の重複をなくす
「昔、似た材料で検討した気がする」という問いに対し、20年分の技術報告書と検討書から該当箇所を探し、報告書名・年度・担当者・ページを示した回答案を返します。研究開発者の作業は、共有フォルダを探して経験の長い技術者に聞くことから、示された原典を読んで判断することに変わります。
詳しく見る → UC-0077セキュリティの警告メールを仕分けて対応が要るものだけ担当へ回す
共有メールボックスに届くセキュリティ通知を入力に、通知元の製品名、出来事の種類、対象の機器や利用者、本文に書かれた重大度を抜き出し、あらかじめ人が決めた区分へ仕分けます。
詳しく見る → UC-0072顧問先から毎月届く会計資料を仕分けて、不足している書類の督促文を作る
顧問先から届いた資料を入力に、書類の種類ごとに仕分け、その顧問先の必要書類リストと突き合わせて不足を出します。担当者の作業は、届いたものを開いて何が来たかを確かめることから、不足の一覧を見て督促文を送ることに変わります。
詳しく見る → UC-0063需要のばらつきから発注点と発注量を決めて、毎週の発注案を出す
過去の出荷実績と調達リードタイムから品目ごとの発注点と発注量を計算し、仕入先からの連絡や営業の情報を読み取って補正の根拠を添えた発注案を毎週出します。購買担当の作業は、在庫と実績を見て発注量を決めることから、提示された案を確認することに変わります。
詳しく見る → UC-0058FAXやPDFで届く注文書を読み取って受注データを作る
取引先からFAXやメールで届く注文書を入力に、得意先・品番・数量・希望納期・単価を読み取り、販売管理システムに登録できる形の受注データにします。担当者の作業は、打ち込むことから、読み取り結果を確認して承認することに変わります。
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