ペットホテルの予約フォームの犬種・ワクチン接種・持病・食事の記載を整理し、受入れの可否の確認点と預かりカードの下書きを作る

処理の起点を決める

予約受付の表に新しいレコードが入ったことを起点にします。 予約フォームの送信内容は表に入るので、Zapier Tables の New Record をトリガーにすれば、送信のたびに1件ずつ動きます。 フォームの送信後の「Zap を動かす」設定ではなく、表を起点にするのは、スタッフが電話で受けた予約を表に手で足したときにも、同じ処理が動くようにするためです。

連休の前の集中にも、1件ずつ動くので待ちは生まれません。 1日1回まとめて処理する形にすると、夜に届いた予約の確認点が翌日の昼まで出ません。予約が入った直後に確認の返信の下書きができていれば、飼い主が予約のことを覚えているうちに連絡できます。

表にはトリガーの重複を防ぐ列を置きます。 「処理の状態」の列を作り、Zap の最後で Update Record により「確認点あり」「下書き済み」を書き込みます。手で足したレコードを後から直したときに二重に動かさないよう、トリガーは New Record（新しいレコード）に限り、更新では動かさない形にします。

入力データを集める

質を決めるのは、受入れ基準の書き方です。 「ワクチンを接種していること」では判定がぶれます。「混合ワクチン：預かり開始日の1年前より後の接種日が日付で書かれていれば ok。日付が無ければ needs_check。書かれていなければ missing」 のように、ok・needs_check・missing の線を項目ごとに書きます。 店長が口頭で伝えていた線を、ここに書き出します。

狂犬病予防注射は、犬について法律で毎年受けさせることが飼い主に求められています。 厚生労働省の Q&A では、犬の所有者は毎年1回予防注射を受けさせ、注射済票を犬に付けなければならないとされています。店の基準では、これを犬だけの項目として置き、猫の予約では判定しません。

データの取得方法を決める

データは、トリガーが返すレコードの中にそろっています。 フォームの項目がそのまま表の列になるので、列の値を AI のステップと Formatter に渡すだけです。

過去の予約を引くのは、リピーターの確認を軽くするためです。 前回の預かりで「他の犬に吠える」「薬は粉にしてフードに混ぜる」と記録していれば、今回の記載と前回の記録が食い違うところだけを確認点に出せます。 前回の記録は、AI のステップに「前回の記録」として渡します。

フォームの開始日の項目は、日付の形で受け取ります。 開始日まで自由記述にすると、Formatter で計算する元の値がそろいません。開始日と終了日はフォームの側で日付として入力させ、接種日だけを自由記述のまま残します。 接種日を日付の項目にしないのは、「証明書は当日持参」「分からない」と書きたい飼い主がいるからです。

AIへ渡す前に整形する

1. ペットの種類の確認 … 犬か猫かで、判定する項目を分けます。猫の予約では狂犬病予防注射の項目を外します
2. 飼い主の連絡先を渡さない … 電話番号・メールアドレス・住所は判定に要りません。表と下書きの宛先にだけ使います
3. 過去の予約の記録をまとめる … Find Records の結果から、前回の食事・薬・性格の記録だけを取り出して渡します
4. 基準日の計算 … Formatter の Add/Subtract Time で、預かり開始日から -1 year の日付を出します

4番目を AI のステップより前に置かないのは、AIの判定に基準日を渡さないためです。 基準日を渡すと、AIは親切に接種日と比べて ok を付けようとします。比較は Formatter に一本化し、AIには比べさせません。

AIに処理させる

させるのは、記載を受入れ基準の項目ごとに判定し、根拠の記載を写すことです。 接種日は、日付として書かれていれば YYYY-MM-DD の形で写します。

持病があれば必ず needs_check にするのは、持病の重さをAIに判断させないためです。 「軽い心臓病で薬を飲んでいる」と書かれていても、預かれるかどうかは店長が、場合によってはかかりつけの獣医師に聞いて決めます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「去年の5月ごろ」を「2025-05-01」と写すと、Formatter の比較では基準を満たしたことになります。日付として書かれていないものは空にし、needs_check で飼い主に聞きます。

指示内容を固定する

Analyze and Return Data の指示：

あなたはペットホテルで、予約の内容を受入れ基準と照らす担当です。
予約に書かれていることだけを使って判定してください。
推測で埋めないでください。

【判定の値】
- ok .......... 基準を満たす記載がある
- needs_check . 記載はあるが、確かめる必要がある
- missing ..... 記載が無い
迷ったときに ok を選ばないでください。

【項目ごとの基準】
- 混合ワクチン：接種日が年・月・日のそろった日付で書かれていれば、
  vaccine_date に YYYY-MM-DD で写し、status は ok にしてください。
  年月だけ、「去年の春」「証明書を持参」などは vaccine_date を空にし、
  needs_check にしてください。
  基準日との比較はしないでください。
- 狂犬病予防注射（犬のみ）：混合ワクチンと同じ扱いで rabies_date に
  写してください。猫の場合は not_applicable にしてください。
- ノミ・ダニの予防：予防していることと時期が書かれていれば ok。
  時期が無ければ needs_check。
- 持病と服薬：書かれていれば、病名・薬・飲ませ方を原文のまま
  写し、needs_check にしてください。「なし」と書かれていれば ok。
- ヒート：雌で、ヒート中または預かり中に来る予定と書かれていれば
  needs_check。雌で記載が無ければ needs_check。雄は not_applicable。
- 性格：人や他の動物を噛んだことが書かれていれば needs_check。
- 食事：回数・量・フード・与え方を分けて写してください。
  量が書かれていなければ needs_check。
- かかりつけの動物病院：病院名が書かれていれば ok。

【厳守事項】
- 日付を推測で作らないでください。和暦で年月日がそろっていれば
  西暦の YYYY-MM-DD に直して構いません。
- 受入れるかどうか、持病で預かれるかどうかの意見を書かないで
  ください。
- 薬の量や飲ませ方を補わないでください。
- 前回の記録と今回の記載が食い違う項目は、changed_items に
  項目名と両方の内容を写してください。
- 各項目の evidence に、判定の根拠にした記載をそのまま写して
  ください。

【ペットの種類】{species}　【性別】{sex}
【予約の記載】{reservation}
【前回の記録】{previous}

和暦の年月日を西暦に直すことだけは許しています。 「令和8年3月15日」は日付として確定していて、直しても推測が入りません。許すのは形の変換だけで、欠けた月日を補うことは禁じます。 この線を指示の中で分けておかないと、AIは「令和8年3月」に「1日」を足して写します。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の出力項目として、次のように定義します。

AIの出力のあとに、Formatter の結果を足して確認点を決めます。 Compare Dates の始まりに基準日、終わりに vaccine_date を入れ、「Dates Swapped」が True なら接種日が基準日より前、つまり1年を超えていることになります。

項目に分けて受け取る理由の1つ目は、預かりカードの置き場所にそのまま入れられることです。 meal_times はカードの「食事の回数」に、illness_text は「薬と飲ませ方」に入ります。欄が同じ順で埋まるので、預かり中のスタッフが迷いません。

2つ目は、確認の返信を missing と needs_check の項目から組み立てられることです。 足りない項目をまとめて1通で聞けるので、第3章の（d）の何度も連絡する手間がなくなります。

システムへ連携する

返信は下書きまでにし、送信は人が行います。 受入れを断る可能性のある予約に、AIの組んだ文面がそのまま届くことを避けます。 確認の返信には、足りない項目と当日の持ち物だけを書き、受入れの可否には触れません。

預かりカードは下書きのフォルダに作り、スタッフが確かめてから印刷します。 薬の飲ませ方のような世話に直結する欄は、元の記載と見比べてから使います。

人が確認する

1. 確認点を見る … 予約受付の表で、needs_check と missing と Formatter の比較の結果を見ます
2. 店長に相談する … 接種から1年を超えている、持病がある、噛んだことがある、の3つは必ず店長が見て、受入れの可否を決めます
3. 確認の返信を直して送る … 足りない項目と当日の持ち物が合っているかを見て送ります
4. 預かりカードを確かめる … 食事と薬の欄を元の記載と見比べて、印刷します
5. チェックインの当日に証明書を見る … 接種日の記載と、証明書と注射済票の写しが合っているかを確かめます

5番目は省けません。 この構成が見ているのは、飼い主が書いた接種日です。書かれた日付が正しいかは、当日に証明書を見るまで分かりません。確認点が全部 ok の予約でも、証明書の確認はこれまでどおり行います。

目標は、240件をならして1件4分です。 確認点が無い予約は1〜2分で済み、持病や期限切れの予約は店長への相談を含めて数分かかります。

例外に対処する

2行目の複数頭は、フォームの作りで防ぎます。 1件のレコードに2頭分の接種日が混ざると、どちらの接種日をどちらのペットに当てるかを AI が決めることになります。 フォームを1頭ずつにし、2頭目は「もう1頭追加」で別のレコードにします。

記録を残す

• 予約のレコードの全列（フォームの送信内容そのもの）
• AI のステップが返した項目の全文と、Formatter の比較の結果
• 確認点と、店長が下した受入れの可否と、その理由
• 確認の返信を送った日時と、飼い主の回答
• チェックインの当日に証明書で確かめた結果（記載と合っていたか）

最後の行が、この構成の確かさを測る記録です。 書かれた接種日と証明書が食い違った件数を月に一度数え、多ければフォームの接種日の欄の説明を直します。