物流センターの Teams のチャネルに日々投稿される出荷のトラブル・注意事項・荷主からの連絡を週ごとに要約し、次の週に気をつける点の一覧にする

処理の起点を決める

毎週金曜の午後に、主任がエージェントを開くことを起点にします。 週の出荷のピークを越え、来週の荷主の変更が出そろうのが金曜の午後です。自動で動かす仕組みは作りません。 週に1回の作業なので、決まりにしたほうが早く確実です。

期間は、依頼の文に必ず書きます。 「今週の月曜から金曜まで」のように日付で区切ります。公式のページでは、期間を指定するとその期間の投稿だけを見て、応答の中の時刻でそれが分かるとされています。期間を書かないと、既定の30日分から答えるので、先週までの片付いた話が混ざります。

エージェントでも、期間は同じように日付で書きます。 期間の扱いが公式に書かれているのはチャネルの Copilot のページなので、エージェントの一覧では「元の投稿」の日時の列を必ず出させ、期間の外の投稿が混ざっていないかを主任が列で確かめます。 最初の数週は、チャネルの Copilot で作った表と並べて見比べます。

土曜の班の投稿は、翌週の一覧に入れます。 金曜の午後に作るので、金曜の夜と土曜の分は入りません。翌週の金曜に「先週の土曜から今週の金曜まで」と指定し直します。 週の区切りを「土曜から金曜」と決めておけば、漏れも重なりもありません。

主任が休む週は、代わりの担当がエージェントを開きます。 エージェントは主任の個人のものにせず、センターの運営課の数名に共有しておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん上の「解決：」の返信です。 この決まりが守られていれば、AIは返信の言葉で解決を判断できます。守られていなければ、ほとんどが「解決の投稿なし」になり、主任の確認が減りません。

荷主ごとの注意事項の一覧は、呼び方のゆれをそろえるために持ちます。 「B社」「Bさん」「B物産」「B（雑貨）」が同じ荷主だと分からないと、繰り返しているトラブルを拾えません。 一覧には荷主ごとに呼び方を並べておきます。

写真とファイルの要点の1行は、投稿の決まりとして掲示します。 「破損の写真3枚。外装の角つぶれ、中身は無事」「荷主の変更の一覧（Excel）。来週から品番○○の入数が12→24」。Copilot は画像やファイルを要約しないので、この1行が無いと、その投稿は要約から消えます。

データの取得方法を決める

チャネルは、Agent Builder の知識で「チャット」として個別に指定します。 「自分の Teams のチャットと会議」をまとめて選ぶと、すべてのチャットと会議を探すことになり、主任の個人のチャットや別のセンターの話が混ざります。センターの3つのチャネルだけを指定します。 指定できるのは5つまでなので、チャネルを増やすときはここが上限になります。

荷主ごとの注意事項のリストは、リスト自体のURLで指定します。 SharePoint のサイトを指定しても、そのサイトのリストは含まれないとされています。

センターごとにエージェントを分けます。 6つのセンターのチャネルを合わせると、知識の上限を超えるうえ、別のセンターのトラブルが混ざります。 同じ指示と手引を使い、知識のチャネルだけを替えたエージェントを6つ作ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 「解決：」の返信の決まりを掲示する … トラブルが片付いたら、対応した人が「解決：」で始まる返信を1行付けます
2. 写真とファイルに要点の1行を付ける決まりを掲示する … Copilot が要約しない中身を、文章にしておきます
3. トラブルは1件1スレッドにする … 別のトラブルを同じスレッドの返信に書かないようにします
4. 荷主の変更には日付を書く … 「来週火曜」ではなく「10/14（火）」と書きます
5. 荷主ごとの注意事項の一覧に呼び方を足す … 新しい呼び方が出たら、主任が一覧に足します
6. トラブルの最初の投稿に荷主と品番を書く … 「B物産／4410-22／ラベル違い」のように、先頭に並べます

6番目は、繰り返しを拾うための決まりです。 荷主と品番が本文のどこかに埋もれていると、AIは同じトラブルかどうかを見分けにくくなります。先頭に決まった順で書かれていれば、スレッドの最初の1行で拾えます。

どれも、投稿のしかたの決まりです。 システムの前処理ではなく、書く人が投稿のときに行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示を工夫するより効きます。

4番目の日付は、来週の変更を拾う精度に直結します。 「来週火曜」は、書かれた日によって指す日が変わります。AIが書かれた日から日付を数え直すと、1週ずれることがあります。 日付で書いてもらえば、数え直す必要がありません。

AIに処理させる

させるのは、指定した期間の投稿を読み、決まった区分で並べることだけです。

1行目がいちばん大事です。 「確認します」で止まったスレッドを、AIは「対応中→対応済み」と流れでまとめがちです。止まっていることそのものが、主任に知らせたいことです。

4行目も外せません。 Microsoft Copilot の公式のページでも、従業員の職場でのやり取りをもとに、その人の業績や態度などを推し量ったり評価したりすることに生成AIを使わせない仕組みを持つとされています。一覧は「何が起きたか」の記録で、「誰が起こしたか」ではありません。

指示内容を固定する

あなたは物流センターの運営課の主任を手伝い、
1週間分のチャネルの投稿から「来週の注意点」の一覧を作る立場です。
指定した3つのチャネルの投稿と返信、荷主ごとの注意事項の一覧、
埋め込んだ様式と手引だけを見てください。

【期間】
依頼の文で指定された期間の投稿だけを見てください。
期間の外の投稿は使わないでください。

【拾うもの】
1. 出荷トラブル：スレッドごとに、荷主、品番、内容、状況、元の投稿の日時。
   状況は 解決／続いている／解決の投稿なし のどれか。
2. 来週の予定の変更：日付、荷主、内容、元の投稿の日時。
3. 続いている設備の不具合と、作業の決まりの変更。
4. 繰り返しているトラブル：同じ荷主・同じ品番が2回以上出たもの。

【厳守事項】
- 「解決：」で始まる返信があるスレッドだけを「解決」としてください。
  返信が途切れたスレッドを、解決や対応済みとして扱わないでください。
  対応中の返信があり解決の返信が無いものは「続いている」、
  どちらも無いものは「解決の投稿なし」としてください。
- 写真やファイルの中身を推測しないでください。投稿の文章だけを使ってください。
- 荷主の呼び方は、荷主ごとの注意事項の一覧の正式名にそろえてください。
  一覧に無い呼び方は「荷主不明」としてください。
- 「来週」「明後日」など日付が曖昧な変更は「日付要確認」としてください。
  書かれた日から日付を数え直さないでください。
- トラブルの原因、責任、誰のミスかを書かないでください。
- 投稿に無い対策や、一般的な物流の注意を足さないでください。

【出力】
1. 解決の投稿なしのトラブル（主任の確認用。先頭に置く）
2. 続いているトラブル
3. 来週の予定の変更（日付順）
4. 続いている設備の不具合と決まりの変更
5. 繰り返しているトラブル
6. 解決したトラブル（件数と一覧）

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 主任は金曜に「先週の土曜から今週の金曜までの来週の注意点を作って」と頼むだけにします。毎週指示を貼り直すと、センターごとに指示が変わります。

「解決の投稿なし」を出力の先頭に置かせているのは、主任の時間の使い方のためです。 解決したものは件数を見れば足ります。主任が最初に読むべきなのは、止まっているものです。

出力形式を固定する

エージェントには、表の形で返させます。 この一覧はシステムに登録せず、チャネルに投稿して朝礼で読み上げるので、JSON ではなく、主任と班長が読んで直しやすい表にします。

【解決の投稿なし（主任の確認用・3件）】
| 荷主 | 品番 | 内容 | 最後の返信 | 元の投稿 |
| B物産 | 4410-22 | ラベルの貼り間違いで2ケース戻り | 「確認します」（10/7 18:20） | 10/7 16:05 |

【来週の予定の変更（日付順）】
| 日付 | 荷主 | 内容 | 元の投稿 |
| 10/14（火） | C商事 | 出荷の締めを16時から15時に | 10/9 11:30 |
| 日付要確認 | D食品 | 新商品の初回入荷（「来週の後半」） | 10/10 09:15 |

1つ目の理由は、元の投稿に戻れることです。 Copilot の応答には情報源が示され、選ぶとその投稿まで移るとされています。主任は「解決の投稿なし」の行から元のスレッドを開き、書いた人に返信で確かめます。

2つ目は、「最後の返信」を列にできることです。 止まっているスレッドが、誰の何という返信で止まっているかが分かれば、聞く相手が決まります。

見出しに件数を書かせているのは、主任が数で確かめるためです。 出荷トラブルのチャネルのスレッドの数と、一覧の解決・続いている・解決の投稿なしの合計がそろえば、スレッドが一覧から落ちていないと分かります。そろわなければ、落ちたスレッドを探します。

3つ目は、そのままチャネルに貼れることです。 表をコピーして現場の注意事項のチャネルに投稿し、月曜の朝礼ではその投稿を画面に映して読み上げます。 一覧が毎週同じチャネルに並ぶので、先週の一覧もすぐ見つかります。

システムへ連携する

エージェントからチャネルへは書き込みません。 一覧の投稿は、主任が確かめて直した後に手で行います。AIの一覧をそのまま流すと、解決していないものが「解決」として全員の目に入ることがあります。

倉庫管理システムとはつなぎません。 誤出荷や欠品の記録は倉庫管理システムに別にあり、この一覧は現場の会話の要約です。 両方を照らしたいときは、主任が倉庫管理システムの記録を見ます。

人が確認する

一覧は、主任が全部を確かめてから投稿します。 朝礼で全員が聞くもので、誤りがそのまま現場の動きになるからです。

1. 「解決の投稿なし」を書いた人に確かめる … 元のスレッドに「解決しましたか」と返信し、答えで区分を直します
2. 来週の予定の変更を、荷主連絡の元の投稿で確かめる … 日付と時刻の書き写しの誤りが無いかを見ます
3. 「日付要確認」を埋める … 荷主の窓口の営業に日付を確かめます
4. 繰り返しているトラブルを見て、センター長に上げるかを決める … 同じ荷主・品番が3回を超えたら上げる、などの線を決めておきます
5. 一覧を投稿する

1番目を省かないでください。 止まっているトラブルを「解決」に直してよいのは、書いた人が答えたときだけです。主任の推測で直すと、AIが流れでまとめたのと同じことになります。

目標は、1回30分です。 読み返しの40分が無くなり、確かめるのは「解決の投稿なし」と来週の変更だけになるからです。それより長い週は、「解決：」の返信の決まりが守られていません。

例外に対処する

上から4行目と7行目は、チャネルの外にある情報の話です。 この構成が要約できるのは、チャネルに文章で書かれたことだけです。投稿の決まりを守ってもらうことが、そのまま要約の範囲を決めます。

記録を残す

• エージェントが出した一覧の全文（週ごと）
• 主任が直した箇所 … どの区分を、どう変えたか
• 投稿した「来週の注意点」（現場の注意事項のチャネルに残る）
• 「解決の投稿なし」の件数と、確かめた結果（実は解決していた／止まっていた）
• 繰り返しているトラブルと、センター長に上げたかどうか

エージェントの一覧は、投稿とは別に SharePoint のフォルダに週ごとに保存します。 主任が直す前の一覧と直した後の一覧を並べると、AIがどの区分を間違えやすいかが分かります。

4つ目の記録は、投稿の決まりを見直す材料になります。 「実は解決していた」が多いなら、「解決：」の返信が守られていません。「止まっていた」が多いなら、それはこの構成が見つけるべきものを見つけているということです。