知財部が開発部門へ毎月出す「注意すべき他社特許・係争・制度改正」のお知らせを、調査メモと公報の要点から下書きする

処理の起点を決める

月の後半、掲載一覧が確定したところで始めます。 調査メモは毎週書かれていますが、お知らせに載せる項目を決めるのは月に1回です。掲載一覧が確定する前に下書きを作ると、載せない項目まで文章になります。

始めるのは人です。 Word の Copilot は、開いた文書の中で人が指示して動かすものなので、決まった時刻に自動で動かす形にはしません。 掲載一覧に「確定」の印を付けた担当者が、そのまま開発部ごとの版を作り始めます。

4つの開発部の版は、1つずつ作ります。 4つを1回の指示でまとめて作らせると、ある開発部のテーマ名が、別の開発部の版に混ざることがあります。開発テーマの名前は、他の開発部にも伏せているものがあるので、1つの版に参照させるのは、その開発部の項目のメモだけにします。版を作る順番は、項目の多い開発部から始めます。2つの開発部に共通する項目の文を、先に作った版で固めておけるからです。

入力データを集める

質を決めるのは、調査メモの様式がそろっていることです。 担当者によって注意度を書く場所が違ったり、開発部門へのお願いが書かれていなかったりすると、Copilot は欠けたところを自分の言葉で埋めようとします。 導入の最初に、メモの様式を1つに決めます。

言葉の決まりは、短くても必ず作ります。 「該当する」「侵害する」「回避できる」「問題ない」を使わない、注意度Aは「設計を始める前に知財部に相談してください」と書く、のように、禁じる言葉と、代わりに書く言葉を対にして並べます。

データの取得方法を決める

参照させるファイルは、1回の指示で少なく絞ります。 1項目ずつ、または数項目ずつに分けて書かせ、それぞれの指示で参照するメモを、その項目のものだけにします。 まとめて参照させると、どの説明がどのメモから来たかを後から追いにくくなります。

Web の情報は使わせません。 公式のページでは、Copilot は利用できるときは Web の情報も使うとされています。他社の特許について Web から拾った情報が混ざると、メモに無い評価や、古い権利の状態が下書きに入ります。 使い方は第13章で書きます。

AIへ渡す前に整形する

1. メモの様式の確認 … 注意度と開発部門へのお願いの欄が空のメモは、掲載一覧に載せる前に書いた担当者に戻します
2. 公報番号の書き方をそろえる … 「特開2026-012345」「特許第7654321号」のように、種類ごとの書き方を手引きで決め、メモの段階でそろえます
3. 状態の確認 … 掲載一覧を作るときに、登録済みか、出願中か、消滅したかをメモの日付で確かめます。前月から状態が変わったものは続報として扱います
4. 開発部ごとの振り分け … 2つ以上の開発部に関係する項目は、掲載一覧の両方の列に印を付けます
5. 前月の版の片付け … 前月のお知らせを複製し、本文を消して見出しと表の枠だけを残します
6. 伏せるテーマ名の確認 … 他の開発部に伏せている開発テーマのコード名がメモにあれば、その項目は該当する開発部の版だけに載せることを掲載一覧で確かめます

6番目を省くと、第13章で書く漏れが起きます。 Copilot は参照させたメモの内容を素直に使います。伏せるべき名前が入ったメモを参照させないことが、いちばん確かな防ぎ方です。

AIに処理させる

させるのは、項目ごとに次の欄を埋めることです。

係争と制度改正の項目では、「何があったか」「開発部門に関わる点」「お願い」の3つに分けて書かせます。 係争は公開された情報の要点だけを書き、勝ち負けの見通しは書かせません。

最後に、項目ごとに根拠にしたメモのファイル名を並べさせます。 担当者が確認するときに、どの説明をどのメモと読み比べればいいかがすぐ分かります。

続報の項目では、前月の版の該当する欄も参照させます。 「前月号で注意度Bとしてお知らせした特許が登録になりました」のように、何が変わったかを1文目に書かせ、説明の本文は前月の文を引き継がせます。毎月まったく新しい言葉で書き直させると、開発者は同じ特許の話だと気づきません。変わったのは状態と注意度のどちらか、または両方かをメモから写させ、変わっていない欄には手を付けさせません。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 開発者に分かりやすく書こうとすると、AIは「当社の○○は、この特許の範囲に入る可能性があります」と書きがちです。メモでは「構成要件Bの解釈次第」とだけ書いていても、です。 プロンプトで禁じ、確認でも最初に見ます。

指示内容を固定する

あなたは産業機械メーカーの知財部の担当者です。
第2開発部の技術者に向けて、今月注意してほしい他社の特許のお知らせを書きます。
参照したファイルに書かれていることだけを使ってください。Web の情報は使わないでください。

【参照するもの】
/掲載一覧_2026年10月   … 第2開発部の列に印がある項目だけを書く
/調査メモ_特開2026-0xxxxx
/調査メモ_特許第7xxxxxx号
/言葉の決まり

【項目ごとに書く欄】（この文書の表の枠に合わせる）
1. 見出し：権利者名と技術の分野だけの一行
2. 何の特許か：メモの「請求項の要点」を、技術者が読める言葉で2〜3文
3. どこに関係しうるか：メモの「関係しうる開発テーマ」だけ
4. お願い：注意度に応じて次の文をそのまま使う
   A … 「関係する設計を始める前に、知財部の担当者に相談してください」
   B … 「設計レビューの際に、この特許を確認項目に加えてください」
   C … 「参考情報です。気になる点があれば知財部にお知らせください」
5. 公報番号・権利者・状態：メモの文字列をそのまま写す
6. 相談先：メモの担当者名

【厳守事項】
- 当社の製品や開発中の技術が、この特許に「該当する」「触れる」「侵害する」
  「触れない」「回避できる」「問題ない」と書かないでください。
  メモにそう読める表現があっても、お願いの文だけを書いてください。
- 設計の変え方や回避の方法を提案しないでください。
- 注意度を変えないでください。メモに注意度が無い項目は書かず、「注意度なし」と報告してください。
- 公報番号と権利者は1字も変えずに写してください。
- メモに明記がない欄は「メモに記載なし」と書き、推測で埋めないでください。
- 掲載一覧で第2開発部の列に印が無い項目は書かないでください。
- 最後に「根拠にしたメモ」として、項目ごとに参照したファイル名を並べてください。

断定の言葉を、禁じる語の一覧として並べるのが要です。 「断定しないでください」だけでは、AIは「可能性があります」と言い換えて同じことを書きます。「該当する」「触れる」を語として禁じ、代わりに書く文を決めておくと、言い換えの余地が無くなります。

注意度ごとのお願いの文を固定しているのも同じ理由です。 お願いの言葉をAIに任せると、注意度Bの項目に注意度Aより強い言葉が付くことがあります。重さは注意度で決まり、文で変わらないようにします。

出力形式を固定する

Word の表の枠に、項目ごとに次の形で入れさせます。

【見出し】○○社の特許：△△の締結構造について
【何の特許か】（2〜3文）
【どこに関係しうるか】（開発テーマ）
【お願い】関係する設計を始める前に、知財部の担当者に相談してください
【公報番号】特開2026-0xxxxx　【権利者】○○株式会社　【状態】出願中（審査請求済み）
【相談先】知財部 ○○

版の冒頭の「今月の要点」は、最後に書かせます。 他社特許、係争、制度改正の各項目の下書きを確かめて直した後で、「この版の注意度Aの項目を、見出しだけで3行以内に並べてください」と指示します。先に要点を書かせると、確認で直す前の言葉が冒頭に残ります。 要点に載せるのは見出しだけで、説明の文は繰り返させません。冒頭の要点と本文の項目の数が合っているかも、確認用の表で見ます。

文書の最後には、確認用の表を付けさせます。

1つ目の理由は、確認の順番が決まることです。 担当者はまず最後の表を掲載一覧と照らし、番号と注意度が合っているかを見てから本文を読みます。本文の言葉の確認は、番号が合ってからです。

2つ目は、開発部門の読み方がそろうことです。 毎月同じ欄が同じ順で並ぶので、開発者は「お願い」の欄だけを拾い読みできます。担当者ごとの書き方の違いが消えます。

3つ目は、翌月の続報が書きやすくなることです。 公報番号が決まった欄にあるので、前月の版から同じ番号を探して、続報として引けるようになります。

システムへ連携する

配布は自動にしません。 課長の承認の後に、担当者が開発部ごとのチャネルに掲載します。承認前の下書きが開発部門に見える経路を作らないためです。

開発部ごとの版は、その開発部の人だけが見られる場所に置きます。 版ごとに置き場所の権限を分けておけば、ある開発部のテーマ名が書かれた版を、別の開発部の人が開くことはありません。

人が確認する

1. 最後の確認用の表を、掲載一覧と照らす … 公報番号、注意度、項目の数が合っているかを見ます
2. 禁じた言葉を検索する … Word の検索で「該当」「触れ」「侵害」「回避」「問題な」を探します。見つかったら、メモの表現を確かめて決まった文に直します
3. 「何の特許か」をメモと読み比べる … 請求項の要点の範囲を出ていないか、言い換えで意味が変わっていないかを見ます
4. 他の開発部のテーマ名が無いかを見る … 伏せている名前の一覧で検索します
5. 課長が読み、承認する … 言葉の強さと、載せる項目の過不足を見ます

2番目を、目で読むのではなく検索で行うのが要です。 60項目を読み通すと、言い換えられた断定を見落とします。禁じた語を機械的に探し、見つかった箇所だけを読むほうが確実です。

目標は、1項目あたり7分です。 番号の照合と禁じた語の検索で数分、メモとの読み比べで数分という見込みです。7分を大きく超える月は、メモの様式が崩れていないかを先に疑います。

例外に対処する

上から3行目までは、毎月どこかで起きます。 どれもAIの問題ではなく、メモと掲載一覧の書き方の問題です。 メモの様式を直すほうが、プロンプトを直すより効きます。

記録を残す

• 開発部ごとのお知らせの版（承認した版と、承認前の下書き）
• その月の掲載一覧と、参照させた調査メモの一覧
• 確認用の表（公報番号・注意度・根拠にしたメモ）
• 人が直した箇所 … 禁じた言葉を直した、メモと意味が違った、番号が違った
• 課長の承認の日付と、配布した日付
• その月に使ったプロンプトと言葉の決まりの版

最後の行は、言葉の決まりを直したときのためです。 禁じる語を足した月と足す前の月で、下書きの直しの量がどう変わったかを比べられます。どの版の決まりで書かせたかが分からないと、直した効果を確かめられません。

2つ目で掲載一覧を月ごとに残すのは、ある特許をいつ、どの開発部に知らせたかを後から示すためです。 開発部門から「その特許は聞いていない」と言われたときに、どの版の何番目に載せたかを答えられます。

4つ目の記録は、言葉の決まりを育てる材料になります。 AIがどんな言い換えで断定を書いたかを集めると、禁じる語の一覧に足すべき表現が見えてきます。