貸衣装店が手書きの貸出票から礼服・留袖・寸法・小物・返却日を読み取り、返却の期限の台帳と貸出の前の準備の一覧を作る

処理の起点を決める

読み取りは、店ごとのライブラリにスキャンが保存されたことを起点にします。 どちらの店の貸出かは、保存したライブラリで決めます。スキャンは1枚1ファイルにし、処理が終わったファイルは、台帳への登録が成功したときだけ処理済みのフォルダーへ移します。

一覧は、毎朝の開店前に動く定時のフローで作ります。読み取りのフローと分けておくのは、スキャンが1枚も無かった日にも、返却の遅れの一覧は出す必要があるからです。 読み取りのフローの最後で一覧を作ると、スキャンの無い日は一覧が出ません。

定時のフローは、前の晩のスキャンの読み取りが終わった後に動くよう、開店の1時間ほど前に置きます。 閉店後のスキャンが遅れた日に、読み取りの途中で一覧を作ると、前の日の貸出が準備の一覧から抜けます。読み取りの残りが店のライブラリにあれば、一覧の先頭に「未処理あり」と出します。

入力データを集める

質を決めるのは、衣装の一覧です。 衣装番号が一覧と当たれば、品目と寸法は一覧の側から引けるので、票の手書きの寸法は「お客様の寸法」として別に持てます。 衣装の寸法とお客様の寸法が離れていれば、寸法直しが要るという印になります。

学習に使う見本は、少なくとも5枚です。 カスタム テンプレート モデルは、様式ごとに少なくとも5枚の見本を用意するよう案内されています。数字の書き癖の違う担当者の票を混ぜ、日付を書き直した票、小物のチェックが斜線で消された票も入れます。

データの取得方法を決める

読み取りは、Power Automate からコネクタの操作を呼びます。

日付は、単語の信頼度を必ず見ます。 欄の信頼度は「値の位置が正しいか」の確からしさで、「11/3」を「11/8」と読んだかどうかは、単語の信頼度に出ます。 2024-11-30 の版から、カスタムモデルの欄の信頼度に単語の信頼度が含まれるようになりました。

小物のチェックは、選択マークの状態と信頼度を合わせて見ます。 選択マークの欄は、欄の信頼度とチェックの信頼度を合わせて見るよう案内されています。斜線で消したチェックは、付いているのか消したのかが読み取りでは決まりません。 信頼度が低いものは要確認にします。

台帳の重なりの照合は、「項目の取得」のフィルターで行います。 同じ衣装番号で、台帳の貸出のお渡しの日が新しい貸出の返却の予定日以前、かつ返却の予定日が新しい貸出のお渡しの日以後のものを取れば、期間の重なる貸出だけが返ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDF か画像（JPG、PNG、BMP、TIFF）であることを確かめます
2. 1枚1ファイルの確認 … 2ページ以上の PDF は、ページで分けるか店に戻します
3. 解像度の確認 … 文字の高さの下限は、1024×768の画像で12ピクセル（150 DPI で約8ポイント）です。日付の欄が小さい様式なら、スキャンの解像度を上げます
4. 複写の濃さ … 店の控え（1枚目）をスキャンします。下の紙ほどチェックの印と数字の細い線が薄くなります
5. 日付の書き方の正規化 … 「11/3」「11月3日」「3日」を、受付日の年月をもとに年月日にそろえます。月が書かれていない「3日」は、受付日より後の最初の3日とせず、要確認にします

5番目で「推測しない」ことを決めておくのが大事です。 「3日」とだけ書かれた返却の予定日は、今月の3日か来月の3日か、票からは決まりません。決まらないものを決めたことにすると、毎朝の一覧が1か月ずれます。

AIに処理させる

AIにさせるのは、決まった欄の文字とチェックの状態を、信頼度とともに返すことだけです。 日付の前後の確かめ、重なりの照合、一覧づくりは Power Automate の条件で行います。

台帳に登録するときと毎朝の一覧を作るときに、次のことを照らします。 どれも Power Automate の条件で、AIの判断ではありません。

1行目と2行目が、この構成の失敗の大半です。 どちらも、空いていたり読めなかったりした欄を、もっともらしい値で埋める誤りです。埋めた値は台帳の上では正しい値と見分けがつかず、毎朝の一覧にそのまま流れます。

指示内容を固定する

この構成の読み取りはカスタム テンプレート モデルで、生成AIへの文章の指示はありません。指示にあたるのは、ラベルの付け方と、Power Automate の条件の設定です。

【ラベルの付け方（Document Intelligence Studio でモデルを作るとき）】
- slip_no, received_date, customer_name, phone … 欄の値
- use_wedding, use_funeral, use_ceremony … 選択マーク（用途）
- use_date, pickup_date, return_date … 欄の値（日付）
- item_no_1, item_no_2, item_no_3 … 欄の値（衣装番号）
- height, size_go, yuki, waist, foot … 欄の値（お客様の寸法）
- acc_nagajuban, acc_obi, acc_obiage, acc_obijime, acc_zori, acc_bag,
  acc_suehiro, acc_tie, acc_vest … 選択マーク（小物）
- dressing_yes, dressing_no, deliver_store, deliver_ship … 選択マーク
- 見本は少なくとも5枚。担当者ごとの書き癖、日付の書き直し、
  斜線で消したチェックのある票を混ぜる。

【Power Automate の条件（読み取りのフロー）】
1. 文書の種類の信頼度が 0.80 未満 → 票ごと「要確認（様式違い）」
2. 日付の欄は、単語の信頼度が 0.85 未満なら「要確認」。値は空のまま
3. 月の無い日付は、年月を補わずに「要確認」
4. pickup_date ≦ use_date ≦ return_date でなければ「要確認」
5. return_date が空なら「要確認」。use_date から計算して埋めない
6. item_no を衣装の一覧と照らし、当たらなければ「要確認」。近い番号に寄せない
7. 当たった item_no ごとに、台帳を「項目の取得」で引き、
   期間の重なる貸出があれば「重なり」として受けた店の担当に知らせる
8. 小物の selected の信頼度が 0.80 未満なら、その小物を「要確認」
9. 要確認が1つでもあれば、台帳の status を needs_check にして知らせる

【Power Automate の条件（毎朝の定時のフロー）】
A. 返却の期限：return_date が今日より前、かつ returned が false、
   かつ status が ready の行 → 店ごとの「返却の遅れ」の一覧
B. 準備：pickup_date が今日から3日以内、かつ status が ready の行
   → 作業場の「準備」の一覧（衣装番号・棚・寸法直しの要否・小物）
C. status が needs_check のまま2日以上たった行 → 店長への知らせ

5番目の「計算して埋めない」は、店の決まりの日数があっても守ります。 決まりの日数どおりに返す約束をしたなら、担当者はそう書くはずです。空欄なのは、書き忘れか、別の日を約束して書かなかったかのどちらかで、どちらも票を書いた人にしか分かりません。

Cを足しているのは、要確認が放置されると一覧から抜けるからです。 status が needs_check の行はAとBに出ないので、確かめられないまま返却の予定日を過ぎても、遅れの一覧に出ません。 放置された要確認を別に知らせます。

出力形式を固定する

次の形で、衣装1着ごとに台帳に1行を登録します。

{
  "slip_no": "",
  "store": "本店",
  "item_no": "TM-0412",
  "item_type": "黒留袖",
  "item_size": "",
  "customer_name": "",
  "phone": "",
  "use": "wedding | funeral | ceremony | null",
  "pickup_date": "2026-11-06",
  "use_date": "2026-11-07",
  "return_date": "2026-11-09",
  "customer_size": { "height": "", "yuki": "", "waist": "" },
  "accessories": [
    { "name": "帯締め", "lent": true, "returned": false }
  ],
  "dressing": true,
  "flags": ["overlap:TM-0412", "return_date_missing"],
  "status": "ready | needs_check",
  "returned": false,
  "image_link": ""
}

1つ目の理由は、衣装1着ごとに行を分けられることです。 1枚の票で留袖と長襦袢と帯を貸せば、3行になります。重なりの照合も返却の照合も、衣装番号ごとに行えます。 1枚の票を1行にすると、2着目以降の衣装の重なりが見えません。

2つ目は、accessories に lent と returned を並べて持つことです。 返却のとき、担当者は returned に印を付けるだけで、lent が true で returned が false の小物が、戻っていない小物として残ります。

3つ目は、flags に理由を持たせることです。 「重なり：TM-0412」「返却の予定日なし」と分かれば、店頭の担当は票の画像を開く前に何を確かめるかが分かります。

システムへ連携する

お客様への電話は自動にしません。 返却の遅れの一覧は、電話をかける相手の一覧です。遅れの理由を聞き、延滞料をどうするかを決めるのは担当者です。 自動の督促の連絡は、葬儀の後の喪服の返却のように、相手の事情に配慮が要る場面で特に避けます。

人が確認する

1. 店頭の担当が、要確認の貸出の flags の欄だけを票の画像で確かめる … 台帳を直し、status を ready にします
2. 重なりが出たら、先に受けた貸出と後の貸出の両方を確かめる … 本当に重なっているなら、後のお客様に別の衣装を相談します
3. 毎朝、返却の遅れの一覧を見て電話する … 電話した日と相手の返事を台帳に残します
4. 作業場の担当が、準備の一覧で衣装を出す … 衣装番号の札と台帳を照らし、寸法を合わせ、小物をそろえます
5. 返却のとき、小物の一覧に印を付ける … 戻っていない小物があれば、その場でお客様に伝えます

2番目で「両方」を見るのは、先の貸出の読み取りが誤っていることもあるからです。 先に登録した貸出の返却の予定日を読み違えていれば、重なりは見かけだけです。

目標は、300件をならして1件3分です。 要確認に回るのは2割前後という想定で、それより多い月は、ある担当者の書き方か、スキャンの濃さに理由があります。

例外に対処する

上の4行は、どれも空や読めないものを空や読めないまま残す規則です。 台帳に空欄が残ると見栄えは悪いのですが、空欄は人が見るべき場所の印です。 埋めてしまうと、その印が消えます。

記録を残す

• 貸出票のスキャンと、保存した日時・店
• 読み取りの結果の全文（欄の値・選択マーク・信頼度）
• 台帳に登録した値と flags、重なりの照合で当たった貸出の票番号
• 担当者が直した記録 … どの欄を、何から何に直したか。延長の電話による返却の予定日の変更を含む
• 返却の遅れの電話をかけた日と、お客様の返事
• 返却のときの小物の印

4つ目で延長の記録を残すのは、遅れの一覧の正しさを後で確かめるためです。 延長の電話を受けたのに台帳を直していなければ、そのお客様に督促の電話がかかります。