工場の総務が来訪者・工事業者の入構申請を Power Automate で受け、作業の危険と入る区域から教育の受講と保護具の要否を確かめて、入構証の発行と当日の連絡を回す

処理の起点を決める

申請のフローは、入構申請のフォームが送られたときに動きます。 受入担当が申請を出したその時に判定し、作業の許可が要るものは、すぐに安全衛生の担当へ承認を求めます。 来訪日の前日にまとめて見ると、許可の手続きが間に合わず、業者の作業が延びます。

当日のフローは、Recurrence で毎朝7時に動きます。 守衛所の交代と、製造の職場の朝礼の前に、その日の入構と作業の一覧が届くようにします。朝礼で「今日は屋根で溶接がある」と伝えられれば、職場の側も上を通る動線と換気を前もって決められます。

来訪日の変更は、新しい申請として出し直してもらいます。 申請の番号を書く欄を置き、出し直しの申請は前の申請を「取消」にしてから判定します。 同じ業者の同じ作業が2行並ぶと、守衛所の一覧が混乱します。

入力データを集める

質を決めるのは、作業の内容の書き方と、保護具の表です。 作業の内容の欄には、「何を、どこで、どうやって」を書くよう説明を付けます。「ポンプの点検」だけでなく「2号棟の屋上のポンプの分解点検。グラインダーを使う」のような書き方の見本を、フォームに載せます。

受講の記録は、名前の読みの列を持たせます。 漢字の表記ゆれ（髙と高、﨑と崎）で引けないことを防ぐため、会社名と名前の読みでも引けるようにします。 読みはフォームの入構する人の欄にも書いてもらいます。

データの取得方法を決める

受講日の有効の確認は、フローの式で行います。 受講日に1年を足した日が来訪日より後かを、式で比べます。見つからない人と、受講日が1年より前の人は、「受講が要る」として受入担当へ返します。

保護具は、区域ごとに引いてから、作業の危険の列を合わせます。 公式のページでは、Get items の Filter Query は OData の書き方で返す行を絞れます。区域の行を引き、AIの判定で true になった危険の列の保護具を足し合わせます。区域が複数なら、区域ごとの保護具をすべて合わせます。

入構する人が複数なら、受講の確認は1人ずつ回します。 フローの繰り返しで名前と読みの組ごとに Get items を呼び、受講が要る人だけを集めた一覧を作ります。10人のうち1人だけが未受講なら、受入担当にはその1人の名前だけが届きます。全員分の結果を並べて送ると、受講が要る人が埋もれます。

AIへ渡す前に整形する

1. 入構する人の分割 … 名前の欄を1人ずつに分け、名前の読みと組にします
2. 来訪日の確認 … 来訪日が過去、または申請の日から翌日までのものは「急ぎ」の印を付けます
3. 区域の確認 … 区域の選択が空なら、AIを呼ばずに受入担当へ聞き返します
4. 作業の内容の長さの確認 … 数文字（「点検」「打合せ」）なら、見本の書き方で書き直してもらう連絡を送ります
5. 重複の確認 … 同じ会社・同じ来訪日・同じ区域の申請があれば、二重の申請として印を付けます

4番目は、AIの判定の質を決めます。 「点検」だけでは、AIは危険を判定できず、判定できないことを「危険なし」と返しがちです。 短すぎる作業の内容は、AIに渡す前に止めます。

見学と商談の来訪は、区域が事務所棟だけなら判定を簡単にします。 入る区域の選択で事務所棟だけが選ばれ、作業の内容が「打合せ」なら、AIを呼ばずに「来客」として保護具なしで進めます。

AIに処理させる

させるのは、作業の内容と区域から、来訪の種別を1つ選び、作業に含まれる危険を真偽で返し、根拠の言葉を書き出すことだけです。

4行目がいちばん大事な線です。 「ポンプの分解点検」と書かれていると、AIは溶接の言葉が無いので hot_work を false にします。それ自体は正しい判定ですが、「火気は無い」と言い切っているわけではありません。 そこで、危険ごとに true／false に加えて、作業の内容からは分からないことを示す unclear_hazards を返させます。

指示内容を固定する

あなたは工場の総務で、入構申請の作業の内容から、作業に含まれる危険を判定します。
申請に書かれた言葉だけを根拠にしてください。

【入力】
- 来訪の目的と作業の内容：{work_description}
- 入る区域：{areas}
- 持ち込む機材：{equipment}

【来訪の種別】visit_type を1つ選ぶ：meeting, delivery, maintenance, construction, other

【作業の危険】次を true / false で返す。
- hot_work：溶接、溶断、グラインダー、バーナーなど火花や炎を出す作業
- work_at_height：屋根、屋上、足場、高所作業車、脚立での天井の作業
- electrical：分電盤、受電設備、停電、配線の切替え
- confined_space：タンク・槽・ピット・マンホールの内部に入る作業
- chemicals：薬品・溶剤・塗料を使う、配管の内容物を抜く
- crane：クレーン、ホイスト、玉掛け、重量物のつり上げ
それぞれ true にした根拠の言葉を evidence に写す。

【分からないこと】
作業の内容から、ある危険が含まれるかどうか判断できないときは、
その危険の名前を unclear_hazards に入れる（例：「配管の補修」は溶接の有無が分からない）。

【厳守事項】
- 作業を許可してよいか、どの保護具が要るか、どの安全の措置を取るかを書かないでください。
- 書かれていない危険を推し量って true にしないでください。代わりに unclear_hazards に入れてください。
- 持ち込む機材に危険を示す機材（溶接機、高所作業車など）があれば、その危険を true にしてください。
- Don't include JSON markdown in your answer.

「推し量って true にせず、unclear_hazards に入れる」が、この指示の要です。 推し量って true にさせると、承認の依頼が増えすぎて安全衛生の担当が流し見るようになります。逆に false で済ませると、溶接を含む補修が承認を通らずに入ります。 分からないことを分からないと返させ、unclear_hazards が空でなければ受入担当に聞き返す分岐を置きます。

持ち込む機材を入力に入れるのは、作業の内容より機材のほうが正直だからです。 「配管の補修」と書かれていても、持ち込む機材の欄に「溶接機」とあれば、火気の作業です。

出力形式を固定する

プロンプトの出力を JSON にし、形を Custom で固定します。

{
  "visit_type": "construction",
  "hazards": {
    "hot_work": true,
    "work_at_height": true,
    "electrical": false,
    "confined_space": false,
    "chemicals": false,
    "crane": false
  },
  "evidence": [
    {"hazard": "hot_work", "text": "持ち込む機材：アーク溶接機"},
    {"hazard": "work_at_height", "text": "3号棟の屋根の配管の補修"}
  ],
  "unclear_hazards": [{"hazard": "electrical"}]
}

1つ目の理由は、hazards の真偽を承認の条件と保護具の表の列にそのまま使えることです。 フローの条件で、hot_work・work_at_height・confined_space・electrical のどれかが true なら承認へ。保護具の表の列の名前を hazards の名前とそろえておけば、 true の列の保護具を足すだけで済みます。

2つ目は、形が実行のたびに変わらないことです。 公式のページでは、JSON の例を書き換えると形が Custom になり、保存したときの形がフローで使われ、変わりません。 evidence と unclear_hazards は、キーを持つ要素の配列で例を書きます。キーの無い配列の形は定義できないとされています。

3つ目は、evidence を承認の依頼に載せられることです。 安全衛生の担当は、申請の全文を開かずに、なぜ火気と判定されたかを読めます。

システムへ連携する

受入担当への連絡は、総務の共有メールボックスから送ります。 公式のページでは、Send an email from a shared mailbox (V2) はフローのアカウントにそのメールボックスへのアクセス権が要ります。 本文には、入構証の番号、受講が要る人、要る保護具、承認の結果を決まった形で書きます。業者への連絡は受入担当が行い、 フローから業者へは送りません。

当日の一覧は、区域を受け持つ職場のチャネルに分けて流します。 区域と職場の表から職場のチャネルを引き、その職場の区域で行われる作業だけを流します。公式のページでは、Teams の投稿は約28KBまで、プライベートチャネルには投稿できないとされています。第3章の（d）の「隣の職場に伝わらない」は、ここで止めます。

人が確認する

1. 安全衛生の担当が承認する … 火気・高所・酸素欠乏・電気の作業の申請を、evidence と作業の内容で確かめ、作業の許可の手続き（火気の使用の届けなど）と合わせて承認するか差し戻します
2. unclear_hazards を受入担当が答える … 聞き返しの連絡に、溶接の有無などを書いて返します。返事で申請を直し、判定をやり直します
3. 受講が要る人を受入担当が手配する … 来訪日までに入構者教育を受けてもらうか、当日の入構の前に受けてもらいます
4. 毎朝、安全衛生の担当が承認の要らなかった申請を流し見る … AIの取りこぼしを拾います
5. 守衛所が入構のときに保護具を確かめる … 一覧の保護具と、業者が着けているものを見比べます

承認の依頼には、判定の材料をすべて載せます。 作業の内容、持ち込む機材、入る区域、evidence、unclear_hazards を並べ、安全衛生の担当が申請の画面を開かずに決められるようにします。差し戻すときは理由を書いてもらい、その理由をそのまま受入担当への連絡に入れます。承認を待つあいだはフローが止まるので、来訪日の前日の夕方までに承認が無いものは、守衛所の一覧に「承認待ち」と出します。

4番目を省かないでください。 AIが false を返した申請の中に、「天井の照明の交換」のような高所の作業が混ざります。一覧で区域と作業の内容を流し見るだけで、数分で済みます。

目標は、600件をならして1件3分です。 来客と納品はほぼ確かめるだけ、工事と保守は承認と聞き返しに時間がかかります。

例外に対処する

AIが止まったときは、承認へ倒します。 公式のページでは、プロンプトは利用の上限や混み合いによる制限を受けることがあるとされています。止まった申請を承認の要らない側に流すと、危険のある作業が素通りします。

記録を残す

• 入構申請の回答（受入担当、会社、入構する人、来訪日、区域、作業の内容、機材）
• AIの判定（来訪の種別、危険ごとの真偽、根拠の言葉、分からない危険）
• 受講の確認の結果と、引いた受講日
• 引いた保護具と、そのときの保護具の表の内容
• 承認した人、承認の日時、差し戻しの理由
• 入構証の番号、当日の一覧を流した日時と宛先

4つ目で「そのときの表の内容」を残すのは、表を後から直すためです。 保護具の決まりを変えた後で、過去の作業でどの保護具を求めていたかを確かめられます。