新しい部材の仕入先選定で複数社から届いたRFI（情報提供依頼）の回答を、Copilot で質問項目ごとに並べ、回答の抜けと追加の質問を作る

処理の起点を決める

仕入先1社分の回答がそろったことを、担当者が確かめた時点を起点にします。 自動では動かしません。回答は1通のメールで終わるとは限らず、「添付を追加で送ります」「認証の写しは後日」と分かれて届くことが多いからです。途中の段階で抜き出すと、後から届いた資料に答えがあるのに「抜け」と出ます。

担当者は、仕入先のフォルダにファイルを保存し終えたら、Teams の調達開発グループのチャネルに「A社分そろい」と書きます。この書き込みが、その仕入先の処理を始める合図です。 5社分がそろうのを待たず、そろった会社から順に抜き出します。 第3章の（d）で書いた聞き返しの遅れは、ここで縮みます。

入力データを集める

質を決めるのは、質問票の「回答に求める形」の列です。 「生産能力」という質問に「月産の数量（個／月）」と書いておけば、設備の台数だけの答えを「条件付き」ではなく「形が違う」と判断する手がかりになります。この列が空の質問票では、AIも人も、何をもって答えとみなすかを決められません。 ひな形の段階でこの列を埋めておくのが、最初の準備作業です。

メール本文の回答は、PDFにしてフォルダに入れます。 ノートブックの参照には、作成時の候補の絞り込みに Emails も出てきますが、どのメールを根拠にしたかを後から追えるよう、ファイルとして固定するほうが確かめやすくなります。

データの取得方法を決める

RFIごとにノートブックを1つ作り、参照を3種類加えます。 質問票、区分の決まり、仕入先ごとのフォルダです。仕入先のフォルダは、SharePoint のフォルダごと参照に加えられます。

質問票と区分の決まりをファイルとして直接加えるのには理由があります。 公式のページでは、共有の場所を参照にした場合は指示に関係の深いファイルが選ばれるとされ、特定のファイルを確実に含めたいときは、ノートブックに直接追加するよう書かれています。質問票が選ばれなかった回では、質問IDの対応づけそのものが崩れます。

フォルダの名前は「S01_A社」のような決まった形にし、指示の中で仕入先を名指しするときの取り違えを防ぎます。 公式のページでは、参照のファイルが更新されると答えもそれに沿うとされているので、回答の差し替えは上書きせず、版を付けて残します。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイルの形式をそろえる … 対応形式は .docx、.pptx、.xlsx、.pdf ほかです。図面の画像ファイルや圧縮ファイルは、参照の対象外なので、中身を取り出すか、答えに関係する資料だけをPDFにします
2. 画像だけのPDFを見分ける … スキャンした認証の写しやカタログは、文字を選べないPDFのことがあります。公式のページは対応形式に .pdf を挙げていますが、画像の中の文字まで読むかは書かれていません。 文字を選べないPDFは、仕入先に文字の入ったPDFを頼むか、担当者が該当の部分を書き起こします
3. メール本文を固定する … 回答の書かれたメールは、送信日時と差出人が見える形でPDFにします
4. 版を分ける … 仕入先が回答を差し替えてきたら、古いファイルを「旧」のフォルダに移し、参照に入るのを最新の版だけにします

2番目は、試す段階で必ず数えてください。 小さな仕入先ほど、認証の写しや設備の一覧をスキャンして送ってきます。画像の中にしか答えが無い質問は、AIからは「抜け」に見えます。 本当の抜けと、読めていないだけの抜けを混ぜると、仕入先に要らない聞き返しを送ることになります。

AIに処理させる

させるのは、仕入先1社分の回答から、質問IDごとに答えを抜き出し、区分と根拠の箇所を付けること、そして追加の質問の案を作ることです。

wrong_form と reference_only を分けて持つのが、この構成の要です。 どちらも比較表では「答えあり」と写されがちな型で、第3章の（b）と（c）の原因です。区分を細かく持てば、人は「答えあり」の行の中からこの2つを先に見ることができます。

reference_only は、別紙を探して見つからなかったときだけ付けさせます。 別紙に答えがあれば answered です。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「RoHS指令への対応」の答えが無い仕入先について、「一般に対応していると考えられます」と書いて answered にする。それらしい補いは、読み手には区別がつきません。 指示で禁じたうえで、根拠の箇所が空の answered が無いかを人の確認で見ます。

指示内容を固定する

あなたは製造業の購買部で、RFI（情報提供依頼）の回答を整理する担当です。
このノートブックの参照のうち、次のものだけを使ってください。
- 質問票：RFI-2026-031_質問票.xlsx
- 区分の決まり：RFI回答の区分の決まり.docx
- 仕入先の回答：フォルダ「{仕入先フォルダ名}」の中のファイル
他の仕入先のフォルダのファイルは、根拠にも参考にも使わないでください。

【やること】
質問票のすべての質問IDについて、この仕入先の回答を探し、
次の列を持つ表を1つ作ってください。質問IDの順に、抜かさずに並べます。
質問ID｜回答の要旨｜区分｜根拠のファイル名｜根拠の箇所｜根拠の原文｜追加の質問の案

【区分の選び方】
- answered ......... 質問票の「回答に求める形」のとおりに答えている
- conditional ...... 答えているが、条件や前提が付いている
- wrong_form ....... 答えはあるが、求めた形（数値・単位・有無）と違う
- reference_only ... 「別紙参照」等とあり、別紙を探しても該当の記述が無い
- not_answered ..... どのファイルにも該当する記述が無い
- cannot_read ...... 該当しそうなファイルがあるが、文字が読めず判断できない
迷ったときに answered を選ばないでください。

【厳守事項】
- 回答に書かれていないことを、推測や一般的な値で埋めないでください。
  書かれていなければ not_answered です。
- 「別紙参照」と書かれていたら、その別紙を探してから区分を決めてください。
- 数値は原文の数値と単位のまま写してください。換算・丸め・合算をしないでください。
- 根拠の原文には、根拠にした文を原文のまま短く写してください。
  要約したものを原文の欄に書かないでください。
- 根拠の箇所には、ページ番号・シート名とセル・見出しのいずれかを書いてください。
- 認証の有効期限は読み取った日付だけを書き、有効かどうかを判断しないでください。
- 仕入先の良し悪し、順位、推奨は書かないでください。
- 追加の質問の案は、区分が answered 以外の質問にだけ作ってください。
  1問につき1〜2文、丁寧語で、何を・どの形で答えてほしいかを具体的に書きます。

表のあとに、区分ごとの件数を1行で書いてください。

「迷ったときに answered を選ばない」を最初の段落近くに置くのは、意図してのことです。 何も言わないと、何か書いてある行はほぼ answered になります。区分の初期値を「答えあり」から外すことで、第3章の（b）の型が拾われやすくなります。

根拠の原文と根拠の箇所を別の列にしているのは、確認を速くするためです。 原文が写してあれば、多くの行はファイルを開かずに区分を確かめられます。箇所はファイルを開いて確かめる行のためにあります。 原文の列が空の answered は、その時点で疑ってかかります。

最後の「区分ごとの件数」は、行の抜けを見るためです。 40問なら合計は40で、合わなければ質問IDが飛ばされています。

出力形式を固定する

ノートブックの答えは、決まった列の表で受け取ります。 後段は人が比較表のファイルに貼り付けるので、システムに渡す JSON ではなく、列の並びを固定した表にします。

【仕入先：S02_B社　RFI-2026-031 樹脂成形品】
質問ID｜回答の要旨｜区分｜根拠のファイル名｜根拠の箇所｜根拠の原文｜追加の質問の案
Q-07｜成形機12台を保有｜wrong_form｜B社_会社案内.pdf｜p.6 設備一覧｜射出成形機 12台（50t〜350t）｜月あたりの生産可能数量（個／月）を、本件の部品の大きさを前提にご教示ください。
Q-12｜RoHS指令に対応｜answered｜B社_回答書.docx｜3.2 環境｜RoHS指令（EU）2011/65/EU に準拠した材料を使用｜－
Q-15｜詳細は会社案内参照｜reference_only｜B社_回答書.docx｜4.1 品質｜詳細は弊社会社案内をご参照ください｜品質の検査体制（受入・工程内・出荷の各検査の有無と方法）を、回答書の様式でご記入ください。
Q-21｜ISO 9001 認証取得、有効期限 2027-03-31｜answered｜B社_認証写し.pdf｜p.1｜（有効期限）2027年3月31日｜－
Q-28｜記載なし｜not_answered｜－｜－｜－｜供給が止まった場合の代替の生産拠点の有無をご教示ください。
区分ごとの件数：answered 31／conditional 3／wrong_form 2／reference_only 1／not_answered 3／cannot_read 0（計40）

列を固定する理由は3つあります。

1つ目は、比較表への貼り付けが機械的になることです。 仕入先ごとのシートに貼った表から、要旨と区分を集約のシートに照合の式で引きます。写す作業が、貼る作業に変わります。

2つ目は、区分で色分けできることです。 答えが弱い質問がどこに集まっているかが一目で分かります。

3つ目は、追加の質問の案の列を集めれば、そのままメールの下書きになることです。

システムへ連携する

購買システムとはつなぎません。 この構成が出すのは、RFQの前の段階の整理までです。仕入先の登録や評価の点数は、選定が終わってから従来の手順で入れます。

追加の質問の送信も、人が行います。 案のままでは、仕入先の担当者の名前も、これまでのやり取りの経緯も入っていません。送る前に、宛先と文面を担当者が整えます。

人が確認する

担当者は、仕入先1社分の表を、区分の順に確かめます。

1. 件数を見る … 区分ごとの件数の合計が質問の数と合っているかを確かめます。合わなければ、抜けた質問IDを指名して出し直させます
2. answered のうち、数値で求めた質問を見る … 原文の列を読み、求めた形と単位で答えているかを確かめます。ここで wrong_form に直す行が出ます
3. answered で原文の列が空の行を見る … 推測で埋めた疑いのある行です。根拠の箇所を開いて確かめます
4. not_answered と reference_only を見る … 本当に書いていないかを、ファイル名から当たりを付けて確かめます。聞き返す前の最後の確認です
5. cannot_read を処理する … 仕入先に文字の入ったPDFを頼むか、担当者が該当の部分を読みます
6. 区分を変えたら記録する … どの質問IDを、どの区分からどの区分に変えたかを、比較表の備考の列に残します

2番目と3番目を省かないでください。 not_answered は聞き返せば仕入先が答えてくれますが、誤った answered は、誰も聞き返さないまま比較表に残ります。 確認の時間の大半は、この2つに使う想定です。

目標は、1社分を30分で終えることです。 確かめるのは数値の質問と answered 以外の質問で、全体の3〜4割です。

例外に対処する

上から3行目と4行目が、試す段階でいちばん多く出るはずです。 どちらも受け取り方の問題で、 送付の文面に「回答は文字の入ったPDFか、質問票への記入で」と一文足せば多くは減ります。

5行目は、出たら必ず記録してください。 他社のフォルダが同じ参照にある以上、ゼロにはなりません。頻繁に出るなら、ノートブックを仕入先ごとに分けます。

記録を残す

• 仕入先ごとの回答のファイル（旧版を含む）と、受け取った日時
• Copilot が返した仕入先ごとの表の全文（比較表のファイルの仕入先ごとのシート）
• 人が区分を変えた記録 … 質問ID、変更前と変更後の区分、理由
• 送った追加の質問と、その回答が届いた日時
• RFQに進めた仕入先と、その判断の理由（比較表の集約のシートの欄）

3つ目の「区分を変えた記録」が、指示を直すときの材料になります。 answered から wrong_form に直した行がどの質問に多いかを見れば、質問票の「回答に求める形」の書き方か、指示の区分の説明のどちらを直すべきかが分かります。

Copilot とのやり取りそのものも残ります。 公式のページでは、ユーザーのプロンプトと Copilot の応答は Copilot の利用履歴として保存され、管理者は Microsoft Purview で保持のポリシーを設定できるとされています。ただし、ノートブックの削除は現在は元に戻せないと公式のページにあるので、RFIが終わるまで消さず、比較表のファイルを正本にします。