介護施設が利用者の家族に毎月送るお便りの原稿を行事と生活の記録から下書きし、名前・写真・体調の載せ方を掲載の同意と照らして点検する

処理の起点を決める

毎月の発行日の10日前に、お便りの担当が行事の記録を締めます。 締めた時点で共有フォルダにある記録と写真から作ります。行事の当日に1記事ずつ作る運用にはしません。 同じ利用者が何度も出ていないか、写真が偏っていないかは、号全体を見ないと分からないからです。

号ごとに、プロジェクトの中で新しいチャットを開きます。 前月号のチャットで続けると、先月の行事の様子が今月の記事に混ざることがあります。前月号は、ソースに置いた版だけを見させます。

点検は、下書きの空欄を担当が埋めた後に行います。 空欄を埋める前に点検すると、担当が書き足した一文が点検されないまま紙面に載ります。点検は、紙面に載る文に対して行います。

入力データを集める

質を決めるのは、行事の記録の「様子・発言」の欄です。 「皆さん楽しまれました」としか書かれていなければ、AIも同じことしか書けません。記録に書かれていない様子を、AIに作らせないためです。 記録には、誰が何をして、どんな言葉が出たかを1行ずつ書いてもらいます。

行事の記録と同意の区分は、次のような形で渡します。

【行事の記録】デイサービス〇〇 10月の行事
行事：秋の作品づくり（10/10 14:00〜15:00、ホール）
内容：落ち葉と木の実でリースを作った。職員3名
・利用者1：松ぼっくりを並べる係。「昔は山で拾ったもんだ」と話された
・利用者2：リボンを結ぶのを職員と一緒に。完成品を玄関に飾った
・利用者3：見学のみ（体調のため。※記事に書かない）
写真：P01〜P04

【同意の区分】
利用者1：名前＝名字のみ可／写真＝可／誕生日＝月日のみ可
利用者2：名前＝不可／写真＝後ろ姿・手元のみ可／誕生日＝不可
利用者3：名前＝フルネーム可／写真＝可／誕生日＝月日と年齢可

【写真の一覧】
P01：利用者1（顔が写る）、背景にホワイトボード（予定表の文字）
P02：利用者2（顔が写る）、手元のリース
P03：利用者1・利用者2（手元のみ）
P04：完成したリース（人は写らない）

【在籍の変化】
退所：利用者7（10/3）／退職した職員：職員E

「※記事に書かない」の書き方を、職員の記録の決まりに入れます。 職員は記録として正確に書く必要があります。記事に書かないことは、記録から消すのではなく印を付けます。 印の付いた行をAIが記事に使えば、点検でそのまま拾えます。

データの取得方法を決める

同意の区分は、事業所の「呼び名の対応表」から写します。 対応表は、利用開始時の同意書を読み直して担当者が一度作るものです。

対応表は、次のような形で作ります。

【呼び名の対応表】デイサービス〇〇（事業所の共有フォルダ。ChatGPT には貼らない）
| 仮の呼び名 | 本名 | 名前 | 写真 | 誕生日 | 同意書の日付 | 備考 |
| 利用者1 | （本名） | 名字のみ可 | 可 | 月日のみ可 | 2025-04-01 | |
| 利用者2 | （本名） | 不可 | 後ろ姿・手元のみ | 不可 | 2026-02-15 | 家族の希望（余白に記載） |

仮の呼び名は、号をまたいで変えません。 毎月振り直すと、前月号との照らし合わせで同じ人かどうかが分からなくなります。番号は退所した方の分も再利用しません。

同意書の余白の希望は、対応表を作るときに必ず区分に落とします。 個人情報保護委員会と厚生労働省のガイダンスでは、医療・介護関係事業者の通常の業務で想定される利用目的が別表に例示されていますが、家族向けのお便りへの掲載はその例に挙げられていません。 載せる範囲は、利用開始時の書面の同意で決めたとおりに扱います。

AIへ渡す前に整形する

1. 本名を仮の呼び名に置き換える … 職員が記録を書く段階で置き換えます。愛称や「〇〇さんの奥さん」のような書き方も置き換えます
2. 職員の名前を外す … 「職員A」のように書きます。職員の紹介の記事は、本人の同意を取った範囲で担当が後から書きます
3. 居室の番号・出身地・前の職業を外す … 名前を伏せても、組み合わせると誰のことか分かります。記事に要るものだけを残します
4. 「※記事に書かない」の印を確かめる … 体調・入院・家族の事情に触れる行に印が付いているかを担当が見ます
5. 在籍の変化を書く … 今月の退所、亡くなった方、退職した職員です

1番目は、職員が毎回手で行います。 ここを自動にする仕組みはこの構成にはありません。点検のスキルの指示に、人の名前らしい文字列があれば作業をせずに「仮の呼び名に置き換えてから貼り直してください」と返すよう書きます。

5番目は、前月号の流用で起きる誤りを止めるためです。 お誕生日の紹介や職員の紹介を前月号から写すと、第3章の（d）のように亡くなった方や退職した職員が残ります。在籍の変化を貼っておけば、点検で拾えます。

AIに処理させる

させるのは、記事の下書きと、同意の区分と在籍の変化に照らした点検の2つです。

4行目は、言葉ではなく意味で拾わせます。 「入院」「認知症」という言葉が無くても、「しばらくお休みされていた」「久しぶりにお顔を見せてくださった」は、体調の変化をほかの家族に伝える文です。 載せない話題は、言葉の一覧ではなく「体調や心身の状態の変化が分かる書き方」として決まりに書きます。

6行目は、下書きの段階でも守らせます。 下書きのときから記録に無い様子は空欄にさせ、点検では担当が書き足した文も含めて見ます。

最後の行が、いちばん気をつける失敗です。 「入院されていた」を直させると、AIは「お元気な姿を見せてくださいました」のように、体調の変化をにおわせる柔らかい言い方を選びがちです。その利用者には何も触れない、という直し方を案の第一にさせます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示（下書き用）として、次の文を置きます。

あなたは介護施設のお便りの担当を手伝い、行事の記録から家族向けの記事を下書きします。
ソースの「お便りの書き方の決まり」に従ってください。

- 利用者は仮の呼び名（利用者1など）のまま書いてください。本名を推測しないでください。
- 行事の記録に書かれた内容・様子・発言だけを使ってください。
  記録に無い様子は「【様子：記録から】」、人数は「【人数】」と空欄で残してください。
- 「※記事に書かない」の印がある行は使わないでください。
- 1記事は200〜250字。です・ます調。利用者には敬語を使い、子ども扱いする言葉を使わないでください。
- 体調・病気・入院・認知症・障害・家族の事情には触れないでください。

スキル「お便りの掲載の点検」の作業の指示として、次の文を置きます。

あなたは介護施設のお便りを発行する前に、掲載の範囲を点検する係です。
記事を書き直すのではなく、直すべき箇所と理由を示してください。

【最初に確かめること】
人の名前らしい文字列（姓・名・「さん」「様」の付いた語）があれば、点検をせず、
「仮の呼び名に置き換えてから貼り直してください」とだけ返してください。

【見ること】
1. 名前：同意の区分の「名前」を超える書き方（名字のみ可なのに名前まで等）。
2. 写真：写真の一覧で、区分が「不可」や「後ろ姿・手元のみ」の利用者が
   顔の写る写真に入っていないか。区分の無い利用者が写っていないか。
3. 誕生日：区分を超える書き方（月日のみ可なのに年齢まで等）。
4. 体調：体調・病歴・入退院・認知症・障害・心身の状態の変化が分かる書き方。
   言葉が無くても、意味として伝わるものを含めます。
5. 在籍：在籍の変化にある利用者・職員が記事や写真の一覧に出ていないか。
6. 記録に無い：行事の記録に無い様子・発言・人数が書かれていないか。

【出力】
表：番号／種類（名前・写真・誕生日・体調・在籍・記録に無い）／該当箇所（そのまま写す）／
理由（1文）／直しの案
直しの案は、まず「その記述を削る」を考え、言い換えは最後にしてください。
体調の変化を柔らかく言い換える案は出さないでください。
同意の区分を超えてよいかの判断は書かず、迷うものは「確認」としてください。
指摘が無いときは「指摘なし」とだけ書いてください。

【記事の下書き】{draft}
【行事の記録】{records}
【同意の区分】{consent}
【写真の一覧】{photos}
【在籍の変化】{changes}

「まず削るを考える」を指示に入れるのは、 体調に触れる文の直し方は、たいてい削ることだからです。言い換えを先に考えさせると、においの残る言い方が出てきます。

出力形式を固定する

下書きは記事の文、点検は表で受け取ります。 担当と管理者が読むものなので、JSONにはしません。

下書きは、たとえば次のように返ります。

【秋の作品づくり】
10月10日、ホールで落ち葉と木の実を使ったリースづくりをしました。
利用者1さんは松ぼっくりを並べる係を引き受けてくださり、「昔は山で拾ったもんだ」と
お話しくださいました。リボンを結ぶ作業は職員と一緒に進め、できあがったリースは
玄関に飾っています。面会の際にぜひご覧ください。【様子：記録から】

記録に無い「皆さん楽しそうに」は書かれず、空欄が残ります。 担当は、記録を書いた職員に様子を聞いて埋めるか、空欄ごと削ります。

| 番号 | 種類 | 該当箇所 | 理由 | 直しの案 |
| 1 | 写真 | P02 | 利用者2は「後ろ姿・手元のみ」。P02 は顔が写る | P02 を使わず、P03（手元のみ）にする |
| 2 | 体調 | 久しぶりに参加された利用者3も | 体調の変化がほかの家族に伝わる。記録でも「書かない」の印 | 利用者3に触れる記述を削る |
| 3 | 写真 | P01 背景のホワイトボード | 予定表の文字が写る | 写り込みを切り取るか、別の写真にする |
| 4 | 在籍 | お誕生日の紹介：利用者7 | 10/3 に退所 | 利用者7を削る |
| 5 | 記録に無い | 皆さん笑顔で | 行事の記録に無い様子 | 【様子：記録から】 |

1つ目の理由は、写真が番号で指摘されることです。 担当は写真の番号を見て差し替えられます。写真をAIに見せていないので、指摘の根拠は担当が書いた写真の一覧だけです。 一覧が正確であることが前提になります。

2つ目は、種類の列で管理者の読み方が変わることです。 「体調」と「在籍」の指摘は、直った後も管理者がもう一度読みます。家族からの指摘につながりやすい種類だからです。

3つ目は、指摘が無いときに「指摘なし」だけが返ることです。 点検の表が空なら、管理者は紙面だけを読みます。

システムへ連携する

ChatGPT と共有フォルダ・対応表はつなぎません。 本名に戻す作業は、担当が対応表を見ながら手で行います。この手作業が、本名を外に出さないための関門です。

点検のスキルの直しは、法人の総務だけが行います。 家族からの指摘や事業所からの相談を月に1回まとめ、載せない話題の書き方を見直します。12事業所が同じ版で点検していることを、版の日付で確かめます。

人が確認する

1. 担当が空欄を埋める … 様子や発言は、記録を書いた職員に聞いて埋めます。聞けないものは空欄ごと削ります
2. 担当が点検の指摘を直す … 写真の差し替え、記述の削除を行います。「確認」の付いたものは、同意の区分を家族に確かめます
3. 担当が本名に戻す … 対応表を見て、区分どおりの書き方（名字のみ、など）で戻します
4. 管理者が読む … 点検の表で「体調」「在籍」の指摘があったところを先に読み、紙面全体を読んで発行します

3番目は、点検の後に行う作業です。 本名に戻すときに区分を間違えれば、点検の意味がなくなります。名字のみ可の利用者をフルネームで戻していないかは、管理者がもう一度見ます。

空欄を埋める聞き取りは、短く済ませます。 記録を書いた職員に「リースづくりのとき、利用者1さんはどんな様子でしたか」と1つずつ聞くのではなく、空欄の残った記事を印刷して詰所に置き、職員に書き込んでもらいます。 書き込みが無ければ空欄ごと削ります。様子を書けない記事は、行事の内容だけで十分です。

例外に対処する

上から6行目が、この構成の弱いところです。 AIは写真を見ていないので、一覧に書かれていない人の写り込みは拾えません。 写真の確かめは、担当と管理者の目に残します。

記録を残す

• 発行したお便り（従来どおり事業所で保管）
• 呼び名の対応表と、区分を変えた日・理由（家族からの連絡など）
• 点検の表で「体調」「在籍」「写真」の指摘が出た件数と、直した内容
• 下書きに記録に無い様子が入っていた事例（号と記事）
• お便りの書き方の決まりと点検のスキルの版

ChatGPT の会話そのものは、記録として残しません。 残すのは発行したお便りと、対応表の変更の履歴です。会話の保持の期間はワークスペースの設定に従います。

対応表の変更の履歴は、とくに丁寧に残します。 家族から「先月から写真はやめてほしい」と連絡があったときに、いつ区分を変え、どの号から外したかが分からないと、発行済みの号の扱いを説明できません。区分を変えた日、連絡を受けた相手、変えた理由を1行ずつ書きます。