採用の適性検査の結果の PDF を、職種の求める人物像と照らして面接で確かめる点のメモにまとめ、採用担当の確認を経て面接官へ届ける

処理の起点を決める

文書ライブラリにPDFが保存されたことを起点にします。 応募者が検査を受け終えた日に採用担当が出力して保存すれば、その日のうちに下書きが採用担当の手元に届きます。 面接の前日にまとめて作る形にはしません。前日にまとめると、第3章の（d）と同じく、面接官に届くのが当日の朝になります。

保存するときに、応募者IDと応募職種の列を必須にします。 列が空のファイルは、フローの最初の条件で止めて採用担当に戻します。職種が分からないと、照らす人物像が決まらないからです。 ファイル名から推し量ることはしません。

同じ応募者の帳票が二度保存されることがあります。 再受検や出力のやり直しのときです。記録のリストに同じ応募者IDの下書きがあれば、新しい下書きを作る前に採用担当に「再保存」の印を付けて知らせ、どちらを使うかを決めてもらいます。

入力データを集める

氏名はAIに渡しません。 帳票には応募者の氏名が印字されていますが、メモに要るのは傾向と質問だけです。プロンプトには応募者IDで指示し、メモにも氏名を書かせません。 面接官に届けるときに、フローが面接の予定から氏名を足します。

質を決めるのは、人物像と尺度の対応表です。 例えば法人営業の「顧客の要望を聞き出す」という項目に、帳票のどの尺度が関係しそうか、面接ではどんな場面を聞けばその行動が分かるかを、経験のある採用担当と現場の課長で書きます。これが第4章の②の「頭の中の対応表」を紙に移す作業です。 対応表に無い尺度は、メモに出しません。

対応表には「扱わない尺度」の行も書きます。 気分の波やストレスの感じ方のように、職務の場面に結びつけにくく、聞き方を誤ると健康や私生活の質問になる尺度は、ここで外します。外した尺度は、AIに渡す指示の側でも触れないように書きます。

データの取得方法を決める

対応表は職種で絞ってから渡します。 3職種分の対応表を全部渡すと、別の職種の人物像の言葉がメモに混ざります。 Get items の Filter Query で応募職種に当たる行だけを取り、文字の入力として渡します。

面接の予定がまだ無い応募者もいます。 検査を受けた時点で面接の日が決まっていなければ、下書きの承認までは進め、面接官への送付は予定が入った時点で行います。 予定の一覧に行が作られたときに動く別のフローが、承認済みのメモを送ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 列の確認 … 応募者IDと応募職種が入っているか、職種が対応表にある名前かを確かめます
2. ファイルの確認 … PDFであること、ページ数が50ページ未満、大きさが25MB未満であることを確かめます
3. パスワードの確認 … 提供会社によってはPDFに鍵がかかっています。開けないファイルは採用担当に戻します
4. 再保存の確認 … 同じ応募者IDの下書きが記録にあるかを確かめます
5. 対応表の取り出し … 応募職種の行だけを取り、「扱う尺度」と「扱わない尺度」に分けて文字にします

2番目は、ほとんどの帳票で問題になりません。 ただし、複数の応募者の結果を1つのPDFにまとめて出力したファイルが保存されると、別の応募者の結果が混ざります。ページ数が普段より多いファイルは、採用担当に戻して1人ずつ出力し直してもらいます。

5番目で「扱わない尺度」を文字で渡すのは、AIが帳票の全部を読むからです。 帳票には扱わない尺度も印字されているので、「読まないでください」ではなく「メモに出さないでください」と名前を挙げて指示します。

AIに処理させる

させるのは、帳票のうち対応表に載っている尺度の傾向を拾い、それを面接で確かめる点と質問の案にまとめることだけです。 合否や適否の判断、性格の断定はさせません。

2行目で「写す」と書いているのが大事です。 帳票の「慎重に物事を進める傾向」を、AIが「決断が遅い」と言い換えると、検査の結果より強い言葉が面接官に届きます。 言い換えはさせず、帳票の言葉を短く写させます。

3行目は、傾向を「確かめる問い」に変える工程です。 例えば「人と関わることへの意欲が控えめ」という傾向なら、「初対面の顧客に連絡を取る必要があった場面で、どう準備し、どう進めたか」のように、職務の場面での行動を聞く問いにします。帳票の傾向が面接で当てはまらなければ、それも大事な情報です。

4行目は、指示とフローの照合の両方で止めます。 厚生労働省のサイトは、本人に責任のない事項（本籍・出生地、家族、住宅状況、生活環境）や、本来自由であるべき事項（宗教、支持政党、人生観など）を把握することが、就職差別につながるおそれがあると挙げています。質問の案にこれらが入ると、面接官はそのまま読み上げます。

指示内容を固定する

あなたは人事部の採用担当で、一次面接の準備メモの下書きを作る立場です。
添付の適性検査の結果帳票と、職種の対応表だけを根拠にしてください。

【作るもの】
1. ability_scores ... 能力の検査の得点を、帳票の表記のまま写す
2. traits .......... 対応表の「扱う尺度」に当たる帳票の記述を、尺度ごとに短く写す
                     （帳票の言葉を使い、強い言葉に言い換えない）
3. checkpoints ..... traits を、対応表の「行動の場面の例」に沿って、
                     面接で行動の事実を聞いて確かめる点に書き換える
4. questions ....... 確かめる点ごとに、過去の行動を聞く質問の案を1〜2個
5. report_notes .... 帳票にある注意書き（回答の態度など）をそのまま写す

【厳守事項】
- 合否、適否、向き不向きを書かないでください。
- 「〜な人」「〜に欠ける」のように性格を断定しないでください。
- 対応表の「扱わない尺度」（{excluded_scales}）には触れないでください。
  帳票に書かれていても、traits にも質問にも出さないでください。
- 家族、出身地、住所・住宅、健康・病歴、宗教、支持政党、思想、
  人生観、尊敬する人物、愛読書、労働組合に関わる質問を作らないでください。
- 質問は、職務の場面での過去の行動を聞く形にしてください。
  「もし〜ならどうしますか」だけで終わる質問にしないでください。
- 得点が平均より高い・低いといった解釈を書かないでください。
  帳票に解釈の記載があるときだけ、その記載を写してください。
- 読み取れない値は空にし、status を "unreadable" にしてください。
- 応募者の氏名をどこにも書かないでください。
- JSON のマークダウンを答えに含めないでください。

【応募者ID】{applicant_id}
【応募職種】{job_title}
【この職種の対応表（扱う尺度と行動の場面の例）】{scale_map}
【面接の評価項目】{eval_items}
【結果帳票】（文書の入力）

「性格を断定しない」と「強い言葉に言い換えない」を別々に書くのが大事です。 断定を禁じるだけだと、AIは「決断に時間がかかる傾向」のように、断定ではないが帳票より強い言葉に言い換えます。 言い換えそのものを禁じ、帳票の言葉を写させます。

質問の形を「過去の行動」に決めているのは、評価の目安とそろえるためです。 仮定の質問は答えがうまい人ほど高く見え、職務の場面で実際にどう動いたかが分かりません。 最後の一文は、JSON が作れないときの対処として公式の説明が挙げている一文です。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 プロンプトの JSON の形式を Custom にして保存し、毎回この形で返るようにします。

{
  "applicant_id": "",
  "status": "ok | unreadable | not_a_report",
  "ability_scores": [ { "name": "", "value": "" } ],
  "traits": [ { "scale": "", "report_text": "", "persona_item": "" } ],
  "checkpoints": [
    { "persona_item": "", "point": "", "questions": ["", ""] }
  ],
  "report_notes": ""
}

1つ目の理由は、照合をかける場所が決まることです。 職務に関係しない事項の語の照合は、checkpoints の point と questions にだけかけます。帳票の写しである traits は照合から外し、採用担当が帳票と見比べます。

2つ目は、メモの形を面接官ごとにそろえられることです。 フローが JSON から次の形のメモを組み立てるので、誰の担当の応募者でも、面接官は同じ並びで読めます。

【一次面接の準備メモ】応募者ID：A-2026-1043　職種：法人営業
【能力の検査】言語 54／非言語 48（帳票の表記のまま）
【確かめる点】
 1. 顧客の要望を聞き出す（帳票：人と関わることへの意欲が控えめ）
    質問案：初対面の相手に連絡を取る必要があった場面で、どう準備しましたか
 2. 期限を守って進める（帳票：慎重に物事を進める傾向）
    質問案：急ぎの依頼と確認の両方が要った場面で、何を優先しましたか
【帳票の注意書き】回答の一貫性に関する注記なし
※検査の結果は面接で確かめるための材料です。結果だけで判断しないでください。

メモの最後の一文は、毎回フローが付けます。 AIに書かせると言い回しが変わるので、固定の文として足します。

システムへ連携する

採用管理システムには書き込みません。 メモは面接官に届けるための文書で、選考の記録として残すものではありません。 評価は、面接の後に面接官が評価シートに書きます。

面接官には帳票そのものを送りません。 送るのは承認されたメモだけです。帳票を見たい面接官には、採用担当が面接の前に口頭で補足します。 この運用はいまと変わりません。

人が確認する

人が見るのは、すべての下書きです。 適性検査の結果を面接官に渡す前の工程なので、ここは件数が多くても省きません。

1. 照合に当たった下書きを先に見る … 職務に関係しない事項の語に当たった質問を、消すか書き直します
2. 能力の得点を帳票と見比べる … 表の読み取りは不正確になりうるので、値は必ず帳票で確かめます
3. 傾向の写しを帳票と見比べる … 帳票の言葉より強くなっていないかを見ます
4. 質問の案を職種の評価項目と見比べる … 評価の目安で点を付けられる問いになっているかを見ます
5. 直して承認する … Approvals の画面で文章を直し、承認します

2番目と3番目を省かないでください。 得点の読み違いと言葉の強まりは、面接官に届いた後では誰も気づけません。 面接官は帳票を見ていないからです。

目標は、150件をならして1件4分です。 照合に当たらず、得点も傾向も帳票どおりなら2分ほどで終わります。直すところが多い下書きは数分かかります。

例外に対処する

5行目で下書きを止めないのは、得点だけが読めない帳票が多いからです。 得点の表は帳票のレイアウトによって読み取りにくく、傾向の記述は読めているのに得点だけが空ということが起きます。 得点は採用担当が帳票から写せば足ります。

8行目は、手で書く道を残しておくためです。 面接の日は動かせないので、AIが止まったときにメモが届かないことのほうが困ります。

記録を残す

• 結果帳票のPDF（文書ライブラリに保存したもの）と、保存した担当者・日時
• AIが返した JSON と、そのときのプロンプトの版、渡した対応表の版
• 照合に当たった語と、採用担当が直した内容
• 採用担当が承認したメモの最終版と、下書きとの違い
• 面接官に届けた日時と、届けた相手
• 職種ごとの、照合に当たった件数と直された箇所の傾向

4つ目の「下書きとの違い」は、プロンプトと対応表を直す材料です。 採用担当が毎回同じ箇所を直しているなら、対応表の場面の例が足りないか、指示が言い換えを止めきれていません。

保存の期間は、採用選考の記録の扱いに合わせて決めます。 選考が終わった応募者の帳票と下書きは、決めた期間を過ぎたら消します。